Программные средства управления проектами

      Система взаимодействия между участниками  проекта с использованием Интернет реализуется по следующей схеме. Созданная главным менеджером полная версия проекта передается на сервер с указанием списка пользователей  и уровня доступа тех, которым  она предназначается. Пользователи системы, согласно включенным в список ограничениям по доступу к проектам, могут получить план проекта. В результате выполнения функции управления пользователь передает измененный план (фазы, подфазы) обратно на сервер, откуда он может  быть получен руководителем проекта.

      При обращении к серверу система  проводит идентификацию пользователя, обеспечивая, таким образом, разграничение  доступа к проектам. Взаимодействие между участниками проекта можно  осуществлять через несколько серверов. [6]

      4.5 Open Plan

      Программный продукт Open Plan от компании Welcom Software Technology позиционируется как профессиональная система управления проектами масштаба предприятия и выпускается в 3 версиях:

      - Enterprise;

      - Professional;

      - Desktop.

      Интерфейс Open Plan весьма оригинален: рабочее пространство представлено в виде нескольких рабочих  столов, на которых помещаются ярлыки к стандартным объектам (файлам проектов, календарям, ресурсам, шаблонам). При  открытии проекта открывается «записная  книжка проекта» - набор рабочих  столов с ярлыками файлов, непосредственно  относящимся к проекту. Эффектно реализована функция Директор Управления Проектами (ДУП), представляющая собой  инструментарий автоматизации повторяющихся  процессов при управлении проектами. В поставку программы входит 35 стандартных  шаблонов ДУП, разбитых, согласно рекомендациям PMI (www.pmi.org) на 8 категорий. Естественно, есть функция создания и сохранения пользовательских шаблонов представления  и шаблонов ДУП.

      В Open Plan реализовано два базовых  метода расчета расписания:

      - планирование при ограниченном  времени.

      Приоритетной  является необходимость придерживаться общей даты завершения проекта при  попытке минимизировать степень  перегрузки ресурсов. В результате ресурсы могут быть перегружены;

      - планирование при ограниченных  ресурсах.

      Приоритет отдается предотвращению перегрузки ресурсов, даже если это приведет к выходу проекта за рамки расписания. При  этом замедляется завершение проекта  на столько, на сколько это необходимо для полного избежания перезагрузки ресурсов. В этой программе реализован тип материальных ресурсов с ограниченным сроком хранения. При назначении исполнителей на операции можно указывать требуемую  квалификацию или альтернативный ресурс и тогда, при ресурсном планировании, система предложит наиболее оптимальный, с точки зрения загрузки, ресурс.

      Благодаря иерархической организации ресурсов можно создавать любые структуры  статей затрат. Функция анализа рисков встроена в систему (рис. 3). Для длительности избранных или всех работ проекта  вводятся оптимистическая и пессимистическая оценки, далее по методу Монте-Карло  определяется вклад вероятностей в  даты проекта.

      В состав Open Plan входит модуль Web Publisher, с  помощью которого выполняется публикация данных проекта на Web-сервере.

      В качестве системы управления бюджетом проектов компания Welcom Software Technology предлагает продукт Cobra. Совместное использование Cobra с этой или другой системой управления проектами позволяет построить  интегрированную систему управления календарным графиком и затратами  проекта. [6]

      5. Технология компьютерного моделирования

      Для создания компьютерной модели проекта  необходимо проделать следующие шаги:

      1)  Укрупненно описать проект создать  Иерархическую структуру работ, 

      2)  Задать, какие составляющие стоимости  будут использованы для финансового анализа и управления проектом, 

      3)  Составить перечень операций  (работ,  задач)  проекта и задать их характеристики,

      4)  Составить перечень ресурсов  проекта и задать их характеристики,

      5)  Задать взаимосвязи (ограничения  на порядок исполнения) операций  проекта, 

      6)  Назначить ресурсы на исполнение  операций проекта, 

      7)  Назначить стоимости на операции, ресурсы и назначения проекта, 

      8)  Задать ограничения на финансирование,  поставки,  сроки исполнения операций,

      9)  Составить расписание исполнения  работ проекта с учетом всех  ограничений, 

      10)  Оптимизировать состав используемых  ресурсов,

      11)  Определить бюджет и распределение  во времени плановых затрат  проекта, 

      12)  Определить и промоделировать  риски и неопределенности,

      13)  Определить необходимые резервы  на сроки,  стоимости и потребности в материалах для исполнения запланированных показателей с заданной надежностью,

      14)  Если заданы директивные сроки,  стоимости,  ограничения по поставкам,  то определить вероятность их успешного соблюдения,

      15)  Представить плановую информацию  руководству и исполнителям.

      В процессе исполнения необходимо:

      1) Вести учет,

      2) Анализировать отклонения исполнения  от запланированного,

      3) Прогнозировать будущие параметры  проекта, 

      4) Моделировать управленческие воздействия, 

      5) Вести архивы проекта. 

      Далее мы рассмотрим перечисленные шаги по порядку и проанализируем возможности различных пакетов управления проектами. [1]

      6. Иерархическая структура  работ проекта

      Создание  компьютерной модели проекта всегда начинается с разработки Иерархической Структуры Работ (Work Breakdown Structure).  Реальные проекты состоят из тысяч операций,  описать их все и ничего не пропустить без структуризации  (разбиения проекта на подпроекты, фазы,  подфазы,  пакеты работ)  практически невозможно.  Процесс разработки ИСР называется декомпозицией целей.

      Наиболее  распространенный подход к структуризации разбиение проекта на подпроекты,  фазы,  и т.д.  исходя из объектов проекта.  Так,  чтобы произвести велосипед вы должны сделать раму, колеса, тормозную систему и т.д. Подразделив проект на объекты с максимальной разумной детализацией вы должны описать процессы,  связанные с реализацией каждого объекта.  Однако возможны и другие подходы к созданию Иерархической структуры работ. Так, например, можно начать с процессов, а затем описывать, к каким объектам эти процессы следует приложить в данном проекте.  Еще одна полезная структура структура ответственности,  в которой операции проекта соотносятся лицам, отвечающим за их исполнение.

      Иерархические структуры работ позволяют получать отчетность по любым своим элементам. Таким образом, структура объектов позволяет подводить Итоги по объектам проекта,  структура процессов по процессам проекта,  а структура ответственности контролировать, как участники проекта справляются с работами в своих зонах ответственности.

      Одну  Иерархическую структуру работ можно завести в любом пакете управления проектами.  Как уже упоминалось,  без иерархии работ не удастся полностью описать операции проекта и без этой функции компьютерное моделирование проектов просто теряет смысл.

      Наложение на один проект одновременно нескольких иерархических структур поддерживается пакетами Spider Project Professional  и Desktop.  В других профессиональных пакетах и в MS Project начиная с 2000 версии, можно заводить дополнительные иерархические коды для последующей группировки операций проекта. Это позволяет контролировать исполнение проекта с разных углов зрения, получать итоги в произвольных разрезах. [1]

      8. Операции проекта

      Характеристики  операций проекта определяют и те показатели,  который в дальнейшем используются для моделирования проекта.  Перечислим основные исходные параметры,  которые можно задать и использовать при моделировании исполнения операций проекта:

      - Длительность исполнения,

      - Объем работ на операции,

      - Трудоемкость операции (ресурсо-часы, необходимые для ее исполнения),

      - Календарь операции,

      - Прямые затраты на операцию,

      - Тип операции 

      - Ограничения на сроки исполнения  операции  (например,  начало не раньше определенной даты).

      Во  всех пакетах можно задать длительность операции, или ее трудоемкость (длительность будет подсчитана как частное от деления трудоемкости на количество назначенных ресурсов). В пакетах линии Spider Project (Lite, Desktop и Professional) можно также задать объем работ на операции в физических единицах, а длительность при этом будет рассчитана пакетом исходя из производительность назначенных ресурсов в процессе составления расписания работ.

      Календарь операции определяет промежутки времени, когда операцию можно исполнять. Так, например, некоторые операции можно исполнять только в дневное время,  другие  только летом и т.п.  Календарь операции используется как ограничение при составлении расписания исполнения работ проекта.  Задать календарь операции можно во всех пакетах, но используются они при составлении расписания по разному.  В большинстве пакетов время исполнения работы определяется или календарем операции, или календарем назначенных ресурсов. В Spider Project играет роль и то, и другое. Только в рабочие периоды и операции, и назначенных ресурсов операция может исполняться.

      Прямые  фиксированные затраты на операцию могут задаваться в любом пакете.  Кроме расходов во всех вариантах,  в Spider Project  можно задавать и доходы на операциях,  причем использовать неограниченное количество составляющих стоимости и разные валюты.

      Основные  типы операций, поддерживаемые всеми пакетами: 

      -с фиксированной длительностью,

      -с фиксированной трудоемкостью  (длительность  частное от деления трудоемкости на количество назначенных определяющих (driving) ресурсов),

      -гамак (hammock) такие операции длятся от выполнения связи на старт до выполнения связи на финиш, то есть от события и до события,

      - вехи или контрольные события (milestones) операции нулевой длины,  обычно отражающие наступление важных событий проекта,  таких как окончание фазы и т.п.

      В MS Project операций типа гамак нет, но зато можно использовать в качестве гамаков фазы ИСР. В отличие от других пакетов, в которых фазы это итоги пооперациям, которые в них входят, в MS Project на фазы можно назначать ресурсы, то есть использовать их наподобие гамаков.

      Вехи  и ограничения на сроки исполнения операции можно задавать в любом пакете.

      В Spider Project  имеются также операции,  у которых задается объем,  а длительность вычисляется исходя из производительности назначенных ресурсов (операция типа производительность).

      Кроме того, в пакетах Spider Project и Open Plan можно  задать, допускает ли операция прерывание своего исполнения,  если ресурсы,  исполняющие операцию, требуются на других, более приоритетных работах. [7]

      9. Ресурсы проекта

      Ресурсы проекта можно подразделить на возобновляемые (люди, механизмы)  и невозобновляемые  (материалы, оборудование). Возобновляемые ресурсы можно использовать повторно после того,  как они завершили работу на очередном назначении,  невозобновляемые расходуются и повторно использованы быть не могут.

      В большинстве пакетов те и другие ресурсы задаются вместе в едином перечне ресурсов,  в пакетах Spider Project  задание возобновляемых и невозобновляемых ресурсов разнесено в разные таблицы и они представляют собой разные объекты программы. Это вызвано не только тем, что по этим ресурсам задаются разные характеристики,  но и тем,  что в Spider Project  можно задавать потребление материалов возобновляемыми ресурсами в процессе своей работы (расход электроэнергии, горюче-смазочных материалов и т.п.), чего в других пакетах делать нельзя.

      К основным характеристикам возобновляемых ресурсов относятся:

      - общее количество,