Програма Outlook Express

 

1. Вступ

2. Загальна частина

2.1. Загальна характеристика  електронної пошти

2.2. Програма Outlook Express

2.3. Основні компоненти  програми Outlook Express та їх використання

2.4. Можливості Outlook Expess при роботі з електронною поштою

3. Технологічна частина

3.1. Користувацький інтерфейс 

3.2. Налаштування програми  для роботи з поштою

3.3. Робота з поштовими  повідомленнями

4. Висновок

5. Список літератури

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Вступ

 

У сучасному  світі дуже важливим для будь-якої організації, фірми і навіть окремої  людини, є раціональний розподіл робочого часу, а також масове уявлення інформації про себе, фірмі, вироблених послуги  та товарів і т.д. Від того, наскільки  успішно вирішуються ці завдання, залежатиме комерційний успіх підприємства. Істотну допомогу в цьому може надати інтегрований пакет MS Office, до складу якого входить великий набір програм різного призначення.

З самого початку розвитку Інтернет електронна пошта була найбільш популярним додатком Всесвітньої мережі. Понад 90% користувачів мережі обмінюються поштовими повідомленнями. Електронна пошта вже стала невід'ємним засобом ділового й особистого спілкування. Однією з програм, яку багато користувачів застосовують як засіб обробки електронних повідомлень, є пакет MS Outlook. Однак робота з електронною поштою – лиш одна з основних можливостей даної програми. У широкому сенсі MS Outlook – універсальни організатор різних видів діяльності користувача. Наприклад, Календар дозволяє структурувати робочий час, Бібліотека контактів зберігає довідкову інформацію про людей і організації.

Мента роботи: дати характеристику електоронній пошті та програмі Outlook Express, розкрити особливості при роботі з електронною поштою за допомогою програми Outlook Express.

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Загальна частина.

 

2.1. Загальна характеристика електронної пошти.

 

Електронна пошта – засіб обміну інформацією, підготовленою в електронному вигляді, між людьми, що мають доступ до комп'ютерної мережі.

Основними областями застосування електронної пошти є ведення  особистого листування і робота з  деякими інформаційними ресурсами  Інтернету, такими як списки розсилки, off-line групи новин і системи  пересилки файлів по електронній  пошті.

Поштовий сервер – програма, що пересилає повідомлення з поштових скриньок на інші сервери або на комп'ютер користувача по запиту його поштового клієнта.

На поштовому сервері створюють  поштові скриньки для користувачів з певним ім'ям і паролем для  доступу. Клієнтську частину сервісу  представляє поштовий клієнт.

Поштовий клієнт (мейлер) – програма, що допомагає складати і посилати електронні повідомлення, отримувати і відображати листи на комп'ютері користувача.

Робота з поштою може проводитися  в режимі off-line. Це означає, що для  отримання і відправки пошти  в призначену годину ви встановлюєте з'єднання з провайдером. Потім  ви даєте команду вашому поштовому  клієнтові, по якій він підключається  до вашого поштового сервера, посилає  підготовлені листи і забирає  на локальний комп'ютер повідомлення, що прийшли за минулий період на вашу поштову скриньку. Писати листи  і читати отримані з сервера повідомлення ви можете в автономному режимі, тобто, без підключення до Інтернету.

Таким чином, електронна пошта дозволяє вільно обмінюватися електронними повідомленнями навіть у тому випадку, коли відправник і одержувач не знаходяться одночасно в мережі

Електро́нна пошта (англ. e-mail, або email, скорочення від electronic mail) — популярний сервіс в інтернеті, що робить можливим обмін даними будь-якого змісту (текстові документи, аудіо-відео файли, архіви, програми).

Призначення та функції E-mail

Електронною поштою можна  надсилати не лише текстові повідомлення, але й документи, графіку, аудіо-, відеофайли, програми тощо. Електронна пошта дуже корисна, якщо немає повноцінного доступу (on-line) до Інтернету. Через електронну пошту можна отримати послуги інших сервісних мереж.

Електронна пошта —  типовий сервіс відкладеного зчитування (off-line). Після відправлення повідомлення, як правило, у вигляді звичайного тексту, адресат отримує його на свій комп'ютер через деякий період часу, і знайомиться з ним, коли йому буде зручно.

Електронна пошта схожа  на звичайну пошту. Звичайний лист складається із конверта, на якому зазначена адреса отримувача і стоять штампи поштових відділень шляху слідування, та вмісту — власне листа. Електронний лист складається із заголовків, які містять службову інформацію (про автора листа, отримувача, шлях проходження листа), які служать, умовно кажучи, конвертом, та власне вміст самого листа. За аналогією зі звичайним листом, відповідним методом можна внести в електронний лист інформацію якого-небудь іншого роду, наприклад, фотографію тощо. Як і у звичайному листі можна поставити свій підпис. Звичайний лист може не дійти до адресата або дійти з запізненням, — аналогічно і електронний лист. Звичайний лист доволі дешевий, а електронна пошта — найдешевший вид зв'язку.

Отже, електронна пошта  повторює переваги (простоту, дешевизну, можливість пересилання нетекстової  інформації, можливість підписати і зашифрувати лист) та недоліки (негарантований час пересилки, можливість доступу для третіх осіб під час пересилки, неінтерактивність) звичайної пошти. Проте у них є і суттєві відмінності. Вартість пересилки звичайної пошти у значній мірі залежить від того, куди вона повинна бути доставлена, її розміру та типу. У електронної пошти такої залежності або немає, або вона досить невідчутна. Електронний лист можна шифрувати та підписувати більш надійніше та зручніше, ніж лист на папері — для останнього, власне, взагалі не існує загальноприйнятих засобів шифровки. Швидкість доставки електронних листів набагато вища, ніж паперових, та мінімальний час проходження незрівнянно менший. Загалом в залежності від розміру листа та швидкості каналу зв'язку доставка електронного листа триває в середньому від кількох секунд до кількох хвилин. Щоправда можуть бути затримки через збої в поштових серверах.

Принцип дії

На діаграмі показано типову послідовність подій, що відбуваються, коли Аліса відправляє листа з допомогою поштової програми (MUA). Вона вводить e-mail адресата та натискає кнопку «відправити».

 

Принципи роботи електронної  пошти.

1. Її поштовий клієнт форматує повідомлення в спеціальний формат та відправляє по протоколу SMTP на місцевий серверобміну пошти (MTA), в цьому випадку smtp.a.org, її інтернет-провайдера.

2. Сервер обміну пошти отримує адресу призначення з даних протоколу SMTP (а не з шапки листа), в цьому випадку, це bob@b.org. Адреса скрині для отримання електронних листів це рядок localpart@exampledomain. Фрагмент перед знаком @ називають локальною частиною адреси, зазвичай, вона збігається з іменем користувача отримувача, а фрагмент після знаку @ називають доменним іменем. Сервер передачі листів використовує доменне ім'я для визначення повного доменного імені сервера обміну листами в доменній системі імен (DNS).

3. DNS сервер домену b.org, ns.b.org, надсилає у відповідь МХ записи в яких перелічено сервери обміну пошти цього домену, в цьому випадку mx.b.org, сервер інтернет-провайдера Боба.

4. smtp.a.org відправляє лист mx.b.org по протоколу SMTP, який кладе його в скриню користувача bob.

5. Боб натискає кнопку «отримати повідомлення» в поштовому клієнті, який отримує листи з сервера по протоколу Post Office Protocol (POP3).

 

2.2. Програма Outlook Express.

 

Outlook Express – це могутній засіб для відправлення, прийому і організації пошти. Складати поштові повідомлення можна як у форматі звичайного тексту, так і у форматі HTML. Читати отримані повідомлення можна і у вікні Outlook Express, і в окремому вікні. Для організації пошти Outlook Express пропонує засоби створення поштових тек і визначення правив, по яких повідомлення, що приходять, повинні поміщатися в ці теки. Таким чином, хоча програма Outlook Express з'явилася на ринку не так давно, вона стала дуже могутнім засобом для роботи з поштою і новинами.

Поштова програма Outlook поставляється  в двох можливих конфігураціях: Outlook Express і MS Outlook (входить в пакет Microsoft Office).

Microsoft Outlook — застосунок-органайзер (Personal Information Manager) з функціями поштового клієнта і групової роботи від компанії Майкрософт, що входить в пакет офісних програм Microsoft Office.

Outlook це поштовий клієнт для роботи з електронною поштою, він також є повноцінним органайзером, що надає функції календаря, планувальника завдань, записника і менеджера контактів. Крім того, Outlook дозволяє відстежувати роботу з документами пакету Microsoft Office для автоматичного складання щоденника роботи.

Outlook може використовуватися як окремий застосунок, так і виступати в ролі клієнта для поштового сервера Microsoft Exchange Server, що надає додаткові функції для спільної роботи користувачів однієї організації: загальні поштові скриньки, теки завдань, календарі, конференції, планування і резервування часу загальних зустрічей, узгодження документів. Microsoft Outlook і Microsoft Exchange Server є платформою для організації документообігу, оскільки вони забезпечені системою розробки призначених для користувача плагінів і скриптів, за допомогою яких можливе програмування додаткових функцій документообігу (і не тільки документообігу), не передбачених в стандартному постачанні. За допомогою розділу Посилання можна знайти інформацію про деякі плагіни для Microsoft Outlook.

 

2.3. Основні компоненти  програми Outlook Express та їх використання.

 

Використання  календаря 

Папка Календар використовується для планування зустрічей та створення списку завдань. Він схожий на звичайний настільний календар, але володіє великим набором функцій. Наприклад: перевірка планування розпорядку дня, повідомлення про різні заходи, розсилка повідомлень по електронній пошті, організація та проведення мережевих нарад тощо

Інтерфейс:

• у верхній частині відображається поточна дата;
• стрілки ◄ і ► дозволяють переходити на інші місяці;
• зліва розташована Панель розкладу;
• в правій верхній частині - Панель календаря на місяць;
• у правій нижній частині - Панель списку завдань.

Зміна вигляду календаря.

При відкритті Календар відображається таким, яким виводився останній раз. Щоб змінити кількість днів, що відображаються в Календарі, потрібно вибрати одну з пропонованих дій:

• клацнути на кнопці День, Робочий тиждень, Тиждень або Місяць на Стандартної панелі інструментів;
• вибрати в меню Вид пункт День, Робочий тиждень, Тиждень або місяць.

Переміщення по Календарю і вибір дат.

• виділити на Календарі тиждень, місяць або ін;
• використовувати смугу прокрутки на Панелі розкладу;
• використовувати клавіші управління курсором, а потім клацнути на потрібній даті.

При заповненні календаря можна призначити зустріч. Для цього потрібно вказати тему, місце, час початку, категорію, оповіщення. Щоб додати інформацію про зустріч, виконуються наступні операції:

• виділити потрібну дату;
• на панелі розкладу зробити подвійне клацання в потрібному рядку → з'явиться діалогове вікно «Без імені – зустріч» → в полі Тема вводиться ім'я людини, мета переговорів і т.д. → в полі Місце ввести місце зустрічі → заповнити поля Початок і Кінець → поставити у пункті Оповіщення, у вікні правіше - за скільки хвилин. Для звукового оповіщення натиснути кнопку з гучномовцем → у вікні «Стан» вибрати спосіб відображення в календарі часу зустрічі: Вільний, Під питанням (може не з'явитися на зустрічі), Зайнятий, Ні на роботі (поза досяжності в цей час) → у велике поле внизу ввести текст опису зустрічі (коментар, які матеріали взяти з собою, файл і т.д.) → під кнопкою Категорії присвоїти категорію зустрічі → зверху натиснути кнопку Зберегти й закрити.

Якщо необхідно регулярно проводити збори, зустрічі, готувати місячні звіти та отримувати нагадування про дні народження, то в Календар потрібно ввести інформацію про повторюваної зустрічі. Для цього:

• перебуваючи в полі Календар вибрати в меню Календар → Створити повторювані зустрічі. З'явиться діалогове вікно «Повторення зустрічі»;
• в секції Час вказати: Початок, Кінець, тривалість;
• в секції Шаблон повторення вказати частоту повторень: Щодня, Щотижня, Щомісяця, Щороку. Вказати в який день;
• в секції Межі повторення задати Початок (вибирається дата) Немає кінцевої дати (якщо повторювані зустрічі не обмежені датою) Всього копій (правіше вказати число зустрічей) Дата закінчення (обмежує кількість повторюваних зустрічей);
• натиснути OK, щоб закрити вікно «Повторення зустрічі»;
• у вікні «Зустріч» ввести необхідні відомості.