Контрольная работа по «Информационные технологии в экономике»

Использование   имен  диапазонов Довольно большое значение в нашей последующей работе будут иметь имена, присваиваемые диапазонам ячеек. Необходимость назначения имен обусловлена тем, что при использовании функций задавать аргументы с помощью имен диапазонов гораздо проще, кроме того, не будет ограничений на количество введенных данных. Выделите столбец А, щелкнув на его заголовке, и в поле имени строки формул введите имя Фирма. Затем присвойте столбцу В имя Код, а столбцу I — имя Скидка. Если Вы ввели одно из имен неправильно и хотели бы  удалить его, вызовите команду Имя/Присвоить меню Вставка. В появившемся диалоговом окне укажите имя и нажмите кнопку Удалить.

Управление данными в Excel

(Занятие № 2)

Создание списка товаров

Второй список будет содержать  данные о предлагаемых нами товарах. Каждому товару следует присвоить  номер, что в дальнейшем  позволит автоматизировать выполнение некоторых операций. Перейдите на второй лист рабочей книги, щелкнув на ярлычке Лист2, и присвойте ему имя Товары. Список, создаваемый на рабочем листе Товары, должен состоять из трех столбцов: Номер, Наименование товара и Цена. Введите указанные заголовки в ячейки А1—С1 и присвойте имена ячейкам столбцов А, В, и С: Номер, Товар и Цена. Теперь можно приступить к вводу данных. Желательно, чтобы номера были расположены по возрастанию. В противном случае после ввода данных упорядочите элементы списка по номерам товаров. Вы можете ввести собственные данные или воспользоваться данными, представленными на рисунке. Аббревиатуры после названий принтеров означают: Ц—  цветной, ЧБ— черно-белый.

Создание списка заказов

 Цветные документы выглядят лучше черно-белых. Поэтому многие примеры составлены так, чтобы Вы научились работать с цветами.  В дальнейшем ячейки, которые предназначены для ввода исходных данных, будем выделять голубым цветом, а ячейки, содержимое которых вычисляется автоматически на основе формул, — желтым  цветом. Итак, сначала определим основные функции создаваемого списка. Список должен служить подспорьем при управлении данными о заказах, выполненных в текущем году. Мы попытаемся  максимально автоматизировать процесс ввода данных. Впоследствии представленные в списке данные будут подвергнуты анализу с помощью Мастера сводных таблиц.

Начнем  с определения структуры списка. В ячейки A 1— L1 введите заголовки столбцов: Месяц, Дата, Номер заказа, Номер товара, Наименование товара, Количество, Цена за ед., Код заказчика, Название фирмы, Сумма заказа, Скидка, Уплачено

Выделите строку с заголовками  столбцов, установите параметры шрифта, выровняйте заголовки столбцов по центру, щелкнув на кнопке По  центру в панели инструментов Форматирование, и разрешите перенос слов в пределах одной ячейки (для этого вызовите команду Ячейки меню Формат и в открывшемся диалоговом окне в панели Выравнивание активизируйте опцию Переносить по словам). Как и на предыдущих рабочих листах, мы присвоим ячейкам некоторых столбцов имена. Выделите по очереди столбцы В, С, D, Е, F, G, Н, I, J, К, L и введите в поле имени имена Дата, Заказ, Номер2, Товар2, Количество, Цена2, Код2, Фирма2, Сумма, Скидка2 и Оплата. Возможно, Вам покажется чрезмерным количество введенных имен, однако смеем заверить, что в дальнейшем они помогут сэкономить время. Вводить значения мы  пока не будем. На  данном этапе мы установим параметры и определим, какие значения, в каких полях должны быть указаны.

Третий столбец должен содержать  номера заказов. Продумайте,  нумерацию заказов, учитывая вероятность сортировки данных по    номерам. Вы можете воспользоваться предлагаемой схемой нумерации или разработать собственную.    Перед реализацией наших идей поговорим об использовании в    Excel формул и функций.

Заданне формул Каждая ячейка рабочего листа может содержать не только текст или числовое значение, которое можно использовать при вычислениях, но и формулу. Результат в ячейке с формулой зависит от содержимого тех ячеек, на которые в данной формуле есть ссылки. Доступ к данным, хранящимся в ячейке таблицы, обеспечивается путем задания ссылки на ячейку. Ссылка содержит адрес ячейки. Путем указания адреса можно использовать при вычислениях содержимое любой ячейки рабочего листа. Формула может содержать функции и математические операторы, порядок выполнения которых соответствует принятому в математике. Результатом вычисления формул, включающих арифметические операторы, являются числовые значения. Например, в результате ввода в ячейку В7 формулы =(В2+ВЗ+В4)/3 Вы получите среднее арифметическое значение чисел, находящихся в ячейках В2, ВЗ и В4.

Использование функций В вычислениях могут использоваться разнообразные функции, например, для определения синуса или среднего арифметического. При этом в качестве аргумента может выступать константа ссылка на ячейку или имя диапазона ячеек. Excel 7.0  предоставляет в распоряжение пользователей множество специальных функций, в которые эти формулы уже встроены. Указание значений, к которым должна быть применена та или иная функция, происходит путем задания аргументов. Способ задания всех функций один и тот же, различие заключается только в количестве аргументов:

=ИМЯ ФУНКЦИИ (Аргументы)

Так, для вычисления суммы предназначна функция с выразительным названием СУММ. Если Вы запомнили название функции, то можете  смело вводить его в ячейку с клавиатуры. Аргументы функции должны  быть указаны после ее названия в круглых скобках (например, СУММ(А1;С4)). Введите открывающую  круглую скобку и выделите с помощью  мыши   ячейки, содержимое которых должно использоваться в качестве аргументов. Адрес выделенного диапазона ячеек сразу отобразится в позиции курсора ввода. Завершите задание функции вводом закрывающей скобки и нажатием клавиши [Enter]. Ячейки, содержимое которых используется в качестве аргументов, могут принадлежать как к смежным, так и к несмежным диапазонам. Адрес диапазона смежных ячеек задается путем указания адресов первой и последней ячеек (адреса двух ячеек разделяются двоеточием). Адреса несмежных ячеек разделяются точкой с запятой. Символы разделения вставляются в формулу автоматически при указании диапазона ячеек с помощью мыши.

Мастер функций С функциями наиболее удобно работать, используя Мастер функций. В этом случае аргументы задаются в диалоговом окне (при вводе функции с клавиатуры можно допустить ошибку, например, пропустить обязательный аргумент). При работе с Мастером функций сначала указывается функция, а затем — ее аргументы. Для запуска Мастера функций предназначены команда Функция из меню Вставка и комбинация клавиш [Shift+РЗ].

В программе Мастер функций функции разбиты на категории. Полный список категорий находится в поле Категория. К категории Полный  алфавитный перечень относятся все доступные в программе функции, а к категории 10 недавно использовавшихся функций, применявшихся последними.

Чтобы выбрать  функцию, выделите имя категории, к  которой она принадлежит. Если категория  неизвестна, воспользуйтесь категорией Полный алфавитный перечень. При выделении любой функции под полем Категория появляется краткая информация о ней.

Если краткой информации недостаточно, нажмите  в диалоговом окне кнопку Справка (или воспользуйтесь клавишей [FI]). В результате  на экране отобразится страница справочной подсистемы с информацией о выделенной функции.