Работа в MS Excel и MSWord

При этом появится следующее  окно с двумя вкладками: "Шрифт", "Дополнительно". (Рис. 1.13)

Рис. 1.13. Форматирование символов.

В списках "Шрифт" и "Размер" приводятся допустимые для соответствующих  категорий значения. Параметры "Цвет", "Подчеркивание", "Цвет подчеркивания" могут принимать только те значения, которые присутствуют в соответствующих списках.

Для форматирования надо установить гарнитуру шрифта, начертание, размер, цвет и эффекты шрифта. Образец  текста с применением выбранных  параметров форматирования можно посмотреть в области предварительного просмотра в нижней части окна документа.

Рис. 1.14. Вкладка «дополнительно»

На вкладке Дополнительно представлены параметры, которые могут быть использованы для изменения положения или более точной настройки размера символов.

Параметр "Масштаб" задает размер текста в процентах относительно нормального размера.

Параметр "Интервал" указывает  расстояние между символами выделенного  текста.

Параметр "Смещение" определяет положение текста на строке. Текст  может быть поднят или опущен относительно строки.

При включенной функции "Кернинга" Word автоматически подбирает интервал между соседними парами символов в зависимости от особенностей начертания шрифта.

1.5 Параметры автоматического текста

 

Вставка элемента списка автотекста

Элементы списка автотекста распределены по категориям, таким  как Прощание или Приветствие. Дополнительно созданные элементы, как правило, следует искать в категории Обычный (если только они не существовали уже в какой-нибудь другой).

1. Установите курсор в то место, куда требуется вставить элемент списка автотекста.
2. В меню Вставка выделите пункт Автотекст, а затем выделите категорию, к которой принадлежит нужный элемент.
3. Выберите имя нужного элемента списка автотекста.

О вставке часто используемых текста и рисунков

Для хранения и быстрой  вставки текста, рисунков и прочих часто используемых элементов используется автотекст. Вместе с Microsoft Word поставляется обширный список встроенных элементов автотекста, таких как приветствие и прощание для писем. Кроме того, можно создавать собственные элементы автотекста.

Например, если в каждом месячном отчете используется один и тот же длинный текст заявления, можно  сделать его элементом автотекста, чтобы не вводить каждый раз вручную.

 

Создание или изменение  элемента списка автотекста

Если необходимо вставить элемент автотекста с помощью  средства автозавершения, то его длина  должна быть не менее пяти знаков.

 

Создание нового элемента

1. Выделите текст или рисунок, который следует сохранить в виде элемента списка автотекста.

Чтобы сохранить элемент  вместе с форматированием абзаца, включите знак абзаца (¶ ) в выделенный фрагмент.

2. В меню Вставка выберите команду Автотекст, а затем — команду Создать.
3. Оставьте имя элемента списка автотекста, предложенное Microsoft Word, или введите новое имя.

 

Изменение элемента

1. Вставьте элемент автотекста в документ.
2. Внесите необходимые изменения.
3. Выделите измененный элемент списка автотекста.

Чтобы сохранить элемент  вместе с форматированием абзаца, включите знак абзаца (¶ ) в выделенный фрагмент.

4. В меню Вставка выберите команду Автотекст, а затем — команду Создать.
5. Введите исходное имя элемента списка автотекста.

 

Переименование элемента

1. В меню Сервис выберите команду Шаблоны и надстройки.
2. Нажмите кнопку Организатор, а затем откройте вкладку Автотекст.
3. В поле из левой части окна выберите макрос, который необходимо переименовать, и нажмите кнопку Переименовать.
4. В диалоговом окне Переименование введите новое имя.
5. Нажмите кнопку OK, а затем — кнопку Закрыть.

 

Удаление элемента списка автотекста

В случае удаления элемента списка автотекста единственный способ восстановить его — это создать  заново. Отмена удаления элемента списка автотекста невозможна.

1. В меню Вставка выберите команду Автотекст, а затем — команду Автотекст.
2. В списке Имя элемента выберите имя элемента списка автотекста, который следует удалить.
3. Нажмите кнопку Удалить.

 

Глава №2 Microsoft Excel сохранение и печать

 

2.1 Установка и параметры данных

 

Прежде чем выводить содержимое рабочего листа на печать, необходимо создать определенным образом оформленные  документы – отчеты.

Вначале следует определить общий вид страниц документа, который будет выводиться на печать. Для этого выберите команду Параметры страницы, и на экране раскроется диалоговое окно Параметры страницы с четырьмя вкладками, представленное на рис. 2.1.

Рис. 2.1. Параметры страницы

 Вкладка Страница позволяет задать ориентацию изображения при выводе на печать: при установке переключателя Ориентация в положение Книжная, строки документа будут располагаться параллельно короткой стороне листа, а при установке в положение Альбомная – параллельно длинной стороне листа.

 В группе Масштаб  задаются параметры масштабирования размера изображения печатаемых документов на листе печати. В поле Размер бумаги выбирается требуемый типоразмер листа бумаги, который обязательно должен поддерживаться используемым принтером (чаще всего выбирается стандартный формат А4). В поле Качество печати задается значение разрешения печати для принтера, определяемое количеством точек, приходящихся на один дюйм. Причем с увеличением плотности точек повышается качество печати, но одновременно возрастает и время печати. В поле Номер первой страницы значение указывается в том случае, если номера страниц включаются в верхний или нижний колонтитул документа (нумерацию страниц можно начинать с любого требуемого значения). Вкладка Поля диалогового окна Параметры страницы позволяет установить размеры полей и колонтитулов на странице. Колонтитул – это текстовая строка, которая печатается в верхней и/или нижней части каждой страницы документа. В колонтитулы можно выводить различную полезную информацию: текущую дату и время, название компании, фамилию и инициалы автора документа, название документа и т.д. Для определения содержания колонтитулов используется следующая вкладка Колонтитулы диалогового окна Параметры страницы.

 Вкладка Лист используется для определения заголовков страниц документа и установки параметров качества печати. При печати большого документа, Excel разбивает его на секции размером со страницу в соответствии с установленными параметрами страницы. Если область печати выходит за пределы одной страницы, то на вкладке Лист с помощью переключателя Последовательность вывода страниц следует указать требуемый порядок вывода страниц на печать.

Команда Печать используется для вывода на экран диалогового окна Печать, предназначенного для настройки параметров печати.

Рис. 2.2. Команда Печать

 Кнопка  Предварительный  просмотр позволяет увидеть в окне предварительного просмотра, как будет выглядеть отпечатанный документ. Кнопка Свойства открывает диалоговое окно Свойства для установки параметров принтера. В диалоговом окне Печать процесс подготовки документа к печати завершается.

В верхней части диалогового  окна задаются параметры используемого принтера. В поле Имя указывается имя принтера, на котором будет распечатываться документ. По умолчанию имя принтера определяется в соответствии с настройками системы. Все параметры принтера описываются в диалоговом окне Свойства. Установка флажка опции Печать в файл позволяет заменить вывод на бумагу процедурой печати в специальный файл на диске, который позднее можно будет распечатать без необходимости обращения к исходному документу и выполнения каких-либо предварительных настроек параметров печати.

Переключатель в группе Вывести на печать определяет размер диапазона, выводимого на печать: предварительно выделенный в таблице фрагмент листа, отдельные листы или всю рабочую книгу. Если переключатель Печатать установлен в положение Все, то распечатываться будут все страницы документа. Установка этого переключателя в положение Страницы должна сопровождаться указанием номеров тех страниц, которые следует вывести на печать. По умолчанию Excel печатает одну копию выбранных страниц документа. Если необходимо распечатать несколько копий, то их число указывается в поле Число копий. Для упорядочения страниц печатаемого документа по отдельным копиям устанавливается флажок опции Разобрать по копиям, хотя в этом режиме время печати увеличивается. Когда все необходимые настройки выполнены, для запуска процесса печати щелкните в диалоговом окне Печать на кнопке ОК.

 

2.2 Верхние и нижние колонтитулы

 

В Microsoft Office Excel можно быстро вставить или изменить колонтитулы, чтобы сопроводить распечатанный  текст полезными сведениями. Например, можно добавить предварительно определенные колонтитулы или вставить определенные элементы, такие как номера страниц, дату и время или имя файла. Чтобы определить расположение колонтитулов, их масштаб и выравнивание, для  них можно настроить различные  параметры.

С колонтитулами листов можно работать в режиме разметки страницы или можно использовать диалоговое окно Параметры страницы для одновременного определения одинаковых колонтитулов для нескольких страниц. В случае других типов листов (листов диаграмм или внедренных листов) с колонтитулами можно работать только в диалоговом окне Параметры страницы.

При работе с колонтитулами  в режиме разметки страницы закрыть  колонтитулы можно, вернувшись в обычный режим.

Добавление или изменение  текста колонтитула в режиме разметки страницы

Выберите лист, на который  требуется добавить колонтитулы, или  лист, содержащий колонтитулы, которые  необходимо изменить.

На вкладке Вставка в группе Текст выберите команду Колонтитулы.

Рис 2.3. Колонтитулы

Выполните одно из указанных  ниже действий.

Для добавления верхнего или  нижнего колонтитула щелкните левое, центральное или правое текстовое  поле колонтитула в верхней или  нижней части листа.

Для изменения колонтитула  щелкните текстовое поле колонтитула  вверху или внизу страницы и выделите текст, который требуется изменить.

Ввод нового текста колонтитула.

Добавление или изменение  текста колонтитула в диалоговом окне «Параметры страницы»

Выберите лист или листы, лист диаграммы или внедренную диаграмму, для которой требуется добавить колонтитулы, либо лист, содержащий колонтитулы, которые необходимо изменить.

На вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы щелкните кнопку вызова диалогового окна рядом с надписью Параметры страницы.

Рис. 2.4.Кнопка вызова диалогового окна

На экран будет выведено диалоговое окно Параметры страницы.

На вкладке Колонтитулы нажмите кнопку Создать верхний колонтитул или Создать нижний колонтитул.

Выберите поле Слева, В центре или Справа и нажмите соответствующие кнопки, чтобы внести сведения в верхний или нижний колонтитул в данном поле.

Для добавления или изменения  текста верхнего или нижнего колонтитула  введите дополнительный текст или  измените существующий в поле Слева, В центре или Справа.

Чтобы начать новую строку в поле раздела колонтитула, нажмите  клавишу ввод.

Чтобы удалить часть колонтитула, выделите в поле раздела колонтитула  ту часть, которую нужно удалить, а затем нажмите клавишу DELETE или BACKSPACE. Можно щелкнуть в любом  месте текста, а затем, нажимая  клавишу BACKSPACE, удалять предыдущие знаки.

Для вставки одиночного амперсанда (&) внутри текста колонтитула введите  два амперсанда. Например, чтобы  включить в верхний колонтитул текст "Субподрядчики & Услуги", введите  значение Субподрядчики && Услуги.

Чтобы использовать существующий колонтитул как основу настраиваемого колонтитула, выберите колонтитул в  поле Верхний колонтитул или в поле Нижний колонтитул.