Разработка базы данных автосалона

Отдел продаж. Цель коммерческой организации выражена через извлечение прибыли, поэтому ключевым отделом автосалона является отдел продаж. Ключевыми фигурами отдела являются менеджеры отдела продаж, на которых ложится обязанность максимизировать прибыль посредством продажи новых автомобилей. Достаточно важной фигурой отдела является ассистент, в задачи которого входит встреча клиента и ведение необходимого документооборота.

Функции и задачи отдела. Основная функция отдела выражена в его названии, однако, это общее понятие включает достаточно большой список бизнес-процессов. Перечислим ключевые:

- встреча клиента в  автосалоне;

- помощь и консультация  в выборе автомобиля;

- проведение тест –  драйва;

- заказ на заводе-производителе автомобиля необходимой комплектации;

- обслуживание склада  автосалона;

- отслеживания текущего  положения дел по каждому автомобилю;

- ведение необходимого  документооборота;

- оформление кредита и  страхование автомобиля;

- выдача автомобиля клиенту.

Необходимо отметить, что автосалон имеет партнерские соглашения с официальными компаниями-импортерами автомобилей. Это означает следующее:

1. Автосалон  является официальным дилером соответствующих марок автомобилей.

2. Компания-импортер предоставляет  кредит на стоимость автомобиля в течение 30 дней и взимает пеню в случае задержки погашения в размере 10% годовых в валюте.

3. Компании-импортеры берут на себя все функции и обязательства по производству, оформлению на таможне, доставке, и соответствию сроков поставок автомобилей. В случае несоблюдения сроков поставки взимается пеня по установленной в договоре ставке.

Основными документами отдела продаж являются следующие:

1. Годовой план поставок  автомобилей.

2. Договор купли-продажи  автомобиля.

3. Паспорт транспортного средства.

4. Акт приема-передачи.

5. Транзитные номера.

6. Сервисная книжка.

Отдел маркетинга. По дилерскому соглашению основная обязанность в проведении рекламных компаний ложится на плечи компаний-импортеров. Однако, в автосалоне принято решение о проведении рекламных акций, ассоциирующихся с именем компании. Поэтому принято решение организовать отдел маркетинга со следующими функциями:

1. Организация разработки  стратегии проведения рекламных  акций в средствах массовой  информации под лозунгом компании.

2. Участие в подготовке  годового плана продаж.

3. Организация выставок  и мероприятий по привлечению  потенциальных клиентов.

Бухгалтерия. Любая коммерческая организация в соответствии с действующим законодательством несет налоговые обязанности и контролирует финансовое состояние для обеспечения соответствия с таковым. Эти функции выполняет отдел бухгалтерии.

 

 

Перечислим функции отдела:

1. Контроль и анализ  финансового состояния компании.

2. Учет хозяйственных  средств.

3. Организация своевременной уплаты налогов и сборов.

4. Прием оплаты клиентом  автомобиля.

5. Ведение расчетных операций  с компанией-импортером.

6. Взаимодействие с проверяющими  организациями.

Отдел CRM (Отдел особых взаимоотношений с клиентами). Автосалон «БурятАвто» отличается от других наличием отдела CRM (Custom Relation Management). Важность данного отдела трудно переоценить. Всё большее число автосалонов открывает у себя подобные отделы, ведь с ростом конкуренции привлечет, убедить клиента купить в автомобиль в своей автосалоне, а также добиться лояльности клиента на будущее становится всё сложнее. Исходя из этого, автосалон не просто должен помнить всех своих клиентов, но и проводить акции, доказывающие такое отношение. Стоит отметить, что данный отдел работает в тесном сотрудничестве с отделом продаж и IT. Выделим основные функции этого отдела:

1. Сопровождение единой  базы данных клиентов автосалона.

2. Поздравление клиента  с покупкой автомобиля в виде  поздравительных посылок.

3. Рассылка поздравительных  открыток.

4. Приглашение клиентов  на особые акции и презентации  автосалона.

5. Создание атмосферы  особого отношения с клиентом

Отдел кадров. Отдел кадров является неотъемлемой частью любой компании. Большинство компаний приходит к выводу, что человеческие ресурсы являются основным капиталом. Основные функции отдела:

1. Обеспечение постоянства  кадрового состава за счет  поддержания баланса приема и  увольнения сотрудников.

2. Планирование карьеры  сотрудников.

3. Создание и планирование  тарифной сетки.

4. Создание планов подготовки и повышение квалификации сотрудников.

5. Соблюдение норм трудового  законодательства.

6. Укрепление трудовой  дисциплины и охрана труда.

7. Обеспечение своевременной  отчетности.

8. Планирование и создание  социальных пакетов организации.

Информационный отдел (IT-отдел). Представить работу компании без использования аппаратного и программного компьютерного обеспечения стало практически невозможно. Каждое рабочее место оснащено компьютерами, объединенными в сеть, потому необходимы компетентные люди, способные поддерживать их работоспособность. Основные функции отдела:

1. Создание базы аппаратного  и программного обеспечения.

2. Поддержка базы в  работоспособном состоянии.

3. Помощь работникам компании  в работе с базой обеспечения.

4. Поддержка сайта компании.

5. Сборка и наладка  серверов и ПК сотрудников.

Административно-хозяйственный отдел (АХО). Поскольку организация стремится стать лидером на рынке, необходимо учитывать в процессе работы такие моменты, как идеальная чистота и порядок внутри автосалона. Поэтому важную роль в организации играет административно-хозяйственный отдел.

Перечислим основные функции отдела:

1. Контроль и обеспечение  соблюдения санитарных норм.

2. Закупка необходимого  количества средств, необходимых  для работы.

3. Ведение отчетности.

4. Взаимодействие с контролирующими  организациями.

Служба безопасности. Перечислим основные функции отдела:

1. Охрана зданий, склада, технических средств автосалона.

2. Обеспечение режима  безопасности клиентов и сотрудников  автосалона.

3. Предотвращение доступа посторонних лиц к объектам и документам, связанным с понятием коммерческой тайны.

4. Локализация и устранение  возможных каналов утечки документов, связанных с понятием коммерческой  тайны.

 

2.2. Оценка автоматизации автосалона «БурятАвто»

Подводя итоги описания предметной области, перечислим основные документы, описывающие бизнес-процессы в организации. Документы:

1. Договор купли-продажи.

2. Паспорт транспортного  средства (ПТС).

3. Транзитные номера.

4. Акт приема/передачи  транспортного средства.

5. Сервисная книжка.

6. Чек.

Учет автомобилей в автосалоне осуществляется через ПК и вручную. Рассмотрим более подробно. Договор купли-продажи заполняется вручную на готовых бланках.

Паспорт транспортного средства также заполняется вручную и выдаётся на руки владельцу транспортного средства. При приобретении автомобиля покупатель имеет право получить транзитные номера, которые в установленные сроки должны быть обменены на постоянные регистрационные номерные знаки. В паспорте автомобиля вносится отметка «транзит» и указывается серия, номер, дата выдачи и срок действия знаков.

Акт приема-передачи автомобиля – документ, отображающий факт совершения передачи или приема транспортного средства от одного лица к другому. Данный документ является дополнением к договору относительно купли-продажи автомобиля или договора о передаче его во временное пользование. Осуществляется вручную.

Сервисная книжка прилагается к каждому автомобилю, заполняется вручную. Чек выдают через ПК.

Автоматизация деятельности отдела компаунда заключается в использовании MS Excel.

В настоящий момент учет авто в типовом автосалоне «БурятАвто» ведется следующим образом:

Все счета в процессе работы заполняются в текстовом редакторе на основе типовых бланков.

В конце рабочего сотрудники отдела сводят всю информацию по продажам текущего дня и по осуществленным заказам на технические работы в сводную таблицу Excel.

Каждый администратор в MS Excel ведет учет текущих заказов, а так же учет рабочего времени сотрудников технического отдела. Ему ежедневно предоставляется сводная отчетность в виде таблицы MS Excel, состоящей из четырех листов.

Администратор на основе поступающей ему отчетности производит итоговую отчетность, строит диаграммы показателей работы автосалона.

Основные проблемы существующего учета: отсутствие оперативности в обновлении данных, дублирование данных и вызванная этим постоянная необходимость перепроверки всей отчетности. Из-за отсутствия унификации, данная автоматизация, хотя и помогала справиться с необходимым учетом, отнимает слишком много рабочего времени администраторов, менеджеров отдела продаж и компаунда.

Очевидно, что для успешного функционирования предприятия автосалону требуется построение более эффективной схемы автоматизации учета, которая позволила бы вести учет продаж автомобилей, комплектующих и осуществленных работ, печать счетов.

Исходя из вышесказанного требуется разработать базу данных, где была бы собрана и структурирована информация обо всех значимых бизнес-процессах отдела, хранились бы справочники фирм-производителей автомобилей относительно стоимости и вида комплектующих, , учитывалось бы выполнение заказов.

 

 

3. РАЗРАБОТКА БАЗЫ ДАННЫХ В СУБД MS ACCESS
1. Постановка задачи

В данном курсовом проекте в качестве предметной области рассматривается автосалон. База данных предназначена для регистрации и ведения учета продаж автомобилей.

Применяемая СУБД:  АССЕSS 2010 .

В первую очередь менеджер по продажам ведет учет данных об автомобилях принятых в автосалон, регистрировать характеристики автомобиля. Далее ведется клиентская база, где регистрируется: фамилия, имя, отчество, адрес проживания и телефон. Для удобства работы пользователя, для часто повторяющихся данных должны быть созданы таблицы-справочники, так называемые классификаторы. Тогда при вводе данных, пользователю необходимо будет лишь выбрать требуемое значение из раскрывающегося списка, а не вводить вручную. Также при изменении значения в справочнике, оно отобразиться для всех связанных записей. 

В дальнейшем менеджер регистрирует и дополняет происходящие изменения. Перечисленные данные хранятся в виде истории событий для каждой категории.

Проект должен предусматривать добавление, редактирование, удаление записей каждой категории данных (например, справочников) с помощью входных форм, а также просмотр или печать необходимой информации в удобном виде при помощи выходных отчетов.

2. Создание таблиц

Одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования базы данных является разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать база данных (отчеты, выходные формы и др.) не всегда дают полное представление о структуре таблицы.

Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. В данном проекте представлены 6 таблиц: Автомобили, Должности, Заказы, Сотрудники, Клиенты, Фирма-изготовитель.

Таблица «Автомобили» будет содержать информацию об автомобилях, поступающих в автосалон, их марки, какая фирма изготовила и цену, причем марка автомобиля будет ключом таблицы с текстовым типом; а  таблица «Фирма-изготовитель» соответственно о различных фирмах, производящих эти автомобили.

Таблица «Сотрудники»  будет содержать полную информацию о рабочих автосалона, их персональный код, фамилию, имя, отчество, дату рождения и поступления на работу, код  должности, которую они занимают, телефон и адрес. Ключом будет код сотрудника с типом данных «текстовый». Таблица «Должности» соответственно будет содержать код должности рабочих и их название, ключом станет код должности с типом данных «числовой».

Таблица «Клиенты» будет содержать информацию о клиентах, которые будут приобретать автомобили. Для каждого клиента будут прикреплены код клиента, он и будет ключом данной таблицы с типом данных «числовой». Также будут отображаться их фамилия, имя, отчество, адрес и телефон.

Таблица «Заказы» в свою очередь, будет содержать сведения о покупке автомобилей. С помощью типа данных «счетчик» будет введен код заказа, он будет автоматически показывать, какой это заказ. В таблице будут отображаться информации о покупателе, их код, также какой сотрудник продал автомобиль, какой марки, количество и сумма. Соответственно будет показана дата заказа.