Microsoft Access

Москва 2012

Содержание

 

 

 

 

Введение 3

1. Теоретическая часть 4

1.1 Краткая характеристика Microsoft Access 4

 

1.2 База данных Microsoft Access и её объекты 6

 

1.3 Запросы. Назначение и виды запросов 8

 

1.3.1 Разработка запроса в режиме конструктора 10

 

1.3.2 Запросы на обновление данных 13

 

1.3.3 Запросы на удаление данных 14

 

1.3.4 Запросы на добавление данных 15

 

2. Практическая часть. 16

Заключение 20

Список литературы 21

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Microsoft Access – это одно из приложений, входящих в состав пакета Microsoft Office. Приложение является мощной программой обработки баз данных, которую можно использовать для хранения, сортировки и управления практически любыми типами данных. В качестве примеров можно привести имена и адреса, информацию о продавцах и складах и даже любимые рецепты.

MS Access, позволяет объединить нужные данные в одну реляционную базу данных. Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного типа. Каждая строка таблицы включает данные об одном объекте, а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов - атрибуты. Строки таблицы называются записями, все записи состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле содержит одну характеристику объекта и имеет строго определенный тип данных.

Целью работы в теоретической части является определение назначения запросов в MS Access и характеристика их основных видов, при этом будет даваться краткая характеристика Microsoft Access и объектов базы данных.

Цель  решения задачи, представленной в  практической части, состоит в  отслеживании своевременности и точности выплат клиента банку ежемесячно. Решение задачи будет выполняться в программной среде MS Excel.

 

1. Теоретическая часть

1.1 Краткая характеристика Microsoft Access

 

Microsoft Access является настольной СУБД (система управления базами данных) реляционного типа, т.е. представляющая собой множество нормализованных взаимосвязанных таблиц [4,с 190]. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать приложения, используя встроенные средства.

В отличие  от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам .

В отношении  защиты информации и разграничения  доступа Access не имеет надежных стандартных средств. В стандартные способы защиты входит защита с использованием пароля БД и защита с использованием пароля пользователя. Снятие такой защиты не представляет сложности для специалиста.

Однако, при известных недостатках MS Access обладает большим количеством преимуществ по сравнению с системами подобного класса.

В первую очередь можно отметить распространенность, которая обусловлена тем, что  Access является продуктом компании Microsoft, программное обеспечение и операционные системы которой использует большая часть пользователей персональных компьютеров. MS Access полностью совместим с операционной системой Windows, постоянно обновляется производителем, поддерживает множество языков.

В целом MS Access предоставляет большое количество возможностей за сравнительно небольшую стоимость. Также необходимо отметить ориентированность на пользователя с разной профессиональной подготовкой, что выражается в наличии большого количества вспомогательных средств (Мастеров), развитую систему справки и понятный интерфейс. Эти средства облегчают проектирование, создание БД и выборку данных из нее.

MS Access предоставляет в распоряжение непрограммирующему пользователю разнообразные диалоговые средства, которые позволяют ему создавать приложения не прибегая к разработке запросов на языке SQL или к программированию макросов или модулей на языке VBA.

Access обладает широкими возможностями по импорту / экспорту данных в различные форматы, от таблиц Excel и текстовых файлов, до практически любой серверной СУБД.

Еще одно немаловажное преимущество MS Access заключается в развитых встроенных средствах разработки приложений. Одним из средств программирования в Access является язык макрокоманд. Программы, созданные на этом языке, называются макросами и позволяют легко связывать отдельные действия, реализуемые с помощью форм, запросов, отчетов. Получается что Access, обладая всеми чертами СУБД, предоставляет и дополнительные возможности. Это не только гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 База данных Microsoft Access и её объекты

 

База  данных Microsoft Access  представляет собой одну из наиболее популярных систем управления базами данных, позволяющую создавать базы данных, вводить в них данные и при необходимости редактировать их, осуществлять поиск и отбор необходимых данных на основе заданного критерия, формировать требуемые отчеты.

Работа  с базой данных подразделяется на две фазы: фазу конструирования базы данных и фазу управления данными. После  завершения фазы конструирования появляется возможность использовать различные  объекты базы данных для управления реальными данными, т.е. становится возможным ввод данных, их редактирование, формирование запросов в базе данных с целью извлечения части данных, создание отчетов и др.

Access может работать одновременно только с одной базой данных. Но одна БД Access может включать множество таблиц, форм, запросов, отчётов, макросов и модулей, которые хранятся в одном файле с расширением mdb.

Таблица - это фундаментальная структура базы данных, где она сохраняются в виде записей (рядов) и полей (столбцов). Для каждой таблицы в Access можно определить первичный ключ и один или несколько индексов с целью увеличения скорости доступа к данным.

Access позволяет создавать структуру таблицы в трех режимах – в режиме конструктора, с помощью мастера и путем ввода данных. Разница предполагает использование этих средств пользователями с разным уровнем подготовки, разными целями и перспективами использования данных.

Естественно имеется возможность просматривать, редактировать, удалять и добавлять  записи, осуществлять поиск, замену, сортировку данных, изменять вид таблицы. Связи  между таблицами определяются специальным  средством, которое называется «Схема данных».

Запрос – объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Создать запрос можно с помощью мастера и в режиме конструктора. В первом случае пользователю в интерактивном режиме предлагается выбрать имя таблицы и поля для выборки. Во втором случае можно выбрать несколько таблиц или запросов, связать их графическим способом и определить поля выборки. Также можно задать дополнительные условия для каждого поля и параметры сортировки.

Есть  еще один способ создания запроса, который  встроен в конструктор, – это написание запроса вручную на языке SQL. Однако текстовый редактор, предназначенный для этого имеет явно скудные возможности в плане удобства и наглядности оформления кода. Видимо этот способ не позиционировался разработчиками как основной.

Форма – объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. На форме разработчик располагает компоненты для ввода, корректировки, просмотра и группировки данных, в зависимости от специфики приложения. Форму также можно создать двумя способами – в режиме конструктора и с помощью мастера.

Отчёт – объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан либо включён в документ другого приложения. Этот документ содержит результаты выборки из базы данных в виде структурированной информации (например, в виде таблицы или списка).

Макрос – это объект, представляющий собой последовательность макрокоманд для автоматизации наиболее часто выполняемых действий при работе с базой.

Модуль – контейнер программного кода на VBA. Для их редактирования и просмотра используется оболочка Редактора Visual Basic. Весь программный код приложения содержится в наборе модулей. Здесь он имеет то же смысловое значение, как и в любом языке программирования.

1.3 Запросы. Назначение и виды  запросов

Запросы являются одним из основных инструментов выборки, обновления и  обработки данных в таблицах базы данных. Результат выполнения запроса  — это новая, чаще всего временная, таблица, которая существует до закрытия запроса.

Запрос строится на основе одной  или нескольких взаимосвязанных  таблиц, позволяя объединять данные, содержащиеся в них. При этом могут использоваться таблицы базы данных, а также сохраненные  таблицы, полученные в результате выполнения других запросов. Кроме того, запрос может строиться непосредственно  на другом запросе с использованием его временной таблицы с результатами. Запрос позволяет выбрать необходимые данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, произвести вычисления и получить результат в виде виртуальной таблицы. Полученная таблица может использоваться в качестве источника данных в формах, отчетах, страницах доступа к данным, других запросах. Через запрос можно производить обновление данных в  таблицах, добавление и удаление записей.

 С помощью  запроса можно выполнить следующие  виды обработки данных:

• включить в результирующую таблицу запроса заданные пользователем поля; выбрать записи, удовлетворяющие условиям отбора;
• произвести вычисления в каждой из полученных записей;
• сгруппировать записи, которые имеют одинаковые значения в одном или нескольких полях, в одну запись и одновременно для других полей образовавшихся групп выполнить одну из статистических функций;
• произвести обновление полей в выбранном подмножестве записей;
• создать новую таблицу базы данных, используя данные из существующих таблиц;
• удалить выбранное подмножество записей из таблицы базы данных; "а добавить выбранное подмножество записей в другую таблицу.

В Microsoft Access может быть создано несколько видов запроса:

• запрос на выборку — выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. Результатом является таблица, которая существует до закрытия запроса. На основе такого запроса могут строиться запросы других видов. Таблицу с результатами запроса на выборку можно использовать для работы с данными в таблицах, на которых построен запрос. Например, через таблицу запроса можно корректировать данные в исходных таблицах базы данных. Запросы могут служить источниками записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным.
• запрос на создание таблицы — также выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов, но, в отличие от запроса на выборку, результат сохраняет в новой постоянной таблице.
• запросы на обновление, добавление, удаление — являются запросами действия, в результате выполнения которых изменяются данные в таблицах

 

 

 

 

1.3.1 Разработка  запроса в режиме конструктора

Для создания запроса необходимо в  окне БД выбрать строку Запросы и выбрать на панели иконку Создать. В открывшемся окне Новый запрос выбрать строку Конструктор (рис. 1)

 

 

 

 

 

Рис.1.

Далее в  открывшемся окне Добавление таблицы нужно выбрать используемые в запросе таблицы и нажать кнопку Добавить. В результате появится окно конструктора запросов – Запрос № : запрос на выборку (рис.2). Окно конструктора запросов разделено на две панели: схему данных запроса, которая включает выбранные таблицы, и бланка запроса по образцу, который нужно заполнить.

Рис. 2

Для включения  требуемых полей таблицы в  соответствующие столбцы запроса  можно воспользоваться следующими приемами:

• В первой строке бланка запроса Поле щелчком мыши вызвать появление кнопки списка и выбрать из списка нужное поле; список содержит все поля таблицы, выбранной в запрос.
• Переместить с помощью мыши требуемое поле из списка полей таблицы в схеме данных запроса в первую строку бланка запроса.
• Дважды щелкнуть на имени поля таблицы в схеме данных запроса.
• Для включения в запрос всех полей таблицы можно дважды щелкнуть на символе * (звездочка) в этом списке[3,с 63].

Выбрав  нужные поля одним из описанных выше способов, получим сформированный запрос. Выполнить сформированный запрос можно  выполнив команды меню Запрос/Запуск (рис.3).

Рис.3.

Для отбора определенных записей из таблицы в запросе есть строка Условие отбора. Условием отбора является выражение, которое состоит из операторов сравнения и операндов. В качестве операндов выражения могут использоваться: литералы (конкретные значения, воспринимаемые Access так, как они записаны; в качестве литералов могут быть числа, текстовые строки, даты; текстовые строки заключаются в кавычки, даты в знаки #), константы (неизменяющиеся значения, которые определены в Access, например, True, False, Null, Да, Нет), идентификаторы (имена полей, таблиц, форм, отчетов и т.д.). Для формирования логических выражений в качестве условий отбора существует Построитель выражений.

 

 

1.3.2 Запросы на обновление данных

Для обновления данных в полях таблиц может быть использован запрос на обновление. Изменения вносятся в группу записей, отбираемых с помощью указанных пользователем условий отбора. Значения для изменений в полях определяются в бланке запроса в поле Обновление. Чтобы задать запрос на обновление, необходимо сначала создать запрос на выборку, который затем преобразуется в окне конструктора запросов в запрос на обновление при выборе команды Обновление контекстного меню, появляющегося при нажатии кнопки Тип запроса на панели инструментов конструктора запросов, или команды меню Запрос/Обновление. После выполнения этой команды в бланке запроса появляется строка Обновление. Для отбора обновляемых записей следует включить в бланк запроса поля, требующие обновления, а также поля, по которым задаются условия отбора. Процедура задания условия отбора аналогична созданию запроса на выборку. Достаточно ввести в строку Обновление значение или выражение, определяющее новое значение поля. Для создания выражения можно воспользоваться построителем выражений. После выполнения команды Запрос/Запуск открывается диалоговое окно с сообщением о числе обновляемых записей и вопросом о продолжении операции обновления. Если необходимо просмотреть только содержимое обновленных полей, после выполнения запроса следует переключиться в режим таблицы. Для этого выберите команду Вид/Режим таблицы.