Обзор ключевых особенностей и возможностей ПО Business Studio

Федеральное агентство по образованию

ГОУ ВПО Ростовский государственный экономический

Университет «РИНХ»

 

 

 

 

 

Реферат

по дисциплине

«Моделирование  и оптимизация бизнес-процессов»

на тему: «Обзор ключевых особенностей и возможностей

ПО Business Studio».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ростов-на-Дону

2013

Business Studio - это система бизнес моделирования. Бизнес моделирование-это создание комплексной модели бизнеса, которая содержит такие элементы, как: стратегия, модель бизнес-процессов, организационной структуры, ресурсы и документы. Цель использования Business Studio - организация эффективного функционирования бизнеса. При этом решаются следующие задачи:

-формализация, документирование  и оптимизация бизнес-процессов

-внедрение системы менеджмента  качества в соответствии со  стандартом ISO;

-поддержка внедрения  информационных систем.

Система Business Studio появилась на рынке в 2004 году., ежегодно выпускаются обновлённые версии. На данный момент имеется более 1100 клиентов в РФ и СНГ. Для использования в учебных целях Business Studio предоставляется бесплатно.

Ключевое понятие-система  управления - это система, с помощью которой организация управляет объектами внутренней и внешней среды-клиентами,  оборудованием, которой используется при разработке и производстве товара либо оказании услуги, ресурсы, а также сам продукт\услуга.

Система управления состоит  из 3-х элементов:

-цели и показатели-этот  элемент показывает, куда или к чему должна стремиться организация

-модель бизнес-процессов  - показывает, что нужно регулярно делать для достижения поставленных целей

-организационная структура- показывает, кто будет выполнять вышеупомянутую регулярную работу.

Эксперты рекомендует  при проектировании системы управления придерживаться последовательности разработки  приведённой выше, однако, при необходимости Business Studio предоставляет возможность начать проектировать  систему с разработки любого из перечисленных элементов.

Само проектирование системы  управления происходит в цикле. Сначала, на этапе проектирования задаются цели, разрабатывается перечень изменений, которые направлены на достижение обозначенных целей, далее изменения внедряются, на следующем этапе осуществляется контроль за выполнением новых требований, а в завершении цикла происходит анализ полученных результатов. Перечисленные этапы взаимосвязаны и образуют замкнутый цикл, в котором оценка результатов внедрения на этапе анализа является материалом для дальнейшей модернизации действующей модели.

Разработка системы управления начинается с формализации стратегии  и разработки системы целей и  показателей. В результате описания стратегии в упорядоченной форме повышается вероятность её успешной реализации.

Удобным инструментом для  формализации стратегии является стратегическая карта. В системе Business Studio на стратегической карте представляется дерево целей, которые необходимо достичь организации. При проектировании целей обязательно должны быть разработаны показатели их достижении. Для повышения наглядности представления материала, Business Studio позволяет отображать на стратегической карте показатели, измеряющие достижение целей. Показатели характеризуются множеством параметров, наиболее важным из которых является история значений показатели. Business Studio хранит все значения того либо иного показателя за заданный интервал времени, а также предоставляет различные инструменты для анализа тенденций изменения показателей.

Бизнес-процесс-это регулярно  повторяющаяся последовательность действий, направленная на получение какого-то заранее заданного результата, ценного для организации. Т.е. определив цели далее можно определить ту деятельность, которую кампания должна осуществлять для достижения этих целей. Business Studio позволяет построить как комплексную иерархическую модель деятельности кампании, так и описать ряд каких-то отдельны процессов. При описании имеется возможность декомпозировать процессы на подпроцессы для описания каждого процесса более подробно. В распоряжение бизнес-аналитика предоставляются четыре наиболее популярных нотаций моделирования бизнес-процессов:IDEF0, Процесс, Процедура и EPC.

IDEF0 используется для построения иерархической модели бизнес-процессов при описания функционирования процессов на верхнем уровне. Это наиболее популярная нотация моделирования.  В ней бизнес-процессы представляются в форме прямоугольных блоков и стрелки используются для того, чтобы показать взаимодействие между процессами (друг с другом) и внешней средой. При необходимости стрелки могут быть ассоциированы с набором материальных и информационных сущностей, объектов, которые передаются по этой стрелке из одного процесса в другой процесс. Нотация IDEF0 поддерживает декомпозицию на подпроцессы. На нижнем (операционном уровне) рекомендуется использовать нотации Процесс, Процедура или EPC. Либо эти три нотации используются для описания отдельных процессов.

Так, нотация Процесс используется для представления алгоритма выполнения процесса. В ней используются графические элементы начального и конечного событий, т.е. с каких событий начинается и заканчивается выполнение процесса. Процессы отображаются, также как и в предыдущей нотации - в виде прямоугольных блоков. Другой элемент-решение изображается, как ромб. Данный элемент позволяет показать ветвление вариантов выполнения процессов в зависимости от того, выполняется какое-то условие или не выполняется. Очередность выполнения процессов задаётся с помощью стрелок на диаграмме. Аналогично предыдущей нотации к каждой стрелке могут быть прикреплены объекты.

Нотация процедура очень  похожа на нотацию Процесс. Главное  её отличие заключается в наличии  ещё одного элемента диаграммы - это колодцы или дорожки, которые обозначают исполнителя процесса. Т.е. если процесс либо блок решений попадает внутрь этого колодца, то это означает, что данная организационная единица является исполнителем процесса. Таким образом, данная нотация позволяет наглядно продемонстрировать исполнителю зону его ответственности в конкретном бизнес-процессе. Также как и в двух предыдущих нотациях, нотация Процедура позволяет к стрелкам присоединить объекты. При необходимости есть возможность  декомпозировать процессы.

Нотация EPC используется для представления алгоритма выполнения процессов. Здесь уже есть чёткая последовательность выполнения процессов. Процесс представляется в виде последовательности чередующихся событий и функций. Для каждой функции могут быть определены начальные и конечные события, исполнители процесса, другие его участники, материальные и информационные ресурсы и объекты. Они могут быть внесены на диаграмму в виде специальных элементов. Нотация позволяет демонстрировать различные варианты ветвления. Т.е., если Процедура позволяет изобразить только один вариант ветвления из блока решений, то нотация EPC есть возможность показывать альтернативные варианты, параллельное выполнение процесса. Для этого используется специальный элемент, который называется оператор, изображается в виде окружности. Помимо графического описания процесса система Business Studio позволяет для каждого из процессов заполнят различные параметры, списки, например, параметр результат, требования к срокам, список субъектов, которые являются владельцами, исполнителями, либо другими участниками процесса. Также есть возможность указывать показатели результативности и эффективности процесса, которые будут изменяться в режиме реального времени во время имитационного моделирования того или иного процесса, предоставляя возможность наглядно отслеживать зависимости и тенденции изменения тех или иных значимых параметров. В качестве показателей процесса могут быть использованы показатели, которые были заведены в рамках разработки сбалансированной системы показателей либо могут отдельно разрабатываться для контроля выполнения процесса без учёта сбалансированности системы. Для каждого процесса можно хранить историю изменения этого процесса. Т.е. есть возможность зафиксировать какие-то наиболее важные изменения на диаграмме либо изменения в параметрах процессов  и согласовать их с соответствующими согласующими лицами. Т.е. для процесса можно зафиксировать изменения, перечень лиц, согласующихся. Для реализация задачи согласования предлагаемых изменений соответствующими лицами имеется возможность предоставления им доступа к необходимым диаграммам средствами Business Studio непосредственно в её среде либо, в качестве альтернативного варианта, организовать рассылку соответствующих материалов согласующим лицам на электронную почту средствами Business Studio.

На диаграмме процессов, как уже было сказано, имеется возможность с помощью стрелок продемонстрировать взаимодействие процесса и к этой стрелке присоединить объекты, которые перемещаются по этой стрелке. Это справедливо для нотаций IDEF0, Процесс и Процедура. Если же речь идёт о нотации EPC,то в ней объекты изображаются на диаграмме в качестве отдельных элементов. Эти объекты хранятся в специальном разделе «Объекты деятельности», к объектам типа документ есть возможность прикладывать файл с шаблоном документа.Business Studio позволяет в свойствах стрелки указывать не только объекты, но и требования, которые предъявляются к каждому объекту.

Организационная структура  позволяет определить, кто будет  выполнять разработанные на предыдущих этапах процессы, т.е. распределить ответственность. Система позволяет сформировать организационную структуру компании, штатную численность, назначить  владельцев, исполнителей и других участников бизнес-процессов, и по итогам этих действий сформировать организационную  диаграмму.

В Business Studio в специальном разделе субъекты можно построить иерархию подразделений и должностей, а также организационную структуру можно строить с помощью диаграммы, аналогично постройке диаграммы процессов. Рассматриваемое ПО поддерживает 4 типа субъектов: подразделения, должность, внешний субъект-т.е. субъект, который находится за рамками нашей организационной структуры и 4-й тип – роль. Роль-это группа должностей  или подразделений, которые выполняют идентичные действия в рамках некоего процесса, например роль руководителя подразделений. Возможно два варианта использования субъектов типа Роль:

1)Создаётся роль, в неё  включается список субъектов и все субъекты этой роли выполняют какой-то процесс одновременно, например, согласование договора.

2)Субъекты роли являются исполнителями одного и того же процесса, но в отношении разных предметов деятельности.

После описания модели существующих бизнес-процессов, либо проектирования новых есть возможность оценить время и стоимость выполнения бизнес-процесса. Для этого в Business Studio используются методики имитационного моделирования и функционально-стоимостного анализа.

Имитационное моделирования  позволяет пошагово смоделировать  выполнение процесса. В результате проведения ряда экспериментов можно  оценить средние значения и разброс  времени выполнения, а также стоимость  процесса. Если полученные значения не устраивают бизнес-аналитиков и владельцев процессов, то можно перепроектировать бизнес-процесс, запустить процедуру имитационного моделирования и оценить новые значения времени и стоимости бизнес-процесса. При этом предыдущие значения хранятся в системе, позволяя наглядно сравнивать полученные при тех или иных исходных данных результаты. В результате проведения имитационного моделирования Business Studio рассчитывает текущую загрузку ресурса, его перегрузку и рекомендуемое количество ресурсов для выполнения процесса.

Существуют 2 основных версии Business Studio, в которых возможно проектирование системы управления. Это Business Studio Enterprise и Business Studio Professional.

Business Studio Enterprise – это полная версия Business Studio, в которую входят все возможные модули системы.

Business Studio Professional является базовой версией Business Studio, содержит основные возможности по моделированию бизнес-процессов, проектированию сбалансированной системы показателей, средства генерации отчётов и html –публикацию.

Главное отличие Business Studio Enterprise–наличие модуля функционально-стоимостного анализа и модуля СМК. Последний позволяет фиксировать сообщения о несоответствиях, планировать проведение внутренних аудитов, проведения анализа несоответствий; модуль контроля бизнес-процессов, который позволяет загружать из различных систем статистическую информацию о времени начала и завершения выполнения какого-либо процесса. В комплекте с Business Studio Enterprise идёт специальная утилита Meta-Edit, предназначенная для изменения структуры базы данных. Также имеется возможность приобрести эту утилиту отдельно.

Существует третья версия поставки рассматриваемого ПО- Business Studio Cockpit.В этой версии есть специальный модуль, который называется Cockpit,который предназначен для предоставления доступа лицам, контролирующим значения тех или иных показателей либо лицам, ответственным за ввод значений этих показателей. Модуль Cockpit присутствует во всех версия Business Studio.Однако, как уже было сказано, также он выделяется производителем в линейке продуктов, как отдельная версия Business Studio и распространяется в качестве пакетами по 10 лицензий в каждом. Таким образом, данная версия устанавливается для уже обозначенных групп пользователей, ответственных либо контролирующих значения тех или иных показателей.

Возвращаясь к этапу проектирования, необходимо отметить, что Business Studio предоставляет возможность формирования технического задания для осуществления автоматизации тех или иных бизнес-процессов. Этот процесс происходит следующим образом: сначала процесс описывается «как есть», потом принимается решения о необходимости автоматизации процесса с целью улучшения показателей его эффективности. Эти процессы встраиваются в основной процесс, связь действий, которые будут поддерживаться информационной системой и функций информационной системы устанавливается, сами функции создаются в специальном справочнике программных продуктов, которые включен в систему Business Studio, т.е. создали процесс, создали в справочнике функцию, установили связь процесса и этой функции и на основе этих связей процесса и функции информационной системы создаётся технической задание в виде отчёта в формате документа Microsoft Word.

Так, в типовой отчёт включается:

-перечень процессов, которые  будут автоматизироваться при  помощи предлагаемой информационной  системы;