Программы для офисной автоматизации

Содержание

 

Введение…………………………………………………………………………...3

1 Электронный офис……………………………………………………………...4

1.1 Информационная  технология автоматизации офиса……………………….4

1.2 Развитие офисной  автоматизации: от традиционного  офиса к производственному и электронному………………………………………..…...6

1.3 Основные компоненты  электронного офиса…………………………...….10

2 Электронный документооборот…………………………………………..…..16

2.1 Назначение систем  управления электронными документами……………16

2.2 Подсистемы автоматизации документооборота…………………………...21

Заключение…………………………………………………………………...…..23

Список использованных источников……………………………………….…..25

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

На протяжении последних  десятилетий автоматизация офисной  деятельности является одним из основных стимулов развития мировой информационной индустрии. Пожалуй, каждый из мировых  гигантов - разработчиков аппаратного  и программного обеспечения внес свою лепту в развитие этой части  рынка информационных технологий. Все  это позволяет говорить об актуальности темы данной работы.

Спектр решений, предлагаемых для автоматизации  офисной деятельности, включает офисные  пакеты, средства организации коллективной работы и обмена информацией, решения  для автоматизации управления компанией  и многое другое. Благодаря этим решениям сам офис и организация  труда его сотрудников за последнее  время изменились до неузнаваемости.

Цель работы - проанализировать автоматизацию офисной деятельности и рассмотреть основные программные продукты и решения, используемые при данной автоматизации.

Объект исследования является программное обеспечение, используемое для офисной автоматизации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Электронный  офис

 

1.1 Информационная  технология автоматизации офиса

 

Изначально автоматизация  начала развиваться на производстве и затем распространилась на офис, ставя вначале целью только автоматизацию  сложной и кропотливой секретарской работы. По мере развития средств коммуникации автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность  повысить производительность своего труда. Автоматизация офиса, по сути не заменяет существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополняет ее. Обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наиболее качественно обеспечат управленцев информацией, если будут использоваться совместно.

 Автоматизированных  офис привлекателен для менеджеров  всех уровней управления в  фирме не только потому, что  поддерживает связь персонала  внутри фирмы, но и потому, что  предоставляет им новые средства  коммуникации с окружающим миром.  Дадим определение информационной  технологии автоматизации офиса:

Информационная  технология автоматизации офиса - организация  и поддержка коммуникационных процессов  как внутри организации, так и  с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств  передачи и работы с информацией.

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими  служащими. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и позволяют  им гораздо легче справляться  с возрастающим объемом работ. Однако это является второстепенным преимуществом  по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса, как инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их улучшенной коммуникации даёт возможность экономическому росту фирмы.

В настоящее время  известно огромное количество программ для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый  процессор, табличный процессор, электронная  почта, электронный календарь, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д. Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

Существуют следующие  виды информационных технологий:

· Информационная технология обработки данных

· Информационная технология управления

· Автоматизация  офиса

· Информационная технология поддержки принятия решений

· Информационная технология экспертных систем

И каждый из них  имеет свой вид обеспечения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 Развитие  офисной автоматизации: от традиционного  офиса к производственному и электронному

 

Считается, что офисные  средства автоматизации могут относиться к одной из двух непересекающихся групп:

· автоматизация  рутинных работ с документами, обычных  для большинства офисов (office automation). К ним относятся: редактирование (набор, проверка, оформление) и печать документов, контроль их прохождения (маршрутизация, мониторинг), контроль исполнения поручений и т.п.;

· методические и  программные средства поддержки  принятия решений, которые являются специфическими для той или иной отрасли или проблемы в отличие  от средств предыдущей группы.

Использование для  автоматизации вычислительной техники  в офисах началось в 60-х годах  и прошло три следующие этапа  развития: традиционный офис, производственный офис, электронный офис.

Традиционный офис представляет собой довольно небольшой  сложившийся коллектив лично  знакомых друг с другом людей с  довольно таки широким кругом обязанностей. Такой офис можно характеризовать  по трём важным признакам: сравнительно небольшой объем работы, постоянная оценка ситуации, инициатива и быстрая внутриофисная коммуникация.

Традиционный офис устойчив к переменам (при сравнительно небольших объемах работы) и по ряду показателей хорошо подготовлен  к переходу в электронный. Типовой состав рабочих операций в традиционном офисе таков: подготовка материалов, печатание, диктовка, общение, выверка документов, поездки, работа с почтой, ведение картотек, ожидание, подборка и сортировка документов, поиск информации, чистка информационных фондов, копирование, выполнение расчетов, планирование, разговор по телефону, чтение, работа за терминалом.

 

В производственном офисе присутствуют большие объемы однотипной работы, ее строгая формализация, выделение, специализированные функции, подробное распределение труда, централизация вспомогательной  работы и ее организация по поточному  принципу. Соответственно в нем также  применяются средства вычислительной техники. В этом случае суть автоматизации  состоит в формировании и поддержании  крупных информационных фондов однородных данных, их систематизации, накоплении, хранении, производстве выборок и  т. д.

Электронный офис воплощает  концепцию-всестороннего использования в офисной деятельности средств вычислительной техники и связи при одновременном сохранении и усилении преимуществ традиционных и производственных офисов. Предполагается, что электронный офис позволит практически не представлять документы на бумаге внутри фирмы и восстановит традиционную форму концентрации деятельности вокруг специалиста или руководителя. Основные функции и средства электронного офиса следующие:

общая обработка  документов, их верификация и оформление; локальное хранение документов; обеспечение  сквозного доступа к документам без их дублирования на бумаге; дистанционная  и совместная работа служащих над  документом; поддержка способов общения, не покидая рабочего места; электронная  почта; персональная обработка данных; составление документов, воспроизведение  и полиграфическое размножение  документов; объединение электронной  и вербальной коммуникации; обмен информацией между базами данных; ввод данных или форм и ведение персональных баз данных; генерация отчетов по обработке данных; управление ресурсами; контроль исполнения; управление личным временем; контроль автоматической корреспонденции; поддержка технического и профессионального инструктажа служащих; передача данных; обеспечение разнообразия в наглядном представлении материала; обеспечение стилистического качества документов; моделирование решений и имитация их принятия; информационная поддержка принятия решений; работа со средствами автоматизированного обучения; служба консультаций; создание адаптируемых автоматизированных рабочих мест; обмен локальной и персонализированной информацией; служба видеотекста; обмен и интеграция программных средств; перенос документов с одного носителя на другой; полиграфическое оформление документов; телефонные и телевизионные совещания; групповой контакт через терминалы.

Информационно-вычислительные мощности в электронном офисе  также персонализируются с сохранением  электронной связи как внутри офиса, так и с централизованными  базами данных и удаленными подразделениями. При этом предполагается, что совместное развитие и интеграция вычислительной и коммуникационной техники дадут  служащим неограниченный доступ к любой  нужной информации и вычислительным мощностям независимо от их места  их навигации.

Электронный офис, благодаря электронной почте  и персональным ЭВМ, увеличивает  возможность обеспечения прямого  взаимодействия людей, так же, как  и традиционный офис, не требуя при  этом их физической концентрации в  пределах одного помещения. Концепция  электронного офиса существенно  повышает эффективность работы людей, занимающихся творческим трудом, требующим  интенсивной обработки больших  объемов сложноорганизованной информации.

В современных условиях к видам деятельности, осуществляемым в офисе, потенциально являющимся предметом  автоматизации и требующим информационной поддержки, необходимо в первую очередь  отнести:

· обслуживание входных  информационных потоков разнообразных  видов, офис-менеджмент;

· собственно документооборот  и организацию делопроизводства;

· планирование и  контроль выполнения производственных заданий и др.;

· стратегическое и  тактическое планирование основной деятельности;

· принятие решений  разных уровней;

· техническую поддержку  бизнес-процессов как процессов  специфического рода (длительных, вариантных, распределенных и др.).

Учитывая разнообразие офисов нецелесообразно рассматривать  их информационные системы в качестве объектов, составляющих один конструктивно  определяемый класс систем. Так как общим свойством таких офисных информационных систем (ОИС) является поддержка документооборота (а это, в общем случае, только часть каждой ОИС), то именно о ней и о других средствах поддержки рутинных операций с документами можно говорить как о самостоятельном классе функций характерных для офиса (и это также справедливо для соответствующих средств автоматизации).

На характер и  цель деятельности организации влияет его информационная система, вид  производимого и перерабатываемого  информационного продукта. Если задачей  организации является производство информационного продукта, оформленного в виде документов, то для нее  важнейшим элементом деятельности является хранение информации, связанной  со спецификой деятельности и необходимой  для принятия управленческих решений. К таким информационным организациям относятся, например, нотариальные конторы, туристические фирмы, информационные агентства. Для снабженческо-сбытовых контор важно знать рынки сбыта, изготовителей продукции, цены на продукцию. Основные информационные потребности  офисов можно удовлетворить с  помощью типовых аппаратно-программных  средств, среди которых программные  средства текстовой, табличной и  графической обработки информации, ПК и средства оперативного размножения  документации, электронные коммуникационные средства.

 

 

 

1.3 Основные  компоненты электронного офиса

 

База данных. В  автоматизированном офисе база данных представляет собой данные о производственной системе фирмы так же, как в  технологии обработки данных на операционном уровне. Информация может также поступать  в базу данных из окружающего мира фирмы. Специалисты должны уметь  выполнять технологические операции по работе в среде баз данных.

Текстовый процессор. Это один из видов прикладного  программного обеспечения, который  предназначен для создания и обработки  текста. Он позволяет выполнять операции со словами, например добавлять или удалять их, перемещать предложения и абзацы, устанавливать формат, работать с элементами текста, режимами и т.д. При готовом документе, специалист переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает его на другие компьютеры по сети. Таким образом, менеджер имеет эффективный вид письменной коммуникации. Менеджер постоянно может оценивать ситуацию на фирме с помощью регулярного получения писем и докладов, подготовленных с помощью текстового процессора.

Электронная почта. Электронная почта, основывается на сетевом использовании компьютеров  и дает возможность пользователю в получении, хранении и отправке сообщений своим партнерам по сети. Речь идёт о однонаправленной связи. Для обеспечения двухсторонней связи необходимо многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте либо использовать другие способы коммуникации.

Сообщение, которое  посылается часто стало доступно всем пользователям электронной почты, его следует поместить на компьютерную доску объявлений, при необходимости можно отметить, что это частная корреспонденция. Можно также послать сообщение с отчётом о его получении адресатом.

Когда фирма решает завести электронную почту, у  нее имеются две возможности. Первая - приобрести собственное техническое и программное обеспечение и создать собственную локальную сеть компьютеров, выполняющую функцию электронной почты. Вторая же - это покупка услуги использования электронной почты, которая в свою очередь предоставляется специализированными организациями связи за определённую периодически вносимую плату.

Аудиопочта. Это почта позволяет передавать голосовые сообщения. Она похожа на электронную почту, за исключением того, чтобы вводить сообщение на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Аналогично Вы получаете присланные сообщения по телефону. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудио сигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.