Создание информационной подсистемы склада торгового предприятия с помощью программы «1С:Предприятие 7.7»

Министерство образования и  науки Российской Федерации

Северо-Кавказский Государственный  Технический Университет

Филиал в г. Кисловодске

 

 

 

 

 

 

 

Курсовой проект

 

 

 

 

По дисциплине: «Предметно-ориентированные экономические информационные системы»

 

На тему: «Создание информационной подсистемы склада торгового предприятия с помощью программы «1С:Предприятие 7.7»

 

 

  

 

 

   Выполнила: Гаджиева П.  С.

   Специальность: 351400 (080801)

   «Прикладная информатика  экономике»

   Группа: КСПИ – 021

   Обозначение работы: КП

  Руководитель работы: доцент                                   кафедры ПИ Оршанский А. Ю.

 

Проект защищен с оценкой________

________________________________

 

  

 

 

   

 

 

Кисловодск, 2006 г.

Реферат

 

 

 

Количество страниц в проекте  56,  графических рисунков 17, таблиц 7, приложений 4.

Разработанный курсовой проект рассматривает процесс создания программного приложения «Информационной подсистемы склада торгового предприятия». Приложение предназначено для учета товаров, а также их приемки и отпуска.

Прилагаемая к курсовому проекту  пояснительная записка содержит в себе обоснование цели создания подсистемы, а также экономическую  целесообразность создания подсистемы. Выполнен краткий обзор существующих программных средств, обоснование выбора обеспечения и представлена машинная реализация проекта. Пояснительная записка снабжена инструкциями по работе с приложением, контрольным примером работы с программой, требованиями к техническому и программному обеспечению. Рассмотрена оценка защищенности доступа к информационной системе.

В курсовом проекте приняты следующие  сокращения:

ТМЦ – товарно-материальные ценности.

БД – база данных.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

 

 

 

 

Введение

 

 

 

Каждое предприятие  должно продать свою продукцию потребителю. В процессе продажи выявляются полезность и качество продукции предприятия. Реализацией завершается кругооборот средств.

Основной задачей промышленных предприятий является наиболее полное обеспечение спроса населения высококачественной продукцией. Темпы роста объема производства продукции, повышение ее качества непосредственно влияют на величину издержек, прибыль и рентабельность предприятия. Именно поэтому очень важно уделять особое внимание учету товаров на складе предприятия, так как это основное звено любого торгового предприятия.

Учет товаров на складе базируется на информации, возникающей в процессе поступления, передачи и продажи товаров, а также информационных потоках между различными подразделениями одного предприятия, всем предприятием и поставщиками товаров.

Информация  в этих процессах рассматривается  и как предмет (исходная информация), и как продукт труда (результатная информация) системы управления. Для  организации и реализации всего  информационного процесса на предприятии  необходимы средства и методы обработки информации, а также персонал, способный выполнять соответствующие процедуры.

Процедуры информационного процесса могут выполняться вручную и  автоматизировано (с использованием  различных технических средств: компьютеров, средств телекоммуникации, периферийных и др.).

Возникла необходимость  создания формы негосударственного контроля за деятельностью предприятий, которая бы включала в себя консультирование по вопросам организации и ведения бухгалтерского учета, оказываемых с целью улучшения бухгалтерского учета и отчетности на предприятии, повышения эффективности их коммерческой деятельности.

Объем реализации продукции – это один из основных показателей характеризующих деятельность предприятия, поэтому так важно, чтобы он был отражен в бухгалтерском учете правильно.

Переход от традиционного  учета к компьютерному предполагает наведение порядка в бухгалтерском учете и, прежде всего в плане счетов, системе бухгалтерских проводок, отчетности. Следовательно, автоматизация влечет за собой более четкую работу всех служб, не подавляя, а, наоборот, усиливая человеческий фактор.

Наиболее распространенные на рынке бухгалтерские системы  не только декларируют, но и предоставляют такие возможности, как:

• простота, удобство и гибкость в их освоении и использовании;
• широта применения как для малых предприятий, так и для корпоративных структур;
• понятное и емкое представление информации;
• настройка на изменяющееся законодательство, включая налоговое, и особенности учета конкретного предприятия;
• большой набор типовых операций и форм отчетности;
• значительные аналитические возможности, зачастую с графическим представлением информации.

Все это, вместе взятое, определяет существенное увеличение скорости и комфортности работы.

Возвращаясь к теме курсового проекта, обозначим цель курсового проектирования: создать автоматизированную информационную подсистему склада торгового предприятия, позволяющую в пределах функций бухгалтерского учета полностью регламентировать автоматическое получение данных, необходимых, как для ведения синтетического учета, так и для составления форм бухгалтерской отчетности.

 

1  Выбор и описание объекта автоматизации

 

 

 

Основой для торговой фирмы служит движение товаров и  денег, автоматизация торговой деятельности предусматривает многовариантность организации закупок и торговых схем, гибкую и прозрачную схему складского и секционного учета, многокассовый, многобанковский учет денежных средств и контроль взаиморасчетов с поставщиками и покупателями.

Организационная структура  торговой фирмы состоит из следующих  основных групп подразделений:

• административных подразделений (менеджеров, кадровой и юридической служб, маркетинга);
• торговых отделов;
• центрального склада (складов);
• бухгалтерии;
• технических служб.

Основные структурные  подразделения торговой фирмы (торговые отделы и центральный склад) имеют достаточно однородную структуру, особенности которой сводятся к следующему:

• отдел, как правило, состоит из секций;
• отдел (склад) возглавляется заведующим, в функции которого входят организационно – технические вопросы, в том числе вопросы расстановки кадров, формирования рабочих графиков, текущей коммерческой (торговой) политики, взаимосвязи с поставщиками;
• основным является формирование ассортимента, обеспечивающего выполнение товарного плана (плана прибыли);
• товаровед отдела непосредственно подготавливает и реализует контакты с поставщиками, анализирует информационные и рекламные материалы на выпускаемую или готовящуюся к выпуску продукцию по направлению отдела, ведет оформление (подготовку) договоров, анализирует предложения частных лиц о продаже товаров по договорным ценам;
• секции отделов являются автономными в отношении материальной ответственности подразделений; они обеспечивают прием, реализацию через прилавки товаров, учет товаров и денежных средств от реализации через систему кассовых аппаратов, рекламу изданий непосредственно в отделах; периодически подготавливают товарные отчеты для передачи в бухгалтерию;
• отделы могут реализовывать товар по системе мелкого опта; при этом, как правило, предусматриваются предоплата по счету торговой фирмы, отпуск товара как через отдел, так и через центральный склад;
• возможен отпуск товара непосредственно с центрального склада при отправке товара по бартеру или в порядке передачи в другие магазины, в том числе на дочерние фирмы;
• реализация товаров по договорным ценам осуществляется практически всеми отделами по закрепленной продукции.

Особенности торговых отделов  проявляются, например, при отпуске  товаров по почте. Особенности отдела «Товары - почтой» является ориентация на реализацию массовых товаров, допускающих хорошую рекламу, а также остатков по основной продукции.

В России отмечается нарастающий  интерес к распространению информации о товарах через информационные каналы, в том числе через систему Internet, использование интерактивных банковских услуг для оплаты товаров, что повышает внимание к доставке товаров по системе «Товары - почтой».

Административные подразделения  ориентированы на управление фирмой, в том числе на юридическую поддержку, реализацию кадровой политики, выработку стратегии и корректировку задач тактического управления. Бухгалтерия выполняет традиционные функции, включая внутрифирменный учет для управления: учет по подразделениям, по товарам, по поставщикам, по группам клиентов, а также  по регионам, если фирма работает на региональных рынках. Технические подразделения ориентированы на поддержку бизнеса, хотя в ряде случаев могут решать и самостоятельные задачи.

Рассмотрим более подробно управление складской деятельностью  торговой фирмы. При этом учитываются следующие факторы:

• товар может иметь несколько независимых единиц измерения, например количество товара, количество упаковок, вес, стоимость;
• товар может оцениваться в различных валютах;
• товар может иметь несколько цен в зависимости от объемов и группы покупателей и поставщиков, а также состояния товара в процессе его хранения и реализуемости на рынке;
• товар может иметь различный статус, например статус резервирования.

Особое значение имеет  взаимосвязь с подсистемами торговых секций (напрямую или через внутренний склад последних), бухгалтерией и представлением аналитической и управленческой отчетности. В частности, анализ функционирования склада предусматривает получение полной картины о состоянии складов, магазинов и прочих подразделений фирмы, о закупках и продажах с формированием любых отчетных документов в разрезах:

• поставок с аналитикой по подразделениям, поставщикам, товарам или группам товаров, проведением взаимозачетов, получением общего свода по поставщикам;
• продаж по различным видам торговой деятельности с анализом по поставщикам, подразделениям, покупателям и товарам;
• загрузок складов товаром на любой день в ценах остатков или продаж в различных единицах измерения товара;
• переоценок, возвратов, перемещений по поставщику, покупателю, товару или подразделению.

На рисунке 1 представлена схема первого уровня детализации технологического процесса.

 

 

Рисунок 1 - Схема первого уровня детализации технологического процесса.

 

1.1 Экономическая сущность учета складских операций

 

 

 

Хозяйственный учет представляет собой совокупность бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Учет – одна из наиболее трудоемких функций управления. Отличительной чертой учета является большая массовость и однородность исходных и итоговых показателей. Как правило, итоговые показатели формируются путем многократной группировки по различным признакам исходных первичных данных без применения сложных расчетов.

Управление торговыми процессами в торговом предприятии основывается на информации, отражающей объем, структуру и динамику поступления, продажи и запасов товаров. Движение информации между торговым предприятием и внешней средой (поставщиками, покупателями) осуществляется в форме потоков информации. По отношению к оптовому предприятию различают входные, внутренние и выходные потоки информации (входную, внутреннюю и выходную информацию). От рациональной организации потоков информации оптового предприятия, способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки информации, ее состава и своевременного получения зависят оперативность и эффективность управления торговыми процессами.

Учет реализации товаров  в оптовой торговле осуществляется по мере отгрузки товаров и предъявления покупателям расчетных документов.

На рисунке 2 представлена схема второго уровня детализации технологического процесса.

 

 

Рисунок 2 - Схема второго уровня детализации технологического процесса

 

Рассмотрим информационные потоки предприятия. Заказчик (юридическое лицо) делает заявку у менеджера (сбрасывает по факсу или договаривается по телефону) на нужную ему продукцию.

Менеджер выставляет счет на оплату и отсылает заказчику. При наличии товара на складе резервируется необходимое количество. Если товара нет, то оформляется заявка на поставку, где указывается дата составления заявки, фамилия ответственного менеджера, наименование продукции и крайние сроки доставки товаров.

Оформленная заявка поступает в  отдел снабжения, где все заявки сортируются в зависимости от товара, от сроков поставки и т.д. и определяется примерная дата поступления товара на склад.

Менеджер, имея эти данные, уточняет сроки доставки товара с клиентом.

Снабженцы выставляют заявки на товар  поставщикам, оплачивают выставленные счета и привозят товар, который поступает на склад фирмы.