Сучасні засоби створення мультимедійних презентацій

•    використовуючи Майстер автозмісту;

•    на основі шаблону презентації;

•    на основі порожньої  презентації.

Майстер автозмісту автоматизує  перехід від одного етапу створення  презентації до наступного з такого списку:

1)  вид презентації;

2)  спосіб подання;

3)  формат видавання;

4)  доповнення.

При його запуску спочатку потрібно вибрати вид презентації з наявного списку («Службові», «Проекти», «Ділові», «Особисті» тощо), а також підвид (шаблон) усередині обраного виду (наприклад, у виді «Службові» є шаблони «Загальні збори», «Основна сторінка компанії», «Фінансовий звіт»).

Після вибору виду презентації  на другому кроці вказують спосіб її подання (демонстрації):

•    доповідь, нарада, видавання;

•    Інтернет, кіоск.

На третьому етапі  визначають формат видавання. Перший спосіб подання може мати 4 варіанти вигляду:

•    презентація  на екрані;

•    чорно-білі прозорі  плівки;

•    кольорові  прозорі плівки;

•    слайди 35-міліметрові.

Вирішують також, чи буде використовуватися друкування для  цього формату.

На четвертому етапі вводять  додаткові дані для титульного слайда:

•    заголовок презентації;

•    ім'я автора;

•    інші дані (наприклад, назву  підрозділу).

Якщо на другому етапі обрали другий спосіб подання презентації (Інтернет, кіоск), то третій етап пропускають, а на четвертому вказують:

•    на кожній сторінці текст авторських прав;

•    дату останньої зміни;

•    адресу Е-mail.

Далі стандартний шаблон корегують, замінюючи подані там дані.

Якщо презентацію створюють  на основі певного шаблону, то у вкладці  «Презентации» вибирають потрібний  його вид, наприклад «Фінансовий звіт», який потім заповнюють необхідними даними. При виборі слід звернути увагу на те, що багато шаблонів мають дві версії — стандартну та інтерактивну. Перша прийнятна для доповіді, наради або видавання; друга — для Web-сторінки в Інтернеті або кіоску.

Отже, під час створення презентації  на основі шаблону автоматизованими є тільки перший і другий кроки  Майстра. Всі інші виконуються у  вільному режимі.

Ще більшу свободу користувач має  при виборі шаблону презентації  з вкладки «Дизайны презентаций», у якій є тільки шаблони зовнішнього вигляду презентації, створені професійними дизайнерами. Зміст, послідовність показу слайдів і т. ін. автор визначає самостійно.

Найбільший творчий  розмах користувач може проявити, віддавши перевагу третьому способу — на основі порожньої презентації. Для кожного слайда тут потрібно спочатку вибрати авторозмітку слайда (тобто вирішити, з яких місцезаповнювачів він складатиметься), потім наповнити його демонстраційним матеріалом і, нарешті, підібрати потрібне оформлення (фоновий малюнок, колірну гаму, вид шрифту тощо). Як правило, спочатку створюють декілька слайдів, заповнюють їх даними, підбирають відповідне оформлення, а потім на його тлі продовжують створення презентації. Такий підхід вимагає найбільшого професіоналізму в роботі.

Створення власної презентації  на основі порожньої

Для початку роботи над  новою презентацією потрібно:

•    запустити  на виконання PowerPoint, наприклад через меню Пуск;

•    у першому  діалоговому вікні PowerPoint вибрати  альтернативний перемикач «Пустая  презентация»;

•    у діалоговому  вікні «Создание слайда» (рис. 3.7) вибрати потрібний варіант авторозмітки першого слайда, тобто той вид  макета слайда, що містить потрібні місцезаповнювачі (бажано почати з титульного слайда);

•    ввести інформацію до місцезаповнювачів першого слайда.

При створенні презентації  часто використовується кнопка «Команди», яка розташована на стандартній  панелі інструментів. При її натисканні з'являється меню, що містить три таких команди (рис. 3.8):

•    Создать слайд (застосовується, щоб почати роботу з новим слайдом);

•    Разметка слайда (використовується для зміни складу місцезаповнювачів слайда);

•    Применить  оформление (дає змогу вибрати шаблон дизайну презентації).

Працюючи з окремим  слайдом, можна змінювати не тільки склад місцезаповнювачів (команда  Разметка слайда у кнопці «Команды»), а й їх розміри і положення. Розміри змінюють переміщенням маркерів слайда. Щоб змінити його положення, досить виділити мишею місцезаповнювач і перетягнути його на інше місце.

Для видалення виділеного місцезаповнювача потрібно натиснути  клавішу <Delete>. При цьому у ньому  не повинно бути курсора введення.

Якщо месцезаповнювач  повинен містити текст, то його вводять вручну або використовуючи готовий текст, що є частиною документа А¥огс1. Перед початком введення потрібно вручну виділити місцезаповнювач. Слід пам'ятати: параметри шрифту (вид і розмір) будуть такими, які встановлені для даного місцезаповнювача за умовчання.

Перехід на новий рядок  у межах місцезаповнювача відбувається автоматично по закінченні поточного  рядка. Натискання клавіші <Enter> дає  змогу перейти до нового абзацу. Якщо ж місцезаповнювач є маркованим списком, то при натисканні клавіші <Enter> починається новий пункт цього абзацу. Отже, ручне введення тексту до місцезаповнювача нічим не відрізняється від заповнення сторінки в Word. Засоби форматування тексту PowerPoint також аналогічні засобам Word.

Якщо необхідно скопіювати якийсь фрагмент тексту з Word у місцезаповнювач слайда, то потрібно:

•    виділити фрагмент тексту в документі Word і на стандартній  панелі інструментів натиснути кнопку «Копировать», щоб фрагмент попередньо скопіювати в буфер обміну;

•    перейти в PowerPoint і виділити місцезаповнювач, у який слід скопіювати фрагмент;

•    у меню Правка PowerPoint вибрати команду Специальная  вставка;

•    у діалоговому  вікні «Спеціальная вставка» установити альтернативний перемикач «Вставить» і зі списку «Как» вибрати елемент «Неформатированньй текст».

Якщо ж у вікні PowerPoint скористатися просто командою Вставить, то з буфера буде вставлено фрагмент тексту з форматом шрифту, який мав  вихідний текст Word, а він не завжди збігається з форматом, установленим у PowerPoint.

Вставлення таблиць і діаграм

Подання інформації у  вигляді таблиці дає змогу  спростити її пошук і аналіз. Тому в презентаціях PowerPoint таблиці використовують часто. Вони бувають трьох видів:

1)  таблиці Word —  для текстових та числових  вихідних даних (наприклад, таблиці цін товарів);

2)  таблиці Ехсеll —  для вихідних даних і даних  розрахунків, а також у тих  випадках, коли за даними будують  діаграми;

3)  таблиці Ассеss —  коли дані вибирають із декількох  взаємозалежних таблиць.

Перші два види таблиць  копіюють у PowerPoint, із додатків, у яких вони створені (Word або Ехсеll), через буфер обміну. Для цього в PowerPoint досить натиснути кнопку «Вставить» на стандартній панелі інструментів.

Перед вставленням таблиць  із Ассеss (форм, запитів, звітів) необхідно  звернути увагу на те, що за умовчання у цьому додатку встановлено системний шрифт МS Sans Sherif, що не підтримує кирилиці. Тому перед копіюванням таблиці в PowerPoint потрібно установити в Ассеss шрифт, що має символи кирилиці. Для цього слід:

•  у меню Сервис вибрати команду Параметри;

• у діалоговому вікні «Параметры» вибрати вкладку «Режим таблицы»;

• у групі «Шрифт по умолчанию» у списку «Шрифт» вибрати  потрібний вид шрифту, наприклад Times New Roman Cyr.

Після встановлення шрифту копіювання таблиць із Ассеss у PowerPoint здійснюється аналогічно Word і Ехсеll. Ассеss має засоби безпосереднього копіювання даних у Word і Ехсеll. Це команди Сервис—Связи с Оficce—Публикация в МS Word і Сервис—Связи с Oficce—Анализ в МS Excell, відповідно. Скориставшись однією з них, дані можна скопіювати в Word або Ехсеll, там їх відредагувати, а потім вже скопіювати назад — у PowerPoint.

У самому PowerPoint є також  засоби створення таблиць «від нуля». Наприклад, при створенні слайда можна вибрати розмітку «Таблица». У цьому випадку будується таблиця Word. Але оскільки, з одного боку, засоби побудови таблиць у PowerPoint бідніші за аналогічні засоби Апогеї, а з іншого, презентація, як правило, є фіналом робіт, виконаних у Word і Ехсеll, то в PowerPoint рідко будують таблиці із самого початку. Частіше їх копіюють із інших додатків.

Сказане стосується і  діаграм, якими послуговуються для  візуалізації табличних даних. У PowerPoint наявні три види розміток, у яких є місце заповнювачі з діаграмами. Але в кожному з них використовується додаток Microsoft Graph, що за своїми інструментальними засобами поступається засобам ділової графіки вої графіки Ехсеl. Тому діаграми зазвичай готують в Ехсеl, а потім через буфер обміну їх уже копіюють у РowerPoint.

Організаційні діаграми

Для зображення ієрархічної  залежності між окремими елементами системи (наприклад, структури управління підприємством, адміністративної системи управління державою, складного завдання тощо) у презентаціях використовують організаційні діаграми (ОД).

Будують ОД у РowerPoint за допомогою додатка Microsoft Organization Chart.

Щоб почати роботу з Organization Chart, при створенні слайда потрібно вибрати розмітку «Организационная диаграмма», а потім двічі клацнути на відповідному місцезаповнювачі. Організаційну діаграму будують у вікні Microsoft Organization Chart. Після її створення вікно потрібно закрити. При цьому видається запит на поновлення об'єкта в презентації. Якщо відповідь позитивна, то ОД вставляється в місцезаповнювач, із якого починалася її побудова. Якщо ОД потрібно змінити, то досить двічі клацнути на її місцезаповнювачі — як наслідок, діаграма завантажуватиметься в Organization Chart.

Структура вікна Organization Chart аналогічна структурі стандартного вікна Windows, тобто воно має смугу  заголовка, рядок меню, панель інструментів, робочу ділянку і т. ін..

Усі дії під час створення і редагування ОД виконують на робочій ділянці. Найчастіше використовують команди, подані кнопками на панелі інструментів. Тут є три групи кнопок:

• інструменти загального призначення (для виділення, редагування  і перегляду об'єктів);

• інструменти рамок (для створення рамок у діаграмі, що відображають кожний елемент ієрархії — підлеглий, співробітник зліва, співробітник справа, керівник, помічник);

•    інструменти  рисування (для побудови ліній і  прямокутників).

Кожний елемент ієрархії має вигляд прямокутника, що у термінах Organization Chart називається рамкою. Усі рамки мають чотири текстових поля: «Ім'я», «Посада», «Коментарі» і «Коментар2». Вміст кожного з них замінюють потрібною текстовою інформацією. Якщо поля «Коментарі» і «Коментар2» не змінювалися, то в режимі перегляду вони не виводяться.

Для введення потрібного тексту досить клацнути на рамці, а  потім — на потрібному полі і  після того, як з'явиться курсор, записати необхідне.

Щоб додати нову рамку, на панелі інструментів слід натиснути кнопку із її зображенням і клацнути на діаграмі ту рамку, до якої приєднується нова. Для видалення зайвої рамки достатньо клацнути на ній і натиснути клавішу <Delete>.

Інші засоби редагування  і форматування такі ж, як і в Word (вид, розмір, колір шрифту, ліній тощо).

Вставлення рисунків

Рисунки в бізнес-презентаціях використовують у двох випадках:

•    для демонстрації зовнішнього вигляду зразка виробу, будинка, карти тощо;

•    для додання  емоційного забарвлення самій презентації (щоб привернути увагу, зняти напругу і т. ін.).

У першому випадку  застосовують рисунки, креслення, ескізи, фотографії, що підготовлені фахівцями  з конкретної предметної галузі й  зберігаються в графічних файлах фірми. У другому — рисунки, що входять до стандартних засобів постачання додатків Microsoft Clip Gallery, CoralDraw, AutoCad) і т. ін. або зберігаються на різних Web-сторінках в Інтернеті.

Для вставлення рисунка  з файла потрібно з меню Вставка  вибрати команду Рисунок—Из файла  й за допомогою діалогового вікна  «Добавить рисунок» відшукати потрібний файл. Вставивши рисунок, його можна відформатувати — змінити масштаб, обрізати, змінити контрастність, яскравість тощо.

Щоб додати рисунок із колекції Сlip Galleгу, слід створити слайд  із графічним місце заповнювачем і потім двічі клацнути на ньому. При цьому з'являється вікно додатка Microsoft Clip Gallery. За його допомогою можна вставити будь-яке зображення з цієї колекції кліпів. Тут також є змога використовувати нові малюнки з папок на даному комп'ютері та ілюстрації, що зберігаються на інших комп'ютерах в Інтернеті.

Вставлення звуків і  фільмів

Крім рисунків Сlір Galleгу, можна також працювати з такими видами кліпів, як звуки і фільми, кожний із яких розташований в окремій  вкладці.

До колекції кліпів входять  файли двох типів: вихідні файли кліпів (містять власне кліпи) і каталоги кліпів (зберігають інформацію про властивості кліпів). Із властивостями будь-якого кліпа можна ознайомитися, клацнувши на його значку правою клавішею миші й обравши з контекстного меню пункт Свойства. Задають властивості кліпа при доданні його до колекції з інших джерел (компакт-дисків, Інтернету).

Звуковий супровід відноситься  не до якогось конкретного місцезаповнювача, а до всього слайда. Щоб вставити звук із колекції Сlір Galleгу у слайд, потрібно з меню Вставка активізувати команду Фильмы и звук—Звук из колекции і у вікні Сlір Galleгу у вкладці «Звуки» вибрати бажаний кліп.