Проектирование и внедрение автоматизированного рабочего места администратора цветочного салона (на примере ИП «Семь цветов»)

       Флорист – осуществляет следующие виды работ: обслуживание покупателей: составление букетов, подсчет стоимости букета, проверку реквизитов чека, выдачу букета, контроль за своевременным пополнением рабочего запаса розочек и гвоздик, сохранностью, исправностью и правильной эксплуатацией торгово-технологического оборудования, чистотой и порядком на рабочем месте, подготовку цветочков и травки к продаже: проверка наименования, количества, сортности, цены, состояния упаковки и правильности маркировки; распаковку, осмотр внешнего вида, зачистку, отрыв сухих листочков и лепесточков, подготовку рабочего места: проверку наличия и исправности оборудования, инвентаря и инструмента; заточку, правку инструментов, получение и подготовку упаковочного материала, размещение цветочков по группам, видам и сортам с учетом частоты спроса и удобства работы, заполнение и прикрепление ярлыков цен, подсчет чеков (денег) и сдачу их в установленном порядке, уборку нереализованных цветочков и тары, подготовку цветочков к инвентаризации. 
В качестве рекомендаций по совершенствованию организационной  структуры, с учетом выбранной стратегии предлагается матричная структура управления.           Матричная структура представляет собой современный эффективный тип организационной структуры управления, построенный нa принципе двойного подчинения исполнителей, c одной стороны — непосредственному руководителю функциональной службы, которая предоставляет персонал и техническую помощь, c другой — руководителю проекта (целевой программы), который нaдeлeн необходимыми полномочиями для осуществления процесса управления в соответствии c запланированными сроками, ресурсами и качеством.  

Основными задачами цветочного салона «Семь цветов» является оптимальное движение товара (цветы) на складе и  максимизация прибыли.

В результате  проведения обследования предприятия были определены требования к разрабатываемой информационной системе. Одно из основных требований цветочного салона «Семь цветов» к будущему решению состоит в том, чтобы оно было построено на фундаменте единой интегрированной системы, а работа всех сотрудников велась в одном информационном пространстве.

 

Ключевые функциональные требования к информационной системе:

1. Средства защиты данных от несанкционированного доступа. Разграничения доступа к данным в соответствии с должностными обязанностями.

2.Возможность удаленного доступа.

3.Управление запасами. Оперативное получение информации об остатках на складе.

4.Управление закупками. Планирование закупок в разрезе поставщиков.

5.Управление продажами. Контроль лимита задолженности с возможностью блокировки формирования отгрузочных документов.

6.Полный контроль взаиморасчетов с поставщиками и клиентами.

7.Получение управленческих отчетов в необходимых аналитических срезах - как детальных для менеджеров, так и агрегированных для руководителей подразделений и директоров фирмы.

 

 

 

1.2.2 Разработка системного проекта

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 2 – Функциональная модель нулевого уровня DFD

Рисунок 3 – Функциональная модель нулевого уровня IDEF0

 

 

1.2.3. Разработка предложений по  автоматизации предприятия

Исследовав систему учета доставки на предприятии, были выявлены следующие недостатки:

-  недостаток ресурсов в персональных компьютеров

• непонятный графический интерфейс
• слишком сложная в эксплуатации программа

Для решения этих проблем нужно выполнить следующие действия:

- закупить более новые персональные компьютеры с подходящими ресурсами, для выполнения задач;

- разработать новую программу с понятным интерфейсом и простой в использовании.

 

1.2.4. Разработка  технического проекта

Минимальные требования для работы программы на персональных компьютеров:

• процессор Pentium-1.6Hz;
• оперативную память объемом, 256Мб;
• тип монитора LСD (15').

Рекомендуемые требования:

• процессор Pentium-2.0Hz;
• оперативную память объемом, 512Мб;
• тип монитора LСD (15').

 

1.2.5. Требования к информационной  и программной совместимости

Система должна работать под управлением семейства операционных систем x86, x64 (Windows XP , Windows Vista, Windows 7, Windows Server 2003, Windows Server 2008 и т. п.). Должен установлен пакет Microsoft Office 2007. Для хранения данных необходимо использовать MS Access. Каждый персональный компьютер должен быть подключен к локальной сети организации.

Рекомендуемое программное обеспечение, Windows XP, Microsoft Office 2007.

1.3. Спецификации  процессов автоматизирование рабочего места в цветочном салоне «Семь цветов»

Спецификация процесса (СП) используется для описания функционирования процесса  в  случае  отсутствия необходимости детализировать его с помощью DFD .   Фактически,  СП  представляют  собой алгоритмы описания задач,  выполняемых  процессами:  множество  всех   СП   является   полной спецификацией  системы.  СП  содержат  номер  и/или  имя процесса,  списки входных  и  выходных  данных  и  тело  (описание)   процесса,   являющееся спецификацией  алгоритма  или  операции,  трансформирующей  входные потоки данных  в  выходные.  Известно  большое   число   разнообразных   методов, позволяющих задать тело процесса, соответствующий язык может варьироваться от структурированного естественного языка  или  псевдокода  до  визуальных языков  проектирования  и формальных компьютерных языков.

Таблица 1 – Спецификация процессов автоматизирования цветочного салона «Семь цветов»

№	Процесс	Описание процесса
1	Оформление заказа	@ВХОД = Готовый букет   @ВХОД = Составление композиции   @ВЫХОД = Оформление заказа
2	Использование прайс-лист	@ВХОД = Открытие прайс-листа   @ВЫХОД = Просмотр результата
3	Оформление доставки	@ВХОД = Оформить заказ @ВЫХОД = Оплата
4	Оформление отчета	@ВХОД = Выбор типа @ВЫХОД = Вывод на печать

 

 

1.4. Диаграммы переходов состояний АИС цветочного салона «Семь цветов»

В информационной системе «Семь цветов» выделен 1 класс пользователей (1 роль), которой соответствует 1 внешний субъект. Менеджер по продажам имеет право использовать все функции АИС «Семь цветов».

Менеджер по продажам имеет право использовать все функции данной АИС «Семь цветов». Основные функции приведены на диаграмме использования.

                       

Диаграмма использования АИС «Семь цветов»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 2 – Диаграмма использования АИС «Семь цветов»

 

Каждому аспекту использования - Оформление заказа, Прайс-лист, Формирование отчетов, оформление доставки можно сопоставить собственные диаграммы активности.

 

Диаграмма состояния «Оформление заказа»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 3 – Диаграмма состояния «Оформление заказа»

 

Диаграмма состояния «Использование прайс-лист»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 4 – Диаграмма состояния «Использование прайс-листа»

 

Диаграмма состояния «Оформление доставки»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 5 – Диаграмма состояния «Оформление доставки»

 

 

 

 

 

 

Диаграмма состояния «Оформление отчета»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 6 - Диаграмма состояния «Оформление отчета»

1.5. Диаграмма потоков данных АИС цветочного салона «Семь цветов»

Диаграммы потоков данных – графическое средство для изображения информационного потока и преобразований, которым подвергаются данные.

Система представляется в виде иерархии диаграмм потоков данных, описывающих асинхронный процесс преобразования информации с момента ввода в систему до выдачи пользователю. На каждом следующем уровне иерархии происходит уточнение процессов, пока очередной процесс не будет признан элементарным. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 7 – Диаграмма потоков данных АИС

 

 

1.6. Диаграмма «сущность-связь» АИС цветочного салона «Семь цветов»

 

Диаграмма «сущность-связь» облегчают анализ предметной области предприятия. Диаграмма представлена в виде графической схемы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 8 – Диаграмма «Сущность-связь»

1.7. Словарь терминов

 

 

 1. АИС - автоматизирована информационная система (АИС) - это совокупность различных программно-аппаратных средств, которые предназначены для автоматизации какой-либо деятельности, связанной с передачей, хранением и обработкой различной информации.

2. СУБД - система управления базами данных (СУБД) - это совокупность программ и языковых средств, предназначенных для создания, ведения и использования баз данных.

3. СП – Спецификация процесса - документ, содержащий информацию об основных атрибутах процесса, а именно о входах и выходах процесса.

-ресурсы процесса;

-документы управления процессом.  

4. АС - Автоматизированная система  — комплекс аппаратных и программных средств, предназначенный для управления различными процессами в рамках технологического процесса, производства, предприятия

5. ИСР - Интегрированная среда разработки, система программных средств, используемая программистами для разработки программного обеспечения 

6. ОС - Операционная система — комплекс управляющих и обрабатывающих программ, которые, с одной стороны, выступают как интерфейс между устройствами вычислительной системы и прикладными программами, а с другой стороны — предназначены для управления устройствами, управления вычислительными процессами, эффективного распределения вычислительных ресурсов между вычислительными процессами и организации надёжных вычислений

7. НСД - Несанкционированный доступ — доступ к информации в нарушение должностных полномочий сотрудника, доступ к закрытой для публичного доступа информации со стороны лиц, не имеющих разрешения на доступ к этой информации.

8. ПО - Программное обеспечение — все или часть программ, процедур, правил и соответствующей документации системы обработки информации 

 

1.8. Функциональные диаграммы

 

Функциональные диаграммы отражают взаимосвязи функций разрабатываемого программного обеспечения. Для создания функциональных диаграмм предлагается использовать методологию DFD.

 

1.9. Среда разработки

 

В качестве среды разработки баз данных была выбрана MS Access компании Microsoft, которая является прекрасным инструментом для работы с данными. 

При помощи MS Access  можно:

• хранить и обрабатывать данные;
• легко подготавливать отчеты;
• контролировать правильность данных на стадии их ввода;
• создавать формы для более удобной работы с данными (интерфейс);
• работать с базой данных нескольким пользователям одновременно (очень удобно, когда данные хранятся в одном месте и актуальны: при внесении новых данных изменения доступны всем пользователям базы);
• создать недорогой и гибкий бизнес-инструмент

База данных (БД) — это организованная структура, предназначенная для хранения информации. Обычно БД представляются в виде совокупности взаимосвязанных файлов или таблиц, предназначенных для решения конкретной задачи.

Microsoft Office Access предоставляет собой эффективный  набор средств, которые позволяют  быстро организовать учет данных, отчетность и совместный доступ  к данным. С помощью Office Access  можно  легко адаптировать приложения  базы данных и отчеты к меняющимся  потребностям бизнеса. Microsoft Access является настольной СУБД (система управления базами данных) реляционного типа. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать приложения, используя встроенные средства.

Создание многопользовательской БД Access и получение одновременного доступа нескольких пользователей к общей базе данных возможно в локальной одноранговой сети или в сети с файловым сервером. Сеть обеспечивает аппаратную и программную поддержку обмена данными между компьютерами. Access следит за разграничением доступа разных пользователей к БД и обеспечивает защиту данных при одновременной работе. Так как Access не является клиент серверной СУБД, возможности его по обеспечению многопользовательской работы несколько ограничены.