Использование базы данных по кадровому учету МУП «Черняховский водоканал»

Учет обращений граждан

В программе предусмотрена  регистрация и обработка обращений граждан в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Предусмотрен учет дубликатов и повторных обращений, а также  учет переадресации обращений граждан  в сторонние организации и  от них.

Для работы с обращениями  граждан используется специальное  рабочее место, в котором специалист сразу видит все поступившие  обращения граждан, историю переписки и другую сопроводительную информацию по ним. Для анализа и контроля исполнения обращений граждан используются отчеты "Исполнение обращений граждан", "Структура обращений за период", "Динамика количества обращений", "Список обращений граждан".

Учет договоров

В "1С:Документообороте 8 КОРП" автоматизирован полный жизненный  цикл договорных документов:

• подготовка проекта договора;
• согласование проекта договора, как внешнее, так и внутреннее;
• учет всех связанных с договором документов, например, акты, дополнительные соглашения;
• учет и контроль сроков действия договоров;
• автоматическое продление сроков действия по правилам, указанным в договоре;
• многовалютный учет сумм договоров;
• учет и контроль исполнения финансовых обязательств по договору;
• контроль наличия сопроводительных документов по договору, например, счет-фактура;
• контроль возврата переданных экземпляров документов по договору;
• расторжение договора.

Для анализа договорной работы предусмотрены такие отчеты, как "Список заключенных договоров", "Договоры с истекающим сроком действия", "Сопроводительные документы по договору", "Динамика количества заключенных договоров", "Динамика сумм заключенных договоров", "Расторгнутые договоры".

 

Глава II. Практическая часть  работы по теме: Разработка базы данных                кадрового учета МУП «Черняховский водоканал»

2.1 Сведенья о МУП «Черняховский водоканал»

Юридическое наименование организации: Муниципальное унитарное предприятие «Черняховский водоканал».

Регион: Калининградская область.

Юридический адрес: 238151, Калининградская  область, г. Черняховск, ул. Октябрьская, д.5.

Руководство организации: Директор Обрывков Виктор Александрович.

Основные виды деятельности МУП "Черняховский водоканал": распределение воды (41.00.2), сбор и очистка воды (41.00.1), удаление и обработка сточных вод (90.00.1).

ОГРН (Основной государственный регистрационный  номер): 1063914024460.

Орган государственной регистрации: Межрайонная инспекция Федеральной  налоговой службы №2 по Калининградской области.

Дата регистрации: 10 апреля 2006 года.

ИНН (Идентификационный номер налогоплательщика): 3914017267.

Форма собственности (в соответствии с ОКФС): Муниципальная собственность.

Организационно-правовая форма (в соответствии с ОКОПФ):  Унитарное предприятие, основанное на праве хозяйственного ведения.

Вид организации по классификации ОКОГУ: Муниципальная организация.

2.2 Описание разрабатываемой базы данных

Разрабатываема БД будет содержать в себе:

• Порядковый номер;
• Ф.И.О;
• Табельный номер;
• Дата поступления на работу;
• Структурное подразделение;
• Должность (профессия);
• Трудовой договор, приказ о приеме (дата, номер);

2.3 Краткое описание создания базы данных

Чтобы создать форму данных для  новой базы, следует ввести сначала  строку (или столбец ) с именами  полей и поместить в следующей строке запись.

При этом необходимо отформатировать  каждый элемент поля, помня, что таким  же образом будут отформатированы  все последующие элементы в этом поле. В вычисляемые поля вводятся расчетные формулы.

Чтобы ввести новую запись, нужно щелкнуть на кнопке Добавить и ввести данные в пустые поля. Для перехода к очередному полю следует нажимать клавишу <Tab> .При заполнении БД необходимо соблюдать следующие правила:

Нельзя нажимать клавишу Enter для  перехода к следующему полю, так  как при этом добавится неполная запись!

Чтобы отредактировать значение в  пройденном поле, следует нажимать клавиши <Shift+Tab> для возврата в  нужное поле.

Чтобы заменить ранее введенное  значение, необходимо просто начать вводить  нужное в этом поле.

Чтобы отредактировать только некоторые символы значения поля, следует нажимать клавишу < ¬– > или щелкнуть I-образным указателем мыши на том месте, куда необходимо поместить курсор.

При вводе даты необходимо придерживаться известного программе формата 

При вводе чисел с лидирующими нулями (кроме почтовых индексов), вводится апостроф перед первым нулем, что воспринимается Excel как текстовая метка (при этом апостроф в БД не вводится).

После заполнения всей записи необходимо нажать клавишу Enter или щелкнуть на кнопке Добавить, в результате чего Excel вставит новую запись последней в БД и выведет на дисплей пустую форму для ввода следующей записи.

После завершения ввода записей  следует нажать клавишу <Esc > или  щелкнуть на кнопке Закрыть , чтобы  закрыть форму данных.

Сохранить рабочую таблицу командой Сохранить из меню Файл или щелкнуть на инструменте Сохранить на стандартной панели инструментов.

Доступ к данным обеспечивает система  управления данными. В ее функции  входят поиск, исправление, добавление и удаление данных. Причем операция поиска является главной.

Форма данных служит не только для  создания БД, но и для поиска нужной записи, для ее редактирования или  для дальнейшего удаления ненужной записи.

Если в БД сравнительно немного  записей, поиск нужной записи можно  выполнить следующим образом:

- установить табличный курсор где-либо в БД;

- выполнить последовательность команд Данные – Форма;

- нажимать кнопку Далее в появившейся форме или клавишу Enter, пока не появится нужная запись, или воспользоваться полосой прокрутки справа от списка имен полей, щелкая на кнопке со стрелкой вниз в нижней ее части;

- для перемещения к предыдущей записи нажать <Shift+Enter> или щелкнуть на стрелке вверху полосы прокрутки;

- для перемещения к первой записи нажать <Ctrl+PgUp> или передвинуть бегунок прокрутки в самый верх полосы прокрутки;

- для перехода на последнюю запись нажать <Ctrl+PgDn> или передвинуть бегунок полосы прокрутки в самый низ;

- для перехода по БД на 10 записей вперед нажать <PgDn> , на 10 записей назад – <PgUp>.

Для поиска нужной записи в большой БД следует использовать форму данных и специальные критерии поиска. Excel, используя заданные критерии для нахождения требуемых записей в списке, найдет и отберет только те записи, для которых выполнены условия, заданные критериями.

Для задания критериев и выполнения поиска удовлетворяющих им записей  необходимо выполнить такие действия:

- Щелкнуть на первой записи .

- Выбрать Данные – Форма.

- Щелкнуть на кнопке Критерии в появившейся форме, после чего очистятся все поля формы.

- Ввести требуемые критерии поиска в соответствующие поля формы.

- Нажать кнопку Далее или клавишу Enter , чтобы начать поиск.

- Excel отобразит форму данных с первой найденной записью, а чтобы просмотреть все следующие, следует нажимать кнопку Далее; при необходимости пройтись по найденным записям в обратном порядке следует щелкать по кнопке Назад.

Чтобы изменить критерий поиска, если необходимо, нужно сначала очистить форму данных, щелкнув снова на кнопке Критерии. Затем – выбрать  нужные текстовые окна и очистить старый критерий перед вводом нового или просто заменить критерий при условии использования тех же полей.

Чтобы вернуться к текущей записи, проигнорировав результаты поиска по критерию, следует щелкнуть на кнопке Правка , которая появляется на месте кнопки Критерии после перехода в режим создания критерия.

Для редактирования значения поля в  текущей записи необходимо перейти  в него, нажимая клавиши <Tab> или <Shift+Tab> (или с помощью мыши), и ввести новое значение. Для очистки  поля целиком выделить его и нажать клавишу <Del>.

Для удаления записи из БД щелкнуть на кнопке Удалить в окне формы данных. При этом, однако, следует помнить, что невозможно восстановить удаленную  таким образом запись с помощью  команды Отменить. Поэтому Excel выдаст окно предупреждения с таким сообщением:« Запись, выведенная на экран, будет удалена ». Можно подтвердить свое решение об удалении записи, щелкнув на кнопке ОК , или отменить, щелкнув на кнопке Отмена .

Редактирование полей осуществляется обычными средствами Excel, предназначенными для работы со столбцами электронной таблицы с последующей корректировкой формы данных и всех записей.

Для добавления новых записей в  уже сформированную БД при наличии  строк с итоговыми результатами ( например, среднее значение по полю или сумма элементов столбца ) нужно предварительно вставить обычными средствами Excel ( с помощью меню Вставка ) необходимое количество новых строк . В противном случае Excel сообщит, что «расширение БД невозможно». После дополнения БД необходимо в обязательном порядке откорректировать формулы в итоговых строках , распространив их на вновь введенные данные, так как иначе эти данные не будут учтены и результаты останутся прежними, т.е. неправильными.

Любая информация должна быть упорядочена. Хорошая БД – в том числе. Каждая БД имеет некоторый предпочтительный порядок поддержания и просмотра записей. Записи можно расположить, например, в алфавитном порядке фамилий или названий фирм. Для определения рейтинга студентов список группы удобно расположить по убыванию среднего балла. Однако при добавлении новых записей  Excel включает их в самый конец БД, добавляя новые строки и нарушая прежний порядок. Это не единственная проблема с упорядочиванием записей, так как всегда может возникнуть необходимость в другом, особенном порядке. Другими словами, при работе с данными требуется гибкость упорядочения записей для различных целей. Процесс упорядочения БД называется сортировкой.

Для сортировки элементов в БД необходимо выполнить такие действия:

- Щелкнуть на любой ячейке БД.

- Выбрать команду Сортировка из меню Данные, в результате чего Excel раскроет диалоговое окно Сортировка диапазона.

- Щелкнуть на стрелке в группе «Сортировать по» и выбрать главный ключ сортировки (поле, по которому должна быть выполнена сортировка ).

- Выбрать восходящее «по возрастанию» или нисходящее «по убыванию» упорядочение, щелкнув по переключателю справа .

- Если нужно выполнить еще одно упорядочивание внутри первого, щелкнуть на стрелке в следующей группе «Затем по» и выбрать второе поле сортировки и затем – восходящий или нисходящий порядок.

- При необходимости дальнейшего иерархического упорядочения выбрать поле и порядок упорядочения в последнем списке «В последнюю очередь, по» .

- Для отказа от выбора полей и порядка сортировки достаточно , не выходя из этого диалогового окна , снова открыть список полей и выбрать «( не сортировать )».

-Щелкнуть на ОК или нажать Enter.

Excel отсортирует отмеченные записи. При необходимости отказаться  от ошибочной сортировки следует  выбрать Правка – Отменить  Сортировку или нажать <Ctrl+Z> для восстановления записей БД в прежнем порядке.

Для сортировки записей в БД по одному полю проще пользоваться инструментом Сортировать по возрастанию или  Сортировать по убыванию на панели инструментов. Для этого нужно  установить курсор в клетке с именем поля и щелкнуть на соответствующем инструменте. При этом необходимо помнить, что сортируется вся БД и по всем элементам выбранного поля , в том числе и по итоговым строкам.

Форма данных является удобным средством  поиска записей в БД, пока критерии поиска просты. Однако гораздо более удобным инструментом этого назначения являются фильтры. Фильтр обрабатывает весь список в электронной таблице и отображает на экране только те данные, которые требуется. Преимущество этого подхода заключается в том, что с такой выборкой можно работать автономно как с новой таблицей, не загружая экран избыточной информацией.

Для активизации нужного фильтра  следует выполнить такие действия:

- Щелкнуть где-либо в БД.

- Выбрать Данные – Фильтр – Автофильтр , в результате чего Excel добавит раскрывающийся список к каждой ячейке с именем поля в строке заголовков.

- Щелкнуть на кнопке списка поля, по значению которого нужно выполнить отбор записей, и выбрать один из предложенных вариантов фильтра, щелкнув по нему.

После этого Excel покажет только записи, содержащие в этом поле выбранное  значение (все остальные будут  временно скрыты). Отфильтрованные  записи можно скопировать на другой лист рабочей книги или выдать на печать. Для этого нужно просто:

- отметить клетки;

-выбрать команду Копировать из меню Правка (или нажать <Ctrl+C>);

- переместить табличный курсор в первую ячейку таблицы на новом листе, щелкнув по ярлычку «Лист2» в нижней части экрана;

- нажать Enter.

Для вывода на печать отфильтрованных  записей достаточно после их выделения щелкнуть на кнопке Печать на инструментальной панели или выбрать команду Печать в меню Файл.

 

Заключение

Развитие компьютерных технологий позволило на совершенно ином уровне решать информационные проблемы.

Наибольшая роль в  настоящее время отводится развитию новых информационных технологий, основанных на использовании возможностей вычислительной техники и компьютерных сетей. В современных условиях основой такой системы являются новейшие компьютерные информационные технологии, которые широко внедряются в традиционные процессы.