Програма Outlook Express

Щоб запланувати події, що тривають не менше 24 годин, потрібно виконати наступне: у меню вибрати Календар → Створити подію. У діалоговому вікні «Подія», аналогічного вікна «Зустріч», заповнити поля Тема, Місце, Початок, Кінець. Можна вибрати пункт Цілий день. Потім натиснути кнопку Зберегти й закрити.

 

Організація зборів

У MS Outlook збори – це зустріч, на яку користувач запрошує учасників і виділяє ресурси. Учасники – люди, які беруть участь у зборах; ресурси – обладнання, яке використовується на зборах, наприклад, комп'ютер, проектор слайдів та ін За допомогою Outlook можна спланувати час і дату зборів, визначити тему і місце його проведення та запросити учасників.

Для планування зборів потрібно перейти в папку Календар і вибрати в меню Календар → Призначити збори. З'явиться діалогове вікно «Без імені – Подія». На вкладці Планувальник зборів у вікні «Всі учасники» клацнути в рядку Введіть тут ім'я користувача і задати ім'я. Можна клацнути кнопку Запросити інших, щоб вибрати імена з адресної книги. Внизу вікна вибрати дату початку і кінця зборів. Правіше можна зафіксувати час початку і кінця зборів. Час можна вибрати також, клацнувши на полі введення, а потім перетягнути зелену смугу вліво (час початку) або червону смугу вправо (кінець зборів).

Після планування зборів потрібно ввести відомості про нього: розіслати запрошення на нього, вказати тему і місце його проведення. Далі вибрати вкладку Зустріч. Тут можна додати імена учасників, заповнити рядки Тема, Місце. При необхідності змінити час, встановити галочку в рядку Оповіщення, внизу вікна набрати текст для учасників. Клацнути кнопку Надіслати.

Для запрошення на збори можна використовувати адресні книги. Якщо натиснути кнопку Запросити інших, з'явиться вікно «Вибір учасників і ресурсів». У рядку Джерело адрес вибрати Адресна книга Outlook → Контакти. Клацнути кнопку Створити і задати ім'я, адресу електронної пошти, телефон та ін Потім в лівій частині можна вибрати ім'я, а правіше клацнути кнопки Обов'язковий і Необов'язковий, щоб вказати необхідність присутність учасника на зборах.

Всі відомості, внесені до Календаря, можна змінювати. Для цього в папці Календар клацнути на потрібній даті. Зліва клацнути на назві зборів.

 

Створення списку Контакти

При використанні адресної книги на екран виводиться список контактів. Контактна особа в MS Outlook – це людина або організація, про які ввели дані: ім'я, адреса, телефон та ін

Створення нового контакту. Відкрити папку «Контакти», яка спочатку порожня. Вибрати в меню Контакти → Створити контакт → у діалоговому вікні вибрати вкладку Загальні → натиснути кнопку Повне ім'я ... → у діалоговому вікні внести дані → ОК → в вести дані в рядках Організація і Посада → ввести адреси, телефони і т.д. → кнопка Зберегти й закрити.

Перегляд  списку Контакти. Типово контакти відображаються в Адресних картках. Якщо карток багато, то щоб знайти потрібну, клацнути праворуч на букву в алфавітному покажчику. Можна змінити спосіб перегляду контактів з допомогою пунктів меню Вид → Упорядкувати за → Поточне подання, де вибрати: Адресні картки, Докладні адресні картки, Список телефонів, За категоріями, За організаціям, За розташуванням.

Здійснення  звязку з контактною особою.

• Відправлення повідомлень: Контакти → Створити повідомлення контакту → вказати адресу електронної пошти → кнопка Надіслати.
• Підготовка зборів: Контакти → Призначити зустріч з контактом.
• Створення завдання для контакту: Контакти → Створити завдання для контакту.
• Відправлення листа: Контакти → Створити лист контакту → відкривається MS Word, в якому створюється лист.

 

Створення списку завдань 

Список завдань  – список справ, які потрібно виконати, щоб закінчити роботу, організувати збори, подія і т.д. Створюється список завдань у папці «Завдання».

Створення завдання. У меню Завдання → Створити завдання → у діалоговому вікні ввести Тему, дату її виконання та інші параметри → натиснути кнопку Зберегти й закрити.

Перегляд  завдань. Можна змінити уявлення завдань у списку: вікно Поточне подання.

Робота  із завданнями. При роботі зі списком завдань можна додавати і видаляти завдання, позначати їх як завершені і перерозподіляти в списку.

• Швидко додати завдання: клацнути верхній рядок, де написано Клацніть тут, щоб додати елемент, і ввести дату та тему.
• Змінити завдання: клацнути її двічі в списку.
• Відзначити завдання як завершену: у поданні Простий список клацнути поле мітки у другому з лівого краю стовпця (завдання закреслить).
• Видалити завдання: клацнути на задачі правою кнопкою миші → Видалити.
• Призначити кому – небудь завдання: клацнути її правою кнопкою миші → Призначити завдання → вибрати кому → кнопка Надіслати.
• Призначити нове завдання: у меню Завдання → Створити завдання → або Створити доручення.

 

Використання  щоденника 

Щоденник  – це тека в MS Outlook, яку можна використовувати для запису взаємодій, телефонних дзвінків, відповідей на повідомлення та ін Елемент щоденника – це пункт або об'єкт, наприклад, завдання, зустріч або контакт.

Занесення записів вручну:

• У будь-якій папці MS Outlook виділити об'єкт, який потрібно записати в журнал → Сервіс → Занести у щоденник → з'явиться діалогове вікно, у якому заповнюються поля Тема, Тип, Контакт, Організації та ін дані → кнопка Зберегти й закрити.
• Новий запис → папка Щоденник → в меню вибрати Щоденник - Створити запис у щоденнику → у діалоговому вікні набрати інформацію → Зберегти й закрити.

Автоматичне занесення записів:

• відкрити папку Щоденник;
• в меню Сервіс → Параметри відкриється діалогове вікно;
• у списку Автозапис елементів відзначити ті елементи, які повинні автоматично записуватися в щоденник;
• у списку Для наступних контактів виділити ті контакти, які повинні вноситися в щоденник;
• у списку Записувати також файли поставити потрібні позначки.

Перегляд  записів у щоденнику: за замовчуванням у папці Щоденник інформація відображається в поданні тимчасової шкали і За типом. Це можна змінити у вікні Поточне подання.

 

Створення нотаток.

У MS Outlook можна створювати, сортувати та переглядати нотатки.

Створення нотаток. Відкрити папку Нотатки → в меню Замітка → Створити замітку → ввести нотатку та закрити її. При наборі тексту краще не натискати Enter для переходу на новий рядок, він буде натискатися автоматично, і в значку буде видно весь текст. Якщо натиснути Enter, то текст в значку буде видно до його натиснення. У замітку автоматично заноситься дата і час її створення.

Установка параметрів нотатки. У замітці можна встановить її розмір і колір. Сервіс → Параметр и → вкладка Завдання / нотатки → в секції Установки вибрати колір → у списку Розмір вибрати: Дрібний, Середній, Великий → натиснути кнопку Шрифт і вибрати потрібний.

Робота  з окремими елементами. Щоб відкрити нотатку, потрібно двічі клацнути її в папці Нотатки → переміщати замітку за рядок заголовка → можна змінити колір нотаток і категорії, натиснувши кнопку Управляє меню.

Перегляд  заміток. Типово використовується представлення Таблиця. Його можна змінити у вікні Поточне подання. У будь-якому поданні можна відсортувати нотатки, клацнувши кнопкою миші рядок заголовка (Тема, Створено, Категорії і т.д.) і вибрати спосіб сортування.

 

2.4. Можливості Outlook Expess при роботі з електронною поштою

 

Робота  з надходить поштою

Читання пошти: папка Вхідні. Для відкриття повідомлення потрібно клацнути на ньому двічі. Щоб прочитати наступне або попереднє повідомлення потрібно клацнути кнопки на панелі інструментів: ↑ Назад або ↓ Далі. Повідомлення можна позначити як прочитані і непрочитані, вибравши Правка → Позначити як прочитані (Позначити як непрочитані).

Збереження  вкладення. У повідомлення можуть бути вкладені документи або інші файли. Якщо є вкладення, то перед повідомленням  є значок скріпки. Щоб зберегти вкладення: відкрити повідомлення → вкладення з'явиться у вигляді значка в тексті → вкладення можна відкрити: два клацання на значку → в повідомленні виділити вкладення → Файл → Зберегти вкладення → виділити папку, куди зберігаємо → кнопка Зберегти → вкладення можна відкривати з прикладної програми.

Відповідь на повідомлення. У вікні Повідомлення натиснути кнопку Відповісти або в меню вибрати Повідомлення → Відповісти → з'явиться вікно Відповідь, в якому видно текст і відправник. Якщо курсор знаходиться в області тексту, можна набрати відповідь, вибравши Файл → Отправить. Можна надіслати відповідь з папки Вхідні, не відкриваючи повідомлення. Для цього виділити повідомлення в папці Вхідні і натиснути кнопку Відповісти → з'явиться вікно Відповідь.

Друк пошти. Надрукувати повідомлення можна  незалежно від того, відкриті вони чи ні. Для друку потрібно виділити повідомлення в папці Вхідні або іншій папці → Файл → Друк.

 

Робота  з поштою.

Видалення повідомлень: Правка → Видалити.

Відновлення з папки Видалені: виділити елемент → Правка → Перемістити в папку.

Очищення  папки Видалені: всередині папки виділити елементи → Правка → Видалити.

Пересилання поштових повідомлень: виділити або  відкрити повідомлення → Повідомлення → Переслати → у діалоговому вікні Пересилання в полі Кому ввести імена людей → в полі Копія ввести, кому надіслати копію → в області вікна ввести саме повідомлення, на додаток до тексту (цей текст виділиться іншим кольором ) → Файл → Відправити або кнопка Надіслати.

Збереження  пошти в папці: для зберігання пошти можна використовувати  будь-яку папку: Правка → Перемістити в папку → вибрати потрібну папку → ОК.

 

Використання  адресної книги 

Використання  списку розсилки: Сервіс → Адресна книга → відкриється діалогове вікно Адресна книга. Щоб отримати докладні відомості про елемент, потрібно клацнути на панелі інструментів кнопку Властивості і працювати в діалоговому вікні. Щоб відправити повідомлення користувачу, внесеного в адресну книгу, потрібно виділити його, а потім вибрати Файл → Створити повідомлення.

Використання  особистої адресної книги. Щоб внести імена в особисту адресну книгу, потрібно вибрати в меню: Сервіс → Адресна книга → внести ім'я в діалоговому вікні → Файл → Додати в особисте адресну книгу. Щоб додати нову адресу: Файл → Створити адресу.

Введення  адреси в повідомлення: в папці Вхідні → Повідомлення - Створити повідомлення → у вікні Повідомлення клацнути Кому, щоб відобразити діалогове вікно Вибір імен → відкрити список Джерело адрес і вибрати в ньому Особиста адресна книга → зі списку вибрати ім'я адресата і натиснути кнопку Кому.

 

 

Створення поштових повідомлень 

Складання повідомлення: у папці Вхідні вибрати Повідомлення → Створити повідомлення → в полі Кому набрати ім'я адресата або натиснути кнопку Кому і вибрати ім'я з адресної книги → в полі Копія ввести ім'я, кому надіслати копію → полі Тема → в області тексту набрати текст → Файл → Відправити або кнопка Надіслати.

 

Установка параметрів електронної пошти 

Параметри налаштування: Загальні параметри → вибрати Важливість: Низька, Звичайна, Висока → вибрати Позначка: Звичайне, Особисте, Приватне, ДПС → можна встановити прапорець в рядку Після відправки зберегти у папці (наприклад, в папці Надіслані → параметри відправки → можна встановити прапорці в рядках Не надсилати до (вказати дату) і Анулювати (дата, коли знищити повідомлення) → Параметри відстеження (можна вибрати один або обидва параметри відстеження) → повідомити про доставку цього повідомлення → повідомити про прочитання цього повідомлення → Категорії → повідомлення можна розділити по категоріях: Справи, Цілі і завдання, Важливі контакти і Телефонні дзвінки.

Використання  заголовків повідомлень: Правка → Відзначити повідомлення → у діалоговому вікні клацнути Д у вікні Відмітка і вибрати текст заголовка → ввести дату → ОК.

 

Вставка об"єктів до повідомлення.

Вставка файлу. У повідомлення MS Outlook можна вставити файл будь-якого типу. Для цього у вікні Повідомлення встановити курсор у потрібному місці тексту → Вставка → Файл → у діалоговому вікні Вставка файлу вибрати папку зі списку Папка → вибрати тип файлів і потрібний файл → ОК.