Разработка базы данных для решения задач начисления заработной платы с использованием СУБД Access

Установим функциональные зависимости между  реквизитами документа «Расчетно-платежная ведомость». Для каждого зависимого реквизита (к которому обращена стрелка) по связи устанавливаем ключевой реквизит, т.е. тот, от которого он зависит. Так, при просмотре списка реквизитов. Для каждого зависимого  сверху находим первый зависимый реквизит ФИО и устанавливаем ключевой ТАБН. Функциональные зависимости реквизитов этого документа  отражены в таблице №12.

Таблица 5

Документ «Расчетно-платежная ведомость»
Наименование  реквизита	Имя реквизита	Функциональные  зависимости
Номер месяца	КОД_МЕС
Табельный номер	ТАБ_НОМ
Ф.И.О.	ФИО
Подразделение	ПОДРАЗД
Должность	ДОЛЖ
Оклад	ОКЛАД
Кол-во рабочих дней	КОЛ_РАБ_ДН
Отработано дней (рабочих, выходных)	ОТРАБ_ДН
Начислено	Вычисляемое
Удержано	Вычисляемое
К выдаче	Вычисляемое

 

Итак, в документе  «Расчетно-платежная ведомость» выделяются три ключевых поля. ТАБ_НОМ, КОД_МЕС, КОД_НАЧ. Реквизит Табельный номер является ключевым в функциональной зависимости ТАБ_НОМ →{ФИО, ПОДРАЗД, ДОЛЖ, ОКЛАД}.  Реквизит Номер месяца является ключевым в функциональной зависимости  КОД_МЕС→{КОЛ_РАБ_ДН}.  Реквизиты Номер месяца, Табельный номер являются ключевыми для всех остальных реквизитов. После исследования предметной области выделим следующие информационные объекты:

Информационные объекты	Название реквизита	Признак ключа	Семантика ИО
МЕСЯЦ	Код месяца Название месяца Рабочие дни Праздничные и вых-ые дни	Простой уникальный ключ	Сведения о рабочих днях по месяцам
ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ	Код подразделения Название	Простой уникальный ключ	Сведения о структурных подразделениях
ДОЛЖНОСТИ	Код должности Название должности Кол-во штат-ых ед. Оклад	Простой уникальный ключ	Сведения о должностях и их окладах
СОТРДНИКИ	Табельный номер Фамилия Имя Отчество Код подразделения Код должности Ставка Кол-во детей Адрес Телефон	Простой уникальный ключ	Сведения о сотрудниках
ВЕДОМОСТЬ	Табельный номер Код месяца ФИО Код подразделения Код должности Рабочие дни Отработанные дни (рабочих, выходных, праздничных, больничных) Код начисления	Составной уникальный ключ	Сведения об отработанном времени необходимые для расчета заработной платы

 

2.   Определение связей информационных объектов и построение концептуальной модели

При описании предметной области гораздо удобнее  и эффективнее использовать такое  её представление, которое было бы понятным для большинства категорий пользователей, такой обобщенный взгляд на информационную систему и на её функционирование реализуется через концептуальное проектирование [11, c.94].

Концептуальная  модель представляет объекты предметной области и их взаимосвязи без  указания способов их физического хранения. Таким образом, концептуальная модель является, по существу, моделью предметной области. При проектировании концептуальной модели все усилия разработчика должны быть направлены на структуризацию данных и выявлений взаимосвязей между  ними без рассмотрения особенностей реализации и вопросов эффективности  обработки. Проектирование концептуальной модели основано на анализе решаемых, на этом предприятии задач по обработке  данных [11, c.94-95].

Концептуальная  модель включает описание объектов и  их взаимосвязей, представляющих интерес  в рассматриваемой предметной области  и выявляемых в результате анализа  данных [11, c.96].

Результатом концептуального проектирования является некоторая концептуальная схема, которая  чаще всего выражается в виде ER диаграммы (диаграмма «сущности связи») [2, c.48-52], в которой приняты следующие обозначения:

 - объекты; - связи;

Для решения  поставленной задачи была построена  концептуальная схема (рисунок 6) информационной системы «Начисления заработной платы».

Рисунок 6. ER диаграмма – Начисление заработной платы

Концептуальная  модель транспонируется в модель данных, совместимую с выбранной  СУБД. Версия концептуальной модели, которая  может быть обеспечена конкретной СУБД, называемой логической моделью.

 

3.   Определение логической модели базы данных

Матрица смежности — квадратная матрица по числу ИО. Матрица заполняется  по строкам. Элемент матрицы на пересечении  строки и столбца равен 1, если ИО, стоящий в строке, связан с ИО, стоящим в столбце, отношением один ко многим, тип функциональной связи  во внимание не принимается. Таблица 5 соответствует матрице смежности  для ИО ИЛМ предметной области  Поставка товаров.

Алгоритм расположения ИО по уровням  иерархии:

1. Вычислить итоговые суммы элементов матрицы по столбцам.
2. Выделить ИО столбцов, для которых итоговая сумма равна 0.
3. Удалить строки матрицы смежности соответствующие ИО текущего уровня иерархии.
4. Для перехода к следующему уровню иерархии следует повторить пункт 2-3.

Матрица смежности ИЛМ

ИО	1	2	3	4	5	ИО текущего уровня
1					1
2				1
3				1
4					1
5
1 уровень	0	0	0	2	2	1, 2, 3
2 уровень	-	-	-	0	1	4
3 уровень				-	0	5

Цифрами обозначены ИО: 1 - МЕСЯЦ; 2 – ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ; 3 - ДОЛЖНОСТИ; 4 - СОТРУДНИКИ; 5 – ВЕДОМОСТЬ.

 

4.   Логическая модель предметной области

Логическая структура реляционной  базы данных является адекватным отображением полученной информационно-логической модели предметной области. Для канонической модели не требуется дополнительных преобразований. Каждый информационный объект модели данных отображается соответствующей  реляционной таблицей. Структура  реляционной таблицы определяется реквизитным составом соответствующего информационного объекта, где каждый столбец (поле, атрибут) соответствует одному из реквизитов. Ключевые реквизиты образуют уникальный ключ реляционной таблицы. Для каждого столбца таблицы задается тип, размер данных и другие свойства. Топология проекта схемы данных практически совпадает с топологией информационно – логической модели.

Информационно-логическая модель приведена  к каноническому виду, и объекты  расположены в ней по уровням. На нулевом уровне располагаются  объекты не подчиненные никаким  другим объектам, обычно называются справочники. На 1 уровне подчиненные 0 уровню и т.д. Такое размещение объектов дает представление  об иерархической подчиненности, делает модель более наглядной и облегчает  понимание зависимостей 1:М.

Для определения  уровня объектов на графе ИЛМ можно, условно удалив объекты нулевого уровня, найти объекты первого  уровня. К объектам этого уровня следует отнести объекты, не подчиненные  теперь никаким другим объектам. Аналогично определяются объекты каждого следующего уровня. При большом количестве объектов в ИЛМ аналогичные действия, выполняются  на матрице смежности модели.

 

 

Рисунок 7. Информационно-логическая модель предметной области

 

На этой схеме прямоугольники отображают таблицы базы данных с полным списком  их полей, а связи показывают, по каким полям осуществляется взаимосвязь  таблиц. Имена ключевых полей для  наглядности выделены и находятся  в верхней части полного списка полей каждой таблицы.

 

 

 

 

 

 

 

2. Физическое проектирование
3. Выбор и обоснование платформы реализации системы

За последние  несколько лет вырос уровень  потребительских качеств систем управления базами данных (СУБД): разнообразие поддерживаемых функций, удобный для  пользователя интерфейс, сопряжение с  программными продуктами, в частности  с другими СУБД, возможности для  работы в сети и т.д. СУБД позволяет сводить воедино информацию из самых разных источников (электронные таблицы, другие базы данных) и помогает быстро найти необходимую информацию, донести ее до окружающих с помощью отчетов, графиков или таблиц.

К настоящему времени накоплен значительный опыт проектирования БД, предназначенных  для управления производством, это  позволяет сделать процесс создания БД более эффективным.

Одной из наиболее распространенных СУБД является MS Access. Широкое применение именно этой СУБД для небольших офисных программ связано с тем, что она интегрирована  в пакет прикладных программ MS Office, не требует большого объема памяти и достаточно проста в использовании. Имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Благодаря встроенному языку VBA, в самом Access можно писать приложения, работающие с базами данных.

Основные компоненты MS Access:

• построитель таблиц;
• построитель экранных форм;
• построитель SQL-запросов (язык SQL в MS Access не соответствует стандарту ANSI);
• построитель отчётов, выводимых на печать.

Они могут вызывать скрипты на языке VBA, поэтому MS Access позволяет разрабатывать  приложения и БД практически «с нуля»  или написать оболочку для внешней  БД.

СУБД Microsoft Access основана на использовании реляционной  базы данных. Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных  таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного  типа. Кроме описания структуры таблиц, обычно задаются связи между таблицами. Связи в реляционных базах  данных определяются по совпадению значений полей в разных таблицах. База данных является основой информационной системы, которая позволяет пользователю хранить, обрабатывать и анализировать данные, обеспечивает удобный интерфейс, предоставляет ряд других возможностей.

Среда для реализации данной задачи – СУБД Microsoft Access является достаточной и наиболее предпочтительной, как изученная и наиболее совместимая с поставленными задачами.

 

4. Разработка  объектов базы данных
1. Разработка таблиц базы данных

Структура каждой таблицы реляционной модели определяется составом отношений, ключевыми  и описательными атрибутами, которые  были получены ранее.

Таблица 6. Сотрудники

Имя поля	Признак   ключа	Обязательное поле	Тип данных	Размер	Формат	Подпись поля
Табельный номер	Ключ	Да	Текстовый	3	/Т00	Код сотрудника
Фамилия		Да	Текстовый	15		Фамилия
Имя		Да	Текстовый	15		Имя
Отчество		Да	Текстовый	15		Отчество
Подразделение		Да	Текстовый	30		Название подразделения
Должность		Да	Текстовый	20		Должность
Оклад		Да	Денежный	20	Длинное целое	Город
Стаж работы		Да	Числовой	20	Длинное целое	Город
Кол-во детей		Да	Числовой	20	Длинное целое	Город
Адрес		Нет	Текстовой	255
Телефон		Нет	Текстовый		"+7-"000\-000\-00\-00;	Телефон

 

Таблица 7. Должности

Должности	Ключ	Код должности	Числовой
		Наименов. Должности	Текстовый

 

Таблица 8. Подразделения

Предметы	Ключ	Код подразделения	Числовой
		Наименов. Подразделения	Текстовый