Проектирование автоматизированного рабочего места экономиста на предприятии

Access — это система управления базами данных (СУБД). Под системой управления понимается комплекс программ, который позволяет не только хранить большие массивы данных в определенном формате, но и обрабатывать их, представляя в удобном для пользователей виде. Access дает возможность также автоматизировать часто выполняемые операции (например, расчет заработной платы, учет материальных ценностей и т.п.). С помощью Access можно не только разрабатывать удобные формы ввода и просмотра данных, но и составлять сложные отчеты.

Access является приложением Windows, а поскольку и Windows и Access разработаны одной фирмой (Microsoft), они очень хорошо взаимодействуют друг с другом. СУБД Access работает под управлением Windows; таким образом, все преимущества Windows доступны в Access, например, вы можете вырезать, копировать и вставлять данные из любого приложения Windows в приложение Access и наоборот.

Access — это реляционная СУБД. Это означает, что с ее помощью можно работать одновременно с несколькими таблицами базы данных. Применение реляционной СУБД помогает упростить структуру данных и таким образом облегчить выполнение работы. Таблицу Access можно связать с данными, хранящимися на другом компьютере или на сервере, а также использовать таблицу, созданную в СУБД Paradox или Dbase. Данные Access очень просто комбинировать с данными Excel.

В СУБД Access предусмотрено много дополнительных сервисных возможностей. Мастера помогут вам создать таблицы, формы или отчеты из имеющихся заготовок, сделав за вас основную черновую работу. Выражения используются в Access, например, для проверки допустимости введенного значения. Макросы позволяют автоматизировать многие процессы без программирования, тогда как встроенный в Access язык VBA (Visual Basic for Applications) — специально разработанный компанией Microsoft диалект языка Basic для использования в приложениях Microsoft Office — дает возможность опытному пользователю программировать сложные процедуры обработки данных. Просматривая свою форму или отчет, вы сможете представить, как они будут выглядеть в распечатанном виде. И наконец, используя такие возможности языка программирования С, как функции и обращения к Windows API (Application Programming Interface — интерфейс прикладных программ Windows), можно написать подпрограмму для взаимодействия Access с другими приложениями — источниками данных.

В Microsoft Office Access 2003 добавлено множество новых средств, разработанных для облегчения работы в Интернет и создания приложений для Web. Для доступа к сети Интернет и использования преимуществ новых средств необходимы средства просмотра Web, например Microsoft Internet Explorer, а также модем. Пользователь имеет возможность непосредственно подключаться к узлам Microsoft Web из программ Office (в том числе и из Access) с помощью команды Microsoft на Web из пункта меню. При этом можно, например, получить доступ к техническим ресурсам и загрузить общедоступные программы, не прерывая работу с Access.

Система Access содержит набор инструментов для управления базами данных, включающий конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Кроме того, Access можно рассматривать и как среду для разработки приложений. Используя макросы для автоматизации задач, вы можете создавать такие же мощные, ориентированные на пользователя приложения, как и приложения, созданные с помощью "полноценных" языков программирования, дополнять их кнопками, меню и диалоговыми окнами.

Справочная система фирмы  Microsoft является лучшей среди аналогичных программ как для новичков, так и для опытных пользователей. Access дает возможность использовать контекстно-зависимую справку, для получения которой достаточно нажать правую клавишу мыши. Какие бы вы ни испытывали затруднения при работе с системой, вам поможет появляющаяся на экране справка по интересующей вас теме. Помимо этого справочная система Access имеет удобные и простые в использовании содержание, предметный указатель, систему поиска, журнал хронологии и закладки. В локализованной версии Access компания Microsoft добавила новое средство — Помощник. Помощник отвечает на вопросы, выдает советы и справки об особенностях используемой программы

Достоинства Access в простоте приобретения, в простоте использования в простоте обслуживания.

 

 

 

 

 

2.2. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА ПРОЕКТИРОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ПРИ ИСПОЛЬЗОВАНИИ СТРУКТУРНЫХ МЕТОДОЛОГИЙ

Проектирование ИС – трудоемкий, длительный и динамический процесс. Технологии проектирования, применяемые  в настоящее время, предполагают поэтапную разработку системы. Этапы  по общности целей могут объединяться в стадии. Совокупность стадий и  этапов, которые проходит ИС в своем  развитии от момента принятия решения  о создании системы до момента  прекращения функционирования системы, называется жизненным циклом ИС.

В настоящее время известны и используются следующие модели жизненного цикла ИС:

• Каскадная модель предусматривает последовательное выполнение всех этапов проекта в строго фиксированном порядке. Переход на следующий этап означает  полное завершение работ на предыдущем этапе.
• Поэтапная модель с промежуточным контролем. Разработка ИС ведется итерациями с циклами обратной связи между этапами. Межэтапные корректировки позволяют учитывать реально существующее взаимовлияние результатов разработки на различных этапах; время жизни каждого из  этапов растягивается на весь период разработки.
• Спиральная модель. На каждом витке спирали выполняется создание очередной версии продукта, уточняются требования проекта, определяется его качество и планируются работы следующего витка. Особое внимание уделяется начальным этапам разработки – анализу и проектированию, где реализуемость тех или иных технических решений проверяется и обосновывается посредством создания прототипов.  

 

 

 

Каноническое  проектирование

Организация канонического  проектирования ИС ориентирована на использование главным образом  каскадной модели жизненного цикла  ИС. Стадии и этапы описаны в  стандарте ГОСТ 34.601-90. Всего их 8:

1. Формирование требований к ИС.
2. Разработка концепции ИС.
3. Техническое задание.
4. Эскизный проект.
5. Технический проект.
6. Рабочая документация.
7. Ввод в действие.
8. Сопровождение ИС.

В нашей квалификационной работе мы только ограничиваемся Эскизным проектом. А эскизный проект – это выделение сущностей, связей предметной области, выбор платформы, разработка эскизов экранных форм и макетов печатных форм документов, архитектуры ИС.

Наша проектируемая система  относится  к типовому проектированию. Оно предполагает создание системы из готовых типовых элементов. Основополагающим требованием для применения методов проектирования является возможность декомпозиции проектируемой системы на множество составляющих компонентов.

Процесс бизнес-моделирования может быть реализован в рамках различных методик, отличающихся подходом. Выделяют структурный и объектный подходы. Объектный подход рассматривает организацию как набор взаимодействующих объектов. Структурный же подход рассматривает организацию как набор функций, преобразующий поступающий виток информации в выходной поток. Процесс преобразования информации потребляет определенные ресурсы. Основное отличие от объектного подхода заключается в чётком отделении функции от самих данных.

Для нас структурный подход – это отличное решение для  реализации  поставленной задачи. Так  как в нём рассматриваются  более подробно входной виток  информации  (Товарные накладные, товарные отчёты, справки), который в итоге  преобразуется в выходной поток (статистическая отчётность, план).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3. ИНФОЛОГИЧЕСКОЕ МОДЕЛИРОВАНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

Инфологическая модель базы данных представляет собой описание объектов (сущностей), с набором атрибутов  и связей между ними, которые выявляются в процессе исследования как входных, так и выходных данных. Она предназначается  для структурного образования предметной области, с ориентированием на информационное внимание пользователей, разрабатываемой  системы. Так же инфологическая модель должна быть как стабильной, так  и неизменной, и являться представлением аспекта пользователя на описанную  раннее предметную область. Однако, при проектировании инфологической модели, должна присутствовать возможность для её увеличения и вставки вспомогательных данных.

Самая распространенная модель в инфологическом моделировании  это модель "сущность-связь", к  главным компонентам её относятся - сущности и связи. Под понятием сущности трактуется содержание объекта, о котором набирают необходимую  информацию. Экземпляром сущности представляется - чёткий объект. Сущность определяется атрибутами, которые в свою очередь  описаны определёнными характеристиками. Связи должны показывать определённые отношения между сущностями. Во время  построения инфологической модели чаще используют графические схемы.

Рис.2.1. Инфологическая модель

Модель включает сущности:

1. Магазин. Атрибутами сущности являются – Наименование, Адрес, Номер Телефона.
2. Товар. Атрибуты – Наименование, Единица измерения.
3. Поставщик. Атрибутам – Наименование, Адрес, Номер Телефона, Банковские реквизиты.
4. Товарная группа необходима для оценки результатов экономической деятельности по группам в целом. Примерами товарных групп могут быть – Хлеб и Хлебобулочные изделия, Рыбопродукты и т.д. Имеет один атрибут – Наименование.

Агрегированный объект –  Поставка. Атрибут – Дата поставки.

Между выделенными сущностями можно выделить следующие связи:

1. «Товар» находится в «товарной группе»;
2. Агрегированный объект «Поставка» содержит в себе объекты «Поставщик», «Магазин», а также сам поставляемый «Товар».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. РАЗРАБОТКА  ЛОГИЧЕСКОЙ СТРУКТУРЫ БАЗЫ ДАННЫХ

В ходе рассмотрения бизнес – процессов было принято решение  разработать АРМ для экономиста, ведущего учёт экономических показателей, выполняющего следующие функции:

• ввод и редактирование данных о товарах предприятия;
• ввод и редактирование данных о поставках;
• ввод и редактирование данных о поставщиках и магазинах;
• хранение форм первичных документов;
• просмотр данных;
• формирование статистических отчётов.

Ранее в дипломе были выделены сущности Товар, Магазин, Поставщик, Поставка, Товарная группа.  В базе данных будут  созданы данные таблицы с такими же наименованиями. С определенными  связями. Также необходимо создать  справочную информацию по первичным  документам, реквизиты которых понадобятся  для дальнейшей обработки информации. Такими таблицами будут Данные Товарных накладных, Данные Товарных отчётов, Данные Справок о товарах.

Сейчас определим взаимосвязи  между сущностями. Они наглядно представлены в таблице 2.1.

Таблица 2.1.                      

Связи между сущностями

Вид связи	Сущность	Сущность
1:М	Поставщик	Поставка
1:М	Товар	Поставка
1:М	Магазин	Поставка
1:1	Данные Товарных Накладных	Поставка
1:М	Товарная группа	Товар

 

А теперь перейдём к атрибутам.  Необходимо выделить атрибут или набор атрибутов, которые могли бы однозначно определить экземпляр сущности (потенциальные ключи). Так, для сущности Товары потенциальным ключом является атрибут Наименование. Но данный атрибут является строковым, и использовать его в качестве первичного ключа было бы нерационально. Поэтому введем дополнительный атрибут Код_товара, который присваивался бы экземпляру сущности Товары при внесении его в БД и не менялся за все время существования данной записи в БД.

Для однозначной идентификации  экземпляра сущности Поставка введем атрибут Код_Поставки, для сущности Магазин - Код_магазина, для сущности Поставщик - Код_поставщика, для сущности Накладная- № Накладной, для сущности Товарная группа – Код_товарной  группы Также введем внешние ключи для связи сущностей: атрибуты Код_поставщика, Код_магазина и Код_товара в сущности Поставка.

Далее необходимо внести не ключевые атрибуты.

Таким образом, мы получили 7 отношений:

• Товар (Код товара, Наименование, Единица измерения);
• Магазин (Код магазина, Наименование, Адрес, Номер телефона);
• Поставщик (Код поставщика, Наименование, Адрес, Номер телефона, Банковские реквизиты);
• Поставки (Код поставки, Код_поставщика, Код_товара, Код_магазина, Количество, Дата поставки, Текущая цена);
• Товарная группа (Код_товарной группы, Наименование);
• Накладная (№ накладной, Дата составления);
• Товарный отчет (№ документа, Код_магазина, Дата составления, Остаток на приход, Итого по приходу, Расход, Итого по расходу, Остаток).
• Справка по товарам (№ документа, Код_магазина, Дата составления, Товарные группы, Розница, Остаток).