Контрольная работа по «Информационные технологии в экономике»

 

Управление данными в Excel

(Занятие № 4)

Анализ данных с помощью сводной таблицы

Поскольку мы создали список заказов  для практического применения, его данные подлежат анализу. Поможет нам выполнить анализ Мастер сводных таблиц. Главное отличие сводных таблиц от обычных состоит в интерактивности. Сводные таблицы создаются на основе списка или базы данных. Итак, перейдите в пятый рабочий лист и присвойте ему имя, например, Сводная таблица по месяцам. В этом рабочем листе мы разместим нашу сводную таблицу. Затем откройте меню Данные и выберите команду Сводная таблица. Поскольку после имени команды следует троеточие, после ее активизации откроется первое диалоговое окно Мастера сводных таблиц. В этом окне Вам предлагается выбрать один из четырех источников данных для сводной таблицы. Одобрите выбор мастера В списке или базе данных Microsoft Excel — и нажмите кнопку Далее.

Первый  шаг сделан. Теперь укажите диапазон ячеек выбранного источника данных, которые будут использованы в сводной таблице. Если бы в момент вызова Мастера сводных таблиц указатель ячейки находился внутри списка заказов (в рабочем листе Заказы), то Excel автоматически указал бы выделенный диапазон в поле ввода Диапазон. Однако  поскольку мы  уже перешли   в рабочий лист Сводная таблица по месяцам, то теперь, поместив курсор ввода в поле Диапазон, следует возвратиться в рабочий лист Заказы и выделить диапазон A1-L15.

После указания диапазона ячеек с данными для сводной таблицы нажмите кнопку Далее, чтобы продолжить работу.

Третье диалоговое окно Мастера сводных таблиц является наиболее важным. В нем определяется структура сводной таблицы. В центре этого диалогового окна находится область сведения, которая разделена на области полей строк, столбцов, страниц и область данных. Справа от области сведения отображаются все имена полей, используемые в списке заказов. Справочная информация в верхней части диалогового окна поможет Вам правильно определить структуру таблицы. Разместить поле данных в подходящей позиции области сведения можно способом drag and drop. Однако перед этим следует хорошо продумать структуру создаваемой таблицы, например, какую информацию  нужно проанализировать с ее помощью. В данном примере мы попытаемся  проследить динамику сбыта отдельных товаров по месяцам и за весь квартал.

Поместите в область страниц  поле данных  Месяц, а в область строк - поля Наименование товара. Количество и Сумма заказа. Таким образом, в строках после наименования товара у нас будут указаны количество проданных единиц и общая сумма заказа на данный товар в указанном месяце. Теперь следует определить, по какому полю мы будем подсчитывать сумму. Поместите в область данных поле Сумма заказа, вследствие чего в области данных появится кнопка Сумма по полю Сумма заказа. Если Вы хотите задать выполнение другой операции, выберите ее в диалоговом окне, которое открывается при выполнении двойного щелчка на кнопке в области данных.

В этом же окне Вы можете задать параметры форматирования ячеек (для этого следует нажать кнопку Формат), а также выполнение дополнительных операций с данными (для этого надлежит активизировать кнопку Дополнительно). Выполнив двойной щелчок, можно изменить параметры для любого поля. Например, после двойного щелчка на поле Количество в появившемся диалоговом окне можно активизировать опцию Нет, чтобы в таблице не отображались промежуточные итоги. Учтите, при задании операций для полей области строки или столбца сводная таблица может получиться слишком громоздкой. Если структура таблицы Вас удовлетворяет, .нажмите кнопку Далее и перейдите в последнее окно Мастера сводных таблиц. Флаг в этом окне информирует о том, что создание сводной таблицы подходит к концу. В этом диалоговом окне выберите ячейку рабочего листа Сводная таблица по месяцам, с которой должна начинаться сводная таблица, присвойте таблице имя и подтвердите установленные параметры нажатием кнопки Готово. Через несколько секунд сводная таблица появится в рабочем листе.  Вместе со сводной таблицей на экране появится и панель инструментов Запрос и сводная таблица. Первая кнопка этой панели  позволяет быстро "перенестись" в третье диалоговое окно Мастера сводных таблиц, чтобы изменить структуру таблицы. Структуру таблицы можно изменить и непосредственно в рабочем листе  путем перемещения полей. Последняя кнопка

Сумма по полю Сумма  заказа
Наименование  товара	Количество	Сумма заказа	Месяц	Итог
юбка	10	1200	Январь	1200
		1200 Итог		1200
	10 Итог			1200
	15	1800	Январь	1800
		1800 Итог		1800
	15 Итог			1800
юбка Итог				3000
пинджак	20	16000	Январь	16000
		16000 Итог		16000
	20 Итог			16000
пинджак Итог				16000
жакет	30	15000	Январь	15000
		15000 Итог		15000
	30 Итог			15000
жакет Итог				15000
платье	10	7800	Январь	7800
			Февраль	7800
		7800 Итог		15600
	10 Итог			15600
платье Итог				15600
толстовка	30	4500	Январь	4500
		4500 Итог		4500
	30 Итог			4500
толстовка Итог				4500
брюки	20	23000	Февраль	23000
		23000 Итог		23000
	20 Итог			23000
	30	34500	Январь	34500
		34500 Итог		34500
	30 Итог			34500
брюки Итог				57500
плащ	40	58400	Январь	58400
		58400 Итог		58400
	40 Итог			58400
плащ Итог				58400
костюм	15	27285	Февраль	27285
		27285 Итог		27285
	15 Итог			27285
костюм  Итог				27285
бриджи	20	5980	Февраль	5980
		5980 Итог		5980
	20 Итог			5980
бриджи Итог				5980
футболка	10	500	Февраль	500
		500 Итог		500
	10 Итог			500
футболка Итог				500
майка	10	300	Февраль	300
		300 Итог		300
	10 Итог			300
майка Итог				300
Общий итог				204065

 

 

 служит для обновления сводной таблицы после изменения данных  в исходном  диапазоне. Если Вы хотите изменить параметры поля данных,  после размещения указателя ячейки на поле нажмите вторую  кнопку панели Запрос и сводная таблица или выберите команду Поле сводной таблицы меню Данные. Путем выбора значения в списке Месяц (который выступает в качестве фильтра) можно отобразить данные о продажах в каждом  месяце. В качестве фильтра можно использовать и несколько полей,  поместив нужное поле в область страницы. Например, если поле  Название разместить в области страницы под полем Месяц, значения этих двух полей можно будет использовать в качестве фильтра.  Возможности комбинирования различных полей, задания дополнительных операций вычисления и т.д. делают сводные таблицы  незаменимым помощником  при анализе данных списка. Давайте  определим по нашей таблице, какой товар принес самый большой доход. Поместите поле Наименование товара в область строк, а в списке поля Месяц выберите значение Все. С первого взгляда на таблицу станет ясно, что безусловным лидером по продажам является компьютер К5-1OO.

 

Управление данными в Excel

(Занятие № 5)

Построение диаграмм

Подготовка  данных  для днаграмм Нам  предстоит создать диаграмму, отражающую изменение объема продаж того или иного товара. Каждая диаграмма динамически связана с исходной таблицей. Все изменения в таблице отражаются на диаграмме.  Поэтому сначала займемся подготовкой числового материала и  вкратце объясним суть нашего замысла.  Напомним, что в предыдущих главах мы выполняли пример, в  котором с помощью сводной таблицы пытались проанализировать данные об объемах продаж различных товаров. Мы продолжим наши исследования в данном направлении и попытаемся  представить данные из сводной таблицы в графической форме.  Поскольку для каждой диаграммы нужна собственная таблица,  придется заняться созданием новых сводных таблиц на основе  данных листа Заказы одноименной рабочей книги..

Сумма - Сумма  заказа	Месяц
Наименование  товара	Январь	Февраль	Общий итог
бриджи		$5 980.00	$5 980.00
брюки	$34 500.00	$23 000.00	$57 500.00
жакет	$15 000.00		$15 000.00
костюм		$27 285.00	$27 285.00
майка		$300.00	$300.00
пинджак	$16 000.00		$16 000.00
платье	$7 800.00	$7 800.00	$15 600.00
плащ	$58 400.00		$58 400.00
толстовка	$4 500.00		$4 500.00
футболка		$500.00	$500.00
юбка	$3 000.00		$3 000.00
Общий итог	$139 200.00	$64 865.00	$204 065.00

  После указания исходного  диапазона посредством кнопки Далее   перейдите в третье диалоговое окно Мастера сводных таблиц. В нем надлежит определить структуру сводной таблицы. Поместите в область строк кнопку Наименование товара, а в область столбцов кнопку Месяц. Сумма будет вычисляться по полю Сумма заказа, - поэтому переместите кнопку этого поля в область данных.   Поскольку в последнем диалоговом окне Мастера сводных таблиц никаких принципиальных установок выполнять не требуется, можете ограничиться нажатием кнопки Готово. Через некоторое время, необходимое программе для расчета ячеек,   сводная таблица отобразится на экране. Проверьте, соответствует ли   ширина столбцов длине находящихся в них записей.

В строках таблицы представлены данные о продажах каждого вида товара по месяцам, а в конце подведены итоги для каждого вида товара и для каждого месяца. Напоминаем, что подсчет и представление итогов по строкам и столбцам сводной таблицы следует задавать в четвертом диалоговом окне Мастера сводных таблиц.

Создание диаграммы в рабочем листе

  В первую очередь следует  указать, какие данные нужно  представить в графической форме. Перейдите в рабочий лист, содержащий нашу сводную таблицу, и выделите диапазон ячеек А3— D14.

Выполните  щелчок на кнопке Мастера диаграмм в панели инструментов Стандартная. В первом диалоговом окне Мастера диаграмм выберите разновидность создаваемой диаграммы, например, диаграмму Гистограмма.

 Если Вы выбрали, разновидность диаграммы, нажмите кнопку  Далее и перейдите во второе диалоговое окно. В поле этого окна Вы сможете увидеть, как будет выглядеть оформленная  диаграмма. Если вид диаграммы Вам не нравится, нажмите кнопку Назад и измените параметры.

Во втором диалоговом окне Мастера диаграмм определите, где расположены ряды данных, на основе которых будут созданы различные фрагменты диаграммы: в строках или в столбцах. В нашем примере ряды данных расположены в столбцах, а названия категорий — в столбце сводной таблицы. Нажмите кнопку Далее для перехода в последнее диалоговое окно Мастера диаграмм.

В третьем диалоговом окне завершите  оформление диаграммы: задайте легенду, введите заголовок диаграммы  и названия на осях. Перечисленные  установки выполняются в полях Название диаграммы, Категорий (X) и Значений (Y). Для нашей диаграммы введите заголовок Объем продаж по месяцам и надписи на осях Наименование товара и Объем продаж (USD). Внесенные изменения сразу отразятся на изображении в поле Образец, и Вы сможете оценить свою работу. Нажмите кнопку Готово и полюбуйтесь созданной диаграммой. Эта диаграмма демонстрирует, какой товар пользовался наибольшей популярностью на протяжении, как отдельных месяцев, так и всего периода.

 

Печать  диаграмм Параметры печати диаграмм задаются в панели Диаграмма диалогового окна Параметры страницы. Этот раздел доступен только в том случае, если диаграмма, вставленная в рабочий лист, активна. По умолчанию в этом диалоговом окне активизирована селекторная кнопка Использовать всю страницу, находящаяся в группе Размер диаграммы при выводе на печать. В этом случае пропорции диаграммы, вставленной в рабочий лист, при выводе на печать могут измениться. Поэтому целесообразно воспользоваться функцией просмотра страницы, чтобы увидеть, как будет выглядеть диаграмма. При активизации селекторной кнопки Уместить на странице размер диаграммы приводится в соответствие с размером страницы без изменения пропорций диаграммы. Селекторная кнопка Пользовательский предназначена для изменения пользователем размеров диаграммы непосредственно в рабочем листе или в листе диаграмм. С помощью  функции просмотра страницы можно проверить соответствие размера диаграммы параметрам страницы. Опцию  Черновая из группы Печать рекомендуется активизировать в случае необходимости увеличить скорость печати или в случае возникновения проблем, обусловленных недостаточной памятью  принтера. Посредством опции Черно-белая печать из группы Печать можно добиться распечатки цветной диаграммы на цветном принтере в черно-белом представлении.