Профессиональные компьютерные программы в бухгалтерском учете

2. Информационные системы бухгалтерского учета

1.2.1 Особенности и структура БИС

Бухгалтерские информационные системы (БИС) отражают отраслевые особенности  деятельности предприятий. Такие системы  используются для целей управления на уровне отдельного предприятия или  отраслевом уровне. Для автоматизированного  решения задач требуется наличие ряда компонентов, являющихся базовыми для любой компьютерной ИС:

- информационной базы  объекта управления;

- программного обеспечения;

- вычислительной системы;

- пользователей.

Задачи БИС:

- обеспечение автоматизированного  решения всего комплекса задач бухгалтерского учета, планирования, анализа финансово-хозяйственной деятельности, внутреннего аудита;

- получение достоверной  оперативной информации о текущем  состоянии дел на предприятии  для принятия на ее основе  необходимых управленческих решений;

- интеграция оперативного, бухгалтерского, статистического учета  на основе единой первичной  информации;

- получение достоверной  информации для обратной связи,  используемой при принятии управленческих  решений;

- автоматизация обработки  на всех стадиях тех процесса, начиная со стадии первичного учета. [2]

Структура БИС. Обеспечивающая часть ИС

Информационное обеспечение  имеет целью организацию информации, необходимой для осуществления  управленческой деятельности и подразделяется на вне машинное и внутри машинное информационное обеспечение.

Характеристики подсистемы:

- качественные (оценки: степени  отображения предметной области  в информационной базе системы,  методов организации и структурированности  баз данных, эффективности манипулирования данными в базе данных и др.);

- количественные (оценки: максимального объема хранимых  и обрабатываемых данных, временных  характеристик обработки данных, производительности использования  баз данных и др.).

Техническое обеспечение  представляет собой совокупность используемых технических средств, вычислительных сетей, технологий сетевой обработки данных.

Структуру подсистемы образуют: технические средства сбора и  регистрации информации, средства подготовки и передачи данных, средства ввода, обработки и вывода информации, средства оргтехники и другие; методические и руководящие материалы; техническая документация, обслуживающий персонал.[6]

Характеристики подсистемы:

- качественные (оценки: степени  полноты и адекватности технической документации, информативности и не избыточности технической документации, качества описания и полноты охвата предметной области контрольным примером);

- количественные (оценки: полноты комплекса технической  документации, объемных ограничений на каждый документ).

Программное обеспечение  представляет собой совокупность программ, реализующих цели и задачи системы  и обеспечивающих функционирование комплекса технических средств. Структуру подсистемы составляют: общесистемные, специальные прикладные и оригинальные программы и инструктивно-методические материалы по их применению.

Характеристики подсистемы:

- качественные (оценки: сложности  архитектуры комплекса программных  средств, сложности и надежности  программных компонентов и всей  системы автоматизированной обработки, программной реализации алгоритмов обработки исходной информации и другие);

- количественные (оценки: общего количества программных  компонентов системы, объема оперативной  памяти, занимаемой управляющими  модулями; максимального объема оперативной памяти и др.).

Лингвистическое обеспечение  представляет собой совокупность языковых средств, предназначенных для формализации естественного языка, построения и  сочетания информационных единиц при  общении персонала вычислительной системы со средствами вычислительной техники. Структуру подсистемы составляют: языки управления и манипулирования данными информационной базы, языковые средства информационно-поисковых систем, диалоговые языки специального назначения, системы терминов и определений, используемых в процессе разработки и функционирования систем.[11]

Характеристики подсистемы:

- качественные (ориентированность  на пользователя системы, степень  охвата параметров настройки  системы на заданную операционную систему и конфигурацию комплекса технических средств, степень сложности освоения языка, и др.);

- количественные (общий  объем языковых конструкций, время  подготовки языковых конструкций  для адаптации системы на конкретную  предметную область, и др.).

Правовое обеспечение представляет собой совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения, возникающие при функционировании ИС и юридический статус результатов ее функционирования. Структуру подсистемы составляют различные нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика системы, правовым регулированием процессов, возникающих в ходе разработки системы.

Математическое обеспечение  включает совокупность математических методов, моделей и алгоритмов обработки  информации. Структуру подсистемы образуют: средства математического обеспечения, средства моделирования процессов управления, типовые задачи управления, методы математического программирования, методы математической статистики и др.

Организационное обеспечение  включает совокупность документов, методов и средств, регламентирующих взаимодействие персонала системы и технических средств, задействованных в процессе обработки данных. Функции подсистемы: анализ существующей системы управления, выбор направлений совершенствования системы управления, выбор и постановка задач управления, формулировка требований к комплексу технических средств.

Эргономическое обеспечение  это совокупность методов и средств, используемых на разных этапах разработки и функционирования автоматизированной системы и предназначенных для создания оптимальных условий работы персонала.[14]

1.2.2 Функциональная часть ИС

Функциональные компоненты составляют содержательную основу ИС и включают совокупность функциональных систем, комплексов задач и процедур обработки, реализующих функции системы управления. В функциональном аспекте БИС должны обеспечивать: выполнение необходимых расчетов; подготовку, заполнение, проверку и распечатку документов; перенос данных из одной отчетной формы в другую; накопление итогов, обращение к данным прошлых периодов.

К комплексам задач БИС относится  учет: труда и зарплаты, материальных ценностей, основных средств, готовой  продукции, финансово-расчетных операций, затрат на производство, а также  сводный учет и составление отчетности.

Автоматизация выполнения отдельных  функций управления требует их расчленения  на более мелкие части - функциональные задачи, для решения которых разрабатываются  алгоритмы и пишутся программы.[7]

1.2.3 Автоматизированные рабочие места в БИС

В современных автоматизированных системах широко используются автоматизированные рабочие места (АРМ) - совокупность методических, языковых, аппаратных и программных  средств, обеспечивающих автоматизацию  функций пользователя в некоторой предметной области и позволяющих оперативно отражать его информационные и вычислительные запросы.

Создание АРМ обеспечивает: доступ к современной электронной технике  небольших предприятий, что было невозможно в условиях централизованной обработки информации; компактность размещения, высокую надежность, простое техническое обслуживание и невысокие требования к условиям эксплуатации; возможность поэтапного внедрения; информационно-справочное обслуживание пользователя; возможность ведения локальных и распределенных баз данных; совместимость с другими системами. [3]

Классификация АРМ:

- по выполняемым функциям: проблемные  и технологические;

- по способу организации: типовые  (универсальные), специализированные  и проблемно-ориентированные комплексы;

- по режиму эксплуатации: индивидуальные, групповые и сетевые.

При качественной оценке АРМ учитывают: простоту использования, совместимость  АРМ-проекта с другими системами, степень модульности и иерархичности  проекта, совместимость интерфейса с другими системами, характер контроля данных и вычислений, достоверность потоков данных и др. При количественной оценке учитывают надежность и универсальность системы, ее структурно-функциональную сложность, пропускную способность и др.

АРМ бухгалтера оборудуется вычислительной техникой (персональным компьютером) и  инструментальными средствами, обеспечивающими  автоматизацию большей части  выполняемых им операций.

Типичный состав устройств АРМ:

- ЭВМ с микропроцессорами,  внешней, оперативной и кэш-памятью  и шинами, для взаимной увязки  устройств;

- устройства ввода  и вывода, включающие клавиатуру, мышь;

- дополнительные периферийные  устройства.

К инструментальным средствам  АРМ относятся все виды обеспечения. Бухгалтер имеет в своем распоряжении необходимую документацию, программные средства, информационные массивы, составляющие элементы обеспечения рабочего места.[16]

 

2Автоматизация бухгалтерского учёта на предприятии с помощью программы «1С: Бухгалтерия»

1. Задачи бухгалтерского, финансового и логистического учёта, решаемые с применением программы «1С: Бухгалтерия»

Программа «1С: Бухгалтерия» - универсальная бухгалтерская программа, предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различным разделам. Эта программа является самой распространенной бухгалтерской программой в России. Бухгалтерская программа 1С обеспечивает решение всех задач, стоящих перед бухгалтерской службой предприятия, если бухгалтерская служба полностью отвечает за учёт на предприятии, включая выписку первичных документов, учёт продаж и т. д.

Аналитический учет ведется  по объектам аналитического учета (субконто) в натуральном и стоимостном  выражениях.

Программа предоставляет возможность ручного и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок.

Кроме журнала операций программа поддерживает несколько списков справочной информации (справочников):

1. план счетов;

2. список видов объектов  аналитического учета;

3. списки объектов  аналитического учета (субконто);

4. констант и т.д.

На основании введенных проводок может быть выполнен расчет итогов. 
Итоги могут выводиться за квартал, год, месяц и за любой период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться по запросу и одновременно с вводом проводок (в последнем случае не требуется пересчет).

После расчета итогов программа формирует различные  ведомости:

1. сводные проводки;

2. оборотно-сальдовую  ведомость;

3. оборотно-сальдовую  ведомость по объектам аналитического  учета;

4. карточка счета;

5. карточка счета по  одному объекту аналитического  учета;

6. анализ счета (аналог  главной книги);

7. анализ счета по  датам;

8. анализ счета по  объектам аналитического учета;

9. анализ объекта аналитического  учета по всем счетам;

10. карточка объекта  аналитического учета по всем  счетам;

11. журнальный ордер.

В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий на некотором бухгалтерском языке описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые органы, кроме того данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме.

Кроме того программа  имеет функции сохранения резервной  копии информации и режим сохранения в архиве текстовых документов. [5]

Программа "1С: Бухгалтерия" - самая известная и продаваемая в России. Развитая дилерская сеть (более 1100 дилеров), работа по методике франчайзинга, грамотная маркетинговая стратегия, мощная рекламная поддержка и удачное функциональное наполнение обеспечили огромную популярность этим продуктам. В помощь пользователям выпущены методические пособия, во многих регионах страны созданы авторизованные учебные центры.

"1С" реализована для разных программных и аппаратных платформ: DOS, Windows, Windows 95, Macintosh (с начала 1996 г.), Power Macintosh (с лета 1996 г.). Существует несколько модификаций системы: базовая, профессиональная (для решения более сложных бухгалтерских задач, включающих элементы анализа хозяйственной деятельности предприятий), сетевая (с весны 1996 г. реализована технология клиент/сервер). В базовый комплект поставки входят одна или две дискеты, руководство пользователя и регистрационная анкета. Для установки и эксплуатации программы достаточно иметь 3 - 5 Мбайт свободного места на диске.