Курс лекций по "Информатике"

Следует различать понятия  «делопроизводство» и «системы документооборота».

Делопроизводство —  это термин, применяемый в конторской практике для обозначения формального  набора правил работы с документами. Технологии делопроизводства закреплены в государственных стандартах, инструкциях и наставлениях по делопроизводству. Система документооборота настраивается на принятые правила работы с документами в конкретной организации.

На каждом предприятии (организации) существует своя система документооборота. Системы документооборота хранят документы, ведут их историю, обеспечивают их движение по организации, позволяют отслеживать выполнение тех бизнес-процессов, к которым эти документы имеют отношение. В организации, где внедрена система документооборота, документ является базовым инструментом управления. Здесь нет просто решений, поручений или приказов — есть документы, содержащие эти самые приказы, решения, поручения и т. д.: все управление в организации осуществляется через документы. Аналогично тому, как бит является единицей информации в кибернетике, документ является единицей информации в системах документооборота.

Основная проблема традиционной технологии — централизованное отслеживание движения документов в реальном масштабе времени, поскольку эта технология требует как получения оперативной информации, так и ведения большого количества различных журналов и картотек. При этом делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а персонал делопроизводства отслеживает их действия с помощью регистрационных и контрольных карточек.

Любой документ в системе  документооборота снабжается «карточкой», подобной библиотечной. Обычно конкретный набор полей в такой карточке привязан к типу документа. Хранилище системы электронного документооборота можно представить себе в виде базы данных, содержащей информацию полей карточек, и некоторого хранилища для самих документов.

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией, из которых наиболее часто встречаются следующие:

• обеспечение более эффективного управления за счет автоматизированного контроля исполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;
• поддержка системы контроля качества в соответствии с международными нормами;
• поддержка системы эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;
• протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности);
• оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их  выполнения и контроля;
• исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации;

• исключение необходимости  или существенное упрощение и  удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

В настоящее время  разработано значительное количество систем электронного документооборота, обладающих различными возможностями решения перечисленных задач. Принимая решение о выборе той или иной системы, необходимо учитывать ряд факторов:

• Требования по объему хранения.  Если у вас много документов (по объему хранения), необходимо выбрать систему, поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM — Hierarchal Storage Management). Эта система позволяет хранить наиболее активно используемые данные на более быстрых, но и более дорогих носителях, в то время как реже используемая информация автоматически переносится на медленные и дешевые носители.
• Наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов определенного типа, выполнения стандартных функций организации и т. д.).
• Необходимость автоматизации административного управления организацией. Степень сложности организационной структуры.
• Наличие территориально распределенных подразделений. Этот фактор накладывает определенные требования к удаленному доступу, к репликации данных и т.д.
• Наличие бумажного архива большого объема. Некоторые системы документооборота поставляются с уже интегрированными подсистемами массового ввода документов.
• Наличие не удовлетворяющей текущим потребностям системы документооборота.
• Необходимость в развитой маршрутизации документов, в управлении потоками работ (workflow managing). Как продолжение этой необходимости — потребность в поддержке произвольных бизнес-процессов, возможно работающих совместно с прикладными системами поддержки этих процессов.
• Требования по срокам хранения документов. При больших сроках хранения (десятки лет) стоит серьезно подумать об организации  параллельного архива на  микрофильмах.
• Требования к «открытости», расширяемости системы. Возможность интеграции с существующими информационными системами и использования имеющегося оборудования.
• Необходимость хранения изображений документов. Использование в организации специфических форматов хранения документов. Необходимость поддержки инженерных и конструкторских работ, других направлений деятельности предприятия.
• Необходимость развитых средств поиска информации. Полная поддержка системой языков имеющихся в организации документов.
• Требования к безопасности (шифрование, организация доступа и т. д.). Возможность использования в системе документооборота уже имеющихся в информационной инфраструктуре организации механизмов доступа.
• Требования соответствия определенным стандартам: внутренним, отраслевым, ГОСТ, международным стандартам по контролю качества и уровню организации хранения информации.

Кроме того, надо иметь  в виду, что на практике и в  теории делопроизводства и документооборота сложились, в основном, две технологии: российская и западная. Традиционная российская технология процессов делопроизводства характеризуется следующими особенностями:

• четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель - исполнитель - руководитель) внутри организации;
• ведение регистационно-контрольных и отчетных форм и журналов;
• создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий и т.д.

Программные системы, реализующие  российскую технологию, ориентированы в первую очередь на использование в крупных коммерческих и государственных учреждениях и сохраняют все традиции и нормы делопроизводства, принятые в конкретной организации. Задача таких систем состоит в обеспечении сопровождения бумажного документооборота, снижении трудоемкости рутинных операции по обработке документов. Однако такие системы способны существенно расширить рамки традиционных процессов делопроизводства и документооборо та за счет обработки документов на персональном компьютере. Системы этого класса являются своеобразным «мостиком» для постепенного перехода от бумажных к безбумажным документам.

К системам автоматизации, созданным по российской технологии, относятся Дело-96, Золушка, Служебная корреспонденция.

Традиции западного делопроизводства отличаются от российских и опираются на более высокую исполнительскую дисциплину работников. К особенностям западной технологии процессов делопроизводства можно отнести следующие:

• характер движения документов преимущественно горизонтальный;
• отсутствие централизованного (в рамках всей организации) контроля;
• регистрация документов производится непосредственно исполнителем (поручитель и исполнитель ведут собственные журналы).

Программные системы  этого класса ориентированы на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей и предполагают отсутствие промежуточных звеньев, что, в свою очередь, предопределяет направленность изменений существующих делопроизводственных процессов в организации, их оптимизацию и разработку новых технологий работы с документами.

Системы характеризуются  активным вовлечением в процесс  документооборота руководящего звена предприятия и выраженным стремлением к отказу от бумажных носителей информации. Основной особенностью западной технологии является моделирование конкретных реальных процессов документооборота и настройка на эти модели программных систем. К таким системам относятся:

• Русифицированные версии популярных западных систем DocsOpen (PC DOCS), LinkWorks (DEC), Staffware (Staffware PES),  Lotus Notes (Lotus-IBM).
• Программные решения, созданные российскими компаниями на основе западных систем: система Office Media компании InterTrust, (Lotus Notes); система Ирида компании IBS (Lotus Notes); комплекс программ Делопроизводство фирмы ИнТор-Кон (Lotus Notes); система Золушка-Кабинет НТЦ ИРМ, (Lotus Notes); решения компании АО «Весть» (DocsOpen); решения компании «Метатехнология» (Staffware и Excalibur);
• система Optima-WorkFlow компании АОЗТ «Оптима» (MS Exchange, MS SQL).
• Собственные разработки российских компаний: система LanDocs компании «Ланит»; система Effect Office компании «Гарант International»; система Документ2000 компании Telcom Service; система Крон компании «Анкей» и др. Таким образом, в настоящее время разработан широкий набор программных продуктов, реализующих идею электронного документооборота с использованием как российской, так и западной технологии. Однако надо признать, что специфика российского документооборота позволяет использовать западные образцы только в частных случаях. Кроме того, надо иметь в виду, что существуют общие практически для любых организаций проблемы, которые приходится решать при реализации, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота. Основные из них таковы:

Консерватизм персонала, низкая квалификация, нежелание обучаться  и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота.

• Нежелание руководства непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.
• Постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов.
• Необходимость обеспечения юридической силы документов (после принятия Закона об электронной подписи этот фактор начинает терять свою значимость).

• Необходимость взаимодействовать с внешним «бумажным» миром, в особенности, если это касается параллельных структур в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа.

Кроме того, существуют и специфические для определенных типов организаций проблемы, которые также необходимо учитывать.

Любая система документооборота может содержать элементы каждой из описанных ниже, но большинство  из них имеет конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта.

• Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы - ЭА). Электронный архив - это частный случай системы документооборота, ориентированный  на эффективное хранение и поиск информации. Некоторые системы особенно выделяются за счет развитых средств полнотекстового поиска (нечеткий поиск, смысловой поиск и т. д.), другие - за счет эффективной организации хранения (HSM, поддержка широкого диапазона оборудования для хранения информации и т. д.).

•Системы с развитыми  средствами workflow (WF). Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая «жесткая маршрутизация»). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом «работа» (work), а системы такого типа - системами workflow - «поток работ» (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.

•Системы, ориентированные  на поддержку управления организацией и накопление знаний. Это «гибридные» системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Для управления организацией нужна как «жесткая», так и «свободная» маршрутизация,  когда  маршрут движения документа назначает руководитель («расписывает» входящий документ), поэтому обе технологии в том или ином виде могут присутствовать в таких системах. Эти системы активно используются в государственных структурах управления и в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение. При внедрении таких систем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, масштабируемости, поэтапного внедрения, учета территориальной распределенности, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т. д.

• Системы, ориентированные  на поддержку совместной работы (collaboration). Это новое веяние в области систем документооборота, связанное с пониманием изменчивости рыночных условий  в современном мире и с необходимостью иметь для быстрого движения «только самое нужное», обходясь без хотя и полезного, но тяжелого балласта. Такие системы, в противоположность предыдущим, не включают понятия иерархии в организации, не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Обычно они реализованы в концепции «порталов» и предоставляют сервисы хранения и публикации документов в Интернете, поиска информации, ее обсуждения, а также средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных). Такие системы находят заказчиков среди быстро развивающихся коммерческих компаний, рабочих групп в крупных фирмах и государственных структурах.