Проэктирование ИС менеджера

 

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ, МОЛОДЕЖИ И  СПОРТА УКРАИНЫ

ГВУЗ  «НАЦИОНАЛЬНЫЙ ГОРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Институт экономики

Факультет менеджмента

 

Кафедра менеджмента ВЭД

 

 

 

 

 

 

Индивидуальное задание

по дисциплине: «Информационные системы в менеджменте»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

г. Днепропетровск

2012р.

Содержание:

1. Проэктирование ИС менеджера…………………….…………………………стр. 2

1.1 Классификация ИС………………………………………………………стр. 2

1.2 История разработки автоматизированных информационных систем.стр. 5

        1.3 Проектирование корпоративных ИС…………………………………...стр. 7

        1.4 Процесс создания ИС……………………………………………………стр. 9

2. Электронная почта. Модель електронного офиса…………………………..стр. 12

2.1 Работа в среде Outlook Express………………………………………...стр. 13

3. Особенности жесткого и гибкого планирования «1-День» и «1- Неделя» и анализ выполненного с помощью Тайм-менеджмента в Outlook 2007………стр. 19

3.1 Планирование  недели в «Календаре»…………………………………стр. 21

3.2 Особенности  планирования одного дня в  «Календаре»……………...стр. 26

Список использованной литературы……………………………………………стр. 29

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Проэктирование ИС менеджера.

Информация в современном мире превратилась в один из наиболее важных ресурсов, а информационные системы (ИС) стали необходимым инструментом практически во всех сферах деятельности.

Разнообразие задач, решаемых с  помощью ИС, привело к появлению  множества разнотипных систем, отличающихся принципами построения и заложенными  в них правилами обработки  информации.

1.1 Классификация  ИС.

Информационные системы можно классифицировать по целому ряду различных признаков. В основу рассматриваемой классификации положены наиболее существенные признаки, определяющие функциональные возможности и особенности построения современных систем. В зависимости от объема решаемых задач, используемых технических средств, организации функционирования, информационные системы делятся на ряд групп. 

Основываясь на степени автоматизации информационных процессов в системе управления фирмой, информационные системы делятся на ручные, автоматические и автоматизированные.

Ручные ИС характеризуются отсутствием  современных технических средств  переработки информации и выполнением  всех операций человеком.

В автоматических ИС все операции по переработке информации выполняются  без участия человека.

Автоматизированные ИС предполагают участие в процессе обработки  информации и человека, и технических  средств, причем главная роль в выполнении рутинных операций обработки данных отводится компьютеру. Именно этот класс систем соответствует современному представлению понятия «информационная  система».

В зависимости от сферы применения различают следующие классы ИС.

Информационные системы организационного управления — предназначены для  автоматизации функций управленческого  персонала как промышленных предприятий, так и непромышленных объектов (гостиниц, банков, магазинов и пр.).

Основными функциями подобных систем являются: оперативный контроль и  регулирование, оперативный учет и  анализ, перспективное и оперативное  планирование, бухгалтерский учет, управление сбытом, снабжением и другие экономические и организационные  задачи.

ИС управления технологическими процессами (ТП) — служат для автоматизации  функций производственного персонала  по контролю и управлению производственными  операциями. В таких системах обычно предусматривается наличие развитых средств измерения параметров технологических  процессов (температуры, давления, химического  состава и т.п.), процедур контроля допустимости значений параметров и  регулирования технологических  процессов.

ИС автоматизированного проектирования (САПР) — предназначены для автоматизации  функций инженеров-проектировщиков, конструкторов, архитекторов, дизайнеров при создании новой техники или  технологии. Основными функциями  подобных систем являются: инженерные расчеты, создание графической документации (чертежей, схем, планов), создание проектной  документации, моделирование проектируемых  объектов.

Интегрированные (корпоративные) ИС —  используются для автоматизации  всех функций фирмы и охватывают весь цикл работ от планирования деятельности до сбыта продукции. Они включают в себя ряд модулей (подсистем), работающих в едином информационном пространстве и выполняющих функции поддержки  соответствующих направлений деятельности. Типовые задачи, решаемые модулями корпоративной системы.

Анализ современного состояния  рынка ИС показывает устойчивую тенденцию  роста спроса на информационные системы  организационного управления. Причем спрос продолжает расти именно на интегрированные системы управления. Автоматизация отдельной функции, например, бухгалтерского учета или сбыта готовой продукции, считается уже пройденным этапом для многих предприятий.

Существует  классификация ИС в зависимости  от уровня управления, на котором система используется.

Информационная система оперативного уровня — поддерживает исполнителей, обрабатывая данные о сделках  и событиях (счета, накладные, зарплата, кредиты, поток сырья и материалов). Информационная система оперативного уровня является связующим звеном между  фирмой и внешней средой.

Информационные системы специалистов — поддерживают работу с данными  и знаниями, повышают продуктивность и производительность работы инженеров  и проектировщиков. Задача подобных информационных систем — интеграция новых сведений в организацию  и помощь в обработке бумажных документов.

Информационные системы уровня менеджмента — используются работниками  среднего управленческого звена  для мониторинга, контроля, принятия решений и администрирования. Основные функции этих информационных систем:

• сравнение текущих показателей с прошлыми;
• составление периодических отчетов за определенное время, а не выдача отчетов по текущим событиям, как на оперативном уровне;
• обеспечение доступа к архивной информации и т.д.

Стратегическая информационная система  — компьютерная информационная система, обеспечивающая поддержку принятия решений по реализации стратегических перспективных целей развития организации.

Информационные системы стратегического  уровня помогают высшему звену управленцев  решать неструктурированные задачи, осуществлять долгосрочное планирование. Основная задача — сравнение происходящих во внешнем окружении изменений  с существующим потенциалом фирмы. Они призваны создать общую среду  компьютерной телекоммуникационной поддержки  решений в неожиданно возникающих  ситуациях. Используя самые совершенные  программы, эти системы способны в любой момент предоставить информацию из многих источников. Некоторые стратегические системы обладают ограниченными  аналитическими возможностями.

1.2 История разработки  автоматизированных

 информационных  систем.

Индустрия разработки автоматизированных информационных систем управления зародилась в 1950-х — 1960-х годах и к концу  века приобрела вполне законченные  формы.

На первом этапе основным подходом в проектировании ИС был метод  «снизу-вверх», когда система создавалась  как набор приложений, наиболее важных в данный момент для поддержки  деятельности предприятия. Основной целью  этих проектов было не создание тиражируемых продуктов, а обслуживание текущих  потребностей конкретного учреждения. Такой подход отчасти сохраняется  и сегодня. В рамках «лоскутной автоматизации» достаточно хорошо обеспечивается поддержка  отдельных функций, но практически  полностью отсутствует стратегия  развития комплексной системы автоматизации, а объединение функциональных подсистем  превращается в самостоятельную  и достаточно сложную проблему.

Создавая свои отделы и управления автоматизации, предприятия пытались «обустроиться» своими силами. Однако периодические изменения технологий работы и должностных инструкций, сложности, связанные с разными  представлениями пользователей  об одних и тех же данных, приводили  к непрерывным доработкам программных продуктов для удовлетворения все новых и новых пожеланий отдельных работников. Как следствие — и работа программистов, и создаваемые ИС вызывали недовольство руководителей и пользователей системы.

Следующий этап связан с осознанием того факта, что существует потребность  в достаточно стандартных программных  средствах автоматизации деятельности различных учреждений и предприятий. Из всего спектра проблем разработчики выделили наиболее заметные: автоматизацию  ведения бухгалтерского аналитического учета и технологических процессов. Системы начали проектироваться  «сверху-вниз», т.е. в предположении, что одна программа должна удовлетворять  потребности многих пользователей.

Сама идея использования универсальной  программы накладывает существенные ограничения на возможности разработчиков  по формированию структуры базы данных, экранных форм, по выбору алгоритмов расчета. Заложенные «сверху» жесткие рамки  не дают возможности гибко адаптировать систему к специфике деятельности конкретного предприятия: учесть необходимую  глубину аналитического и производственно-технологического учета, включить необходимые процедуры  обработки данных, обеспечить интерфейс  каждого рабочего места с учетом функций и технологии работы конкретного  пользователя. Решение этих задач  требует серьезных доработок  системы. Таким образом, материальные и временные затраты на внедрение  системы и ее доводку под требования заказчика обычно значительно превышают  запланированные показатели.

Согласно статистическим данным, собранным  Standish Group (США), из 8380 проектов, обследованных в США в 1994 году, неудачными оказались более 30% проектов, общая стоимость которых превышала 80 миллиардов долларов. При этом оказались выполненными в срок лишь 16% от общего числа проектов, а перерасход средств составил 189% от запланированного бюджета.

В то же время, заказчики ИС стали  выдвигать все больше требований, направленных на обеспечение возможности  комплексного использования корпоративных  данных в управлении и планировании своей деятельности.

Таким образом, возникла насущная необходимость  формирования новой методологии  построения информационных систем.

1.3 Проектирование корпоративных ИС.

Цель  методологии заключается в регламентации процесса проектирования ИС и обеспечении управления этим процессом с тем, чтобы гарантировать выполнение требований, как к самой ИС, так и к характеристикам процесса разработки. Основными задачами, решению которых должна способствовать методология проектирования корпоративных ИС, являются следующие:

• обеспечивать создание корпоративных ИС, отвечающих целям и задачам организации, а также предъявляемым требованиям по автоматизации деловых процессов заказчика;
• гарантировать создание системы с заданным качеством в заданные сроки и в рамках установленного бюджета проекта;
• поддерживать удобную дисциплину сопровождения, модификации и наращивания системы;
• обеспечивать преемственность разработки, т.е. использование в разрабатываемой ИС существующей информационной инфраструктуры организации (задела в области информационных технологий).

Внедрение методологии должно приводить  к снижению сложности процесса создания ИС за счет полного и точного описания этого процесса, а также применения современных методов и технологий создания ИС на всем жизненном цикле  ИС — от замысла до реализации.

Проектирование ИС охватывает три  основные области:

• проектирование объектов данных, которые будут реализованы в базе данных;
• проектирование программ, экранных форм, отчетов, которые будут обеспечивать выполнение запросов к данным;
• учет конкретной среды или технологии, а именно: топологии сети, конфигурации аппаратных средств, используемой архитектуры (файл-сервер или клиент-сервер), параллельной обработки, распределенной обработки данных и т.п.

Проектирование информационных систем всегда начинается с определения  цели проекта. В общем виде цель проекта  можно определить как решение  ряда взаимосвязанных задач, включающих в себя обеспечение на момент запуска  системы и в течение всего  времени ее эксплуатации:

• требуемой функциональности системы и уровня ее адаптивности к изменяющимся условиям функционирования;
• требуемой пропускной способности системы;
• требуемого времени реакции системы на запрос;
• безотказной работы системы;
• необходимого уровня безопасности;
• простоты эксплуатации и поддержки системы.