Создание базы данных в СУБД Microsoft Office Access 2003

1. В первом столбце в строке Поле щёлкните ЛКМ по кнопке со стрелкой и в появившемся раскрывающемся списке выберите поле Код поставки.
2. Во втором столбце строки Поле вновь раскройте список и выберите поле Дата.
3. Аналогично добавьте в запрос остальные поля таблицы «Поставки».

7. Введите формулу для изменения значения поля Цена:

1. Не убирая курсор с названия последнего поля Цена, щёлкните по кнопке на панели инструментов.
2. В появившемся диалоговом окне Построитель выражений к слову Цена с помощью клавиатуры добавьте текст, чтобы получилась строка: Новая цена: Цена*1,1 и щёлкните ОК. Мы сформировали запрос на увеличение цены на 10% по всем поступившим товарам.

8. Сохраните запрос, щёлкнув по кнопке на панели инструментов. В появившемся диалоговом окне Сохранение введите имя запроса Новая цена и щёлкните ОК.

9. Просмотрите результаты запроса, щёлкнув по кнопке - Режим таблицы. После просмотра результатов запроса, закройте его с сохранением.
10. Выполните пункты с 3 по 7 указаний к работе для создания нового запроса. Мы сформируем запрос об увеличении цены на 10% только по сахару. Для этого при формировании поля Наименование товара в строке Условие отбора введите слово: Сахар.
11. Сохраните запрос, щёлкнув по кнопке на панели инструментов. В появившемся диалоговом окне Сохранение введите имя запроса Новая цена на сахар и щёлкните ОК.
12. Просмотрите результаты запроса и закройте его с сохранением.
13. Сформируйте запрос на создание нового поля Сумма, в котором подсчитывалось бы произведение цены товара и его количества. Для этого:

1. Выполните пункты с 3 по 6 указаний к работе.
2. Щёлкните в ячейке строки Поле нового незаполненного столбца, а затем – по кнопке на панели инструментов.
3. Щёлкните 2ЛКМ в левой панели окна Построитель выражений объекту Таблицы, а затем щелком ЛКМ выберите название таблицы Поставки.
4. Щёлкните 2ЛКМ по строке Количество в средней панели окна Построитель выражений. Щёлкните по кнопке * в диалоговом окне Построитель выражений.
5. Щёлкните 2ЛКМ по строке Цена.
6. Установите курсор в начало формируемого выражения и добавьте текст, чтобы получилось выражение: Сумма: [Поставки]![Количество]*[Поставки]![Цена]. Далее щёлкните ОК.
7. Сохраните запрос под именем Стоимость и просмотрите результаты запроса.
8. Закройте запрос с сохранением.

14. Сформируйте запрос, содержащий сведения о рисе и сахаре, поступивших до 16.02.03 включительно. Для этого:

1. Выполните пункты с 3 по 6 указаний к работе.
2. Постройте запрос под именем Поставки сахара и риса, для этого при формировании поля Наименование товаров в строке Условие отбора введите слово Сахар, в строке или этого же поля введите слово Рис. При формировании поля Дата в строке Условие отбора введите текст <=16.02.03.
3. Просмотрите результаты запроса на экране.

15. Перейдите к объекту Таблицы в диалоговом окне Товародвижение: база данных и откройте таблицу «Поставки».

16. Установите курсор в любую строку поля Цена и нажмите кнопку на панели инструментов.
17. В поле Образец введите цифру 0, установите совпадение с любой частью поля, нажмите кнопку  Больше>> и выберите область поиска – всё. Нажмите кнопку Найти далее, и курсор встанет на число 10, снова нажмите Найти далее, и курсор встанет на число 20.
18. Закройте диалоговое окно Поиск и замена.
19. Закройте все остальные окна и завершите работу с Microsoft Access.
20. Запишите в тетрадь ответы на вопросы:
1. Перечислите способы поиска или замены данных в Microsoft Access.
2. Почему в п.17 было установлено совпадение с любой частью поля?
3. Что такое запрос? Как создать новый запрос?
4. В каком виде представляется результат запроса?
5. Перечислите виды запросов в Microsoft Access.
6. Как создать запрос по полям из разных таблиц?
7. Перечислите операторы и подстановочные символы, используемые в строке «Условие отбора», каково их назначение?
8. Как записать критерии отбора, если необходимо добавить запрос по данным, которые в поле Наименование товара начинаются на букву «М» или «С», а в поле Дата имеют значения от 03.02.03 до 16.02.03? Составьте в тетради таблицу со столбцами Наименование товара и Дата, со строками условия отбора и или. 

Практическая работа №4

Тема: «Создание форм и отчётов в СУБД Microsoft Office Access 2003»

Цель: научиться получать справки из БД в виде форм и отчётов.

Основные  теоретические сведения:

Создание формы.

Формы предоставляют преимущества для демонстрации данных в упорядоченном  и привлекательном виде. Мы рассмотрели в практической работе №38 методы создания форм в режиме Конструктора. Microsoft Access даёт возможность быстрого создания формы на основе таблицы с использованием Мастера форм. Он задаёт пользователю вопросы о структуре и оформлении формы. Результатом диалога пользователя и Мастера форм является готовая к работе форма.

Алгоритм создания формы с помощью Мастера форм:

1. Откройте окно базы данных.
2. Сделайте активным объект Формы.
3. Вызовите Мастера форм, щёлкнув по кнопке Создать на панели инструментов окна БД, выделив щелчком ЛКМ в диалоговом окне Новая форма строку Мастер форм и выбрав в раскрывающемся списке в качестве источника данных таблицу или запрос. Нажмите ОК.
4. Выберите поля для формы. Допускается выбор из нескольких таблиц или форм.
5. Выберите вид представления данных и внешний вид формы.
6. Выберите стиль оформления формы.

Создание отчёта.

Располагая базой данных, можно  распечатать любую таблицу, запрос или форму. Однако результаты печати не будут выглядеть профессионально, так как эти инструменты не предназначены для печати. С помощью отчёта можно получить результаты в высококачественном варианте. Отчёт представляет собой эффективный способ представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчёта, пользователь может отобразить сведения желаемым образом:

• Добавить эмблему или рисунок;
• Сгруппировать записи по дате исполнения;
• Создать почтовые наклейки;
• Вычислить итоговое значение;
• Представить данные на диаграмме.

Алгоритм  создания отчета с помощью Мастера:

1. Откройте окно базы данных.

2. Сделайте активным объект Отчеты.

3. Нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.
4. В диалоговом окне Новый отчет выберите нужного мастера. Описание действий, выполняемых мастером, выводится в левой половине диалогового окна.
5. Выберите таблицу или запрос, содержащие данные, на которых должен быть основан отчет.  Microsoft Access по умолчанию использует эту таблицу или запрос как источник данных для отчета. Однако мастер позволяет изменить источник данных, а также выбрать поля из других таблиц или запросов.
6. Нажмите кнопку OK.

Если на шаге 3 были выбраны Мастер отчетов, Мастер диаграмм или Почтовые наклейки, следуйте инструкциям диалоговых окон этих мастеров. Если же были выбраны Автоотчет: ленточный или Автоотчет: в столбец, Microsoft Access создаст отчет автоматически. Если получился не тот отчет, который был нужен, можно изменить его в режиме Конструктора.

Алгоритм  создания отчета без помощи Мастера:

1. Откройте окно базы данных.
2. Сделайте активным объект Отчеты.

3. Нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.

4. В диалоговом окне Новый отчет выберите режим Конструктор и выберите таблицу в качестве источника данных.

Окно Конструктора разделено на несколько областей в соответствии со стандартной структурой отчёта:

Заголовок отчёта – используется на титульной странице.

Верхний/нижний колонтитул – печатается вверху/внизу каждой страницы.

Заголовок группы – печатается перед обработкой новой записи группы.

Область данных – печатается каждая запись таблицы.

Примечание группы – печатается после обработки последней записи группы.

Примечание отчёта – печатается в конце отчёта.

Отчёты предназначены для вывода информации на принтер, поэтому для расчёта расположения данных на печатной странице программа Microsoft Access 2000 должна «знать» всё необходимое об особенностях принтера. Эти данные Access получает от операционной системы. Соответственно принтер в системе должен быть установлен, либо необходимо установить на ПК драйвер любого принтера, доступного операционной системе.

Указания  к работе.

1. Прочитайте основные теоретические сведения.
2. Запустите Microsoft Access и откройте БД «Товародвижение» из созданной ранее подпапки с именем вашей фамилии в папке Мои документы.
3. Вызовите программу создания автоформы, щёлкнув по объекту Формы, а затем по кнопке Создать.
4. Выделите строку Автоформа: в столбец, а затем раскройте список с названием Выберите в качестве источника данных таблицу или запрос и укажите на таблицу «Справочник товаров», щёлкнув по строке с её названием, а затем по кнопке ОК.
5. Просмотрите карточки на имеющиеся товары, пользуясь кнопками 3и4 в нижней части окна формы.
6. Создайте новую запись в форме, нажав на кнопку и заполнив новую запись информацией о товаре «Соль», единица измерения – «кг».
7. Сохраните форму под именем Справочник товаров и закройте её.
8. Вызовите Мастера форм, щёлкнув по кнопке Создать, а затем по строке Мастер форм.
9. Выберите в качестве источника данных таблицу Поставки, а затем нажмите ОК.
10. Выберите поля для сложной формы по трём таблицам. Для этого:

1. Щёлкните по кнопке >>, тем самым, включив в форму все поля таблицы «Поставки».
2. В раскрывающемся списке Таблицы и запросы выберите таблицу «Справочник поставщиков» и, выделяя поочерёдно названия всех полей таблицы, кроме поля Наименование поставщика, щёлкайте по кнопке >, включая эти поля в создаваемую форму.
3. В раскрывающемся списке Таблицы и запросы выберите таблицу «Справочник товаров» и добавьте в форму поле Единицы измерения, после чего щёлкните по кнопке Далее.

11. Выберите вид представления данных – одиночная форма, щёлкнув по строке с названием таблицы «Поставки», а затем по кнопке Далее.

12. Выберите внешний вид формы, щёлкнув по строке В один столбец, а затем - Далее.
13. Выберите стиль оформления формы, щёлкнув по строке с названием стиля Стандартный, а затем - Далее.
14. Щёлкните по кнопке Готово, просмотрите форму, а затем закройте её, сохранив под именем Большая форма.
15. Создайте форму с диаграммой, отражающую количество поставок товаров поставщиками. Для этого:

1. Сделайте активным объект Формы.
2. Щёлкните по кнопке Создать, а затем в диалоговом окне Новая форма выберите строку Диаграмма.
3. Выберите в качестве источника данных таблицу Поставки, а затем нажмите ОК.
4. Выберите поля таблицы для создания диаграммы, перенеся в список Поля диаграммы с помощью кнопки > следующие поля: Наименование товара, Наименование поставщика, Количество. Щёлкните затем по кнопке Далее.
5. Выберите тип диаграммы Гистограмма и Далее. Ещё раз Далее, затем Готово.
6. Перейдите в режим Конструктора с помощью кнопки и увеличьте размеры окна и формы внутри его так, чтобы диаграмма была видна полностью.
7. Сохраните диаграмму в форме под именем Диаграмма, используя кнопку Сохранить, и закройте окно с диаграммой.

16. Создайте отчёт «Товары». Для этого:

1. Щёлкните в окне БД по объекту Отчёты и нажмите на кнопку Создать.
2. Выделите строку Мастер отчётов и в качестве источника данных укажите таблицу Справочник товаров, а затем нажмите ОК.
3. Выберите поля для создаваемого отчёта, щелчком ЛКМ по кнопке >>, переслав в список Выбранные поля все поля таблицы Справочник товаров.
4. В раскрывающемся списке Таблицы и запросы выберите таблицу «Справочник поставщиков» и отправьте все поля этой таблицы в список Выбранные поля.
5. В раскрывающемся списке Таблицы и запросы выберите таблицу «Поставки» и, выделяя поочерёдно поля Код поставки, Дата, Количество и Цена, щелчком по кнопке > отправьте их в список Выбранные поля.
6. Включите в отчёт поле Сумма из запроса Стоимость. Затем щёлкните по кнопке Далее.
7. Выберите в списке Добавить уровни группировки поле Наименование товара, щелкнув по кнопке >, а затем по кнопке Далее.
8. Выберите порядок сортировки данных в раскрывающемся списке, помеченном цифрой «1»,  - по полю Дата, а затем щёлкните по кнопке Итоги.
9. Выберите поля Количество и Сумма для подведения итогов, щелчком мыши установив контрольные метки в столбце Sum для полей Количество и Сумма, затем нажмите ОК и Далее. Установите радиокнопку Показать данные и итоги.
10. Выберите вид макета отчёта, указав на ступенчатый макет и альбомную ориентацию листа, затем – Далее.
11. Выберите строгий стиль оформления отчёта, затем снова нажмите Далее.
12. Присвойте отчёту имя Товары, набрав это слово в текстовом боксе с заголовком Задайте имя отчёта.
13. Нажмите кнопку Готово.