Создание базы данных в СУБД Microsoft Office Access 2003

С помощью формы можно  добавлять записи в БД. Для этого  следует щёлкнуть на кнопке - Новая запись в нижней части окна таблицы и ввести новые данные в пустые поля формы. Так же можно добавлять записи в режиме Таблицы.

Перемещаться по записям в форме  или таблице можно с помощью  кнопок:

  - на первую запись;  

 - на последнюю запись;

 - на предыдущую запись;  

   - на следующую запись.

Сортировка данных.

Для выполнения сортировки данных в таблице или форме:

1. Выберите в форме поле для сортировки, щелкнув ЛКМ в ячейку его значения. В режиме Таблицы выделите столбец для сортировки.
2. Для выполнения сортировки по возрастанию (А-Я) или по убыванию (Я-А) нажмите соответствующую кнопку на панели инструментов или задайте команду Записи – Сортировка.

Фильтрация данных.

Фильтрация данных позволяет выбрать из БД только те записи, которые удовлетворяют некоторому условию. Существуют четыре способа, используемые для отбора записей с помощью фильтров:

• фильтр по выделенному фрагменту (отбор записей с помощью выбора значений в форме или таблице);
• обычный фильтр (отбор записей путем ввода значений в пустую форму или таблицу);
• расширенный фильтр (отбор записей с помощью окна расширенного фильтра).

При выполнении работы мы рассмотрим фильтр по выделенному фрагменту, который определяет, какие записи выводятся на экран путём выделения данных в таблице в режиме Таблицы.

Указания  к работе.

1. Прочитайте основные теоретические сведения.
2. Запустите Microsoft Access и откройте БД «Товародвижение» из созданной ранее подпапки с именем вашей фамилии в папке Мои документы.
3. Откройте таблицу «Поставки».
4. Удалите из таблицы «Поставки» четвёртую запись.
5. Добавьте в таблицу новую запись, содержащую сведения о поступлении 10.02.03 муки от ООО «Симбирская мука» в количестве 3000 кг по цене 9 рублей.
6. Используйте фильтр по выделению для получения информации о поставках муки, щёлкнув по слову «Мука» в любой записи таблицы, а затем по кнопке - Фильтр по выделенному на панели инструментов. Просмотрите полученную информацию и вернитесь к прежнему виду таблицы, щёлкнув по кнопке - Удалить фильтр.
7. Произведите сортировку записей по возрастанию даты, щёлкнув по любой записи в таблице по полю Дата, а затем по кнопке . Обратите внимание на то, что последняя введённая  запись по поставке муки 10.02.03 переместилась выше.
8. Сохраните таблицу «Поставки» (она будет использоваться в следующей практической работе) и закройте её окно.
9. В окне Товародвижение: база данных выделите имя таблицы Поставки, щёлкнув по нему один раз.
10. Задайте команду Вставка – Автоформа и просмотрите форму для одной записи таблицы. Закройте окно автоформы без сохранения.
11. Не снимая выделение с имени таблицы «Поставки», задайте команду Вставка – Форма и в диалоговом окне Новая форма выберите Автоформа: ленточная. Просмотрите форму для всех записей таблицы сразу.
12. Закройте окно автоформы без сохранения.
13. Не снимая выделение с имени таблицы «Поставки», задайте команду Вставка – Форма и в диалоговом окне Новая форма выберите Автоформа: в столбец. Просмотрите форму для одной записи таблицы.
14. Закройте окно автоформы и  сохраните её под именем «Форма поставок».
15. В диалоговом окне Товародвижение: база данных перейдите к объекту Формы и обратите внимание на появление строки Форма поставок в окне.
16. Закройте все окна и завершите работу с Microsoft Access.
17. Запишите в тетрадь ответы на вопросы:
1. В каком режиме осуществляется ввод записей?
2. Как добавлять и удалять записи в таблице?
3. Как добавлять и удалять поля в таблице?
4. Как просматривать данные БД в форме?
5. Как производится сортировка данных в таблице или форме?
6. Для чего предназначена операция фильтрации данных?

Практическая  работа №4

Тема: «Поиск информации в базе данных. Работа с запросами»

Цель: научиться организовывать поиск информации в БД с помощью запросов на выборку в СУБД Microsoft Office Access 2003.

Основные теоретические сведения:

Способы поиска и замены данных

В Microsoft Access существует множество  способов поиска или замены нужных данных при выполнении поиска конкретного  значения, одной записи или группы записей:

• Для поиска записи можно просмотреть таблицу или форму с помощью полосы прокрутки, либо ввести номер нужной записи в поле номера записи:

 

• С помощью диалогового окна Поиск и замена можно найти конкретные записи или определенные значения в полях. Имеется возможность перехода по записям по мере обнаружения каждого вхождения нужного элемента. Если требуется заменить конкретные обнаруженные при поиске значения, следует воспользоваться вкладкой Замена.
• С помощью фильтра можно временно изолировать и просмотреть конкретный набор записей для работы с ним при отображении на экране открытой формы или таблицы.
• С помощью запроса можно работать с конкретным набором удовлетворяющих заданным условиям записей из одной или нескольких таблиц базы данных. Выполнение запроса дает возможность работать с набором записей независимо от конкретной формы или таблицы.

Поиск и замена данных с помощью диалогового окна Поиск и замена.

Для выполнения поиска данных в базе данных:

1. В диалоговом окне База данных выберите объект Таблицы или Формы (тот, в котором хотите осуществить поиск) и откройте его,
2. Щёлкните ЛКМ в любой строке поля, в котором будет осуществляться поиск. Затем щёлкните на кнопке - Найти панели инструментов или выберите команду Правка – Найти. Перейдите на вкладку Поиск в диалоговом окне Поиск и замена.
3. В поле Образец введите последовательность символов, которую нужно искать.
4. В раскрывающемся списке Совпадение выберите тип совпадения указанных символов с символами записей поля:
• С начала поля;
• С любой частью поля;
• Поля целиком.
5. Установите область и направление поиска, нажав на кнопку Больше>> (вверх, вниз или всё), а также, каким образом осуществлять просмотр: с учётом регистра или с учётом формата полей.
6. Щёлкните на кнопке Найти далее. Если осуществляется поиск более чем одной записи, то для продолжения поиска снова щёлкните на кнопке Найти далее.
7. После окончания поиска закройте диалоговое окно Поиск и замена.

Для выполнения замены данных используйте  команду Правка – Заменить или перейдите на вкладку Замена диалогового окна Поиск и замена.

Поиск данных с помощью  запроса.

Использование запросов позволяет  осуществлять различные формы доступа  к одной и той же информации. Запрос – это объект БД, допускающий многократное использование. Результатом запроса является представленный в табличном виде набор данных, который задаётся в режиме Конструктора. Запросы могут быть созданы как с помощью Мастера, так и самостоятельно. Рассмотрим два способа самостоятельного создания нового запроса:

1. В диалоговом окне База данных выберите объект Запросы и нажмите кнопку Создать.

2. В диалоговом окне Новый запрос выберите создание с помощью Конструктора.
3. В диалоговом окне Добавление таблицы выберите вкладку, содержащую нужные объекты. Если нужная таблица находится в другой базе данных или другом приложении, сначала свяжите эту таблицу с активной базой данных.
4. Выберите имя объекта, добавляемого в запрос. Для одновременного выбора нескольких объектов выбирайте объекты при нажатой клавише CTRL. Чтобы выбрать группу соседних объектов, выберите имя первого объекта, нажмите клавишу SHIFT и, удерживая ее, выберите имя последнего объекта группы.
5. Нажмите кнопку Добавить, а затем кнопку Закрыть.

1. В окне База данных выберите объект Таблицы и откройте требуемую таблицу щёлкнув 2ЛКМ по её названию или выделив её название и щёлкнув кнопку Открыть на панели инструментов.
2. На панели инструментов Таблица нажмите кнопку - Изменить фильтр  или выберите путь Записи – Фильтр – Изменить фильтр. Введите условия запроса. Затем на панели инструментов Фильтр нажмите кнопку - Применение фильтра или выберите путь Записи – Применить фильтр. В результате на экране появится динамический набор записей, удовлетворяющих введенному условию. Но при дальнейших манипуляциях этот набор не сохранится. Если вы хотите сохранить данный набор записей, то выполните следующие действия. Снова нажмите кнопку Изменить фильтр. В окне Фильтр откройте выдвижное меню Файл и выберите команду Сохранить как запрос или нажмите кнопку на панели инструментов. Команды Изменить фильтр, Применить фильтр и Сохранить как запрос можно также выбирать в оперативном меню окна Фильтр.

В режиме Конструктора, в специальном бланке запроса указываются условия отбора выводимых на экран полей и записей одной или нескольких таблиц и порядок их отображения. В бланке запроса содержится 6 строк (см. таблицу):

Поле	Имя поля
Имя таблицы	Имя таблицы
Сортировка	Место вывода инструкций сортировки
Вывод на экран	Определяет, будет ли отображено поле в результирующем наборе данных
Условие отбора	Содержит первое условие, ограничивающее набор записей
Или	Другие условия на ограничения  набора записей

Microsoft Access позволяет выполнять следующие типы запросов:

• Запрос на выборку;
• Перекрёстный запрос;
• Запрос на создание таблицы;
• Запрос на обновление;
• Запрос на добавление записей;
• Запрос на удаление записей.

Каждый из этих типов указывается  в выдвижном меню Запрос после вывода на экран окна Запрос в режиме Конструктора.

Мы рассмотрим подробно запрос на выборку, т.к. он является наиболее часто используемым типом запроса. Запросы этого типа возвращают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы, записи в которой можно обновлять (с некоторыми ограничениями). Запросы на выборку можно также использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений, подсчета записей и нахождения других типов итоговых значений.

Для выбора записей, удовлетворяющих  определённым критериям:

1. В строке Поле: щёлкните в правой части клетки на стрелке, указывающей вниз, и выберите имя поля, по которому будет осуществляться запрос.

 

 

 

 

 

Если запрос осуществляется по полям из разных таблиц, то сначала в окне Добавление таблицы выберите их с помощью клавиш CTRL или SHIFT, а затем нажмите на кнопки Добавить и Закрыть и выберите нужные поля в запрос по списку.

2. Проследите, чтобы в строке Вывод на экран: контрольная метка была установлена.
3. В строке Условие отбора: введите критерии выбора. Для задания диапазона значений в окне Конструктора запросов могут быть использованы операторы: > (больше), >= (не менее),< (меньше),<= (не более),<> (не равно) и Between…and (диапазон от и до) как с числовыми полями, так и с полями дат. Для ввода условия отбора можно использовать диалоговое окно Построитель выражений, открываемое по кнопке - Построить на панели инструментов.

В качестве условия может быть использовано любое выражение и подстановочные сим волы. Так символ * соответствует любому количеству символов; ? - любому текстовому символу; # - любой цифре. После символа ! указываются символы, не входящие в искомый набор символов. Символ […] соответствует любому одному символу из заключённых в квадратные скобки.

Примеры использования подстановочных символов для задания условий:

Использование символов	Образец	Поиск в  Access
? - вопросительный знак	Д?м	Дом, дым
* - звездочка	И*ть *я	Играть  Иногда читать  Умница большая  Друзья
# - знак фунта	#-й	7-й, 8-й
! – восклицательный знак, […] - квадратные скобки	Дибров[!аы]	Диброву [но не Диброва или Дибровы]

Примеры условных выражений:

Условные выражения	Вывод записей, которые
Ульяновск	имеют значение Ульяновск
Not Ульяновск	не имеют значение Ульяновск
In (Ульяновск, Волгоград,  Уфа)	имеют значение Ульяновск, Волгоград или Уфа
<Д	начинаются с букв А-Г
>=Д	начинаются с букв Д-Я
1000	имеют числовое значение 1000
<=150	имеют числовое значение не более 150
Date()	имеют значение текущей  даты
>31.12.99	имеют значение даты позднее 31.12.99
Between 01.01.99 AND 31.12.99	имеют значение года 1999
*.06.*	имеют значение июня месяца
Null	содержат в поле пустое значение
Is Not Null	имеют не пустое значение в поле
Like "У*"	начинаются с буквы  У

После завершения ввода условия MS Access добавит к вашему критерию кавычки – для текста, знак  # - для даты.

Для выполнения поиска данных по запросу  нажмите кнопку с восклицательным  знаком - Запуск или воспользуйтесь командой Запрос – Запуск.

 

Указания  к работе.

1. Прочитайте основные теоретические сведения.
2. Запустите Microsoft Access и откройте БД «Товародвижение» из созданной ранее подпапки с именем вашей фамилии в папке Мои документы.
3. Вызовите Конструктор запросов, щёлкнув по объекту Запросы и нажав на кнопку Создать.
4. В диалоговом окне Новый запрос щелчком 2ЛКМ выберите строку Конструктор.
5. Добавьте в запрос таблицу «Поставки», щёлкнув в диалоговом окне Добавление таблицы по строке Поставки, а затем – Добавить и Закрыть.
6. Добавьте в запрос поля. Для этого: