Использование базы данных по кадровому учету МУП «Черняховский водоканал»

государственное бюджетное образовательное учреждение

среднего профессионального образования

Калининградской области

«Педагогический институт»

ДИПЛОМНАЯ   РАБОТА

 

 

По теме: Использование базы данных по кадровому учету МУП «Черняховский водоканал»                                                                                                              

 

Выполнена студентом (кой) Густенко Маргаритой Петровной                              .

 

                                                     .          41инф         .

 

 

Основная профессиональная образовательная программа по специальности .                                                            .                                             230701 «Прикладная Информатика»                            .                              

 

 

 

Форма обучения: очная.

 

 

 

 

 

 

 

Руководитель : Уварова Татьяна Иванова. ______________

^{(И.О.Фамилия)                                            (подпись, дата)}

 

 

 

 

 

г. Черняховск, 2013

 

 

Оглавление

                                                                                                                                                          стр.

 

Введение

Актуальность темы.

Сегодня мы наблюдаем повсеместную автоматизацию. Автоматизация присутствует на каждом предприятии и организации. Поэтому компьютерные системы, особенно в области коммуникаций и хранения данных, развиваются несколько быстрее, чем другая индустрия, потому что им приходится идти в ногу с технологическими и социальными изменениями в мире.

 В современном мире со  сложными задачами справляются  лучше всех – компьютерные технологии. Компьютеры справляется с такими видами работ как:

• создание информации;
• изменение;
• переработка;
• сохранение.

 Целью данной дипломной работы является использование базы данных для автоматизации учета кадров предприятия.

Объект исследования: МУП «Черняховский водоканал».

Предмет исследования: База данных.

 В данной дипломной  работе рассматривается процесс разработки базы данных работников муниципального унитарного предприятия водоканала. Тем самым можно повысить уровень работы, сократить время обработки первичных документов и подготовки отчетов. Объектом внедрения был выбран МУП «Черняховский водоканал». При получении информации, о котором, всё свидетельствовало о необходимости автоматизации учета клиентов.

На данный момент можно выделить некоторые пункты, препятствующие хорошей работе кадрового работника МУП Водоканал:

• запись нового работника занимает достаточно большое количество времени;
• проблема получения необходимой информации о работнике;
• получение отчёта по выполненной работе.

 Поскольку базы данных, вне  всяких сомнений, занимают лидирующее положение в области информационных технологий, они становятся неотъемлемой частью жизни современного человека. Решением устранения данных недостатков является внедрение базы данных, которая не только уберёт недостатки, но и облегчит работу. Для усовершенствования автоматизации при работе с работниками предлагается сделать следующий ряд задач:

• Установить на компьютер базу данных работников;
• Программа должна быть понятна пользователю без знаний специализированных программ.

 Все вышеперечисленное позволят ускорить работу с кадрами и повысить уровень обслуживания.

 

Глава I. Теоретическая часть работы по теме: Разработка базы данных кадрового учета МУП «Черняховский водоканал»

1. База данных 

 

База данных – это совокупность хранимых в памяти компьютера данных, которые отображают состояние некоторой предметной области. Данные взаимосвязаны и специальным образом организованы.

При таком информационном отображении  предметных сред упор делается не на сами объекты и их свойства, а на отношения  между ними, что соответствует так называемой реляционной точке зрения на базы данных.

Термин база данных имеет технический  оттенок, но ничего сложного в нем  нет. Вы уже наверняка пользовались хотя бы одной базой данных, например адресной книгой.

Специальным образом организованная и хранящаяся во внешней памяти компьютера взаимосвязанная информация (данные) об объектах называется базой данных (БД).

Система программ, позволяющая создавать  БД, обновлять хранимую в ней информацию, обеспечивающая удобный доступ к  ней с целью просмотра и поиска, называется системой управления базами данных (СУБД). Функции программы, управляющей базой данных, можно, в какой-то мере, сравнить с функциями карточного ящика, наделенного способностью проверять информацию при заполнении картотеки и осуществлять просмотр ее содержимого. Главное отличие компьютерной базы данных от карточных и печатных каталогов и указателей заключается в том, что можно задавать самые разнообразные запросы и найти нужную запись по одному из ее элементов.

Современная СУБД обеспечивает возможность работы с БД в глобальных и локальных сетях. Широко используются такие базы данных:

• информационные системы по продаже и резервированию авиа и железнодорожных билетов;
• электронные библиотечные каталоги;
• электронные энциклопедии со сведениями о номерах телефонов, химических элементов и соединениях, сотрудниках какого-либо учреждения и т.д.

 Для работы с базой данных СУБД должна обеспечивать:

• возможность внесения и чтения информации;
• работу с большим объемом данных;
• быстроту поиска данных;
• целостность данных (их непротиворечивость);
• защиту от разрушения, уничтожения ( не только при случайных ошибках пользователя), от несанкционированного доступа;
• систему дружественных подсказок (в расчете на пользователя без специальной подготовки).

В мире насчитывается более 50 типов  СУБД для компьютеров и компьютерной техники. Наиболее простые системы этого вида позволяют обрабатывать на компьютере один массив информации, например персональную картотеку. С такими СУБД легко могут работать пользователи даже невысокой квалификации, так как действия в них осуществляются с помощью меню и других диалоговых средств. Среди таких СУБД можно назвать такие, как PC-File, Reflex, Q&A.

При решении задач, в которых  используются много видов объектов и соответственно много информационных массивов, связанных друг с другом различными соотношениями, используются более сложные СУБД. Среди них можно назвать такие СУБД, как dBASE, Paradox - фирмы Borland, Fox Pro, Access - фирмы Microsoft.

 Очень часто компьютеры объединяют в локальную сеть и локальные сети связывают между собой с помощью каналов связи, образуя распределенные вычислительные системы и сети различного назначения. Для обработки информации в подобных системах используются СУБД, функционирующие в режиме клиент/сервер. К этому классу относятся следующие СУБД: Oracle - корпорации Oracle, SQL Server - фирмы Microsoft.

 Кроме классификации СУБД  по степени их сложности и  средствам взаимодействия с пользователем,  используется классификация по  типам организации данных и связей между ними. Известны три типа организации данных и связей между ними: иерархический (в виде дерева), сетевой и реляционный.

Иерархическая БД. В иерархической  БД существует упорядоченность элементов  в записи, один элемент считается  главным, остальные - подчиненными. Данные в записи упорядочены в определенную последовательность, как ступеньки лестницы, и поиск данных может осуществляться лишь последовательным спуском со ступеньки на ступеньку. Поиск какого-либо элемента данных в такой системе может оказаться довольно трудоемким из-за необходимости последовательно проходить несколько предшествующих иерархических ступеней. Иерархическую БД образует каталог файлов, хранимых на диске; дерево каталогов, доступное для просмотра в Norton Commander, - наглядная демонстрация структуры такой БД и поиска в ней нужного элемента (при работе в операционной системе MS-DOS). Такой же БД является родовое генеалогическое дерево.

Сетевая БД. Эта база данных отличается большой гибкостью, так как в  ней существует возможность устанавливать дополнительно к вертикальным иерархическим связям горизонтальные связи. Это облегчает процесс поиска требуемых элементов данных, так как уже не требуется обязательного прохождения всех существующих ступеней.

Реляционная БД. Наиболее распространенным способом организации данных является третий, к которому можно свести как иерархический, так и сетевой - реляционный (англ. relation - отношение, связь). В реляционной БД под записью понимается строка прямоугольной таблицы. Элементы записи образуют столбцы этой таблицы (поля). Все элементы в столбце имеют одинаковый тип (числовой, символьный), а каждый столбец - неповторяющееся имя. Одинаковые строки в таблице отсутствуют. Преимущества таких БД - наглядность и понятность организации данных, скорость поиска нужной информации. Примером реляционной БД служит ведомость назначения на стипендию, в которой записью является строка с данными о конкретном студенте, а имена полей (столбцов) указывают, какие данные о каждом студенте должны быть записаны в ячейках таблицы.

1.2 Создание базы данных средствами программы :1С:Документооборот 8 КОРП

"1С:Документооборот  8 КОРП" ориентирован на бюджетные  учреждения, а также средние и  крупные коммерческие предприятия  и предназначен для комплексного  решения широкого спектра задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

• централизованное безопасное хранение документов;
• оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
• учет входящих, исходящих и внутренних документов;
• учет обращений граждан;
• учет договоров, начиная от подготовки проекта и заканчивая контролем исполнения обязательств и расторжением договора;
• учет и контроль переадресации документов в сторонние организации и из них;
• использование сертифицированных механизмов ЭЦП для подписания и шифрования документов и файлов;
• обработка персональных данных в соответствии с Федеральным законом №152-ФЗ;
• просмотр и редактирование документов;
• контроль версий документов;
• полнотекстовый поиск документов по их содержанию;
• работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.;
• автоматическое заполнение новых файлов и документов на основании заранее настроенных шаблонов;
• штрихкодирование бумажных документов, автоматическое впечатывание штрихкодов и регистрационных штампов на титульные листы бумажных документов, поиск документов и файлов по штрихкодам;
• автоматизация коллективной работы пользователей с документами и файлами с использованием таких бизнес-процессов, как рассмотрение, исполнение, согласование, утверждения, регистрация;
• условная маршрутизация бизнес-процессов, настраиваемая пользователями;
• поддержка сложных процедур согласования, например параллельное, последовательное или смешанное согласование с использованием условий маршрутизации;
• поддержка нескольких резолюций в документах, в том числе и резолюций должностных лиц сторонних организаций;
• присвоение любым данным различных тематических категорий, как ручное, так и автоматическое, основанное на анализе содержания документов и файлов;
• контроль исполнительской дисциплины, в том числе и по работе с обращениями граждан;
• шаблоны процессов обработки документов, настраиваемые пользователями;
• настраиваемые связи между документами, как односторонние, так и двухсторонние;
• автоматический запуск любых бизнес-процессов по расписанию;
• автоматизированная загрузка документов из электронной почты;
• загрузка файлов со сканера, в том числе и потоковая с автоматическим распознаванием штрихкодов;
• учет и контроль рабочего времени сотрудников;
• онлайн и оффлайн обмен данными с другими типовыми конфигурациями;
• обмен входящими и исходящими документами с другими СЭД в соответствии с ГОСТ Р 53898-2010.

 

"1С:Документооборот 8 КОРП" не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или среднее предприятие.

База данных – это особый тип рабочей таблицы, в которой не столько вычисляются новые значения, сколько размещаются большие объемы информации в связанном виде.

Например, можно создать базу данных с фамилиями, именами, адресами и  номерами телефонов ваших знакомых или список группы со всей информацией об итогах сессии и о размере соответствующей стипендии или ее отсутствии.

База данных представляет собой  последовательность записей, содержащую однозначно определенную по категориям и последовательности информацию. Под  каждую категорию данных в записи отводится отдельное поле, которому присваивается имя и отводится столбец.

Хранение и права  доступа

В конфигурации программы "1С:Документооборот 8 КОРП" внутренние документы и файлы хранятся в  структуре папок с учетом прав доступа.

Структура папок может формироваться  в соответствии с организационной  структурой предприятия или по типам  документов. Каждой папке устанавливается  разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных  операций: чтения, добавления, редактирования или удаления.

Дополнительно к этому все данные конфигурации "Документооборот КОРП" ограничиваются правами доступа  в зависимости от видов документов, грифов доступа к документам, групп  корреспондентов и групп физических лиц, организаций и вопросов деятельности.

Непосредственно файлы могут храниться  как в информационной базе, так  и в томах на диске.

Регистрация входящих и  исходящих документов

"1С:Документооборот  8" позволяет вести учет и  регистрацию входящей и исходящей  корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам.

Регистрация документов производится в соответствии с ГОСТами, типовыми инструкциями и традициями отечественного делопроизводства.

Регистрация документа сопровождается следующими процессами:

• учет поступивших документов, печать штрихкодов и регистрационных штампов;
• автоматизация процедуры рассмотрения документов и последующей постановки на контроль;
• оповещение исполнителей;
• поддержка регламентированных сроков исполнения документов;
• формирование дел, передача закрытых дел на архивное хранение или уничтожение;
• последующее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.