Контрольная работа по «Информационные технологии в экономике»

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ 

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

«ИЖЕВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ВОТКИНСКИЙ  ФИЛИАЛ

 

 

Контрольная работа

 

по дисциплине:   «Информационные  технологии в экономике»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил:   студент группы ВЗ-6-21-1(4,6)                                 О.А.Бусыгина

 

Проверил: преподаватель                                                         П.В.Тишков

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Воткинск, 2012

 

Управление данными в Excel

(Занятие № 1)

Предположим, Вы работаете в фирме, занимающейся реализацией одежды. Перед Вами стоит задача создать при помощи  Excel небольшую базу данных, содержащую наиболее важные и необходимые для работы сведения о клиентах фирмы, предлагаемых товарах и выполненных заказах. Таблица должна быть организована таким образом, чтобы впоследствии можно было легко проанализировать ее данные, например, с помощью сводной таблицы.

Создание списка клиентов

Создание   рабочей  книги Откройте новую книгу и сохраните ее под именем Заказы. Для создания списка будет использоваться обычный рабочий лист. Присвойте первому рабочему листу выразительное имя Клиенты. Чтобы назначить рабочему листу имя, выполните двойной щелчок на его ярлычке. В результате появится диалоговое окно с текущим именем листа, которое можно изменить. Следующие  рабочие листы будут содержать данные о предлагаемых товарах, заказах, а также анализ всех данных.

Ввод  заголовков  столбцов После открытия окна активной является ячейка А1. С этой ячейки можно начать ввод данных. Введите в ячейку А1 заголовок первого столбца — Название фирмы. Чтобы ввести заголовок второго столбца, следует переместить указатель ячейки в первую ячейку второго столбца. Для этого нужно нажать клавишу [Стрелка вправо].  Введите в ячейки А1 – G1 следующие заголовки: Название фирмы, Код, Контактная персона, Индекс, Город, Улица, Телефакс, Телефон, Скидка (%).

Название фирмы	Код	Контактная персона	Индекс	Город	Улица	Телефакс	Телефон	Скидка (%)
карусель ООО	2001	Иванова Вера Петровна	252001	Воткинск	Первая1	456789	456789	5%
Магнит ООО	2002	Петрова Лариса Николаевна	252001	Воткинск	Вторая2	159789	159789	5%
Магнит ЗАО	2201	Плохой Евгений  Владимирович	252001	Воткинск	Третья 3	123456	123456	0%
Центальный ООО	2301	Хороший Евгений  Владимировичя	240010	Воткинск	Четвертая 4	556466	556466	0%
Молодежный ООО	2302	Жестокий Евгений  Владимирович	300020	Воткинск	Пятая 5	656565	656565	0%
Вершина ООО	2401	Веселый Евгений  Владимирович	252002	Воткинск	Шестая 6	666666	666666	2%
Пульс ЗАО	2402	Счастливый Евгений  Владимирович	290002	Воткинск	Седьмая 7	777777	777777	2%
Премьер ООО	3101	Сложный Евгений  Владимирович	270010	Воткинск	Восьмая 8	888888	888888	2%
Чеховский ООО	3102	Простой Евгений  Владимирович	253040	Воткинск	Девятая 9	999999	999999	2%
Велюр ООО	3103	Иванова Антонина Сергеевна	437112	Воткинск	Воткинское шоссе	663048	663050	3%
Формат ООО	3201	Сергеева Ирина  Анатольевна	426523	Воткинск	Мира	654231	654235	0%
Квадрат ООО	3202	Коробейникова Наталья Петровна	426521	Воткинск	Интернациональная	257498	257499	2%
Бали ООО	3203	Широбокова Анна Алексеевна	426000	Воткинск	ул.Гольянская	425400	425400	1%

Заголовок первого столбца вряд ли вызовет вопросы. Во втором столбце указываются коды, которые присваиваются клиентам с целью автоматизации некоторых операций. Такой код может иметь какой угодно вид, например: 101, 102, 103, R-O1, RIO1 и т.д, однако он должен быть уникальным. В следующих столбцах указываются: представитель фирмы, ответственный за контакты с клиентами, адрес фирмы, телефакс и телефон. В последнем столбце нашего списка указывается скидка (поскольку с некоторыми постоянными  клиентами у нас сложились особые отношения, мы готовы пойти даже на предоставление им определенной скидки).

Ввод  записей Электронная таблица имеет структуру, которая делает создание списка в Excel максимально простым. Данные можно вводить непосредственно в ячейки таблицы, однако лучше воспользоваться специальным диалоговым окном (Формой данных), в котором можно выполнять все операции с записями: ввод, редактирование, поиск. Чтобы открыть диалоговое окно формы  данных, необходимо выбрать в меню Данные  команду Форма. Введите в соответствующие поля данные  о клиентах, завершая ввод каждой записи нажатием кнопки Добавить. Для перехода из одного поля ввода в другое помимо мыши можно использовать клавишу [Tab]. После ввода последней записи щелкните на кнопке Закрыть.

Диалоговое окно формы   данных можно  использовать и для обработки  записей. Так, кнопки Назад и Далее позволяют просматривать все записи. С помощью кнопки Удалить ненужная запись может быть удалена. После редактирования записи становиться доступной кнопка Вернуть. Ее нажатие приводит к восстановлению состояния записи до изменения.

Поиск  записей С помощью диалогового окна Формы данных можно выполнить поиск нужных  записей, задавая различные критерии поиска. После нажатия кнопки Критерии на экране появляется незаполненная форма с заголовками столбцов. Задайте в соответствующем  поле ввода критерий и начните поиск нажатием кнопки Далее. Например, чтобы найти записи с данными о клиентах в Одессе, выберите в поле Город значение Одесса. Вскоре на экране появится первая найденная запись, соответствующая заданному критерию. У Вас есть возможность выбора направления поиска, которая реализуется посредством кнопок Далее и Назад. При задании критерия можно использовать символы подстановки. Символ звездочка (*) применяется для обозначения любого  количества неизвестных символов, а символ вопросительный знак (?) — для обозначения одного символа.

Форматирование     таблицы После ввода всех данных следует отформатировать таблицу, а также задать для ячеек I2—I14 процентный стиль отображения данных (для этого необходимо выделить ячейки I2—I4 и активизировать кнопку Процентный формат в панели инструментов Форматирование ). В процессе форматирования таблицы может понадобиться увеличить ширину некоторых столбцов, чтобы данные в них полностью отображались. Эту операцию можно выполнить, используя мышь. Например, если необходимо увеличить ширину первого столбца, переместите указатель мыши в область заголовков, установите его на разделительной линии между столбцами А и В (указатель мыши примет  вид двунаправленной стрелки) и выполните двойной щелчок. Программа приведет ширину первого столбца в соответствие с длиной записей. Изменить ширину столбца можно также путем перемещения разделительной линии между заголовками столбцов. Число слева от строки формул показывает среднее количество символов установленного по умолчанию шрифта, необходимое для заполнения активной ячейки. Чтобы не тратить время на прямое форматирование, используйте Автоформаты, например Список 2. Для этого выделите ячейки, подлежащие  форматированию  (выполните щелчок  на первой ячейке и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, переместите указатель манипулятора по подлежащим  выделению ячейкам таблицы), активизируйте команду Автоформат меню Формат и выберите в списке Список форматов формат Список 2.   

 

 

Название  фирмы	Код	Контактная  персона	Индекс	Город	Улица	Телефакс	Телефон	Скидка (%)
карусель ООО	2001	Иванова Вера Петровна	252001	Воткинск	Первая1	456789	456789	5%
Магнит ООО	2002	Петрова Лариса Николаевна	252001	Воткинск	Вторая2	159789	159789	5%
Магнит ЗАО	2201	Плохой Евгений  Владимирович	252001	Воткинск	Третья 3	123456	123456	0%
Центальный ООО	2301	Хороший Евгений  Владимировичя	240010	Воткинск	Четвертая 4	556466	556466	0%
Молодежный ООО	2302	Жестокий Евгений  Владимирович	300020	Воткинск	Пятая 5	656565	656565	0%
Вершина ООО	2401	Веселый Евгений Владимирович	252002	Воткинск	Шестая 6	666666	666666	2%
Пульс ЗАО	2402	Счастливый Евгений  Владимирович	290002	Воткинск	Седьмая 7	777777	777777	2%
Премьер ООО	3101	Сложный Евгений  Владимирович	270010	Воткинск	Восьмая 8	888888	888888	2%
Чеховский ООО	3102	Простой Евгений  Владимирович	253040	Воткинск	Девятая 9	999999	999999	2%
Велюр ООО	3103	Иванова Антонина Сергеевна	437112	Воткинск	Воткинское шоссе	663048	663050	3%
Формат ООО	3201	Сергеева Ирина  Анатольевна	426523	Воткинск	Мира	654231	654235	0%
Квадрат ООО	3202	Коробейникова Наталья Петровна	426521	Воткинск	Интернациональная	257498	257499	2%
Бали ООО	3203	Широбокова Анна Алексеевна	426000	Воткинск	ул.Гольянская	425400	425400	1%

 

 

Название фирмы	Код	Контактная персона	Индекс	Город	Улица	Телефакс	Телефон	Скидка (%)
карусель ООО	2001	Иванова Вера Петровна	252001	Воткинск	Первая1	456789	456789	5%
Магнит ООО	2002	Петрова Лариса Николаевна	252001	Воткинск	Вторая2	159789	159789	5%
Магнит ЗАО	2201	Плохой Евгений  Владимирович	252001	Воткинск	Третья 3	123456	123456	0%
Центальный ООО	2301	Хороший Евгений  Владимировичя	240010	Воткинск	Четвертая 4	556466	556466	0%
Молодежный ООО	2302	Жестокий Евгений  Владимирович	300020	Воткинск	Пятая 5	656565	656565	0%
Вершина ООО	2401	Веселый Евгений  Владимирович	252002	Воткинск	Шестая 6	666666	666666	2%
Пульс ЗАО	2402	Счастливый Евгений  Владимирович	290002	Воткинск	Седьмая 7	777777	777777	2%
Премьер ООО	3101	Сложный Евгений  Владимирович	270010	Воткинск	Восьмая 8	888888	888888	2%
Чеховский ООО	3102	Простой Евгений  Владимирович	253040	Воткинск	Девятая 9	999999	999999	2%
Велюр ООО	3103	Иванова Антонина Сергеевна	437112	Воткинск	Воткинское шоссе	663048	663050	3%
Формат ООО	3201	Сергеева Ирина  Анатольевна	426523	Воткинск	Мира	654231	654235	0%
Квадрат ООО	3202	Коробейникова Наталья Петровна	426521	Воткинск	Интернациональная	257498	257499	2%
Бали ООО	3203	Широбокова Анна Алексеевна	426000	Воткинск	ул.Гольянская	425400	425400	1%

Сортировка  данных    Записи в нашем списке расположены хаотически, что значительно усложняет поиск нужных данных. Поэтому целесообразной    является сортировка данных. Для этого предназначена команда   Сортировка меню Данные. В результате ее выбора на экране    появляется диалоговое окно, изображенное на рисунке.

В этом окне можно задать вид сортировки: по алфавиту, по возрастанию, по убыванию или по датам. Если столбец содержит буквенно-цифровые данные, сначала выполняется сортировка по цифрам. Если первая строка списка содержит заголовки столбцов, она может не использоваться при сортировке. Для этого должна быть активизирована опция Подписям (первая строка диапазона) в группе Идентифицировать поля по. Если же в списке нет заголовков столбцов, включить данные первой строки в сортировку можно с помощью опции Обозначениям столбцов листа. В нашем списке целесообразно рассортировать данные по критериям Город и Контактная персона. После добавления новых записей сортировку можно выполнить повторно.Нажав кнопку Параметры, можно открыть диалоговое окно, в котором Вам предоставляется возможность задать дополнительные параметры сортировки. Если при сортировке необходимо учитывать различие между строчными и прописными буквами, следует активизировать опцию  Учитывать регистр. По умолчанию Excel выполняет сортировку строк (активна опция Строки диапазона). Фильтры   Поиск данных, соответствующих заданному критерию, можно, осуществлять не только с помощью формы данных,  но и с    помощью фильтров, которые предоставляют ряд дополнительных    возможностей. Например, в процессе поиска необходимых данных с использованием фильтров становятся возможными копирование и отдельная обработка записей, а также применение    комплексных критериев поиска.    Фильтрация отличается от сортировки тем, что в процессе фильтрации происходит не переупорядочивание записей, а исключение    из совокупности записей тех, которые не соответствуют заданным    критериям.

Автофильтр  Наиболее простой и удобный способ фильтрации заключается в использовании автофильтра. В случае применения автофильтра на экране отображаются только те записи, которые соответствуют критериям отбора. Кроме того, как следует из названия, программа автоматически выполняет определенные операции. Чтобы убедиться в справедливости сказанного, попытайтесь применить автофильтр при обработке нашего списка. Для этого воспользуйтесь командой Фильтр/Автофильтр меню Данные. После щелчка на имени этой команды в первой строке рядом с заголовком каждого столбца появляется кнопка со стрелкой. С ее помощью можно открыть список, содержащий все значения полей в столбце. Выберите в списке нужное значение. В результате на экране будут видны только те записи, которые соответствуют заданному критерию отбора. Кроме  значений полей, каждый список содержит еще три элемента: (Все), (Первые 10...) и (Условие...). Элемент (Все) предназначен для восстановления отображения на экране всех записей после применения фильтра. Элемент (Первые 10...) обеспечивает автоматическое представление на экране десяти первых записей списка. Это одна из немногих новинок в седьмой версии программы Excel. Если Вы занимаетесь составлением всевозможных рейтингов, главная задача которых состоит в определении лучшей десятки, воспользуйтесь этой новой функцией. Десятка записей может  быть составлена на основе данных, представленных в списке в отдельном столбце. Последний элемент — (Условие...) — используется для формирования более сложного критерия отбора, в котором можно применять условные операторы И  и ИЛИ.  В нашем примере мы присвоили клиентам, специализирующимся на продаже принтеров, код, начиная с цифры 3. Предположим, мы хотим просмотреть записи о распространителях принтеров, чтобы разослать им информацию  о поступлении новых моделей и о выгодных условиях продажи. Чтобы исключить  ненужные  в данном случае записи, выберите элемент (Условие...) из списка в поле Код. В результате откроется диалоговое окно Пользовательский Автофильтр. Укажите в этом окне критерии, которым должны соответствовать записи. Выберите  в  первом  списке оператор сравнения  >== и введите в поле ввода значение 3000. Затем установите опцию И, во втором списке выберите оператор сравнения  < и укажите в поле ввода значение 4000. После нажатия кнопки ОК  в списке будут представлены только значения, соответствующие заданному критерию. Списки, полученные вследствие фильтрации, а также столбцы, в которых был применен автофильтр, выделяются: номера отобранных записей (строк) и стрелка на кнопке окрашиваются в синий цвет.