Критерий оптимальности управления

В самом общем виде процесс  управления можно свести к решению  трех задач:

· где мы находимся?

· куда мы хотим придти?

· как мы туда попадем?

Для сложных систем характерно то, что управлять ими приходится, как правило, в условиях неполной информации, незнания закономерностей функционирования и постоянного изменения внешних факторов.

Поэтому процесс управления имеет итерационный, т.е. циклический, характер.

После принятия решения  и применения управляющего воздействия  необходимо вновь оценить состояние, в котором находится система, и решить вопрос о том, правильно ли происходит движение по намеченному пути[3].

Зачастую  в организации имеется полная информация, ее может быть даже слишком  много, в избытке, но складывать целую картину тяжело из-за отсутствия правильных инструментов и технологий по ее обработке и подготовке для анализа и представления.

Таким образом, получается, что для современного процесса управления исключительную важность приобретают так называемые Информационно-аналитические системы - это программные комплексы, предназначенные максимально возможно облегчить процессы получения ясной информационной картины о текущем состоянии дел организации, причем делая это очень гибко и оперативно, а также обеспечить возможность разнообразного анализа информации, не говоря об удобстве и простоте работы.

В общем случае можно сказать, что принятие решения  о построении Информационно-аналитической  системы в организации считается  обоснованным и правильным, если на данном этапе деятельности у руководства и работников разных уровней существуют потребности:

· читать существующие заранее подготовленные отчеты

· посылать запросы  к корпоративным источникам данных, чтобы получить новые данные

· анализировать  данные, просматривая их на различных уровнях детализации и с различных перспектив

· создавать  свои собственные отчеты

Переход к  использованию ИАС, в общем и  по сути, является переходом к использованию  системы, позволяющей перейти в  вашей повседневной работе от простой  переработки данных к их системному представлению и глубокому анализу, методы и результаты которых так необходимы управленцам и аналитикам в любой нормальной организации.

Такого класса задачи, как построение ИАС организации, в мировой практике решаются с  использованием OLAP-систем и конструирования Хранилищ Данных.

Централизация данных и удобное их структурирование - это далеко не все, что нужно  аналитику. Ему ведь еще требуется  инструмент для просмотра, визуализации информации. Традиционные отчеты, даже построенные на основе единого хранилища, лишены одного - гибкости. Их нельзя "покрутить", "развернуть" или "свернуть", чтобы получить желаемое представление данных.

Ключевую  позицию в предлагаемой системе  занимает информационно-аналитический  блок (управленческая отчетность и аналитика). Предлагается следующая технология построения информационно-аналитической системы для органов управления:

· представление  информации в наглядной форме (диаграммы, графики, таблицы), удобной для потребления  управленцами

· построение в ИС промежуточного слоя “бизнес-логики”, который позволяет функциональным специалистам самостоятельно конструировать и выполнять запросы данных к ИС, а не дожидаться обслуживания их потребностей программистами

· предоставление мощного инструмента аналитической  обработки многомерных данных

· оперативное  обслуживание нестандартных запросов информации, в том числе из сторонних  организаций

· удобные  механизмы распределения и распространения  отчетов

Хотелось  бы подчеркнуть два ключевых момента  предлагаемой технологии, которые, на наш взгляд, существенно повышают общую скорость информационно-аналитических аспектов работы управленцев и аналитиков в организации.

Первое - то, что  проистекает из использования - многомерность  данных в отчетах, то есть это возможность  без переделки отчета получить различные “срезы” информации, вращать данные туда-сюда, сворачивать и разворачивать периоды времени и прочие группируемые понятия, даже не думая о том, чтобы встать из удобного кресла управленца или чуть менее удобного, но все-таки удобного, кресла аналитика, и пойти с требованиями переделки к разработчику отчета.

Второе - это  слой “бизнес-логики”, или “семантический слой” - уникальный механизм предоставления пользователям возможности строить  и изменять любые формы отчетности на основе каталогов хорошо им известных по повседневной работе терминов, не задумываясь ни о том, как на самом деле извлекаются данные из ХД, ни о том, где эти данные находятся. Опять же, применение технологии семантических слоев существенно снижает частоту обращения к специалистам - программистам.

Остановимся немного поподробнее на технологии “семантического слоя”.

Современные технологии позволяют перейти к  созданию отчетов самими пользователями.

Это возможно благодаря так называемому “семантическому  слою”, являющемуся существенной особенностью представляемых технологий.

Семантический слой - это набор каталогов бизнес-терминов, характерных для предметной области  и соответствующих определенным данным, а также их параметров и  методов извлечения. Хранится в файле  специального формата.

В Информационно-аналитической  системе семантический слой занимает ключевую позицию во взаимодействии пользователей с информацией  и во взаимодействии пользователей  с программистами.

Фактически  это означает, что, получив от программиста файл с семантическим слоем, пользователи могут сами строить необходимые отчеты и изменять существующие по своему усмотрению, не утруждая себя общением с сотрудниками ИТ-департаментов, ведь это общение частенько затягивается и в конечном счете в деле теряется оперативность.

Изначально, определив общие потребности  целевых групп пользователей, программистами создается основа для дальнейшей работы - файлы семантических слоев  для каждой из групп пользователей.

Под этим подразумевается, что программисты, знающие внутреннюю структуру хранилища данных, осуществляют создание семантического слоя, в котором содержатся методы и правила для физического получения нужного значения из ХД.

После построения семантического слоя для написания  отчетов уже не требуются услуги программиста, не нужно и знание того, как и где именно хранится информация.

Уровень подготовки специалиста, создающего или модифицирующего  отчеты, может быть примерно как  у среднего пользователя Excel, ему  достаточно владеть понятиями предметной области.

Далее, после создания файла с описанием семантического слоя, этот файл становится доступным для создания на его основе конкретных отчетов.

Отчет можно  сохранить в файл специального формата, и его могут использовать другие пользователи.

Особенности технологии семантического слоя:

· это подсистема, которая позволяет конечным пользователям OLAP формулировать запросы к базе данных, используя свои привычные  термины

· используется управленцами и аналитиками для  получения отчетов без углубления в технические моменты

· создается дизайнером - разработчиком, хорошо представляющим как систему хранения данных и язык запросов SQL, так и предметную область, этими данными описываемую

· разрабатывается  один раз - используется во многих отчетах

· при создании используется богатый набор средств и возможностей - агрегатные функции, контексты, диалоговые компоненты, подзапросы и т.д.

· персонализация и целевая направленность каталогов  терминов

Итак, реализация изложенной выше технологии построения информационно-аналитической системы  предоставляет следующие возможности:

Руководителям:

· Оперативно принимать решения на основе отчетов, содержащих информацию из корпоративных  источников данных;

Аналитикам  и управленцам среднего звена:

· Самостоятельно строить любые запросы ко всем источникам данных;

· Самостоятельно создавать и форматировать любые  отчеты (предопределенные и непредсказуемые);

· Консолидировать  информацию из различных источников в одном отчете;

· Представлять информацию в удобном для принятия решений и анализа виде;

· Обмениваться и совместно использовать документы;

· Получать автоматически  создаваемые и обновляемые отчеты;

· Самостоятельно строить сложные аналитические  запросы к источникам данных;

· Создавать  аналитические отчеты с необходимым  представлением данных;

· Рассматривать  информацию в различных срезах и разрезах;

ИТ-специалистам:

· Значительно  сократить время на сопровождение  аналитической и отчетной деятельности организации;

· Предоставить возможность пользователям самостоятельно обращаться к данным;

· Организовать безопасную и надежную совместную работу пользователей;

· Сконцентрироваться на других задачах [1].

Основной  критерий отбора информационной системы - ее функциональная полнота. Система  должна уметь выполнять все основные операции учета на предприятии, а  также, возможно, некоторые специфические операции, характерные для конкретных типов предприятий (торговых, страховых, посреднических и т. д.).

Исходя из сказанного выше, можно достаточно легко сформулировать ряд общих  критериев, которыми надо руководствоваться  при выборе. Существуют и локальные критерии, достаточно специфичные для каждого типа предприятий.

Четыре основных критерия.

1. Система  должна быть понятной.

Разработанная система должна быть понятной сотрудникам  фирмы. Функциональные возможности  системы и реализация должны соответствовать основным бизнес-процессам, происходящим на предприятии.

2. Система должна быть удобной.

Разрабатываемая система может считаться удобной  только тогда, когда она удобна для  конкретного человека, именно его  оценка должна быть решающей. Конечно, люди разные и оценки комфортности работы с той или иной системой не могут быть одинаковыми. Одни (в первую очередь, пожилые и неискушенные пользователи) скорее всего выберут простую и понятную систему, а сложную работу захотят делать вручную. Другие (более молодые и уже знакомые с компьютером) предпочтут пусть и сложную в эксплуатации, зато с большими функциональными возможностями систему. Не исключен и путь постепенного усиления системы по мере роста компьютерной квалификации специалиста. Зато противопоказан обратный подход: "разработаем сложную систему, а людей потом научим". Такое решение может привести к настоящей катастрофе, и виноват будет не исполнитель, а тот начальник, который ему эту систему навязал.