Проэктирование ИС менеджера

Текстовые редакторы (или современные текстовые процессоры) являются первым компонентом электронного офиса, поскольку проблема обработки текста и его преобразования являются одной из основных задач делопроизводства.

Появление следующего компонента позволила реализовать  с помощью компьютера функцию информационного обмена, принадлежавшей системе телефонной и почтово-телеграфной связи. Таким компонентом стала 
система электронной почты для обмена информацией между пользователями 
многопользовательских компьютерах, а затем и в сетях. Значительно позднее стали использоваться системы разработки баз данных (Своеобразных электронных картотек), а также электронные таблицы для выполнения различных (иногда очень сложных) расчетов.

В дальнейшем в офисах стали использоваться системы деловой графики, необходимые для наглядности выполняемых офисных процедур. 
Использование ПК в офисе не исключает, а, наоборот, усиливает роль средств организационной техники, разработанной на основе применения новейших достижений электроники (сканирующие устройства, факс-модемные платы, копировальные многофункциональные машины, факсимильные аппараты, слайд-принтеры и т.д.).

Практическая  реализация концепции электронного офиса постепенно 
приводит к изменению стиля и методов управления, к пересмотру и перераспределению функций персонала, повышения производительности его труда при выполнении целого ряда делопроизводственных операций. 
Новые технические средства и информационные технологии призваны обеспечить повышение производительности труда в офисной и административной деятельности. Наряду с этим технические средства и компьютерные технологии, административные и офисные системы выполняют, по сути, вспомогательные работы, связанные с обработкой информационных массивов. Процесс принятия решений остается прерогативой человека. Но благодаря автоматизации некоторых процессов управления персонал офиса освобождается от выполнения рутинных операций и уделяет больше времени аналитическим и творческим процессам.

На современном  этапе развития информационных технологий в структуру системы автоматизации документооборота электронного офиса традиционно включают следующие подсистемы:

- технологии обработки изображений документов (Imaging System); 
- системы оптического распознавания символов (Optical Character 
Recognition System, OCR);

- системы управления документами, СКД (Document Management 
System, DMS);

- полнотекстовые базы данных (Full-Text System);

- системы автоматизации деловых процедур, АДС (Workflow System);

- программное обеспечение для рабочих групп (Groupware).

Новейшие  информационные технологии способствуют созданию виртуальных офисов, обеспечивающих комплексную реализацию задач предметной области, причем оборудование и работники этих офисов могут находиться в разных помещениях. Внедрение технологии виртуального офиса способствует внедрению децентрализации деловых операций. 
Виртуальный офис - это территориально удаленные подразделения или компании и рабочие места (как дома, так и в офисе), взаимодействие которых обеспечивается помощью информационных технологий. 
В настоящее время крупнейшие концерны Украины имеют свои филиалы в других городах, с которыми связываются с помощью коммутационных линий в режиме online.

В городе, где сосредоточено управление концерном, магазины и склады соединяются с администрацией через заранее выделенные каналы. При этом подразделения тоже локализованы, что позволяет существенно сократить расходы. В Internet уже давно налажено сервис - бронирование билетов, гостиничных номеров, заказов переводчиков, службы охраны и т. д. Что же касается мировых тенденций, число корпоративных офисов (т.е. когда пользователь работает на компанию в домашних условиях), неуклонно растет и оценивается десятками миллионов.

3. Особенности жесткого и гибкого  планирования «1-День» и «1- Неделя» и анализ выполненного с помощью Тайм-менеджмента в Outlook 2007.

«Мы живем  в великом круге жизни» — помните  песню, которой начинается известный  мультфильм? Этот великий круг делится  на несколько циклов — кругов меньшего масштаба: дневной, недельный, годовой.  

Для планирования удобно распределять задачи по категориям и срокам, в которые ее необходимо исполнить. Для жестко-гибкого планирования были созданы категории «1-День» и «1-Неделя». Планировать день с помощью этих категорий очень просто, необходимо только выделить 5—10 минут вечером накануне либо утром.

Для этого  сначала разделим все дела на несколько  основных типов.

Жесткие встречи — дела, исполнение которых назначено на заранее определенное точное время дня. Например, «пятница, с 15.00 до 17.00», «суббота, 21.00». Как правило, жесткие встречи подразумевают договоренность о точном времени с кем-либо: вашим руководителем, клиентом, подчиненными, фитнес-клубом и т.п. К жестким встречам могут относиться, например, такие дела:

- собеседование  с соискателем вакансии: четверг,  с 17.00 до 18.00;

- переговоры  с клиентом: 25 мая, 15.00;

- поход с  детьми в театр: суббота, с  18.00 до 22.00.

Регулярные жесткие встречи — жесткие встречи, имеющие строго определенную периодичность. Например:

- планерка  с подчиненными: каждый понедельник  с 11.00 до 12.00;

- телефонная  конференция с регионами: каждая  вторая среда в 15.00;

- бассейн:  каждые вторник, четверг и суббота  в 19.00.

Повторяющиеся встречи удобны тем, что в Outlook их можно запланировать всего один раз. Он автоматически расставит их по всем будущим неделям вашего календаря. Открывая календарь в понедельник, вы уже увидите ключевые предстоящие дела, создающие костяк недельного круга.

Многодневные события — продолжающиеся несколько дней и не требующие вашего личного участия в строго определенное время. Например:

- выставка: неплохо бы посетить, но не  принципиально, в какой день  и в какое время;

- командировка: нужно заранее иметь в виду;

- отпуск  коллеги: знаем, что не сможем  в это время к нему обращаться.

 

В Outlook такие события изображаются горизонтальными полосами в верхней части календаря.

«Гибкие» задачи — дела, не имеющие жестко определенного момента выполнения. Например:

- уточнить  место проведения переговоров:  сегодня;

- проконтролировать  подготовку к совету директоров: к 15 мая;

- изучить  коммерческие предложения поставщиков:  до конца месяца.

При этом  «гибкие» не означает «не имеющие  срока исполнения» или «неважные». Задача может иметь срок исполнения; более того, она может быть горящей, неотложной. Но у нее нет четкой привязки ко времени, ее можно сделать  и в 11.00, и в 13.50 — в любое  время дня.

В Outlook такие задачи отображаются справа от календаря, в панели задач.

Бюджетируемые («плавающие») задачи — дела, не имеющие жесткого срока выполнения, но требующие выделения некоторого бюджета времени. Например:

- подготовить  отчет — потребуется 2—3 часа;

- сделать  слайды к презентации — потребуется  около часа;

- написать  статью — необходимо 2 часа.

3.1 Планирование недели в «Календаре»

Теперь перенесем  наши жесткие, «многодневные» и бюджетируемые дела в Outlook. Алгоритм прост. Сначала настроим Календарь так, чтобы с ним было удобно работать:

1. В области переходов в левой части экрана нажмите кнопку «Календарь».

2. На панели задач выберите пункт «Неделя». Календарь приобретет вид: по горизонтали – дни, по вертикали – часы.

3. Возьмите мышкой правый край окна Outlook и вытяните панель задач. Над ней появится маленький календарь на два ближайших месяца. Кликая на нем мышкой, вы можете переходить в нужную вам неделю.

4.  В меню Сервис / Параметры на вкладке «Настройки» снимите галочку у слов «Напоминание: 15 минут». Это нужно для того, чтобы вас не утомляли напоминания обо всех без исключения встречах.

Теперь  создадим первые несколько встреч.

1. Выделите мышкой в нужном дне календаря время, назначенное для встречи.

2. На получившемся темном прямоугольнике кликните правой кнопкой мыши и выберите в меню «Создать встречу».

3. В окне создания встречи впишите в поле «Тема» ее название.

4. Нажав на кнопку «Выбрать категорию», выберите для жесткой встречи синюю категорию (жестко привязанные ко времени), для плавающей – зеленую (бюджетируемые).

5. Если встреча повторяющаяся – нажмите кнопку «Повторение» и в появившемся меню задайте нужную регулярность. Например, «каждые понедельник и четверг».

6. Чтобы создать многодневное событие, выделите мышкой время не на календаре, а на голубой полосе над ним. Кликните на выделенной полосе правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню «Создать встречу».

7. Чтобы изменить продолжительность  встречи, берите ее мышкой за  нижний или верхний край и,  двигая край, удлиняйте или укорачивайте  время встречи.

8. Чтобы перенести встречу, возьмите ее мышкой за левый край и перетащите на нужный день и нужное время.

Освоение электронного планирования требует некоторых усилий. Ведь писать на бумаге нас учили с детства, а работать на компьютере мы стали  в более позднем возрасте. Но, с другой стороны, каждое изменение  в бумажном ежедневнике – это  вычеркивание и переписывание. В  Outlook на любые изменения обстоятельств можно реагировать мгновенно, просто передвинув соответствующие встречи.

С разделом «Календарь» нужно работать ежедневно. Утром просматривайте список гибких задач в панели задач справа от календаря (об этом списке мы поговорим  в следующей главе). Если какая-то из них стала достаточно срочной  и требует не менее часа на выполнение – создавайте вместо гибкой задачи бюджетируемую («плавающую»).    

Закончив любое крупное дело, заглядывайте в «Календарь». Вы увидите  приближающиеся жесткие встречи  или «плавающие» задачи и определите, чем сейчас целесообразно заняться.     

Занимайте жесткими встречами и  плавающими задачами не более 60% рабочего дня. Не менее 40% должно оставаться на различные  непредвиденные обстоятельства – и  внутренние, и внешние.    

Если вы достаточно часто покидаете  рабочее место, необходимо побеспокоиться о «мобильной версии» календаря. Настройте синхронизацию Outlook с календарем вашего мобильного телефона – сейчас это умеют делать большинство приличных моделей телефонов, не говоря уже о смартфонах и коммуникаторах.

3.2 Особенности планирования одного дня в «Календаре»

I. Просмотрите категорию «1-Неделя», выберите задачи, которые необходимо выполнить сегодня. Перенесите их в категорию «1-День». Для этого нужно сделать следующее.

1. Отметьте все нужные задачи, кликая на них левой кнопкой мыши при нажатой кнопке Ctrl.

2. Кликните правой кнопкой мыши на отмеченной группе задач и выберите в контекстном меню пункт «Выбрать категорию», а из выпадающего списка – «Все категории».

3. В появившемся меню снимите галочку с категории «1-Неделя» и поставьте ее напротив категории «1-День».

II. Просмотрите категорию «1-День».  Выберите наиболее значимые задачи, не больше 2- 3. Присвойте им высокую важность – они выделятся красным и попадут в начало списка.

III. Посмотрите в «Календарь»  на сегодняшний день. Есть ли  жесткие встречи, выделенные синим?  Если да – позвоните другим  участникам и подтвердите эти встречи. Либо впишите задачу «Подтвердить встречи на сегодня» в список гибких задач.

IV. Если приоритетные задачи  из категории «1-День» достаточно  трудоемки – забюджетируйте время на их выполнение. Для этого выделите мышкой некоторое количество времени в разделе «Календарь» и перетащите туда задачу из категории «1-День». На выделенном времени автоматически создастся встреча. Чтобы отличить бюджетируемую задачу от жестко запланированной, присвойте ей зеленую категорию. Встреча автоматически выделится зеленым цветом.

V. В ходе рабочего дня при  появлении новых задач вносите  их в категорию «1-День», при  необходимости присваивая им  высокий приоритет и бюджетируя время на них. Следите, чтобы количество запланированного и забюджетированного времени не превышало 60% рабочего дня. Остальное время является вашим резервом, позволяющим реагировать на непредвиденные обстоятельства.