Применение электронных таблиц при обработке информации

      В работе с электронными таблицами  можно выделить три основных типа данных: числа, текст и формулы.

      Числа. Для представления чисел могут  использоваться несколько различных  форматов (числовой, экспоненциальный, дробный и процентный). Существуют специальные форматы для хранения дат (например, 25.09.2003) и времени (например, 13:30:55), а также финансовый и денежный форматы (например, 1500,00р.), которые используются при проведении бухгалтерских расчетов.

      По  умолчанию для представления  чисел электронные таблицы используют числовой формат, который отображает два десятичных знака числа после  запятой (например, 195,20).

      Экспоненциальный  формат применяется, если число, содержащее большое количество разрядов, не умещается в ячейке. В этом случае разряды числа представляются с помощью положительных или отрицательных степеней числа 10. Например, числа 2000000 и 0,000002, представленные в экспоненциальном формате как 2 × 106 и 2 × 10-6, будут записаны в ячейке электронных таблиц в виде 2,00Е+06 и 2,00Е-06.

      По  умолчанию числа выравниваются  в ячейке по правому краю. Это  объясняется тем, что при размещении чисел друг под другом (в столбце  таблицы) удобно иметь выравнивание по разрядам (единицы под единицами, десятки под десятками и т. д.).

      Текст. Текстом в электронных таблицах является последовательность символов, состоящая из букв, цифр и пробелов. Например, последовательность цифр "2004" - это текст. По умолчанию текст  выравнивается в ячейке по левому краю. Это объясняется традиционным способом письма (слева направо).

      Формулы. Формула должна начинаться со знака  равенства и может включать в  себя числа, имена ячеек, функции  и знаки математических операций. Однако в формулу не может входить  текст.

      Например, формула =А1+В1 обеспечивает сложение чисел, хранящихся в ячейках А1 и В1, а формула =А1*5 - умножение числа, хранящегося в ячейке А1, на 5. При изменении исходных значений, входящих в формулу, результат пересчитывается немедленно.[7]

      Таким образом, все выше перечисленные функциональные особенности электронных таблиц и способствуют их популярности и широкому применению в разных областях научной и профессиональной сферы.

       Глава 2. Обзор наиболее популярных электронных таблиц

                                        2.1. Microsoft Excel

     Excel – популярная офисная программа  от компании Microsoft. Несмотря на то, что данная программа входит в пакет MS Office и устанавливается автоматически с остальными программами, возможности Excel весьма велики, поэтому их не стоит игнорировать не только рядовым пользователям, но и более искушенным в анализе данных специалистам - экономистам. Данное приложение отвечает всем выше рассмотренным характеристикам электронной таблицы.

     Microsoft Office Excel является мощным средством,  с помощью которого можно создавать и форматировать таблицы, анализировать данные и обмениваться ими с другими пользователями, что позволяет принимать более обоснованные решения. Благодаря интерфейсу Microsoft Office Fluent, богатым возможностям графического представления данных и сводным таблицам стало проще создавать профессионально оформленные диаграммы и работать с ними. Office Excel 2007 в сочетании со службами Excel, новой технологией, включенной в Microsoft Office SharePoint Server 2007, предоставляет существенно расширенные возможности по обмену данными с повышенным уровнем безопасности. Теперь можно без опасения передавать конфиденциальные сведения коллегам, клиентам и деловым партнерам. Организовав совместную работу с таблицами при помощи Office Excel 2007 со службами Excel, можно перемещаться по таблицам, сортировать и фильтровать данные, задавать параметры, а также работать со сводными таблицами непосредственно в веб-обозревателе.

     Хоть Excel и уступает по мощности специальным  пакетам анализа, таким как MATLAB или Statistica, у него есть своя ниша и определенные преимущества. К их числу можно отнести широкую распространенность и доступность самой программы, интуитивно понятный интерфейс, русифицированность. К тому же для Excel существует масса плагинов и специальных пакетов существенно расширяющих его встроенные возможности. Кроме того, есть и другой способ расширить функциональность – написание пользовательских функций на VBA. Для этого в Excel имеется специальный редактор (Alt+F11). Комбинируя встроенные и пользовательские функции, можно относительно легко решить практически любую вычислительную задачу.[3]

     В Excel имеется довольно много встроенных функций, которые особенно актуальны при экономических и статистических расчетах. В экономической практике удобно пользоваться специальной надстройкой «Анализ данных». В ней наибольший интерес представляют модули:

• Корреляция;
• Ковариация;
• Описательная статистика;
• Экспоненциальное сглаживание;
• Гистограмма;
• Скользящее среднее;
• Генерация случайных чисел.

     Также стоит отметить такую надстройку, как «Поиск решения». Данная функция способствует решению оптимизационных задач в экономике.[5]

     Excel можно использовать как генератор  случайных чисел. Полученные искусственные  доходности позволяют проводить  сценарный анализ динамики финансового инструмента.

     Excel удобно использовать для автоматизации  повседневных рутинных задач,  возникающих в процессе торговли, необходимых для следования выбранному  методу управления капиталом  и т.п. 

     Но, как и любой процесс, обработка  данных в MS Excel имеет свои минусы, рассмотрим основные:

     В Microsoft Excel не предусмотрен просмотр книги  целиком, т. е. всех ее листов. Предварительный  просмотр показывает только текущий  лист. Это неудобство можно легко  обойти, если бы можно было выделить те листы, которые будут печататься. Сделать это можно, если щелкнуть левой клавишей мыши на ярлычке листа при нажатой клавише [Ctrl]. Это «добавит» его к текущему выделению листов. Выбранные вами листы отмечаются белым цветом. Можно выделить все листы, если щелкнуть правой кнопкой мыши на ярлычке любого листа и выбрать во всплывающем меню пункт Выделить все листы. Если теперь в меню Файл выбрать Предварительный просмотр, то в него будут включены все выбранные листы так, как они будут печататься.

     В табличной процессоре Excel отсутствует автоматическая проверка орфографии.

     К плюсам стоит отнести следующие  факты:

     Возможности построения графиков в Microsoft Excel вне  конкуренции. Тем не менее, довольно часто нужно просто визуально  сравнивать несколько контролируемых величин. Для этого вполне хватит и обычных «текстовых» средств Excel. Воспользуйтесь текстовой функцией ПОВТОР, которой передаются два параметра: текстовая строка и количество ее повторов. Если в качестве первого параметра использовать, например, латинский символ I, а в качестве второго — контролируемую цифру, то мы получим строку, длина которой (в символах) равна второму параметру функции. В результате получается картинка, аналогичная приведенной на рисунке. В качестве символа-повторителя можно также использовать, например, символы-значки шрифта Wingding.

     Обычно  процесс создания таблицы в Excel происходит в три этапа: 1 — черновой набросок, 2 — его отладка, 3 — окончательное  оформление. На первых двух этапах оформлением  никто не занимается, и лишь значительно позже, уже на третьем этапе, обнаруживается необходимость представить абсолютно одинаково (цвет, формат цифр, выравнивание) содержимое нескольких ячеек.

     Для этого сначала оформляют одну ячейку в качестве образца, а затем  это оформление «размножается» с  помощью инструмента Формат по образцу на другую ячейку. Одна незадача — после применения инструмента он деактивируется. Однако если при его выборе использовать двойной щелчок мыши, то инструмент останется активным до тех пор, пока вы не нажмете клавишу [Esc] или не щелкните на нем еще раз мышкой. Это позволяет одинаково «покрасить» много ячеек за один заход.

     Зачастую  возникает необходимость вставки  или удаления целых строк или  столбцов. Эти действия можно выполнить и не прибегая к помощи меню и мышки — с помощью специальных комбинаций клавиш. Для выделения строки нужно нажать [Ctrl]+[пробел], а столбца — [Shift]+[пробел]. После этого клавишами перемещения курсора можно расширить область выделения до нужных размеров и затем нажать [Ctrl]+[-] — для удаления выделенного диапазона или [Ctrl]+[+] — для добавления выделенного количества строк/столбцов.

     При выполнении аналитических расчетов, подготовке технико-экономических  планов и обоснований бывает нужно подобрать некоторые данные, анализируя сразу несколько получаемых результатов одновременно. Помочь отслеживать результаты вычислений в ключевых ячейках может условное форматирование — Формат|Условное форматирование.

     Вы  можете задать для них различные условия, при выполнении которых к данным в ячейке будет применено то или иное форматирование (цвета шрифта, контуров и заливки ячейки). Например, яркая раскраска ячеек с нарушенными граничными значениями допустимых диапазонов позволит не пропустить их и избежать досадных ошибок типа "случайно пропустил" или "не заметил".[6]

     Спрятать  от показа (и печати) ячейки с данными, которые используются для вспомогательных  вычислений, можно либо установив  цвет шрифта такой же, как и у  заливки ячейки (обычно — белый), или использовав специальный формат для отображения данных — ;;; (три точки с запятой). Делается это через Формат|Ячейки|Число|(все форматы)|Тип:. При этом "невидимое" содержимое такой ячейки можно будет править в поле формул.

     Для того чтобы иметь возможность загружать сразу несколько таблиц, нужно сохранить так называемую Рабочую область. В это понятие включается не только состав открытых файлов, но и их текущее состояние.

     Откройте  все нужные файлы, расположите окна таким образом, как это удобно, и выберите Файл|Сохранить рабочую область. Excel создаст файл с расширением XLW, при открытии которого будут автоматически загружены все таблицы и восстановлено их состояние в том виде, в котором они были в момент сохранения области.

     Таким образом, MS Excel является оптимальным табличным процессором, как для обычного пользователя, так и для специалиста в области экономики, статистики и др.

                                           2.2. Quattro Pro

     Quattro Pro является табличным процессором, разработанным компанией Borland, после была продана и выходит по под маркой компании Corel, чаще всего как часть компании Corel WordPerfect Office.

     Исторически сложилось так, программа Quattro Pro использовала список команд похожие на Lotus 1-2-3. Это была первая электронная таблица, которая использовала листы-вкладки. В настоящее время данная программа работает под управлением операционной системы Windows. Quattro Pro в отличии от Microsoft Excel позволяет создавать максимальный размер листа около одного миллиона строк и 18276 столбцов. Начиная примерно с 1996 Quattro Pro заняла второе место на рынке программных продуктов после Excel.

     Общее расширение файла Quattro Pro - Qpw. Более ранние версии Quattro Pro используется также следующими расширениями:, WB2, WB1, wq2, wq1. Wb3.[8]

     Оригинальная версия электронных таблиц Borland Quattro была написана на ассемблере и Turbo для операционной системы DOS. В то время такой табличный  процессор получил высокую оценку в основном из-за превосходной графики. Программа позволяла обрабатывать числовую информацию в текстовом режиме и выводит чертежи. Компания Borland нанимала лучших программистов над работой и совершенствованием данного программного продукта. Электронная таблица Quattro Pro выставилась на продажу в последнем квартале 1989 года. Но путь к массовому производству программного продукта был тернист: землетрясение повредило офис компании Borland, пострадали почти все вычислительные комплексы. Все оборудование перевезли на теннисный корт и именно там благодаря усидчивости специалистов и прекрасной погоде было закончено тестирование программы и выпуск ее в свет.

     Некоторые утверждали, что именно Quattro Pro была первой электронной таблицей, кто использовал файл со вкладками. Но был и другой табличный редактор "BoeingCalc", который использовал вкладки для нескольких листов и трехмерные ссылки, но сама программа производила расчеты настолько медленно, что со временем ею совсем перестали использоваться.