Программы для офисной автоматизации

Почта для передачи аудиосообщений успешно используется для группового общения. Для этого  посылающий сообщение должен дополнительно  указать список тех лиц, которым  данное сообщение будет отправлено. Система будет периодически обзванивать  всех указанных людей для передачи им сообщения.

Главное преимущество аудио почты, если сравнивать её с электронной является то, что она удобнее - при ее использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.

Табличный процессор. Функции современных программных  сред табличных процессоров позволяют  выполнять многочисленные операции над данными, которые представляются в табличной форме. Среди общих  признаков этих операций, можно выделить наиболее многочисленные и применяемые  группы технологических операций:

· ввод данных, как с клавиатуры, так и из баз данных;

· обработка данных (сортировка, автоматическое формирование итогов, копирование и перенос  данных, различные группы операций по вычислениям, агрегирование данных и т.д.);

· вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых  файлов в другие системы, непосредственно  в базу данных;

· качественное оформление табличных форм представления данных;

· многоплановое  и качественное оформление данных в  виде диаграмм и графиков;

· проведение инженерных, финансовых, статистических расчетов;

. проведение математического моделирования и другие операции.

Электронный календарь. Он предоставляет возможность использовать компьютер, входящий в сеть для хранения и манипулирования рабочим расписанием  управленцев и других работников организации. Например, менеджер устанавливает  дату и время, какого либо мероприятия, просматривает получившееся расписание, и при надобности вносит поправки при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует компонентам электронной почты. Программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.

Система даёт возможность  для получения доступа также  и к календарям других менеджеров, может автоматически согласовать  время встречи с их собственными расписаниями.

Использование электронного календаря особо эффективно для  менеджеров высших уровней управления, график которых расписан надолго  вперед.

Компьютерные конференции  и телеконференции. Компьютерные конференции  используют компьютерные сети для обмена информацией между группой людей, решающей определённый вопрос. Лица, имеющие  доступ к этой технологии - это ограниченный круг. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.

Телеконференция включает в себя три вида конференций: аудио, видео и компьютерную.

Видеотекст. Здесь  компьютер используется для получения  отображения текстовых и графических  данных на экране монитора. Лица, принимающие  решение, имеют три возможности  получения информации в форме  видеотекста:

· создать файлы  видеотекста на собственных компьютерах;

· заключить договор  с компанией данной специализации  на получение доступа к разработанным  ею файлам видеотекста. Такие файлы, разработанные специально для продажи, могут храниться на серверах компании, осуществляющей подобные услуги, или  поставляться клиенту на магнитных  или оптических дисках;

· заключить договоры с другими компаниями на получение  доступа к их файлам видео текста.

Обмен каталогами и  прайс-листами своей продукции  между компаниями в форме видеотекста  имеет сейчас большую популярность. Компании, специализирующиеся на продаже видеотекста, начинают конкурировать печатной продукцией, такой как газеты и журналы. Так, во многих странах сейчас можно заказать газету, журнал или сводки биржевой информации в форме видеотекста.

Хранение изображений. В любой организации необходимо длительное время хранить большое  количество документов. Для удобства придумали хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.

Хранение изображений  является перспективной офисной  технологией и осуществляется при  использовании специального устройства -- оптического распознавателя образов, который позволяет преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид с последующим хранением его во внешней памяти компьютера. Изображение, сохраненное в цифровом формате может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски или другие носители обладающие большими емкостями.

Аудиоконференции. Они используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством для аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, позволяющими участвовать в разговоре более чем двум участникам. Для аудиоконференций не требуется компьютер, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.

Аудиоконференции являются очень выгодным средством связи. Оно дешево и удобно. Эффективность аудиоконференций повышается при выполнении следующих условий:

· человек, организующий аудиоконференцию, должен предварительно обеспечить возможность для участия в ней всех заинтересованных лиц;

· количество участников конференции не должно быть более  шести человек, чтобы удержать дискуссию  в рамках обсуждаемой проблемы;

· программа конференции  должна быть сообщена ее участникам заранее, например, с использованием факсимильной связи;

· перед диалогом, каждый участник должен представляться;

· должны быть организованы запись конференции и ее последующее хранение;

· запись конференции  должна быть распечатана и отправлена всем ее участникам.

Видеоконференции. Они предназначены для тех  же целей, что и аудио конференций, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. Во время видеоконференции ее участники, находящиеся в разных местах планеты, могут видеть на телевизионном экране либо мониторе себя и других участников. Одновременно с видеоизображением передается звуковое сопровождение.

Хотя видеоконференции сокращают транспортные и командировочные  расходы, большинство фирм применяет  их и по другой причине. Эти фирмы  видят в них возможность принять  в решении вопроса максимальное количество менеджеров и других работников, находящихся на большом расстоянии от главного офиса.

Наиболее популярны  три конфигурации построения видеоконференций:

· односторонняя  видео- и аудио связь. Здесь видео - и аудио сигналы идут только в одном направлении, например от руководителя проекта к исполнителям;

· односторонняя видео- и двухсторонняя аудиосвязь. Двухсторонняя аудиосвязь позволяет участникам конференции, принимающим видеоизображение, обмениваться аудиоинформацией с передающим видеосигнал участником;

· двухсторонняя видео - и аудиосвязь. Она является наиболее дорогой конфигурацией с использованием двухсторонней видео - и аудиосвязи между всеми участниками конференции, обычно имеющими один и тот же статус.

Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании  факс-аппарата, читающего документ на одном конце коммуникационного  канала и воспроизводящего его изображение на другом.

Факсимильная связь  является быстрым и легким способом рассылки документов участникам группы, решающей определенный вопрос, независимо от их географического положения.

 

 

 

 

 

2. Электронный  документооборот

 

2.1 Назначение  систем управления электронными  документами

 

Итак, управление электронным  документооборотом в общем случае - это организация движения документов между подразделениями предприятия, группами пользователей или пользователями. Т.к. они чаще всего остаются на сервере, под движением документов понимается не их физическое перемещение, а передача прав на их использование с уведомлением определённых пользователей и контроль за их исполнением. Главное назначение систем электронного документооборота это организация хранения электронных документов, а также их поиска, как по атрибутам, так и по содержимому. В системах электронного документооборота также реализован санкционированный доступ к документам, фиксируются произведенные в них изменения и контролируются все их версии и подверсии.

Автоматизация документооборота даёт возможность использовать информацию из базы данных, сокращение количества ввода информации вручную, что сокращает  время работы и в снижении количества ошибок. Кроме форм документов, в базе данных системы управления документооборотом хранит данные (суммы, номера договоров, даты заключения договоров, адреса и т.д.), которые также могут понадобиться во многих документах (договорах, приказах, актах выполненных работ и т.д.). Эта информация вводится один раз и позволяет формировать документы, требуемые в административных структурах.

По данным журнала  “ASAP”, за год в мире производится приблизительно 6 млрд. документов; обычный  служащий тратит в год около 150 часов  на поиск утерянной информации. Поэтому  возникает потребность предоставлять  необходимую информацию в готовом  для “потребления” виде с последующим  ее предложением.

 

Современный рынок  прикладных программных средств предлагает ряд автоматизированных систем управления документацией. Среди них DocsVision 3.6 компании DocsVision , ESCOM.DOC© , система J.D. Edwards OneWorld, разработанная компанией Robertson and Blums Corporation и др.

Прежде всего, дадим  определение того, о каком типе программного обеспечения пойдёт речь. Наиболее полное определение Систем управления документами (EDMS - Electronic Document Management Systems) даёт аналитическая компания IDC.

"Системы управления  документами (СУД) обеспечивают  процесс создания, управления доступом  и распространения больших объемов  документов в компьютерных сетях,  а также обеспечивают контроль  над потоками документов в  организации. Часто эти документы  хранятся в специальных хранилищах  или в иерархии файловой системы.  Типы файлов, которые, как правило,  поддерживают системы СУД включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео - данные, и документы Web. Общими возможностями систем СУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность."

Изначально, СУД  являлись вертикальными приложениями, которые были разработаны для  использования малыми группами специалистов, работающих на небольшом расстоянии друг от друга с документами сложной  структуры. Заграницей приложения вертикального  управления документами в основном использовались в фармацевтических исследованиях, страховании, инженерных разработках, промышленном производстве.

В современных распределенных предприятиях система распространения  документов, требования по их доступности  и необходимость совместной работы с ними растут экспоненциально. Ежедневно создаются высокоценные материалы, размещаются в глобальных сетях, распространяются в различных коллективах среди людей. В эпоху Web формализованные документы, доступные только специалистам, не могут больше хранить корпоративные знания. В этом должны помочь Системы управления документами.

Таким образом, автоматизация  делопроизводства (при помощи СУД) нужна  для того, чтобы обеспечить мобильность  руководству предприятия и работы самого предприятия.

На сегодняшний  день предприятия требуют по настоящему распределенной архитектуры управления документами, т.е. такой, которая удовлетворяет  следующим требованиям:

· Масштабируемость - желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать можно больше пользователей, и система была способна увеличивать свою мощность и это определялось только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Это требование могут обеспечить сервера баз данных, произведённых такими компаниями, как Sybase, Oracle, Informix и др., существующие практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности.

· Распределенность - основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектурой систем документооборота должно поддерживаться взаимодействие распределенных мест. А распределенные места могут быть объединены различными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями. Распределенное, расширяемое управление документами резко повышает продуктивность работы сотрудников, усиляет общую конкурентоспособность организации.

· Модульность - вполне возможно, что заказчик не потребует  внедрение сразу всех компонентов  системы документооборота, а иногда число задач решаемых заказчиком меньше, чем число всех задач документооборота. Из этого выведем, что система  документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных  между собой.