Компания HRS. Система Fidelio

ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ            ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ  ГОРОДА МОСКВЫ

 

МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ИНСТИТУТ ИНДУСТРИИ ТУЗИЗМА имени  Ю.А. Сенкевича

 

 

ФАКУЛЬТЕТ ЭКОНОМИКИ И  УПРАВЛЕНИЯ

 

 

РЕФЕРАТ

КОМПАНИЯ HRS. СИСТЕМА FIDELIO

 

 

 

 

 

Выполнила студентка 4 курса  ВПО

401 группы

Наумкина А.И.

 

.

 

 

 

МОСКВА 2012

 

Система Fidelio разработана немецкой фирмой Fidelio, которая является производителем таких известных автоматизированных систем для гостинично-ресторанного бизнеса, как Fidelio FO (Fidelio front office), Fidelio F&B (Fidelio food & Beverage) и Fidelio eng. Система Fidelio является составной частью глобальных компьютерных систем бронирования Amadeus, Sabre, Galileo, Worldspan. Все гостиницы, представленные в Fidelio, автоматически загружаются в эти глобальные компьютерные системы бронирования.

            Интересы фирмы Fidelio в России представляет фирма HRS (Hotel and Restaurant Systems), которая не только реализует и настраивает программные продукты фирмы Fidelio, но и оказывает техническую поддержку этих систем, проводит обучение пользователей.

 

 К основным  функциям системы Fidelio FO относятся:

• бронирование и заселение гостей;
• начисления за проживание и другие услуги, оказываемые гостиницей;
• аккумулирование информации о неоплаченных счетах клиентов, поступающих из различных точек продаж;
• выставление промежуточных и окончательных счетов для расчетов с клиентами;
• учет информации о безналичных расчетах;
• получение финансовых и статистических отчетов.

 Ведение информации  о клиентах и клиентских счетах. Сюда включается следующая информация: ведение истории по клиентам; бронирование; заселение; ведение  счетов; выписка; безналичные расчеты  с клиентами. 

Программный модуль ведения  номерного фонда предназначен для  осуществления оперативного контроля за его состоянием, сбора статистической информации о загрузке номерного фонда, получения различных отчетов о состоянии, контроля за работой службы горничных.

Система отслеживает, убран  номер или нет, и выдает предупреждение, если производится заселение клиента  в неубранный номер.

 В программе используются  следующие понятия: карточка гостя;  бронь; комната и счет клиента;  код услуги; инструкция перенаправления. 

 Карточка гостя. Она содержит информацию о клиенте: фамилия, имя, язык, код VIP, адрес, страна проживания, телефон, факс, дата рождения, предпочитаемый гостиничный номер и т. д. Ведение архивной базы данных гостей позволяет после ввода в компьютер фамилии и имени постоянного гостя выдавать полную информацию о числе прожитых ранее ночей в гостинице, о характеристике номеров, в которых останавливался гость, его паспортные данные, способы платежа и т.д. Получение этой информации позволяет предоставить постоянному гостю его любимый номер, получить дополнительные услуги и т.п. Все это создает высокий уровень обслуживания гостей обеспечивая получение прибыли.

 

 Бронь. Она формируется  на период времени, в течение  которого будет сниматься номер,  затем бронь может быть отменена  или изменена. Бронь всегда связывается  только с одной карточкой гостя,  но для одной карточки гостя  может существовать несколько  видов бронирования.

 В карточке  гостя содержится следующая информация:

 

• сроки проживания (измеряются ночами);
• число человек, проживающих в номере. Если среди них есть дети, то это необходимо отметить, так как во многих гостиницах дети до определенного возраста проживают бесплатно;
• тип комнаты. Определение типа и категории комнаты, в которой будет проживать гость, зависит от его предпочтений, а также от наличия номеров данной категории. Номера различаются по категориям, цене, числу кроватей.

 

         Обычно первыми продаются самые  дешевые номера, а только затем  более дорогие. 

У каждого номера есть определенное число отличительных черт, которые  могут быть как привлекательными, так и отталкивающими для гостей (окна выходят во внутренний двор или  на оживленную улицу; номер центральный  или угловой, рядом располагается  лестница или лифт и т.д.). При бронировании комнаты желательно руководствоваться  пожеланиями гостя;

 

 ценовой код. Обычно  обозначается несколькими буквами  или цифрами, которые легко  запоминаются и часто несут  смысловую нагрузку: содержат первые  буквы или комбинацию первых  букв слов, содержащихся в названии  компании, цены для групп и  т.д. Для компаний и турфирм,  которые регулярно присылают  заявки о бронировании и обеспечивают  достаточное число ночей, гостиница  устанавливает специальные скидки, что фиксируется специальным  ценовым кодом. В задачи службы  бронирования входит отслеживание  правильности определения цены  для компаний или турфирмы;

 

 тип бронирования (гарантированное  или негарантированное).

 

 Гарантированное бронирование. Оно позволяет держать комнату  до тех пор, пока гость не  приедет, т. е. гость может  приехать в любое время, и  он гарантированно получит номер.  В свою очередь, гость гарантирует  оплатить номер, даже в том  случае, если он не использовался  в случае незаезда, либо отменить бронирование до определенного часа, установленного гостиницей, дня заезда. Таким образом, если гость бронирует номер, но не приезжает и не отменяет бронирования вообще или до установленного срока, то на него налагаются штрафные санкции. Существуют следующие способы гарантирования бронирования.

 

 Перевод предоплаты  в гостиницу. Уведомление о  переводе предоплаты должно поступить  в гостиницу до дня заезда  гостя. Обычно это банковский  перевод. Срок подтверждения предоплаты  определяется гостиницей и колеблется  от нескольких недель до одних  суток. 

 

 Гарантии под кредитную  карту. Основные компании, поддерживающие  деятельность кредитных карт, разработали  систему, позволяющую начислять  штраф за неприбытие в случае  гарантированного бронирования.

 

        Если  бронирование, гарантированное кредитной  картой, не было отменено до  часа, установленного гостиницей, и  гость не заехал, то гостиница  может начислить сумму штрафа  на кредитную карту (обычно  стоимость ночи проживания). Затем  банк переведет данную сумму  на счет гостиницы и уведомит  об этом держателя карты. 

 

        Внесение  депозита. Депозит обычно вносится  в случае невозможности  банковского  перевода или гарантии кредитной  картой. Гость или его представитель  вносит определенное число денег  в кассу гостиницы до заезда. Это число денег обычно превышает стоимость ночи проживания в гостинице и зачастую включает в себя депозит на пользование телефонами, прачечной и т.д. В случае отмены бронирования депозит возвращается. В случае изменения даты заезда он переносится. В последующем депозит используется гостем для оплаты проживания и услуг, которые предоставляет гостиница.

 

         Гарантии компании. Этот тип гарантирования  бронирования чаще всего употребляется  компаниями, с которыми гостиница  заключила договор. В этом случае  необходимо письмо представителя  компании, содержащее фразу «в  случае незаезда ... (имя гостя) и невозможности отмены бронирования до 6 ч вечера дня заезда, компания ... (название) гарантирует оплату одной ночи проживания». Эта фраза приблизительна и зависит от политики гостиницы.

 

         В случае выставления штрафных  санкций компания обязуется их  выплатить. Необходимо соблюдать  осторожность при приеме такой  гарантии. Желательно принимать  гарантию только от тех компаний, которые положительно зарекомендовали  себя в процессе сотрудничества, финансовое положение которых  стабильно и не вызывает никаких  опасений. Иначе существует риск  невозможности получения штрафа.

 

        Использование  платежного документа — ваучера.  Гарантированное бронирование ваучером  характерно для туроператоров.

Ваучер — это платежный  документ, который подтверждает оплату всего срока проживания и некоторых  дополнительных услуг, потребляемых во время пребывания гостя в гостинице. Ваучер выпускается в том случае, если гость оплачивает свое проживание в турфирме. Свою прибыль туроператор  закладывает в ваучер, а не получает определенный процент комиссионных за заселение гостя в данную гостиницу. Разница между реальной ценой  номера и ценой, которую туроператор  просит у гостя за него, зачастую превышает стандартную цену гостиницы. Для избежания недоразумений следует держать в тайне от гостя цену, предоставляемую данному туроператору.

 

 В случае негарантированного  бронирования гостиница соглашается  сохранить комнату непроданной до определенного часа. Этот тип бронирования не гарантирует, что гостиница получит оплату за номер в случае неприбытия гостя. Если гость не въезжает в номер до б ч вечера, то гостиница имеет право отменить бронирование и включить данную комнату в список комнат, свободных для продажи.

 

         Метод оплаты может быть различным:  наличный, кредитная карта (указывается  тип карты), оплата компанией и  т.д. 

 

         К дополнительным услугам, входящим  в стоимость номера, относятся:  завтрак, платное телевидение,  местные, междугородные или международные  звонки и т.д. 

 

         Если при бронировании в наличии  нет номеров требуемого типа, то данную бронь можно поместить в список ожидания. Когда какой-нибудь из номеров данного типа будет освобожден, система сама предупредит, что в списке ожидания находится бронь на данный тип номеров.

 

         Система Fidelio FO состоит из следующих основных модулей: бронирования, портье, кассира, бухгалтера.

 

         Модуль бронирования. Он предназначен  для оформления бронирования  клиентов. Данный модуль позволяет:

 

        Ваучер  — это платежный документ, который  подтверждает оплату всего срока  проживания и некоторых дополнительных  услуг, потребляемых во время  пребывания гостя в гостинице.  Ваучер выпускается в том случае, если гость оплачивает свое  проживание в турфирме. Свою прибыль  туроператор закладывает в ваучер, а не получает определенный  процент комиссионных за заселение  гостя в данную гостиницу. Разница  между реальной ценой номера  и ценой, которую туроператор  просит у гостя за него, зачастую  превышает стандартную цену гостиницы.  Для избежания недоразумений следует держать в тайне от гостя цену, предоставляемую данному туроператору.

 

         В случае негарантированного  бронирования гостиница соглашается  сохранить комнату непроданной до определенного часа. Этот тип бронирования не гарантирует, что гостиница получит оплату за номер в случае неприбытия гостя. Если гость не въезжает в номер до б ч вечера, то гостиница имеет право отменить бронирование и включить данную комнату в список комнат, свободных для продажи.

 

         Метод оплаты может быть различным: наличный, кредитная карта (указывается тип карты), оплата компанией и т.д.

 

        К дополнительным услугам, входящим в стоимость номера, относятся: завтрак, платное телевидение, местные, междугородные или международные звонки и т.д.

 

        Если при бронировании в наличии нет номеров требуемого типа, то данную бронь можно поместить в список ожидания. Когда какой-нибудь из номеров данного типа будет освобожден, система сама предупредит, что в списке ожидания находится бронь на данный тип номеров.

 

        Система Fidelio FO состоит из следующих основных модулей: бронирования, портье, кассира, бухгалтера.

 

        Модуль бронирования. Он предназначен для оформления бронирования клиентов.

 

Данный модуль позволяет:

 

• завести бронь для клиента;

 

• завести групповую бронь;

 

•  отменить бронь; 

 

•  корректировать бронь; 

 

•  перенести бронь в список ожидающих;

 

•  назначить конкретные номера по ранее сделанному бронированию;

 

•  распечатать подтверждения бронирования;

 

•  принять депозит для бронирования.

 

        Модуль портье. Он предназначен для поселения клиентов гостиницы, имеющих бронь. Во многом функциональность этого модуля похожа на модуль бронирования. Данный модуль позволяет производить следующие операции: поиск брони; назначение номеров и заселение; изменение брони; отмена бронирования; печать подтверждений; подселение; прием сообщений для прибывающих или прибывших гостей; прием депозита для бронирования; перемещение брони в список ожидания; заведение служебных счетов гостиницы.

 

        Модуль кассира. Он является наиболее сложным модулем системы Fidelio FO. Пользователь, работающий в данном модуле, может:

 

•  выполнять текущую работу со счетами клиентов;

 

•  выставлять промежуточные счета; 

 

•  переселять клиента в другой номер; 

 

•  осуществлять выписку; 

 

•  осуществлять ведение главной кассы; 

 

•  осуществлять операции обменного пункта;

 

•  осуществлять прием депозита для бронирования;

 

•  печатать отчеты для кассиров;

 

•  исправлять бронь клиента;