Автор работы: Пользователь скрыл имя, 27 Декабря 2010 в 20:25, шпаргалка
Ответы на основные вопросы.
По умолчанию списки сортируются в алфавитном порядке. Если же необходимо расположить записи в соответствии с некоторым логическим порядком значений полей, например, названием дней, месяцев, ит.д., то следует определить пользовательский порядок сортировки, выбрав нужный список значений в списке Сортировка по первому ключу в окне Параметры сортировки. Список значений, определяющий пользовательский порядок сортировки, должен быть предварительно создан на вкладке Списки команды Параметры меню Сервис.
Фильтрация – это быстрый доступ выделения из списка подмножества данных для последующей работы с ними. В результате фильтрации на экран выводятся те строки списка, которые либо содержат определенные значения, либо удовлетворяют некоторому набору условий поиска, так называемому критерию. Остальные записи скрываются и не участвуют в работе до отмены фильтра.
Выделенное подмножество списка можно редактировать, форматировать, печатать, использовать для построения диаграмм.
Excel содержит два варианта фильтрации: автофильтр и усиленный фильтр. Автофильтр осуществляет быструю фильтрацию списка в соответствии с содержимым ячеек или в соответствии с простым критерием поиска.
Расширенный фильтр предназначен для фильтрации списка в соответствии с заданными пользовательскими критериями. В отличие от автофильтра критерии расширенного фильтра формируются и располагаются в области рабочего листа. Преимуществами этого способа являются:
Таким образом, расширенный фильтр может быть применен, если, во-первых, список содержит заглавную строку, т.е. столбцы списка имеют заголовки, во-вторых, в отдельной области рабочего листа предварительно сформирован критерий отбора. Критерий отбора рекомендуется располагать до списка или после него и отделять от списка пустой строкой. Критерий отбора должен состоять как минимум из двух строк. Первая строка содержит заголовки столбцов, поля которых определяют критерии отбора. Вторая строка содержит условия отбора.
СВОДНЫЕ ТАБЛИЦЫ В ТАБЛИЧНОМ ПРОЦЕССОРЕ EXCEL.
Сводная таблица – это таблица, предназначенная для более наглядного представления и анализа данных из существующих списков и таблиц.
Сводная таблица может быть создана:
Для создания сводной таблицы необходимо выделить источник данных и запустить программу Мастер сводных таблиц. Перед построением сводной таблицы из источника данных обязательно должны быть убраны промежуточные итоги и наложенные фильтры.
Мастер сводных таблиц выполняет свою работу в диалоговом режиме в четыре шага. На первом шаге выбирается источник данных. На втором шаге в зависимости от выбранного источника данных следует указать диапазон ячеек списка, по которому создается сводная таблица. На третьем шаге определяется структура сводной таблицы. На четвертом шаге определяются место расположения сводной таблицы; новый лист или существующий лист. Если сводная таблица вставляется в существующий лист, то необходимо указать адрес ячейки левого верхнего угла диапазона, начиная с которого будет вставлена сводная таблица.
Изменение исходных данных не приводит к автоматическому обновлению сводной таблицы. Чтобы обновить сводную таблицу, можно:
Чтобы Excel автоматически обновлял сводную таблицу при каждом ее открытии, следует выполнить команду Сводная таблица – Параметры на панели инструментов Сводные таблицы. В появившемся диалоговом окне установить флажок Обновить при открытии. Однако если для получения данных используется запрос к внешнему источнику, занимающий достаточно много времени, то этот флажок лучше снять.
Если одна сводная
таблица служит источником данных для
другой, то при обновлении любой
из них пересчитываются обе
Для изменения внешнего вида ячеек сводной таблицы можно использовать стандартную технику форматирования. Чтобы примененные форматы не терялись при обновлении и реорганизации таблицы, следует выполнить команду Сводная таблица – Параметры на панели инструментов Сводные таблицы и в диалоговом окне установить флажок Сохранить форматирование. В сводных таблицах запрещено условное форматирование. Кроме того, не сохраняются форматы границ, даже если установлен флажок Сохранить форматирование.
Новое средство Excel – автоотображение – позволяет отображать в поле только несколько наибольших или наименьших элементов, основываясь на значениях в области данных таблицы. Установка этого режима производится в диалоговом окне Дополнительные параметры поля сводной таблицы с помощью переключателя Автоматические в группе Параметры отображения.
Мастер сводных таблиц автоматически группирует элементы внутреннего поля для каждого заголовка внешнего поля. Но иногда удобнее группировать элементы другим способом. Excel предлагает несколько вариантов группировки элементов. Создание групп элементов производится с помощью команды Группа и структура – Группировать меню Данные или при нажатии кнопки Группировать на панели инструментов Свободные таблицы.
По умолчанию Excel генерирует общие итоги для всех внешних полей сводной таблицы и промежуточные итоги для всех внутренних полей за исключением самого внутреннего поля. Пользователь может как удалить создаваемые по умолчанию итоги, так и сгенерировать промежуточные итоги для самых внутренних полей.
К числовым полям, помещенным в область данных сводной таблицы, Excel по умолчанию применяет функцию Сумма, а к любым нечисловым полям – Количество значений. Но можно применять и другие формы вычислений. Кроме того, в сводных таблицах можно использовать вычисляемые поля и элементы. Дополнительные формы вычислений задаются в диалоговом окне Вычисление поля сводной таблицы (кнопка Поле сводной таблицы на панели инструментов Сводные таблицы). Вычисляемое поле – это новое поле, полученное с помощью операций над существующими полями сводной таблицы. Вычисляемый элемент – это новый элемент в существующем поле, полученный с помощью операций над другими элементами этого поля. После создания вычисляемых полей и элементов их можно использовать так, как будто они являются частью исходных данных. При создании вычисляемых полей и элементов можно использовать арифметические операции с любыми данными сводной таблицы (включая данные, генерируемые другими полями и элементами), но нельзя ссылаться на данные рабочего листа, находящиеся вне таблицы. Создаются вычисляемое поле и вычисляемый элемент с помощью команды Сводная таблица – Формулы панели инструментов Сводные таблицы.
ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ О БАЗЕ ДАННЫХ.
База данных – это информационные структуры, содержащие взаимосвязанные данные о реальных объектах.
Особенностями такой совокупности данных являются:
Создание базы данных, ее поддержка и обеспечение доступа пользователей к ней осуществляется с помощью специального программного инструмента – системы управления базами данных.
Система управления базами данных (СУБД) – это программное обеспечение для создания и редактирования баз данных, просмотра и поиска информации в них.
По технологии обработки базы данных делятся на централизованные и распределительные.
Централизованная база данных хранится в памяти одной машины.
Распределительная база данных состоит из нескольких частей, хранимых на нескольких машинах вычислительной сети.
МОДЕЛИ ДАННЫХ.
Основой базы данных является модель данных. Информационно – логическая (инфологическая) модель предметной области отражает предметную область в виде совокупности информационных объектов и их структурных связей.
Информационный объект – это описание некоторой сущности (явления, реального объекта, процесса) в виде совокупности логически связанных реквизитов.
Базы данных также могут быть иерархическими, сетевыми и реляционными. Иерархическая (древовидная) модель данных представляет собой иерархию элементов, называемых узлами. Узел – это совокупность атрибутов данных, описывающих информационный объект. На самом верхнем уровне имеется только один узел – корень. Каждый узел кроме корня связан только одним узлом на более высоком уровне, называемом исходным узлом для данного узла. Каждый узел может быть связан с одним или несколькими узлами более низкого уровня, называемыми порожденными (подчиненными). Узлы, не имеющие порожденных, называются листьями. Количество деревьев в базе данных определяется числом корневых записей. К каждой записи базы данных существует только один путь.
Сетевая модель также основывается на понятиях узел, уровень, связь. Сетевая модель данных – это модель, в которой порожденный узел может иметь более одного исходного узла. В сетевой структуре любой элемент любого уровня может быть связан с любым другим элементом.
Реляционная модель базы данных состоит из одного или нескольких файлов, каждый из которых соответствует одной таблице.
Основная цель проектирования баз данных – это сокращение избыточности хранимых данных, а следовательно, экономия объема используемой памяти, уменьшение объема используемой памяти, уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий и устранение возможности возникновения противоречий из – за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте. При создании баз данных следует придерживаться методологии нормализации отношений.
СОЗДАНИЕ СТРУКТУРЫ ТАБЛИЦ СУБД ACCESS.
Таблица – это объект БД, который служит для ввода и хранения информации. Таблица состоит из записей (строк), которые составляют информацию, хранящуюся в ней, и полей (столбцов), образующих структуру базы данных.
Для каждого поля задается имя поля, тип данных, перечень свойств, описание.
Имя поля должно быть уникальным, содержать не более 64символов, включая пробелы, причем имя поля не должно начинаться с пробела. Имена полей могут содержать любые символы, за исключением (.), (!), ('), ([), (]).
Тип данных определяет вид и диапазон значений, которые могут содержаться в данном поле. Microsoft Access предлагает следующие типы данных.
При выборе типа данных для каждого поля открывается соответствующий набор свойств, с помощью которого пользователь определяет вид и функциональные характеристики данного поля.