Программы для офисной автоматизации

· Открытость - система  документооборота не должна и не может  существовать по отдельности с другими  системами, например, иногда необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. Тогда система документооборота должна иметь открытые интерфейсы необходимой в некоторых случаях доработки и интеграции с другими системами.

· Эффективность - обеспечение  рационального соотношения между  затратами на создание системы и  целевыми эффектами, включая конечные результаты автоматизации документооборота; возможность внедрения широкого спектра дополнительных технологий для повышения уровня возврата от средств, затраченных на систему.

На рынке средств  электронного управления документами, условно, выделим пять категорий  СУД. Но, ни одна классификация, как показывает практика, не является идеальной. В результате некоторые продукты одновременно попадают сразу в несколько категорий и имеют возможности, характерные для продуктов из разных категорий.

Ниже перечислены  категории технологий СУД с примерами  наиболее известных поставщиков  и продуктов в каждом классе:

· Системы СУД, ориентированные  на бизнес-процессы: Documentum, FileNet (Panagon и Watermark), Hummingbird(PC DOCS).

· Корпоративные СУД: Lotus (Domino.Doc), дополнения к Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context).

Обеспечивают корпоративную  инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям  в организации. Основные возможности  этих систем аналогичны системам, ориентированным  на бизнес-процессы. Однако, их отличительной особенностью является способ использования и распространения. Аналогично таким средствам как текстовые редакторы и электронные таблицы, корпоративные СУД являются стандартным, "приложением по умолчанию" для создания и публикации документов в организации. Как правило, эти средства не ориентированы на использование только в какой-то определенной индустрии или для узко определенной задачи. Они предлагаются и внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей.

· Системы управления контентом (от англ. content - содержание, суть): Adobe, Excalibur.

Обеспечивают процесс  отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для  их последующего повторного использования  и компиляции. Потенциально доступность  информации не в виде документов, а в меньших объектах облегчает процесс обмена информацией между приложениями.

 Системы управления образами

Преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме.

· Системы управления потоками работ (Workflow management): Lotus (Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.

Эти системы в  основном рассчитаны на обеспечение  движения неких объектов по заранее  заданным маршрутам (так называемая «жесткая маршрутизация»). На каждом этапе  объект может меняться, поэтому его  называют общим словом «работа» (work). Системы такого типа называют системами workflow -- «поток работ» (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.

 

 

 

2.2 Подсистемы  автоматизации документооборота

информационный  автоматизация офисный электронный  документ

 

Система автоматизации  документооборота складывается из нескольких подсистем. Каждая из этих подсистем обладает набором специфических для нее функций. При этом каждая подсистема тесно взаимодействуют между собой с другими подсистемами. На практике программные продукты условно можно отнести к той или иной группе в нашей классификации. Как правило, системы реализуют лишь часть функций, описанных ниже, при этом продукт одного класса может включать в себя часть функций систем другого класса. Поэтому построение систем автоматизации документооборота из существующих на рынке продуктов требует не только хорошего понимания конечной задачи, но и отличного знания рынка программного обеспечения.

Можно выделить следующие  подсистемы автоматизации документооборота:

· Архивы документов;

· Системы ввода  документов и системы обработки  образов документов;

· Системы управления стоимостью хранения документов;

· Системы маршрутизации  документов;

· Системы комплексной  автоматизации бизнес-процессов.

В основе системы  документооборота лежит подсистема хранения. В простейшем случае это  может быть база данных учета документов в системах автоматизации делопроизводства. Клиентское рабочее место осуществляет возможность занесения информации о документах в систему, поиск  документов по их атрибутам, модификацию  информации (текущее местоположение, статус исполнения и прочее) и управление данными.

В том случае, если система документооборота хранит документы  или их образы необходима специальная  среда их хранения. В простейшем случае для этого может использоваться файловая система. В более сложном  случае это может быть специализированная система построения архива документов. База данных должна содержать информацию о правах доступа к документам, блокировках и пр. В этом случае возможно присутствие систем оптимизации стоимости хранения документов и системы поддержки полнотекстового индексирования.

Клиентские приложения, соответственно, должны включать такие  дополнительные функции, как доступ к документам в архиве, поддержка  блокировки и изменения атрибутов  документов, а также возможность  полнотекстового поиска.

Для ввода документов в систему может использоваться система распознавания текстов  и печатных форм.

В случае наличия  в системе средств маршрутизации  база данных хранит дополнительную информацию о маршрутах движения документов, текущем состоянии маршрутов  и пр. Модуль маршрутизации осуществляет непосредственную доставку документов на рабочие места пользователей  и внесение информации об изменении  статуса документов в базу данных. Клиентское рабочее место системы  маршрутизации может непосредственно  не взаимодействовать с базой  данных и архивом документов, а  получать доступ к документам посредством  среды маршрутизации, в качестве которой может использоваться электронная  почта.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

В настоящее время  наличие успешно действующей  системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о  благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость  подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально  успешном выполнении порученного дела.

Автоматизированная  система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.

Внедрение автоматизированной системы обеспечит удобство в  работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические  нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное  на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность  работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации , а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.

За время своего существования компьютерные технологии прошли длительный путь развития не только в области программных продуктов  или архитектуры систем, но и в  области интеграции компьютерных технологий и бизнес-процессов. Изначально созданные  для автоматизации рутинных процессов  компьютерные технологии стали решающим фактором, определяющим сами бизнес-процессы. Сейчас уже очень трудно представить  современный офис не только без компьютера, но и без специальных программ, позволяющих автоматизировать всю  работу с документацией. Можно сказать, что на сегодняшний день базовая  функциональность этих программных продуктов всех наиболее известных производителей соответствует основным требованиям российского делопроизводства и обеспечивает реализацию всех основных делопроизводственных операций. Поэтому при выборе того или иного программного продукта основное внимание обращается на детали, особенности функционирования и настройки того или иного ПО.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список  использованных источников

 

1 Пахчанян А. Обзор систем электронного документооборота. / А. Пахчанян. Спб.; «Питер», 2003. - 74 с. - ISBN 5-85647-057.

2 Симонович С.В. Информатика: Базовый курс. / С.В. Симонович. СПб.; «Питер», 2002. - 24 с. - ISBN 5-300-02821-5.

3 Морозевич А.Н. Основы экономической информатики. Учебное пособие. / А.Н. Морозевич, Н.Н. Говядинова, Б.А. Железко. Мн.; «БГЭУ», 2006. - 237 с. - ISBN 5-30567-453-5.

4 Назаров С.В. Пакеты программ офисного назначения. Учеб. Пособие. / С.В. Назаров. Москва.; «Издательство АСТ», 2003. - 112 с. - ISBN 5-3465485-7.