Отчет по квалификационной практике по рабочей профессии место прохождения практики: МУ «Управление культуры и кино»

    Каждый напечатанный лист  проекта  приказа (на бланке или без)  должен иметь следующие размеры  полей

• левое  2,75-3,50мм.
• правое 1,25-2,25 мм.
• верхнее 2,5 мм.
• нижнее 20 мм.

    При оформлении текста проекта приказа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы арабскими цифрами, посередине верхнего поля, без точки.

 

2.2 . Подготовка структурных  схем составных единиц информации.

Приказы и распоряжения в МУ «УКиК» издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации; постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации; приказов, указаний и распоряжений Министерства культуры Российской Федерации.

Проекты приказов (распоряжений) готовятся соответствующими отделами учреждения МУ «УКиК» на основании поручений руководителя МУ «УКиК», его заместителей, либо в инициативном порядке в пределах вопросов, отнесенных к их ведению.

Проекты приказов (распоряжений) по кадровым вопросам (о приеме, увольнении, перемещении, поощрении работников, наложении взысканий) готовит каждый отдел учреждения структурного подразделения МУ «УКиК». МУ «Управление  культуры и кино» на основании соответствующих представлений начальников отделов и структурных подразделений, заявлений работников, которые согласовываются с заместителем руководителя МУ «УКиК», курирующим данный отдел или структурное подразделение, а также на основании выводов по материалам служебных проверок.

Не допускается объединять в один распорядительный документ (приказ, распоряжение) решения по основной деятельности, по личному составу  и по административно-хозяйственной  деятельности.

Контроль за правильностью  оформления реквизитов проектов приказов (распоряжений) осуществляет специалист отдела кадров.

Проекты приказов (распоряжений) и приложений к ним до представления  на подпись руководителю МУ «УКиК» визируются исполнителем и начальником отдела, вносящего проект, после чего передаются исполнителем в отдел кадров для проверки на соответствие требованиям по оформлению реквизитов документа и правилам русского языка.

После проверки на соответствие требованиям по оформлению реквизитов документа и правилам русского языка  и внесения исполнителем при необходимости право к проект передается на визирование специалисту кадров, а затем начальникам отделов структурного подразделения, деятельности которых проект касается или которым в нем предусматриваются задания (поручения), а также заместителям руководителя в соответствии с рacпределением обязанностей.

Проекты заявлений по кадровым вопросам (о приеме, увольнении, перемещении, поощрении работников, наложении и снятии взысканий) в обязательном порядке должна быть виза структурного подразделения.

В отсутствие начальников отделов структурного подразделения МУ «УКиК» визирование проектов приказов (распоряжений) осуществляется лицами, официально их замещающими.

В случае, когда должностное  лицо, визирующее проект, одновременно является и его исполнителем, подпись ставится один раз.

Сроки согласования проекта  приказа (распоряжения) определяются руководителем структурного подразделения.

Завизированный проект приказа (распоряжения) для представления на подпись руководителю МУ «УКиК» или лицу, исполняющему его обязанности, исполнителем передается работнику специалисту отдела кадров.

       Право подписи приказов (распоряжений) по основной деятельности, административно-хозяйственным вопросам, по кадрам предоставлено руководителю учреждения или лицу, исполняющему его обязанности.

Возложение исполнения: обязанностей руководителя в случае его временной нетрудоспособности, отпуска или отсутствия по другой причине должно быть предусмотрено  распорядительным документом, подписанным (утвержденным) руководителем.

После подписания приказы (распоряжения) незамедлительно передаются в отдел кадров.

Исполнителем подписанные  приказы (распоряжения) учреждение культуры с приложениями и электронной версией документа на магнитном носителе передаются на регистрацию. 

Копии приказов (распоряжений) по основной деятельности и размноженные экземпляры заверяются печатью отдела кадров. Копии приказов (распоряжений) по кадрам и выписки из них заверяются печатью отдела кадров.

Проекты приказов (распоряжений) печатаются на официальных бланках учреждения установленной формы.

Приказ (распоряжение) имеет  следующие реквизиты:

Государственный герб  Российской  Федерации  без геральдического щита.

       Наименование вида документа - приказ (распоряжение).

        Дата и номер приказа (распоряжения).

         Датой приказа (распоряжения) является дата его регистрации.

      Номер приказа (распоряжения) состоит из знака «№» и порядкового номера приказа (распоряжения).

Приказы (распоряжения) нумеруются в пределах календарного года.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка  не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный  интервал и выравнивается по центру.

Текст приказа (распоряжения) состоит, как правило, из двух частей: констатирующей (преам6улы) и распорядительной.

В констатирующей части  кратко излагаются цели и задачи, факты  и события, послужившие основанием для издания приказа (распоряжения). Она может начинаться словами  «в целях», «во исполнение» и Т.Д. Если приказ (распоряжение) издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

Преамбула завершается  словом «приказываю» (в приказах) или

«предлагаю», «обязываю» (в распоряжениях), которое печатается вразрядку строчными буквами, затем ставится двоеточие.

Распорядительная часть  приказа (распоряжения) от констатирующей дополнительным межстрочным интервалом не отделяется и печатается с новой  строки с абзацным отступом от левой границы текстового поля 12,5 мм.

Распорядительная  часть  должна  содержать  перечисление

предписываемых действий с указанием исполнителя каждого  действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия одного характера могут быть перечислены в одном пункте.

 

Компьютерный  альбом входных и выходных документов

Таблица № 2.

№ п/п	Код задачи	Документ	Код документа	Реквизит	Тип реквизита
1	С 03	Приказ	030	Номер приказа	N
2	С 03	Приказ	030	Дата визирования	D
3	С 03	Входящая корреспонденция	035	Номер по регистрационной книге	N
4	С 03	Входящая корреспонденция	035	Дата составления	D
5	С 03	Исходящая корреспонденция	040	Номер по регистрационной книге	N
6	С 03	Исходящая корреспонденция	040	Дата составления	D

 

 

 

Структурно-функциональная схема документа приказа

 

			Руководитель
			С 03
			Отдел кадров оформление приказа в компьютерном варианте
Направляется выписка из приказа  в бухгалтерию							Подшивается в архив

 

3. Построение  информационной модели

3.1. Анализ информационных  потоков

Движение документов с момента их получения или  создания до завершения исполнения решений  по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки, информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

 

Порядок обработки поступающих документов.

Документы, поступающие  в организацию, в том числе  созданные с помощью средств  вычислительной техники, проходят первичную  обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрению руководством и доставляются исполнителям.

На полученном документе  проставляется регистрационный  штамп.

Документы с грифом «лично»  или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения  поступивших документов на требующие  обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно  в структурные подразделения  и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение не осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

Предложения, заявления  и жалобы граждан передаются в  подразделения по рассмотрению писем  граждан.

Документы, адресованные руководству организации или  не имеющие указания конкретного  должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения.

На рассмотрение руководства  передаются документы, полученные из правительственных  и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.

Документы, решения по которым исполняются несколькими  структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в  копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

При необходимости безотлагательного  решения по поступившему документу  допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

Порядок обработки отправляемых документов.

Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные  с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются  в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами.

       Передача документов внутри организации.

    Передача документов между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.

Передача документов на ВЦ для обработки, а также получение документов

(машинограмм) с ВЦ  осуществляется через секретаря  структурного подразделения или  лицо, ответственное за документационное обеспечение.

Учет  количества документов

Учет должен производится в комплексе с другими мероприятиями  по совершенствованию работы с документами.