Понятие информационных технологий

Делопроизводство ведется  по документам следующих групп:

• входящие документы;
• исходящие документы, создаваемые в министерстве труда и социальной защиты населения Ставропольского края и отправляемые в другие организации;
• внутренние документы.

Входящие документы разделены на подгруппы:

• по корреспондентам;
• по направлениям деятельности организации;
• по принципу формирования дел.

На рисунке 1 и 2 приведёны примеры схем движения и обработки входящих документов

Технологическая операция	Служба ДОУ	Министр, заместители министра	Секретарь заместителя министра	Руководитель структурного подразделения	Исполнитель	Служба контроля
Приём документов и их предварительное  рассмотрение
Регистрация и передача документа  на рассмотрение
Рассмотрение документа
Занесение в РК резолюции, при необходимости постановка на контроль
Передача документа в  структурное подразделение
Доклад документа руководителю структурного подразделения, рассмотрение документа
Занесение в РК резолюции  руководителя структурного подразделения
Передача документа исполнителю
Исполнение документа
Внесение в РК сведений об исполнении документа
Снятие документа с  контроля
Подшивка документа в  дело

Рис. 1 – Схема движения и обработки входящих документов

На рисунке 2 приведён пример схемы движения и обработки внутренних и исходящих документов Министерства труда и социальной защиты населения Ставропольского края.

Технологическая операция	Исполнитель	Заинтересованные структурные  подразделения	Юридическая служба	Служба ДОУ, служба контроля	Заместители министра	Министр
Подготовка проекта документа
Согласование
Доработка документа
Визирование
Подписание
Регистрация документа
Постановка на контроль (при  необходимости)
Тиражирование документа
Рассылка/ организация ознакомления
Списание в дело

Рис. 2 – Схема движения и обработки  внутренних и исходящих документов

После получения всех необходимых  виз документ направляется на подпись  должностному лицу (лицам), имеющему право  подписи соответствующего документа.[9]

После подписания проект документа  направляется автором на регистрацию. В зависимости от вида созданного документа он рассылается внешним или внутренним адресатам.[8]

Проведение анализа эффективности автоматизации делопроизводства, показал, что в результате автоматизации экономия по трудовым затратам составит 49,2 часов, а по стоимостным затратам 2199 рублей в месяц. 

 

2.3 Применение интерактивных ИТ в коммерческой деятельности

        Большинство подразделений мировой экономической инфраструктуры представлены в глобальной сети Интернет. Деятельность многих компаний невозможна без использования информационных технологий и Интернета. Это обусловлено отсутствием географических границ при осуществлении электронной коммерции; уменьшением трансакционных издержек; возможностью работы напрямую с производителем; упрощением системы взаимодействия с партнерами; возможностью продвижения компании на мировом уровне; возможностью интерактивного взаимодействия с клиентом, что позволяет оперативно реагировать на изменение потребительского рынка.

         Интерактивные формы взаимодействия (ИФВ) – это возможность взаимодействия бизнес-партнеров в условиях реального времени с использованием современных средств коммуникации, в частности, глобальной сети Интернет. Эти формы взаимодействия позволяют осуществить индивидуальный подход к потребителю, что приводит к формированию новых видов сервиса, учитывающих особенности каждого клиента. Данное утверждение справедливо и для организации консалтинговой деятельности.

         ИФВ, по сути, представляют собой определенный вид коммуникативного взаимодействия, основной характеристикой которого является многофункциональность, что проявляется в возможности получения различной информации в зависимости от ситуации, характера, интереса и целей организации клиента.

        Для успешности взаимодействия консалтинговой компании необходимо осуществить комплекс мероприятий по привлечению клиента, сформировать определенный имидж и побудить к интеракции. Преимуществом интерактивного взаимодействия (ИВ) является возможность количественной и качественной оценки коммуникаций, так как можно статистически охватить не только каждый контакт, но и каждое повторное взаимодействие. Если данные о пользователе не защищены программой, то можно четко определить, с кем происходило взаимодействие для установления индивидуального контакта. Это позволяет отслеживать структуру спроса на консалтинговые услуги и ее изменения, что формирует деятельность консалтинговой компании, ориентированную на максимальное удовлетворение потребностей клиентов.

Можно выделить несколько  вариантов стратегий развития ИВ:

- стратегия индивидуализации  клиента - стремление к максимальному  удовлетворению потребностей и  гибкости при взаимодействии  с организацией клиента;

- стратегия дифференциации  – специализация в одной предметной  области;

- стратегия информативности  – предоставление информационно-справочных  данных, интерактивное взаимодействие  в режиме «вопрос-ответ»;

- расширенная стратегия  – комплексные мероприятия по  активному развитию деятельности  на локальном и глобальном  уровнях.

          Одним из необходимых условий для осуществления интерактивного взаимодействия является наличие Интернет-сайта, где отражается вся информация о деятельности компании. Основными преимуществами ИВ являются:

- расширение возможности  выбора консалтинговой компании, не ограниченного географическими  и временными рамками;

- появление возможности  гибкого реагирования на потребности  организации клиента;

- снижение затрат на  организацию консалтингового проекта;

- существование возможности  постоянного взаимодействия клиент-консультант,  что позволяет оперативно решать  проблемы, возникающие в процессе  реализации и внедрения консалтингового  проекта.

Можно выделить несколько  форм интерактивного взаимодействия:

1. Специализированные консалтинговые сайты, например, правовые системы. Консультации ориентированы на решение общих вопросов в одной предметной области (юридические или правовые услуги). Клиент, за определенную фиксированную плату, находит ответы на общие вопросы, без адаптации к его индивидуальным потребностям. Консультационный процесс не имеет ярко выраженной интерактивной формы. В то же время, клиент может получить более подробную консультацию в зависимости от конкретной ситуации. Данную форму консультирования можно охарактеризовать как «справка-консультация».

2. Индивидуальные консультационные проекты, где на основе интерактивной формы заявки формируется техническое задание, которое реализуется с учетом индивидуальных потребностей заказчика.

3. Тренинги. Данная форма актуальна как на начальной стадии консультирования, когда решение проблем возможно с помощью тренинговых программ, так и на последующих стадиях, когда необходимо дополнительное обучение или повышение квалификации персонала компании. Они могут иметь различную тематику. Их основными преимуществами являются: относительно меньшая стоимость по сравнению с индивидуальным консультационным проектом; возможность интерактивной формы проведения; возможность обмена опытом с другими участниками тренинга.

4. Форумы. Свободная форма ИВ, где участниками могут выступать представители различных организаций с целью обмена опытом и получением ответов на интересующие вопросы. Инициатором подобных форумов может выступать консалтинговая компания, которая анонсирует темы форума и категорию участников; решение проблемы может быть сформировано без участия профессиональных консультантов. При этом консалтинговая компания не ведет активной политики по привлечению клиентов, но косвенным образом формирует свой имидж и изучает проблемы потенциальных потребителей.

        Определенной частью деятельности любой компании являются ее внутренние коммуникации. Если компания ориентирована на удовлетворение потребностей клиентов и заинтересована в снижении издержек и осуществлении эффективной деятельности, то она должна стремиться к оптимизации коммуникаций между сотрудниками и подразделениями. Интерактивная форма представляет интересные возможности формирования коммуникаций между сотрудниками, отделами, а также в области повышения квалификации и обучения.

          Несмотря на перспективность развития ИФВ, существует ряд факторов, влияющих на их практическое внедрение в деятельность консалтинговых компаний:

- технологическая оснащенность, проявляющаяся в создании необходимой  инфраструктуры (информационные и  компьютерные технологии);

- качественные характеристики  Интернет-связи и уровень провайдера;

- конъюнктура рынка  провайдеров;

- государственное регулирование  и политика в области Интернет-технологий  и электронной коммерции;

- степень восприятия  новых технологий консалтинговой  компанией и ее клиентами.

Учитывая современные  темпы развития информационных технологий и степень их внедрения в организацию  деятельности большинства компаний, интерактивные формы взаимодействия имеют широкие перспективы использования  в процессе консультирования и могут  являться существенным фактором в развитии предпринимательской деятельности.

 

Заключение

         Современный российский рынок насыщается интерактивными ИТ, что в свою очередь приводит к развитию всей инфраструктуры страны.

         В своей курсовой работе мы  рассматривали применение интерактивных  ИТ в различных сферах. Что же касается внедрения ИТ в образовательную сфере, то здесь существуют свои плюсы и минусы.

        Говоря о достоинствах, система образования становится более гибкой, за счет автоматизации многих процессов ее реакция на изменения в окружающем мире ускоряется; повышается оперативность и адекватность механизмов управления системой образования; сформированная информационная культура открывает перед людьми принципиально новые возможности для самореализации; сокращаются временные, психологические и иные нагрузки за счет автоматизации рутинных операций, четкого выявления точек применения усилий. За счет внедрения информационных технологий учебный процесс становится более индивидуализированным и дифференцированным, следовательно, более эффективным.