Система баз данных MS Access

 

2.3 Создание таблицы

 

         Так как таблицы - объекты, которые будут хранить большую часть данных приложения, подходить к проектированию таблиц необходимо со всей тщательностью. Правильная разработка таблиц включает много аспектов, которые достойны глубокого рассмотрения. Ниже приводятся некоторые базовые принципы разработки таблиц.

1. Необходимо избегать дублирования информации. Для каждой категории информации следует использовать отдельную таблицу. Например, не стоит хранить описания отделов в таблице, которая хранит информацию о служащих. Процесс проектирования таблиц, позволяющий исключать дублирование данных, называется нормализацией. Нормализация также позволяет экономить пространство базы данных и помогает предотвратить ошибки, которые могут возникать при наличии дублированной информации. В Access процедуры нормализации помогает выполнить мастер анализа.
2. Не следует хранить значения, которые могут быть легко вычислены из существующих значений. Например, не нужно хранить сумму всех позиций товарного заказа, так как ее можно вычислить с помощью простой формулы.
3. Для полей необходимо выбирать подходящий тип данных. Это поможет уменьшить размеры базы данных и увеличит скорость выполнения операций. При описании поля следует устанавливать для него тип данных наименьшего размера, позволяющий хранить нужные данные.
4. В каждой создаваемой таблице нужно стараться включать столбец или набор столбцов первичного ключа. Первичные ключи необходимы для установления между таблицами отношений один-к-многим. Кроме того, многие базы данных поддерживают ограничения по первичному ключу, используя индекс, который может значительно повышать скорость поиска и операций сортировки. В составном ключе, включающем несколько полей, нужно использовать ровно столько полей, сколько для него необходимо.

 

         Имеются специальные случаи, когда первичный ключ целесообразнее не создавать. Например, для некоторых таблиц индекс, ассоциированный с первичным ключом, может неприемлемо снижать производительность ввода и модификации данных. После того как проект таблицы готов, можно приступать к ее созданию. Создать таблицу можно двумя способами. Для ввода новых данных можно создать пустую таблицу. Можно также создать таблицу, используя уже существующие данные из другого источника.

2.3.1 Создание новой пустой таблицы

 

В Мiсrоsоft Access существует несколько способов создания новой

таблицы:

1. Использование мастера баз данных для создания новой стандартной базы данных из числа предоставляемых Access. Созданная за одну операцию база данных будет содержать все требуемые отчеты, таблицы и формы. Мастер баз данных создает новую базу данных целиком, его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм и отчетов в уже существующую базу данных.
2. Мастер таблиц позволяет выбрать поля для данной таблицы из числа определенных ранее таблиц.
3. Ввод данных непосредственно в пустую таблицу в режиме таблицы. При сохранении новой таблицы в Мiсrоsоft Access данные анализируются и каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат.
4. Определение всех параметров структуры таблицы в режиме конструктора.
5. . Импорт в текущую базу данных структур таблиц и данных из внешнего источника.
6. Создание в текущей базе данных таблиц, связанных с таблицами внешнего источника.

 

Независимо от метода, примененного для создания таблицы, всегда имеется возможность использовать режим конструктора для дальнейшего изменения структуры таблицы, например для добавления новых полей, установки значений по умолчанию или для создания масок ввода.

 

 

 

2.3.2 Создание таблицы  в режиме конструктора 

         Режим конструктора позволяет наиболее гибко управлять всеми создаваемыми и уже имеющимися компонентами определения таблицы. Чтобы создать таблицу в режиме конструктора:

1. Перейти в окно базы данных. Переключиться из другого окна в окно базы данных можно, нажав клавишу «F 11».
2. Выбрав вкладку Таблицы, нажать кнопку Создать.

 

         Прошу обратить внимание: Если данная таблица является связанной, то добавлять в нее новое поле в текущей базе данных невозможно. Если связанная таблица является таблицей Мiсrоsоft Access, для добавления поля необходимо открыть исходную базу данных. Если связанная таблица является таблицей другого приложения, то для добавления поля необходимо открыть исходный файл в этом приложении.

 

3.  В окне Новая таблица выбрать элемент Конструктор.
4. Определить в таблице каждое поле. Поля таблицы содержат данные, представляющие порции записи. Пользователь имеет возможность определять формат отображения данных, указывать значения по умолчанию и ускорять операции поиска и сортировки; задавая значения свойств полей в разделе Свойства поля в режиме конструктора таблицы. В Мiсrоsоft Access свойства полей используются при просмотре или изменении данных пользователем. Например, заданные пользователем значения свойств Формат поля, Маска ввода и Подпись определяют вид базы данных таблицы и запроса. Элементы управления в новых формах и отчетах, присоединенные к полям таблицы, наследуют эти свойства полей базовой таблицы по умолчанию. Другие свойства позволяют определить условия на значения полей или задать обязательный ввод данных в поле. Мiсrоsоft Access будет проверять выполнение этих условий при каждом добавлении или изменении данных в таблице. Для добавления поля в конец структуры таблицы нужно выбрать первую пустую строку структуры. Для вставки поля в середину структуры следует выбрать строку, над которой требуется добавить новое поле, и нажать кнопку Добавить строки на панели инструментов. В столбец Имя столбца ввести имя поля; в столбце Тип данных выбрать требуемый тип данных в раскрывающемся списке либо оставить настройку по умолчанию (Текстовый). В столбце Описание можно ввести необязательное краткое описание поля. Текст описания будет выводится в строке состояния при добавлении данных в поле, а также будет включен в описание объекта таблицы. При необходимости можно задать значения свойств поля в бланке свойств в нижней части окна.
5. Назначить ключевые поля таблицы. Наличие в таблице ключевых полей не обязательно. Однако если они не были определены, то при сохранении таблицы выдается вопрос, нужно ли их создавать.
6. Для сохранения таблицы нажать кнопку Сохранить на панели инструментов, введя допустимое имя таблицы.

 

 

                                 Выбор для поля таблицы типа  данного 

 

         Тип данного поля таблицы можно выбрать в раскрывающемся списке в столбце Тип данных. При выборе типа данных, используемых в поле, необходимо учитывать следующее:

 

1. какие значения должны отображаться в поле. Например, нельзя хранить текст в поле, имеющем числовой тип данных, и нецелесообразно хранить числовые данные в текстовом виде;
2. сколько места необходимо для хранения значений в поле;
3. какие операции должны про изводиться со значениями в поле. Например, суммировать
4. значения можно в числовых полях и в полях, имеющих валютный формат, а в текстовых полях и полях объектов OLE, - нельзя;
5. нужна ли сортировка или индексирование поля. Сортировать и индексировать поля МЕМО, гиперссылки и объекты OLE невозможно;
6. будут ли поля использоваться в группировке записей в запросах или отчетах. Поля МЕМО, гиперссылки и объекты OLE использовать для группировки записей нельзя;
7. каким образом должны быть отсортированы значения в поле. Числа в текстовых полях сортируются как строковые значения (1, 1 О, 100, 2, 20, 200 и т. д.), а не как числовые значения. Для сортировки чисел как числовых значений необходимо использовать числовые поля или поля, имеющие денежный формат. Также многие форматы дат невозможно надлежащим образом отсортировать, если они введены в текстовое поле. Для обеспечения сортировки дат и времен следует использовать поле типа Дата/Время.

 

 

         В следующей таблице представлены все типы данных Мiсrоsоft Access и их применение.

 

Тип данных	Применение	Размер
Текстовый	Текст или комбинация текста и  чисел, например адрес, а  также числа, не требующие вычислений, например номера телефонов, номенклатурные номера или почтовый индекс.	До 255 символов
Поле MEMO	Длинный текст или  числа, например комментарии или  описание. Поля МЕМО не могут быть индексированы  или отсортированы. Для хранения форматированного текста или длинных  документов, вместо поля МЕМО, следует создать поле объекта OLE.	До 64 000 символов
Числовой	Числовые данные, используемые для математических вычислений, за исключением вычислений, включающих денежные операции (для которых используется денежный тип). Тип и размер значений, которые могут находиться в числовом поле, можно изменить в свойстве Размер поля. Например, в поле, занимающее на диске 1 байт, допускается ввод только целых чисел (без десятичных знаков) от О до 255	1,2,4 или 8 байт. 16 байт  только для кодов репликации.
Дата/Время	Даты и время. Хранение значений дат и времени в поле типа Дата/Время обеспечивает правильную сортировку. Все изменения, внесенные  в форматы дат и времени  в окне Язык и стандарты Панели управления Windows, будут автоматически  отражены в полях типа Дата/Время.	8 байт
Денежный	Значения валют. Денежный тип используется для предотвращения округлений во время вычислений. Предполагает до 15 символов в целой части числа  и 4 - в дробной.	8 байт
Счетчик	Автоматическая вставка  последовательных (отличающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи. Для создания возрастающего счетчика следует оставить все настройки свойства в нижней части окна прежними, по умолчанию, в свойстве Размер поля задано значение Длинное целое, а в свойстве Новые значения Последовательные. Для создания счетчика случайных чисел для свойства Новые значения нужно установить значение Случайные.	4 байта. Для кодов  репликации - 16 байт.
Логический	Содержащие только одно или два значения, такие как  Да/Нет, Истина/Ложь, Вкл/Выкл.	1 бит
Объекты OLE	Объекты (например, документы  Мiсrоsоft Word, электронные таблицы  Мiсrоsоft Excel, рисунки, звуки и другие данные), созданные в других программах, использующих протокол OLE. Объекты могут  быть связанными или внедренными  в таблицу Мiсrоsоft Access. Для отображения объекта OLE в форме или отчете необходимо использовать элемент управления Присоединенная рамка объекта.	До 1 гигабайта
Гиперссылка	Поле, в котором хранятся гиперссылки. Гиперссылка может  быть либо типа UNC (стандартный  формат пути файла с включением сетевого сервера), либо URL (адрес  объекта в internet или внутренней сети с включением типа протокола  доступа)	До 64 000 символов
Мастер подстановок	Создается поле, позволяющее  выбрать значение. Из другой таблицы  из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных для их определения загружается мастер	Размер такой же, как  и размер ключевого поля

 

Важно: Числовые, денежные и логические типы данных, а также Дата/Время обеспечивают стандартные форматы отображения. Для выбора форматов для каждого типа данных следует определить свойство Формат. Для всех данных, кроме объектов OLE, можно также создать пользовательский формат отображения.' Подробнее см. ниже, в разделе "Свойство Формат поля".

 

 

Свойство Размер поля

 

         Свойство Размер поля определяет максимальный размер данных, которые могут сохраняться в полях с типом данных Текстовый, Числовой или Счетчик.

         Если свойство Тип данных имеет значение "Текстовый", значением данного свойства должно быть целое число в диапазоне от О до 255. По умолчанию задается размер 50.

         Если свойство Тип данных имеет значение "Счетчик", то допустимыми значениями свойства Размер поля будут "Длинное целое" или "Код репликации"

         Если поле имеет тип данных "Числовой", то допустимыми являются следующие значения свойства Размер поля:

Значение	Описание	Дробная часть	Размер
Байт Целое Длинное целое   С плавающей точкой (4байта)       С плавающей точкой (8байта)         Код репликации	Числа от 0 до 255 Числа от -32768 до 32767 Числа от -2147483648 до 2147483647 Числа от -3.402823Е38 до -1.401298Е-45 для отрицательных значений и  от 1.401298Е-45 до 3.402823Е38 для положительных. Числа от - 1. 79769313486232Е308 до - 4.94065645841247Е для отрицательных значений и от 1.79769313486231Е308 до 4.94065645841247Е-324 для положительных. Глобальный уникальный идентификатор (GUID) при репликации объектов данных	Отсутствует Отсутствует Отсутствует   7 знаков           15 знаков             Не определено	1 байта 2 байта 4 байта   4 байта           8 байта             16 байт

 

Для получения или  задания максимального размера  текстового поля в программе Visual Basic следует использовать свойство Size объектов доступа к данным (DAO). ДЛЯ полей других типов значение свойства Size автоматически определяется значением свойства Туре.

 

               Важно: Пользователь имеет возможность указать стандартные размеры текстовых и числовых полей в группе Размеры полей по умолчанию на вкладке Таблицы/запросы (в диалоговом окне Параметры, которое открывается командой Параметры в меню Сервис). Рекомендую задавать минимально допустимое значение свойства Размер поля, поскольку обработка данных меньшего размера выполняется быстрее и требует меньше памяти. Преобразование большего значения свойства Размер поля к меньшему в таблице, которая уже содержит данные, может привести к потере данных. Например, при уменьшении размера текстового поля с 255 до 50 все значения, длина которых превышает 50 символов, будут усечены. Данные в числовом поле, которые выходят за пределы диапазона, соответствующего новому размеру поля, округляются или заменяются пустыми значениями.

         Например, при замене значения "С плавающей точкой (4 байта)" на "Целое" дробные числа будут округлены до ближайшего целого числа, а значения вне диапазона от -32 768 до 32 767 будут преобразованы в пустые значения. Отменить изменения данных, произошедших при модификации свойства Размер поля, после его сохранения в режиме конструктора таблицы будет невозможно. Для полей, в которых планируется хранить числовые значения с одним - четырьмя знаками в дробной части, рекомендуется использовать денежный тип данных. При обработке числовых значений из полей типа "С плавающей точкой (4 байта)" и "С плавающей точкой (8 байт)" применяются вычисления с плавающей точкой. При обработке числовых значений из денежных полей используются более быстрые вычисления с фиксированной точкой.

 

Поле типа Счетчик

         Для создания полей, в которые при добавлении записи автоматически вводится число, в Мiсrоsоft Access существует тип данных Счетчик. При этом созданный для записи номер уже не может быть удален или изменен. В поле счетчика могут быть использованы три типа чисел: последовательно возрастающие на один, случайные числа, а также коды репликации (также называются GUID - глобальные уникальные идентификаторы). Наиболее часто используется счетчик последовательно возрастающих чисел. Такой тип счетчика удобно использовать как ключевое поле таблицы. Счетчик случайных чисел создает уникальный номер для каждой записи в таблице.

 

Поле счетчика и репликация

         Код репликации используется при репликации базы данных для создания уникальных идентификаторов, обеспечивающих синхронизацию реплик. При репликации базы данных необходимо определить подходящий размер для поля типа Счетчик, используемого в качестве ключевого поля таблицы. При использовании поля типа Счетчик как ключевого поля для таблицы в реплицированной базе данных для его свойства Размер поля можно установить значение либо Длинное целое, либо Код репликации. Если между операциями синхронизации реплик добавляется, как правило, менее 100 записей, то с целью экономии дискового пространства для свойства Размер поля следует использовать значение Длинное целое. Ну а если между операциями синхронизации добавляется более 100 записей, то с целью предотвращения повторения значений в ключевых полях в разных репликах следует использовать значение Код репликации. Однако следует иметь в виду, что в поле типа Счетчик с размером Код репликации генерируются 128-байтовые значения, требующие больше места на диске.

 

Свойство Формат поля

 

         Свойство Формат поля позволяет указать форматы вывода текста, чисел, дат и значений времени на экран и на печать. Например, для поля Цена раЗУМН0 указать в свойстве Формат поля формат Денежный и установить для его свойства - Число десятичных знаков - значение 2 или Авто. В этом случае введенное в поле значение 4321,678 будет отображаться как 4 321 ,68р. Допустимо использование как встроенных, так и специальных форматов, созданных при помощи символов форматирования. Для элементов управления значение свойства Формат поля задается в окне свойств. Для поля в таблице или запросе значение данного свойства задается в режиме конструктора таблицы (в разделе свойств поля) или в окне запроса (в окне свойств поля). Форматы можно выбирать из списка встроенных форматов для полей, имеющих числовой, денежный, логический типы данных, а также типы данных счетчика и даты/времени. Также для любых типов данных полей, отличных от объектов OLE; есть возможность создания собственных специальных форматов. Кроме того, значение данного свойства можно задать в макросе или в программе.