Организация бух. учета с применением программных продуктов в торговых компаниях

При выборе программы необходимо помнить, о зависимости программного продукта АСБУ от фирмы разработчика. При этом желательно делать ставку на лидера, так как для работы очень важна надежность и перспективность  производителя продукта.  
Таблица 2 - Достоинства и недостатки программного обеспечения* 

Изучение теории и практики хозяйственного учета и экономического анализа позволяют сделать вывод, что в последнее время резко  возрос интерес к вопросам учета  и анализа, повышение их роли в  системе управления организацией. Активное внедрение передовых форм и методов  управления требуют от учета не просто отражения тех или иных хозяйственных  процессов, а также их фиксации, которая  максимально удовлетворяет нужды  управления. Необходимо увеличить возможность  получения в системе учета  информации, дифференцированной по сферам и уровням управления. Сегодня  хотя и предполагается многоцелевое использование учетной информации для различных функций управления, но не обеспечивается ее полнота; уровень  достоверности данных ниже требуемого; их обработка выполняется с запаздыванием, имеет место дублирование учетной  информации. Вследствие этого возрастает неопределенность в принятии управленческих решений. Таким образом, совершенствование  бухгалтерского учета связано, прежде всего, с повышением его аналитичности и оперативности, расширением используемых в нем способов и форм представления информации потребителям. 
Учет как поставщик информации, в первую очередь должен удовлетворять требованиям анализа, синтезирующего в себе все нужды управления в информации. До сих пор основным направлением совершенствования учета и анализа можно считать их локальное, автономное развитие. Долго это соответствовало уровню средств и производительности труда управленческого персонала. С развитием вычислительной техники ситуация стала меняться. Однако автоматизация функций и участков управления велась, как правило, изолированно. 
 
В новых условиях хозяйствования, когда кардинально меняются принципы управления, а также отношения между государством и производителем, для эффективного управления организацией недостаточно автоматизации только бухгалтерского и складского учета, необходимы информационные системы, имеющие в своем арсенале полный функциональный комплекс для решения экономических, управленческих задач.  
 
Все сказанное позволяет сделать вывод, что основными направлениями совершенствования учета и анализа являются:  

•  
  изменение функциональных структур и задач учета и анализа;
•  
  ориентация учета и анализа на нужды управления на всех его уровнях;
•  
  использование для экономического анализа более широкой информационной базы (таблица 3).

 
Решение выше перечисленных проблем, на наш взгляд, могут обеспечить комплексные информационные системы (КИС), основанные на единой информационной базе, которая обеспечивает адекватность, оперативность и малозатратность. В основе комплексной системы лежит принцип интеграции подсистем. Взаимодействие между подсистемами происходит на базе взаимного использования информации, общности первичных источников инфомации, единстве системы кодирования, единстве системы показателей, интеграции обработки данных. Автоматизация бухгалтерского учета и экономического анализа рассматривается как составной элемент комплексной информационной системы, учетные и аналитические процессы не выделяются из общего процесса управления, в ней реализуется полный рыночный цикл — от планирования бизнеса до анализа результатов (рисунок 3).  
 
Таблица 3 - Направления совершенствования учета и анализа*  
 
 

Особенностью комплексной  системы автоматизации управления является также возможность перераспределения  аналитики между отдельными подсистемами, чтобы не перегружать аналитическими функциями бухгалтерскую подсистему. Так, например, в бухгалтерской подсистеме, совсем необязательно вести учет взаиморасчетов с точностью до документов-оснований (контрактов, договоров, счетов). Эта  аналитика может отслеживаться  подсистемой оперативного управления. При использовании КИС компании смогут использовать весь спектр методов  для углубления и расширения анализа, и выполнить необходимую детализацию, которая может потребоваться  для нужд управления.  
Как показывает практика, до сих пор весьма распространена частичная автоматизация, охватывающая в основном лишь участок учета. Но подобная практика не дает той базы, на которой можно обеспечить эффективные условия успешного управления средней, и тем более, крупной организацией. По подсчетам компаний, проводивших аудит внедренных КИС, срок закрытия учетного периода при их использовании уменьшается на 500%, точность учета затрат повышается на 30%, на 27% увеличивается производительность труда и примерно на столько же снижается потребность компании в оборотных средствах за счет повышения эффективности труда, что в свою очередь обеспечивает сокращение операционных и управленческих затрат на 15%. Кроме того, при их использовании легче контролировать внутренние бизнес-процессы, а, значит, они менее подвержены случайным факторам, приводящим к 

ошибкам, имеющим часто  роковые последствия.  
Рисунок 3 -Комплексная информационная система 
 
Примечание - Схема составлена автором. 
Опыт применения КИС в зарубежной практике и в Казахстане выявил, что управление компанией, использующей такую систему, становится более прозрачным, что резко повышает индекс инвестиционной привлекательности. Например, по данным внутренней оценки, проведенной руководством ОАО «Казахтелеком», после установки КИС этот показатель вырос на 20%. Для компаний, стремящихся эмитировать ценные бумаги и привлекать дополнительные финансовые ресурсы путем публичных торгов на фондовых рынках, наличие системы управления и отчетности, сертифицированной по международным стандартам ISO 9000 или ISO 9002 является обязательным условием для выхода на фондовые биржи. 
 
На наш взгляд, сегодня недостаточно используются возможности современного технического и программного обеспечения для совершенствования бухгалтерского учета. При применении автоматизированной формы учета расширяются возможности ведения аналитического учета, возникает возможность в пределах одного синтетического счета получить несколько различных систем аналитических счетов, при этом можно свести до минимума применение субсчетов.  
 
Несмотря на отличия по функциональным возможностям, пользовательскому интерфейсу и т.д., в основе любой компьютерной бухгалтерской программы лежит План счетов бухгалтерского учета, определяющий методическую основу формирования бухгалтерской информационной системы. В современных бухгалтерских программах возможна настройка счетов для ведения аналитического учета в разрезе 5 объектов аналитики (к счету можно «привязать» до 5 видов субконто). В этом случае говорят об организации многомерного аналитического учета. Например, учет материалов можно вести в разрезе видов материалов и в разрезе мест хранения; учет расходов - в разрезе подразделений, видов деятельности и видов затрат. В дальнейшем стандартными средствами программы все отчеты можно будет получать как в целом по счету, так и в разрезе этих объектов аналитики. 
 
Для получения отчетов с разной степенью детализации можно вести многоуровневый аналитический учет, для этого бухгалтер может создать справочники с необходимой иерархической структурой (до 10 уровней аналитики).  
 
В связи с тем, что в настоящее время многие компании разрабатывают рабочий план счетов на основе утвержденной Основы, поэтому особенно актуально учитывать возможности бухгалтерских программ для организации аналитического учета. Мы предлагаем существующую схему счетов производственного учета, а соответственно и ведение учета упростить. Не создавать, как это было сделано в Типовом плане счетов отдельных счетов для учета материальных затрат, заработной платы, отчислений от заработной платы и накладных расходов, а настроить все счета производственного учета на ведение многомерного аналитического учета, как показано в таблице 4 на примере счета «Основное производство». Тем более, что МСФО №2 «Запасы», в отличие от СБУ № 7, устанавливавшего единую для всех организаций номенклатуру экономических элементов, этого не требует. 
Каждую статью калькуляции можно также детализировать в зависимости от особенностей технологии и организации производственного процесса и других факторов, характеризующих специфику производства, например, использовать двухуровневую организацию аналитического учета.  
Для подраздела «Незавершенное производство» настройка счетов для ведения аналитического учета выполняется аналогично производственным счетам. Учет незавершенного производства производится по действующей схеме. При использовании компьютерной программы процедура переноса остатков не вызовет затруднений и может быть выполнена с помощью одного документа, который в зависимости от выбранного режима будет формировать операции по закрытию сумм незавершенного производства, например: производство®финансовая бухгалтерия или выполнять обратную операцию: финансовая бухгалтерия®производство.  
Таблица 4 – Настройка производственных счетов, на ведение многомерного учета* 
 

 
 
На счетах «Расходы по реализации продукции» и «Административные расходы» организация  аналитического учета выполняется  аналогично счетам производственного  учета.  
При такой организации плана счетов сокращается количество корреспонденций, а соответственно и число ошибок, кроме того, появляются дополнительные возможности для анализа. Можно стандартными средствами программы формировать отчеты в необходимых аналитических разрезах. Например, получить такие отчеты, как: 

•  
  данные по заработной плате в целом по всему предприятию; 
•  
  данные по заработной плате в разрезе каждого Подразделения;
•  
  данные по заработной плате в разрезе каждого Вида деятельности;
•  
  все затраты в разрезе каждого Подразделения;
•  
  все затраты по каждому виду деятельности ит.д.

 
Благодаря этому менеджеры смогут контролировать затраты организации  с необходимой степенью детализации. Немаловажным мы считаем и тот  факт, что при данной организации  аналитического учета вычислять  и анализировать затраты в  любых необходимых разрезах, используя  не бухгалтерские счета, а субконто, за которыми закрепляется определенный смысл, более удобно для менеджеров.  
Кроме того, такая организация позволяет разделить функции аналитического учета в программе между отдельными подсистемами бухгалтерского и управленческого учета. В отдельно взятой бухгалтерской программе при необходимости многоаспектного анализа затрат (по видам выпускаемой продукции, подразделениям, элементам затрат, филиалам, заказам и т.д.) вся затратная аналитика привязывается к синтетическим счетам, и подготовкой соответствующей отчетности вынуждена заниматься бухгалтерия. При использовании отдельных подсистем в финансовой подсистеме можно вести только ту аналитику, которая необходима бухгалтерии, а детальный управленческий учет затрат, в необходимых разрезах, вести без привязки к бухгалтерским счетам в подсистеме управленческого учета. Следовательно, применяя систему многомерного аналитического учета, можно существенно, с одной стороны, уменьшить количество необходимых счетов, а с другой сделать систему учета менее громоздкой и более понятной. 
Важными факторами в конкурентной борьбе являются снижение себестоимости продукции и управление затратами. В этой связи становится актуальным динамический мониторинг себестоимости, позволяющий принимать оперативные управленческие решения и проводить необходимую корректировку планов при изменении внешних условий. Это достаточно трудоемкая задача, решение которой облегчается в условиях автоматизированной обработки экономической информации.  
Анализ функциональных возможностей АСБУ показал, что многие из них позволяют реализовать функции не только финансового, но и управленческого учета. Однако при использовании любой информационной системы требуется строгое соблюдение технологии решения задач, встроенных в конфигурацию системы. Это относится к ведению системы синтетических счетов, субсчетов и аналитических счетов, справочников, а также порядку применения системы компьютерных документов. Достаточно нарушить требуемый моделью учета порядок, и система может дать неправильные результаты. Например, конфигурация «Бухгалтерский учет для Казахстана» позволяет вести несложный производственный учет. Для правильного формирования себестоимости готовой продукции важно соблюдать последовательность заполнения необходимых справочников и документов (рисунок 4). 
При использовании программных продуктов для эффективного управления затратами необходимо создать целостную систему классификаторов - справочников. Система классификаторов — это своего рода фундамент производственного учета. Она лежит в основе форм отчетности, методов калькуляции. Часто систему классификаторов разрабатывают на основании форм отчетности. Но в этом случае для нее характерны такие недостатки, как негибкость, основанная на конкретных формах отчетов, не позволяющая составлять другие отчеты с использованием тех же данных; недостаточная полнота: отчеты могут не полностью представлять все аспекты финансово-хозяйственной деятельности. Вследствие того, что система классификаторов необходима для эффективного управления затратами, мы считаем, что она должна строиться на основании требований процесса и характера объектов управления. Для управления затратами формируются справочники мест возникновения затрат (МВЗ), носителей затрат, статей и элементов затрат.  
Поскольку носители затрат — все производимые предприятием продукты, состав этого справочника полностью зависит от специфики бизнеса. Его статьи, например, можно разделить на следующие группы: «Производство продукции», «Реализация товаров (работ, услуг)», «Оказание услуг аренды». Внутри каждой группы можно создать отдельные подгруппы, например, группа «Производство продукции», подгруппа – «Масло растительное», носители затрат – «Масло рафинированное», «Масло нерафинированное». Такое построение справочника позволит провести анализ не только по отдельным носителям, но и подгруппам 
 
Рисунок 4- Организация учета готовой продукции