Проектирование и внедрение автоматизированного рабочего места администратора цветочного салона (на примере ИП «Семь цветов»)

Лицензия: регистрационный № 2490 от 22 февраля  2012 года, бланк серии ААА № 002608 Свидетельство о государственной аккредитации: регистрационный №1736 от 12 апреля 2012 года, на бланке серии ВВ № 001755

115191, г. Москва, 4-ый  Рощинский проезд, 9а.   Тел: + 7 (495) 796-92-62.    E-mail: mpsi@mpsi.ru

 

Экономический факультет

 

 

 

ДОПУСТИТЬ К ЗАЩИТЕ:
Заведующий кафедрой информатики и математики
(инициалы, фамилия)
(подпись)
	«		»
	число			месяц		год

 

 

 

 

ДИПЛОМНЫЙ ПРОЕКТ

 

Тема дипломного проекта:	Проектирование и внедрение автоматизирован-
ного рабочего места администратора цветочного салона (на примере ИП «Семь цветов»)
Автор дипломного проекта:	Савенкова Светлана Гаделевна
	(фамилия, имя, отчество студента)

Специальность: Прикладная информатика (в экономике)

Специализация: Информационные системы в банковском деле

№ группы:

08ЭИ/6-03

 

Курс      6 

Научный руководитель:	к.ф-м.н., доцент Минлибаев М.Р.
	(подпись, дата, инициалы, фамилия, ученая  степень, звание)

 

 

 

 

Москва 2014 г.

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ	5
ГЛАВА 1 АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ	7
Описание предметной области автоматизированной информационной системы цветочного салона «Семь цветов»	7
Исследование деятельности предприятия	8
1.2.2 Разработка системного проекта	10
1.2.3 Разработка предложений по автоматизации  предприятия	11
Разработка технического проекта	11
1.2.5 Требования к информационной и программной совместимости	11
Глава 2 Администрирование И БЕЗОПАСНОСТЬ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ	23
2.1 Структура сети информационной  системы	25
2.2 Администрирование сервера	25
2.3 Администрирование рабочих станций	25
2.4 Безопасность  информационных систем 1.3 Спецификации процессов 1.4 Диаграммы переходов состояний 1.5 Диаграммы потоков данных 1.6 Диаграммы «сущность-связь» 1.7 Словарь терминов 1.8 Функциональные диаграммы 1.9 Среда разработки 3 ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ 3.1 3.2	26
ЗАКЛЮЧЕНИЕ	28
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ	29

 

ВВЕДЕНИЕ

Продажа цветов и цветочных композиций - довольно капризный бизнес. Чтобы свести все возможные риски к минимуму, при организации работы магазина цветов или флористической студии приходится учитывать самые разнообразные факторы: срок годности тех или иных растений, сезонный спрос, последние модные тенденции и многое другое. Предприятие «Авангард Сервис Автоматизация» предлагает провести автоматизацию магазина цветов, способствующую повышению его пропускной способности, качества обслуживания клиентов и скорости обработки больших потоков информации, а значит, эффективности и конкурентоспособности в целом.

Сотрудники цветочных магазинов чаще всего занимаются составлением букетов непосредственно на рабочем месте. Но, в то же время, им необходимо успевать общаться с покупателями, вести учет материалов, следить за порядком в зале, проводить кассовые операции и составлять отчетность. Система автоматизации магазина цветов, включающая правильно подобранное оборудование и программное обеспечение,  поможет избежать множества ошибок, возникающих при обработке разного рода информации вручную, минимизировать объемы просроченного товара, получать максимально достоверные данные о продажах и остатках, анализировать проводимые операции и формировать корректные заявки на восполнение товара.

Автоматизируется работа менеджера компании, занимающейся продажей цветов (живых и искусственных), цветочных композиций и сопутствующих товаров: учет поступления и реализации товара.   Система обеспечивает выполнение следующих основных функций:   - ведение справочников номенклатуры товара, клиентов, поставщиков и менеджеров;   - оформление прихода и реализации товара;   - учет наличия товара на складе в количественном выражении, закупочной цене и цене продажи, автоматизированная коррекция количества товара при оформлении прихода или реализации товара;   - поиск по товарной номенклатуре, складу, оформленным накладным, счетам, счетам-фактурам и заявкам;   - формирования отчетов по учету прибыли с подведением итогов по каждой группе и по всей номенклатуре;   - формирование документов:   -- приходная накладная;   -- расходная (товарная) накладная;   -- счета;   -- счет-фактура;   -- заявка на закупку товара;   -- прайс-лист;   -- отчет о наличии товара на складе;   -- отчеты по приходу или расходу по дням;   -- журналы счетов, счетов-фактур, заявок, приходных и расходных накладных;   - формирование статистики:   -- диаграмма "Объемы продаж по менеджерам";   -- диаграмма "Объемы продаж по группам товаров";   -- диаграмма "Объемы прихода по поставщикам".   В реализации программы широко используются средства встроенного языка программирования VВА (Visual Вasic for Аpplication). Диалог с пользователем осуществляется посредством экранных форм.   В пояснительной записке (ПЗ) к дипломному проекту, помимо основного раздела, есть раздел обоснования экономической эффективности проекта и безопасность жизнедеятельности (БЖД). При проектировании системы были использованы средства ВРWin и ЕRWin, что подробно описано в ПЗ.

Учет в магазине цветов – дело трудоемкое, ввиду того, что цветы относятся к товару скоропортящемуся.  Конечно, в небольших магазинах, где вполне может управиться даже один продавец, системы автоматизации, возможно, не являются необходимой мерой. Но в крупных магазинах, где занимаются не только продажей цветов, но и составлением букетов и созданием декоративных украшений, автоматизированная система просто необходима.

Одним из средств автоматизации, которое все больше приобретает популярность, как у работников, так и у владельцев различных магазинов, является автоматизированная информационная система, которой отлично взаимодействует с другими программами необходимыми для учета и планирования всех процессов в торговле.

Такая система сможет контролировать заявки на поставку товара, учитывать возвраты и поступления, реализовывать товары со складов, а также проводить оформление необходимых документов прямо на месте продажи.

Цветочный салон «Семь цветов» предоставляет полный комплекс услуг по оформлению и доставке заказов букетов и композиций.

Цель дипломной работы состоит в проектировании автоматизированной информационной системы учета доставки заказов цветочного магазина, а также разработка и внедрение комплексной автоматизированной системы,  и повышение эффективности работы всех подразделений компании и обеспечение ведения учета в единой информационной системе.

Задачи дипломной работы:

- накопление информации, повышающей эффективность работы  флористов компании;

- анализ предметной области  проектируемой автоматизированной  информационной системы

- разработка структурной функциональной модели деятельности предприятия (методологии IDEF0, IDFD)

- разработка технического проекта реализации АИС

- повышение оперативности  работы оператора компании;

- решение вопросов, связанных  с получением ежедневной документации  отчетного характера.

Спроектированная информационная система должна выполнять следующие функции:

- Хранить информацию  о цветах, декоративной зелени, упаковке.

- Хранить сведения о  поступивших заказах

- Формировать и хранить  чек на сформированный заказ

- Поддерживать возможность  оформления доставки заказа клиенту  через собственную курьерскую  службу.

- Оформлять факт отказа  клиента от заказа.

- Формировать отчетную  документацию по оплаченным и  доставленным заказам за отчетный  период.

- Формировать индивидуальный  график работ курьерам, с учетом  их текущей загруженности.

- Формировать план работ  флористу на день.

- Выводить на печать  прайс–лист компании.

- Осуществлять подбор  композиции в зависимости от  цены.

- Осуществлять подбор  композиции в зависимости от  темы.

- Осуществлять подбор  композиции в зависимости от  единицы композиции.

- Осуществлять подбор  композиции в зависимости от  декора.

 

ГЛАВА 1. аналитическая часть

1.1 Описание предметной  области автоматизированной информационной  системы «Семь цветов»

Цветочный салон «Семь цветов» занимается составлением цветочных композиций, продажей и доставкой цветов и букетов.

Основные бизнес-процессы компании - закупки, складирование запасов, продажи, взаиморасчеты с поставщиками и клиентами.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- ввод, вывод, хранение и обработка информации  о цветах, декоративной зелени, упаковке, поступивших заказах;

- информация  о заказчиках включает сведения  об их личных данных (ФИО, контактный  телефон, адрес), которые при необходимости  можно изменить;

- информация  о курьере включает сведения  об их личных данных (ФИО, контактный  телефон), которые также при необходимости  можно изменить;

- поиск  композиции в зависимости от  цены;

- поиск  композиции в зависимости от  темы;

- поиск  композиции в зависимости от  единицы композиции;

- поиск  композиции в зависимости от  декора;

- выбор  подходящей букета или композиции  из существующих образцов;

- оформление  спецзаказа, исходя из требований  заказчиков;

- оформление  факта отказа клиента от заказа.

Предусматривается формирование и печать следующих документов:

- печать чека на сформированный  заказ;

- печать отчетной документации по оплаченным и доставленным заказам за день;

- печать отчетной документации по оплаченным и доставленным заказам за отчетный период;

- печать индивидуального графика работ курьерам, с учетом их текущей загруженности;

- печать  плана работ флористу на день;

- печать  прайс-листа компании по цветам, декору, композициям компании.

Цветочный магазин – бизнес довольно тонкий. И для него нужен определенный поход. Это обусловлено характеристиками товара. Основная особенность заключается в том, что маркировка продукции цветочного магазина отличается от маркировки товаров, например, продуктового магазина. Штрих-код на цветок не нанесешь. Не смотря на то, что цветы относятся к скоропортящимся товарам, их срок годности может сильно варьироваться. По этой причине вести вручную учет товаров довольно сложно. К тому же товар от различных фирм-производителей, аналогичен по всем признакам, за исключение одной лишь цены.

Автоматизация цветочного магазина включает установку оборудования и специальный программ, позволяющих с легкостью вести учет всех имеющихся товаров. Программа позволит учесть все особенности и характеристики товара, что в значительной степени упростить выполнение заказов.

1. Обследование деятельности предприятия

Организационно-штатная структура цветочного салона «Семь цветов» имеет вид:

 

Рисунок 1 - Организационно-штатная структура цветочного салона «Семь цветов»

 

Организационная структура  цветочного салона "Семь цветов" 
Тип организационной структуры  магазина "Семь цветов" - линейный, так как во главе фирмы стоит руководитель, сосредоточивший в своих руках все функции управления и осуществляющий единоличное руководство подчиненными ему работниками. Таким образом, в управлении реализуется принцип единоначалия, который предполагает, что подчиненные выполняют распоряжения одного руководителя. 
       Директор цветочного магазина - обеспечивает соблюдение требований, установленных  для предприятия в государственных  стандартах, санитарных, ветеринарных, противопожарных правилах и других нормативных документах, оформляет, получает лицензии, соответствующие разрешения и иные документы (сертификаты соответствия, гигиенические заключения) и представляет их, либо часть информации, содержащейся в этих документах для ознакомления покупателям, доводит до сведения покупателей информацию о товарах и иной информации, способствующей правильному выбору товара покупателем, доводит до покупателей сведения об организационно-правовой форме юридического лица, фирменное наименование (наименование), юридический адрес, режим работы и пр., обеспечивает наличие оборудования, инвентаря в соответствии с требованиями стандартов необходимых для сохранения качества и безопасности товаров при их хранении и реализации в месте продажи, организовывает, планирует и координирует деятельность предприятия розничной торговли, управляет текущей деятельность, направленной на доведение товаров до потребителей с наименьшими затратами, осуществляет контроль за рациональным использованием материальных, финансовых и трудовых ресурсов.

        Администратор цветочного магазина - анализирует результаты продаж и качества обслуживания покупателей, разрабатывает и проводит мероприятия по повышению качества торгового процесса, ведет переговоры, связанные с поставками, заказами и реализацией товаров, оформляет договоры поставки, купли - продажи, комиссии и т.д., обеспечивает организацию учета товарно-материальных ценностей и представляет отчетность об объемах произведенных продаж директору предприятия (владельцу), принимает решения о назначении, перемещении и освобождении от занимаемых должностей работников торгового предприятия; применяет меры поощрения отличившихся работников, налагает взыскания на нарушителей производственной и трудовой дисциплины, руководит работниками предприятия розничной торговли, представляет интересы предприятия и действует от его имени. 
       Продавец – обслуживает  покупателей, подсчитывает стоимости  покупки и выписывает, упаковывает  товар, оформляет витрины и контролирует их состояние, участвует в проведении инвентаризации.