Сущность информационных технологий

 

 

 

 

 

Содержание

Введение…………………………………………………………………………3

1. Сущность информационных  технологий……………...................................5

1.1 Необходимость использования  информационных технологий на  различных уровнях управления………………………………………………..5

1.2 Характеристики и основные  компоненты информационных технологий………………………………………………………………............9

2. Содержание информационных  технологий…….........................................11

2.1 Информационные технологии  обработки данных в системе  управления……...................................................................................................11

2.2 Информационные технологии  автоматизированного офиса.……….14

Заключение……………………………………………………………………..19

Список литературы.............................................................................................21

Приложения.........................................................................................................22

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

В истории человечества новации  в области технологий не раз оказывали  революционное влияние на общественное и экономическое развитие. В последние  десятилетия благодаря стремительному развитию информационных технологий мировое  сообщество вступило в эпоху формирования нового информационного пространства, которое создается на базе компьютеризации  и сетевых телекоммуникаций. Это  объективное явление современной  действительности сопровождается нарастанием  объемов социально значимой информации, используемой в системах управления организационными системами с целью  рационализации их деятельности. Накапливаемая  в процессе развития общества информация становится источником экономии времени  и общественного труда, т.е. мощным фактором ускорения общественного  развития.

Уровень информатизации процессов  управления стал одним из наиболее важных показателей социально-экономического прогресса, достигнутого государством и отдельной организацией. С качественной стороны увеличение объемов информации, используемой в решении задач  управления организациями, приводит к  рационализации человеческого труда  и росту благосостояния. Под влиянием описанных процессов уже сейчас в человеческом обществе сформировалась группа людей, для которых основным профессиональным занятием стала работа с информацией.

Информатизация общества вызвала изменения во всех сферах жизни и во многом способствовала возникновению новых типов отношений  между деловыми организациями как  субъектами экономической деятельности. Прямым следствием появления нового типа рыночных отношений стали рационализация взаимоотношений между организациями  и использование более эффективных  методов целенаправленного управления в рамках отдельных организационных  систем. Конечная цель происходящих в  настоящее время процессов информатизации -- это превращение современного общества в информационную цивилизацию  с гуманистическим и рациональным устройством. По мере развития этих процессов будет происходить все большая гармонизация социально-экономической деятельности.

В современных высокотехнологичных  производствах информация, наряду с  менеджментом, все в большей степени  выступает в качестве "организатора производства". Информационные ресурсы  организации увеличивают совокупную мощность материальных и социальных компонент и максимизируют синергетический  эффект.

Таким образом, создание индустрии  информатики и превращение информации в товар привели к глубинным  социальным преобразованиям во всех сферах жизни общества и в первую очередь в деятельности организаций. В отличие от других объектов материального  мира, информация обладает не только количественными  характеристиками, но и смысловым  содержанием, причем для обеспечения  деятельности организаций последнее  качество является наиболее важным. На начальном этапе ценность информации определялась возможностью ее использования  для решения задач управления организацией. Впоследствии выяснилось, что указанный чисто математический подход не дает возможности полностью  раскрыть значение информации в работе организаций как сложных объектов, обязательно включающих в себя социальную составляющую.

В результате проводимых исследований было установлено, что в практических задачах управления информация выступает  в качестве регулятора деятельности организации, который отражает требования окружающей среды. Система внутриорганизационных  информационных связей обеспечивает учет воздействия свойств внутренней среды н работу организации.

Указанные свойства объективно определяют ведущую роль информации в развитии организации.

Актуальность темы курсовой работы. Чем сложнее по своей структуре  организация, тем большие объемы внутренней и внешней информации используются для обеспечения ее жизнедеятельности. Поэтому уровень  информатизации организации является ведущим показателем обобщенного  понятия качества организации и  определяет ее способность к выживанию  в условиях конкуренции.

Объект исследования - управление информационным обеспечение и использование  информационных технологий в системах управления.

Предмет исследования - сущность и содержание информационных технологий.

Цель - изучение информационных технологий в исследовании систем управления.

 

 

1. Сущность информационных технологий

1.1 Необходимость использования информационных технологий на различных уровнях управления

Информационные технологии управления, используемые в организации, должны соответствовать ее целям  и обеспечивать производство достоверной, надежной, своевременной информации. Для того чтобы подобрать подходящие информационные технологии системы, необходимо понять структуру, функции и политику организации, цели управления и принимаемых решений. Информационные технологии и системы становятся частью организации, оказывая влияние на ее структуру, органы управления, стандартные процедуры, персонал.

Координация работы всех подразделений  организации осуществляется через  органы управления разного уровня. Под управлением понимают обеспечение  поставленной цели при условии реализации следующих функций: организационной, плановой, учетной, анализа, контрольной, стимулирования.

Организационная функция  заключается в разработке организационной  структуры и комплекса нормативных  документов: штатного расписания фирмы, отдела, лаборатории, группы с указанием  подчиненности, ответственности, сферы  компетенции, прав, обязанностей и т.п. Чаще всего это излагается в положении  по отделу, лаборатории или должностных  инструкциях.

Планирование (плановая функция) состоит в разработке и реализации планов по выполнению поставленных задач. Например, бизнес-план для всей фирмы, план производства, план маркетинговых  исследований, финансовый план, план проведения научно-исследовательской работы на различные сроки (год, квартал, месяц, день).

Учетная функция заключается  в разработке или использовании  уже готовых форм и методов  учета показателей деятельности фирмы: -бухгалтерского учета, финансового  учета, управленческого учета и  т.п. В общем случае учет можно  определить как получение, регистрацию, накопление, обработку и предоставление информации о реальных хозяйственных  процессах.

Анализ или аналитическая  функция связывается с изучением  итогов выполнения планов и заказов, определением влияющих факторов, выявлением резервов, изучением тенденций развития и т.д. Выполняется анализ разными  специалистами в зависимости  от сложности и уровня анализируемого объекта или процесса. Анализ результатов  хозяйственной деятельности фирмы  за год и более проводят специалисты, а на уровне цеха, отдела -- менеджер этого уровня (начальник или его  заместитель) совместно со специалистом-экономистом.

Контрольная функция чаще всего осуществляется менеджером: контроль за выполнением планов, расходованием  материальных ресурсов, использованием финансовых средств и т.п.

Стимулирование или мотивационная  функция предполагает разработку и  применение различных методов стимулирования труда подчиненных работников:

- финансовые стимулы -- зарплата, премия, акции, повышение  в должности и т.п.;

- психологические стимулы  -- благодарности, грамоты, звания, степени, доски Почета и т.п.

Информационная функция  обеспечивает:

- поиск и получение  информации (из периодической печати, компьютерной сети, посредством  использования электронной почты);

- передачу информации  другим членам организации (рассылка  напоминаний и отчетов, телефонные  звонки);

- информирование внешних  субъектов (рассылка рекламы,  создание доски объявлений);

- поддержание информационных  связей как внутри организации,  так и за ее пределами (почта,  телефон, факс, электронная почта,  теле- и видеоконференции).

Структура управления любой  организации традиционно делится  на три уровня: операционный, функциональный и стратегический.

Уровни управления (вид  управленческой деятельности) определяются сложностью решаемых задач. Чем сложнее  задача, тем более высокий уровень  управления требуется для ее решения. При этом следует понимать, что  более простых задач, требующих  немедленного (оперативного) решения, возникает значительно большее  количество, а значит, и уровень  управления для них нужен другой -- более низкий, где принимаются  решения оперативно. При управлении необходимо также учитывать динамику реализации принимаемых решений, что  позволяет рассматривать управление под углом временного фактора.

По мере продвижения менеджера  по ступенькам иерархии потребность  в технических навыках уменьшается, а потребность в концептуальных навыках (мышление, анализ, планирование) увеличивается.

Существует 3 уровня управления:

Операционный (нижний) уровень  управления обеспечивает решение многократно  повторяющихся задач и операций и быстрое реагирование на изменения  входной текущей информации. На этом уровне достаточно велики как объем  выполняемых операций, так и динамика принятия управленческих решений. Этот уровень управления часто называют оперативным из-за необходимости  быстрого реагирования на изменение  ситуации. На уровне оперативного (операционного) управления большой объем занимают учетные задачи (например, учет количества проданной продукции).

Функциональный (тактический) уровень управления обеспечивает решение  задач, требующих предварительного анализа информации, подготовленной на первом уровне. На этом уровне большое  значение *' приобретает такая функция  управления, как анализ. Объем решаемых задач уменьшается, но возрастает их сложность. При этом не всегда ' удается  выработать нужное решение оперативно, требуется j дополнительное время на анализ, осмысление, сбор недостающих  сведений и т.п. Управление связано  с некоторой задержкой от момента  поступления информации до принятия решений и их реализации, а также  от момента реализации решений до получения реакции на них.

Стратегический уровень  обеспечивает выработку управленческих решений, направленных на достижение долгосрочных стратегических целей организации. Поскольку результаты принимаемых  решений проявляются спустя длительное время, особое значение на этом уровне имеет такая функция управления, как стратегическое планирование. Часто  стратегический уровень управления называют стратегическим или долгосрочным планированием. Правомерность принятого на этом уровне решения может быть подтверждена спустя достаточно длительное время. Ответственность за принятие управленческих решений чрезвычайно велика и определяется не только результатами анализа. С использованием математического и специального аппаратов, но и профессиональной интуицией менеджеров.

Персонал организации - сотрудники разной степени квалификации и уровней управления: от секретарей, выполняющих простейшие типовые операции обработки, до специалистов и менеджеров, принимающих стратегические решения.

Информационные технологии существенно изменяют бизнес-процессы, открывают новые возможности  хозяйственной деятельности, позволяют  сохранять конкурентоспособность  бизнеса, добиваться повышения операционной производительности и действенности  контроля, адекватно реагировать  на изменение внешней среды.

Препятствиями на пути внедрения  информационных технологий являются:

- непонимание и враждебное  к ним отношение сотрудников  компании;

- наделение властью большого  числа сотрудников, так как  в некоторых компаниях опасаются,  что в этом случае об их  планах узнают конкуренты;

- плохо продуманные проекты  внедрения информационных технологий, которые не только не окупают  затраты, но и приводят к  крупным убыткам.

Правильное внедрение  информационных технологий предполагает прохождение следующих этапов:

- установление потребностей  будущих пользователей новой  системы;

- определение требований  к технологии;

- осуществление проектирования;

- материальное воплощение  проекта;

- эффективное внедрение  (обучение персонала, общение  с разработчиками).

Характеристики и основные компоненты информационных технологийИнформация является необходимым ресурсом в  современном обществе. Цель информационной технологии - преобразование информации в информационный продукт, удовлетворяющий  потребностям человека

Информационный продукт  служит основой для принятия решений. Производство информационного продукта в управлении подчинено эффективному достижению целей организации посредством  планирования и контроля за использованием производственных ресурсов.