Информациоонные технологии в экономике

- формировать индивидуальные  пользовательские интерфейсы, включающие  меню и панели инструментов;

- просматривать список  работающих пользователей;

- получать историю работы  пользователей.

Для предприятий с различным  составом задач и объемом совершаемых  хозяйственных операций фирма «1С» предлагает разные версии программы  «1С: Бухгалтерия»:

1) однопользовательская  версия;

2) сетевая версия;

3) версия для SQL («клиент  — сервер»).

Технологический процесс  создания автоматизированной информационной системы на базе пакета прикладных программ «1С: Бухгалтерия» состоит  из подготовительного, начального и  основного этапов.

На подготовительном этапе в режиме «Константы» осуществляется ввод реквизитов предприятия, данных о руководстве, главном бухгалтере и др. Проводится заполнение и корректировка баз данных.

Ведется просмотр плана счетов, просматриваются типовые проводки, самостоятельно формируются дополнительные проводки. Режим «Типовые проводки»  предназначен для упрощения ввода  стандартных и часто используемых операций. При вводе и создании проводок суммы этих проводок вычисляются  автоматически. Корректировка плана  счетов может выполняться периодически. Функция «Валюты» обеспечивает хранение курса валют. В режиме «Виды субконто»  отмечаются те счета, по которым будет  проводиться аналитический учет, например «Материалы», «Основные средства». Для каждого вида субконто в специальной  таблице составляется список субконто с указанием цены по каждой позиции.

Далее осуществляется ввод начальных остатков по каждому счету. Для этого необходимо войти в  режим «Сервис» (функция «Параметры») и установить рабочий период и дату, предшествующие текущим, а затем войти в режим «Операции» (функция «Интервал операций»). Предварительно в верхней части экрана проверяется правильность рабочего периода и даты. Проводки состоят из номера счета, его корреспонденции «00» и суммы. При этом если счет активный, в дебете записывается номер счета, а в кредите - «00», и наоборот.

Контроль правильности ввода  остатков осуществляется функциями  «Расчет итогов» и «Оборотно-сальдовая  ведомость». Если остатки введены, верно, то остатки по «00» счету должны быть нулевыми, а суммы дебетовых  и кредитовых оборотов равны. После  ввода и проверки ввода остатков необходимо выполнить режим «Закрытие  периода». При этом машина автоматически  установит новый расчетный период, что необходимо проверить режимами «Установка параметров» и «Интервалы операции».

Начальный этап выполняется периодически, по мере ведения отчетного периода и заключается во вводе в машину различных бухгалтерских первичных документов. Он реализуется функцией «Журнал хозяйственных операций». В журнал последовательно вводятся следующие реквизиты: дата, дебет, кредит, сумма, краткое содержание операции. При вводе номера счета, по которому ведется субконто, вводится «Количество», а «Сумма» исчисляется автоматически на основе цены, введенной в список субконто «Цены».

Функция «Документы и расчеты» предоставляет еще более универсальные  и гибкие средства для ввода документов и проведения бухгалтерских расчетов. С помощью этого режима в журнал операций можно сразу ввести данные о некотором документе или  расчете и связанные с ним  проводки, которые автоматически  рассчитываются по заданным формулам.

Основной  этап базируется на режиме «Отчетность», который реализует следующие расчетно-технологические функции:

1) «Расчет итогов» - выполняется перед формированием всех выходных документов, перечисленных ниже, на основании данных журнала операций, расчет итогов производится по всему кварталу установленного периода или за конкретный месяц;

2) «Сводные проводки» - ведет переброску свободных сумм с дебета одного счета в кредит другого;

3) «Шахматка» - табличное представление оборотов сумм с одного счета на другой (сводных проводок) и оборотов по счетам;

4) «Оборотно-сальдовая ведомость» - формирует по каждому счету (субсчету) остаток на начало периода, обороты и остаток на конец периода, остатки на начало квартала формируются при закрытии предыдущего периода; в нижней строке оборотно-сальдовой ведомости выводятся итоги по оборотам и остаткам;

5) «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» - создает оборотно-сальдовую ведомость по каждому счету;

6) «Обороты счета» (Главная книга) - формирует сальдо и обороты по дебету и кредиту счета и обороты в корреспонденции с другими счетами за указанные месяцы или квартал;

7) «Журнал-ордер и ведомость по счету» - выводит те же данные, что и «Обороты счета», но в детализации по датам и по отдельным проводкам;

8) «Карточка счета» - содержит все проводки с указанием конкретного счета, позволяет получить Кассовую книгу, выписки из банка и т.д.;

9) «Анализ счета по субконто» - для каждого субконто выводится остаток на начало периода, обороты и остаток на конец периода, список корреспондирующих счетов с указанием дебетового и кредитового оборота по каждому счету в отдельности;

10) «Анализ счета по датам» - по каждой дате рабочего периода выводится остаток на начало, обороты и остаток на конец периода с указанием корреспондирующих счетов;

11) «Анализ субконто» - предоставляет бухгалтеру оборотно-сальдовую ведомость по субконто;

12) «Карточка субконто» - содержит все проводки по выбранному объекту аналитического учета за указанный период, включает остатки на начало и конец периода, обороты за период и остатки после каждой операции, данные выводятся в натуральном и стоимостном выражении; документ получается из списка субконто;

13) «Обороты между субконто» - формируются обороты между субконто одного вида и одним или несколькими субконто другого вида;

14) «Отчеты по Журналу операций» - производится выборка проводок из журнала операций по определенным счетам, корреспонденциям и другим признакам;

15) «Произвольные отчеты» - предоставляет широкие возможности по созданию отчетов нужной формы, при необходимости бухгалтер сам может изменить форму любого отчета, а также формулы расчета, создать формат нового отчета (в комплект поставки входит набор отчетов для налоговой инспекции);

16) «Закрытие периода» - обеспечивает автоматический переход к новому расчетному периоду.

Во избежание потери информации в машине в случае возникновения  внештатных ситуаций рекомендуется  ежедневно перезаписывать информацию на дискету.

1.3 Программное обеспечение бухгалтерского  учета

Практика показывает, что выбор  программы еще не самый главный выбор, который должен сделать бухгалтер, решившийся на автоматизацию своего труда.   Не менее важен вопрос выбора фирмы, у которой будет приобретена бухгалтерская программа. Часто бывает так, что, желая минимизировать расходы на приобретение бухгалтерской программы, предприятие обращается к услугам так называемых фирм-однодневок.

В подобных случаях заказчик оказывается  один на один с непонятной, а потому бесполезной программой. Очевидно, что совершенно универсальных бухгалтерских  программ не бывает. Поэтому после  покупки обязательно следует  этап внедрения программы, т.е. настройки  ее на особенности бухгалтерского учета  конкретного предприятия.

Внедрение - наиболее важный этап в процессе автоматизации бухгалтерского учета. Если программа работает не так, как нужно, то само ее приобретение теряет смысл. Внедрением должен заниматься высококвалифицированный специалист, не только знающий возможности программы, но и владеющий бухгалтерским учетом.

Автоматизация - последующее сопровождение пакета бухгалтерских программ. Это наиболее долговременный, а точнее - постоянный этап. При работе с компьютерными программами часто возникает необходимость в грамотной консультации, или, в связи с изменениями в законодательстве, требуются срочные доработки в программе. Бухгалтер должен быть уверен, что ему всегда помогут квалифицированные специалисты. Поэтому, приобретая программу, нужно обращать внимание не только на стоимость, но и на авторитет фирмы-продавца.

Самый лучший вариант, если всеми этапами  автоматизации бухгалтерского учета  на предприятии, начиная от покупки  компьютеров, монтажа локальной  сети, подбора обоснованного программного обеспечения и завершая долгосрочным сопровождением, занимается одна фирма.

Выбор программного обеспечения для  бухучета проводится по различным признакам  и правилам. Существенные признаки классификации программных комплексов - размер предприятия, на который они  рассчитаны и, соответственно, масштаб  задач бухгалтерского учета, а также  определенная специализация некоторых  бухгалтерских программ.

С учетом масштаба задач бухучета можно выделить программы для  малых, средних и крупных предприятий.

а) Автоматизированная информационная технология в мини - бухгалтериях на малых предприятиях и предприятиях без образования юридического лица характерны тем, что бухучет ведется  на одном компьютере. Вместе с тем  может встречаться и сетевой  вариант на два - четыре места. Функции  ведения синтетического и стоимостного аналитического учета позволяют  вводить и обрабатывать бухгалтерские  записи, оформлять небольшой набор  первичных документов и формировать  отчетность. Для таких предприятий  существует широкий спектр бухгалтерских  тиражных программ, таких как: «1С: Бухгалтерия», «Инфо-Бухгалтер», «Инфин-Бухгалтерия», «БЭСТ-Офис», «Турбо-Бухгалтер», «Парус-бухгалтерия», «СБИС, Инотек», «Контур», «ИП: Бухгалтерия», «Финансы без проблем», «Бухгалтерия малого предприятия» и др.

б) Для автоматизированной информационной технологии в бухгалтерии средних  предприятий типично наличие  сетевой программы автоматизации  бухгалтерии на пять - десять мест, которые  относятся к классу интегрированных  бухгалтерских систем. Эти программы  объединяют и поддерживают ведение  всех основных учетных функций и  разделов. Они работают в режимах «файл-сервер» или «клиент-сервер». На таких предприятиях бухгалтерский учет часто организован по основным участкам бухучета. К этому классу можно отнести следующие бухгалтерские программы: «1С: Бухгалтерия», «БЭСТ-4», «Фин-Эко», «Abacus», «Парус-4», «Компас+SQL», «Инфософт», «Инотек», «ТурбоБухгалтер», «ПК Суперменеджер», «Партнер бухгалтера» и др.

в) Автоматизацию бухгалтерского учета  в управлении крупными фирмами, как  правило, отличает использование систем управления базами данных, например, SQL, Oracle, Atlantis и др. Для такого класса фирм почти всегда необходимо вести  бухгалтерский учет нескольких предприятий  в составе холдинга. Кроме того, должна быть предусмотрена возможность  настройки бухгалтерской системы  на специфику конкретного предприятия. Автоматизированная информационная технология бухгалтерского учета рассматривается  здесь как функциональная подсистема, встроенная в автоматизированную систему  управления крупной корпоративной  фирмы со сложной организационно-производственной структурой. Корпорация может объединять различные управленческие, производственные, финансовые и другие структуры, иметь  несколько территориально удаленных  филиалов, предприятий с разнообразными видами деятельности. Обмен данными  может выполняться по схеме «клиент-сервер».

В качестве компонентов системы  присутствуют различные функциональные подсистемы бухучета с возможностью использования международных стандартов, а также подсистемы оперативного учета, учета кадров, планирования и  прогнозирования, анализа и принятия решений, контроля, анализа и оптимизации  финансово-хозяйственной деятельности предприятий и др.

Здесь подсистема бухучета не имеет  главенствующего положения, здесь  важна гармонизация всех подсистем  для достижения наивысшего эффекта  от управления компанией в целом.

В данных условиях программный комплекс должен иметь гибко настраиваемую  бизнес-логику, позволяющую настраивать  систему на работу в самых разных областях предприятия.

Крупные организации используют программные  продукты фирм «Галактика», «Росэкспертиза», «Парус», «Бизнес-Консоль», «Информконтакт», «Инфософт», «Интеллект-Сервис», «БЭСТ-Про», «АйТи» и др.

Класс так называемых адаптивных автоматизированных информационных технологий бухгалтерского учета базируется на специализированных программных продуктах, обладающих расширенными инструментальными возможностями. Они построены по принципу «бухгалтерский конструктор», в частности, имеют  модульную, гибкую структуру. При наличии  основных бухгалтерских функций  имеется специальный встроенный процедурный язык и средства настройки, ориентированные на возможность  адаптации к конкретным условиям учета и дополнительным требованиям  со стороны пользователя, либо дилера разработчика. К этому классу можно  отнести программные продукты фирм «1С», «Информатик», «Аквилон», «Порт».

Имеются системы технологий класса «Эккаунт кутюр». Они развиваются  на базе типового бухгалтерского ядра для индивидуального заказчика. Доработка дополнительных функций  и модулей увеличивают потенциал  технологии предприятия – заказчика. Доработка, внедрение и эксплуатация обеспечивается четким сопровождением программных систем разработчиком-исполнителем с учетом конкретных требований заказчика, что влечет сравнительно высокую  стоимость работ. Программы подобного  класса разрабатывают фирмы «Ост-Ин», «БИТ», «Никос-Софт», «Экософт».

Автоматизированные информационные технологии бухгалтерского комплекса  построены по признаку модульности  разделов бухучета. Каждый модуль реализован соответствующим АРМ бухгалтера. Таким образом, достигается явное  разделение функций между ними. Комплекс АРМ (пять и более) ориентирован на реализацию бухучета в целом силами персонала  различной квалификации. К этому  классу относятся программные продукты фирм «Интеллект-Сервис», «Инфософт», «Комтех+», «Инфин», «АСВП» и др.