Microsoft Access

1.3.3 Запросы на удаление данных

Запрос на удаление позволяет удалить записи из одной таблицы или нескольких взаимосвязанных таблиц, для которых установлен флажок каскадное

удаление  связанных записей. В запросе указываются таблицы, из которых должны удаляться записи, и задаются условия отбора. Первоначально запрос на

удаление  создается как запрос на выборку, затем запрос в режиме конструктора преобразуется в запрос на удаление (Запрос/Удаление). После преобразования в запросе появляется строка Удаление. Затем формируется бланк запроса. Для предварительного просмотра удаляемых записей можно нажать кнопку Вид. Для удаления записей запрос нужно запустить на выполнение.

Следует иметь в виду, что удаленные  записи нельзя восстановить, поэтому  перед удалением целесообразно  выполнить предварительный просмотр удаляемых записей.

1.3.4 Запросы на добавление данных

С помощью запроса на добавление производится добавление записей из таблицы результата запроса в таблицу БД. Поэтому поля добавляемых записей в запросе должны соответствовать структуре существующих записей таблицы. Структура записи таблицы запроса может не полностью совпадать со структурой записи таблицы, в которую добавляются записи. В записи запроса может быть меньше полей, если на поля существующей таблицы не наложено требование обязательности их заполнения. Допускается несоответствие типов полей, если возможно преобразование типа данных одного поля в тип данных другого поля. Кроме того, в бланк запроса могут быть включены поля, по которым задаются условия отбора. Первоначально запрос на добавление создается как запрос на выборку для одной или нескольких взаимосвязанных таблиц. Затем в окне конструктора запросов нужно выполнить команды Запрос/Добавление, после чего на экране появляется окно для ввода имени таблицы для добавления (Рис 4). В этом же окне можно также указать, что добавление производится в другую базу данных.

Рис.4.

После преобразования запроса в  его бланке появляется строка Добавление. При формировании добавляемых записей следует иметь в виду, что в бланк запроса должны быть включены поля, соответствующие полям таблицы, в которую будет производиться добавление. Если в таблице, куда добавляются записи, есть ключ, ключевые поля должны быть обязательно включены в бланк запроса. Кроме того, в бланк запроса могут быть включены поля, по которым задаются условия отбора, которые вносятся в поля строки Условия отбора.

2. Практическая часть.

2.1. Постановка задачи

2.1.1. Цель решения задачи

 

Предприятие ООО «Анаконда» сдает в аренду офисные помещения в

центре города различным организациям.

Для решения задачи необходимо следующее.

1. Построить таблицы по приведенным данным.

2. Организовать межтабличные связи с использованием функций ВПР или

ПРОСМОТР для автоматического формирования общей стоимости арен-

ды помещений, включая дополнительные услуги.

3. Сформировать и заполнить таблицу с данными о расчетах дохода от сдачи помещений в аренду за месяц по каждой организации и по всем организациям в целом.

4. Результаты расчетов доходов от сдачи помещений в аренду представить в

графическом виде.

 
Нужно запустить табличный процессор MS Exel. 
Создаем книгу с именем «Аркона».

Лист-1 переименовать на «Арендуемые площади» и создать таблицу «Данные об арендуемых площадях». Далее, заполнить таблицу данными по задаче.

(Приложение 1)

 

Лист-2 переименовать в лист с названием «Прайс-лист». На рабочем листе создать таблицу «Данные о стоимости услуг» Заполнить ячейки исходными данными (А2-В5)

(Приложение 2)

Лист-3 переименовать «Доход от сдачи помещений в аренду». И заполнить таблицу исходными данными (ячейки И2-F9)

С помощью формул свяжем две таблицы и выполним расчёты.

Стоимость аренды помещений по каждой организации. Введём в ячейку С3 следующую формулу: =ВПР(B3;'Арендуемые площади'!A2:B8;2)*ВПР('Доход от сдачи в аренду'!B3;'Прайс-лист'!A2:B4;2) с помощью этой формулы мы получим сумму стоимости аренды за месяц по организации ООО «Альфа», аналогично рассчитываем стоимость аренды по всем остальным организациям.

Рассчитываем стоимость уборки помещений.

Введем в ячейку D3 следующую формулу =ВПР(B3;'арендуемые площади'!A2:B8;2)*ВПР('прайс-лист'!A4;'прайс-лист'!A2:B5;2) получили сумму за охрану объекта за месяц по организации ООО «Альфа», аналогично рассчитываем стоимость охраны объекта по каждой организации.

Рассчитываем стоимость уборки помещений.

Введём в ячейку Е3 следующую формулу: =ВПР(B3;'арендуемые площади'!A2:B8;2)*ВПР('прайс-лист'!A5;'прайс-лист'!A3:B5;2;ЛОЖЬ), с помощью этой формулы мы получили сумму стоимости уборки помещений по всем организациям. 
С помощью формул я рассчитала стоимость аренды, охраны и уборки по всем организациям, данные внесены в таблицу. 
Введём в ячейку F3 седеющую формулу =СУММ(С3:Е3), с помощью этой формулы я получила общую сумму стоимости аренды и услуг организации ООО «Альфа». Аналогично рассчитываем стоимость услуг по остальным организациям. 
По данным расчётам с помощью формулы =СУММ(F3:F8) я рассчитала сумму дохода предприятия ООО «Анаконда» за месяц от сдачи в аренду офисных помещений. 
Все данные расчёта представлены в таблице .

(Приложение 3)

 

Лист 4. Расчёт стоимости аренды и услуг.

С помощью мастера диаграмм строим гистограмму доходов от сдачи помещений в аренду.

-выделяем всю таблицу

-вставляем диаграмму: Вставка-Диаграмма

Автоматически будет построена свободная диаграмма.

(Приложение 4)

 

 Приложение 1.

Данные  об арендуемых площадях
Наименование  организации	Общая площадь арендуемых помещений, кв.м.
ООО "Альфа"	92,32
ООО "Бетта"	56,36
ООО "Гамма"	96,45
ООО "Дельта"	34,64
ООО "Опсилон"	82,79
ООО "Омега"	85,14

 

 

 

Приложение 2.

Данные  о стоимости услуг
Наименование  услуги	Стоимость услуги за 1 кв.м.
Аренда помещения	654
Охрана объекта	265
Ежедневная влажная уборка помещения	31

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 3

 

Расчёт  дохода от сдачи помещений в аренду
№ п/п	Название  организации	Стоимость аренды помещений, руб.	Оплата  охраны объекта, руб.	Уборка  помещений, руб.	Общая стоимость аренды и услуг, руб.
1	ООО "Альфа"	60377,28	24464,8	2861,92	87704
2	ООО "Бетта"	36859,44	14935,4	1747,16	53542
3	ООО "Гамма"	63078,3	25559,25	2989,95	91627,5
4	ООО "Дельта"	22654,56	9179,6	1073,84	32908
5	ООО "Опсилон"	54144,66	21939,35	2566,49	78650,5
6	ООО "Омега"	55681,56	22562,1	2639,34	80883
	Итого:				425315

 

 

Приложение 4

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

В теоретической  части этой работы были кратко описаны  основные характеристики системы управления базами данных Microsoft Access. Определены основные классы объектов БД Microsoft Access, которые имеют значение при использовании этого средства для решения наиболее распространенных задач. Описаны назначение и виды запросов в Microsoft Access.

Microsoft Access – хорошее решение для предприятий, стремящихся совершенствовать управление бизнесом в условиях постоянно изменяющегося рынка, стремящихся в максимально короткие сроки получить правильное решение. В основном это относится к предприятиям малого и среднего бизнеса, которые составляют большинство среди компаний разных отраслей. Миллион специалистов мира в области проектирования и разработки приложений используют Microsoft Access в своих решениях.

В практической части работы была решена поставленная задача – отслеживание соблюдения выплат клиента банком, при наглядности суммы выплат с учетом процентной ставки по кредиту. Использование Microsoft Excel позволило значительно проще и быстрее решить представленную экономическую задачу.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

 

1.Бекаревич Ю., Пушкина Н. Самоучитель Microsoft Access 2000. – СПб.: БХВ – Санкт-Петербург, 2007. – 480 с.

2.Бекаревич  Ю.Б., Пушкина Н.В., Смирнова Е.Ю.  Управление базами данных. [Текст] / Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. – СПб.: Изд. СПбГУ, 2009. – 754 с.

3.Гончаров  А. Access в примерах. [Текст] / Гончаров А.–С.-Петербург: Питер, 2008. – 302 с.

4.Информатика в экономике: Учеб. пособие/ Под . ред. проф. Б.Е. Одинцова, проф. А.Н. Романова. – М.: Вузовский учебник, 2008. – 478 с.

5. Шевченко Н. А.; Access 2003. Искусство создания базы данных - М.: НТ Пресс, 2005 - 160 с.

6. Мир ПК. – Электрон. журн. URL: http://www.osp.pcworld/. Данная работа скачена с сайта http://www.vzfeiinfo.ru ID работы: 34306