Сущность информационных технологий

Информационные технологии управления - совокупность, средств  и методов сбора, обработки и  передачи данных (первичной информации) для получения качественно новой  информации о состоянии объекта  управления. Функциями информационных технологий управления являются:

- сбор данных или первичной  информации;

- обработка данных и  получение результирующей информации;

- передача результирующей  информации пользователю для  принятия на ее основе решения.

Современные информационные технологии содержат аппаратное обеспечение, программное обеспечение, телекоммуникации, системы управления базами данных и  другие технические средства хранения, обработки и передачи информации. Основным техническим средством  служит компьютер, который соединяет  в единое целое все перечисленные  элементы.

Основными характеристиками информационных технологий управления являются:

- интерактивный режим  работы пользователя с компьютером;

- интегрированность с  большим числом программных продуктов;

- гибкость процесса изменения  данных, постановки задачи управления.

В приложении 1 представлена связь новых процессов в управлении с современными информационными  технологиями.

Инструментарием информационных технологий управления являются один или несколько программных продуктов (взаимосвязанных или не взаимосвязанных  между собой) для определенных типов  компьютеров, технология работы с которыми позволяет решить поставленные задачи.

Информационная система, создаваемая для достижения определенных целей, соединяет информационные технологии с обслуживающим персоналом.

Информационная система (information system) - совокупность элементов (материальных или идеальных), определенным образом  связанных между собой и образующих некоторую целостность. В качестве системы можно рассматривать любой объект действительности. Любая система уже по своей сути является информационным образованием, так как взаимосвязи ее элементов осуществляются посредством перетоков информации. Понятие системы в интернетике используется очень широко, имеет множество смысловых значений и чаще всего, относится к взаимосвязанному набору средств технического и программного обеспечения, а также организационно упорядоченной совокупности документов.

В процессе управления используется научный инструментарий.

Научный инструментарий управления - это набор качественных моделей, помогающий пользователю принимать  решения. Этот инструментарий базируется на математических методах, что придает  процессу жестко регламентированный характер. Необходимо собирать данные определенного  типа, представлять их в специальном  формате и анализировать согласно строго определенным математическим правилам.

Технической базой информационных технологий управления являются:

- персональный компьютер  (корпоративные компьютеры, суперкомпьютеры);

- компьютерные сети (локальная  вычислительная сеть, глобальная  сеть, Интернет как информационный  ресурс);

- офисная техника (средство  репрографии, средство оперативной  полиграфии, носители информации, средство  обработки документов, средство  хранения, поиска и транспортировки  документов).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

\

 

 

 

 

2.Содержание информационных технологий

2.1 Информационные технологии обработки данных в системе управления

Получение больших объемов  информации превращается для специалистов по информатике и менеджеров в  серьезную проблему. Для того чтобы  идентифицировать только необходимую  информацию для решения какой-то конкретной задачи, приходится "перебирать" громадное количество данных. Данные - это "сырые" факты и цифры, в которых нет ничего особенного и которые сами по себе не могут  быть полезными для менеджеров. Для  того чтобы извлечь полезную информацию, необходимо обработать, получить законченный *информационный продукт, имеющий непосредственное отношение к управленческой задаче. Проблема эффективной идентификации  полезной информации и обеспечения  доступа к ней менеджеров и сотрудников приобретает все большую остроту.

     О значении данной проблемы говорит тот факт, что во многих организациях вводится должность главного специалиста по информации, который несет ответственность за управление организационными базами данных и внедрение новых информационных технологий. Как правило, специалисты по информации сталкиваются с проблемой выбора одного из безграничного множества вариантов приобретения аппаратного и программного обеспечения, сетевого и телекоммуникационного оборудования. Объем данных, которые способны давать комбинации этих технологических средств в равной мере, огромен. Принятие решений, связанных с применением новых технологических средств и управлением их ресурсами, зачастую ложится прежде всего на плечи главного специалиста по информации. Ему приходится интегрировать текущие и новые технологии поддержки принятия организационных решений, обеспечения операционных процессов и коммуникаций так, чтобы сотрудники организации получали необходимую информацию в нужном месте в нужное время.

Информационная технология обработки данных предназначена  для решения хорошо структурированных  задач, по которым имеются необходимые  входные данные и известны алгоритмы  и другие стандартные процедуры  их обработки. Эта технология применяется  на Уровне операционной (исполнительской) деятельности персонала невысокой  квалификации в целях автоматизации  некоторых постоянно повторяющихся  операций управленческого труда. Поэтому  внедрение информационных технологий и систем на этом уровне существенно  повысит производительность труда  персонала, освободит его от рутинных операций, возможно, даже приведет к  необходимости сокращения численности  работников.

На уровне операционной деятельности решаются следующие задачи:

- обработка данных об  операциях, производимых фирмой;

- создание периодических  контрольных отчетов о состоянии  дел в фирме;

- получение ответов на  всевозможные текущие запросы  и оформление их в виде бумажных  документов или отчетов.

Существует несколько  особенностей, связанных с обработкой данных, отличающих данную технологию от прочих:

- выполнение необходимых  фирме задач по обработке данных. Каждой фирме предписано законом  иметь и хранить сведения о  своей деятельности, которые можно  использовать как средство обеспечения  и поддержания контроля. Поэтому  в любой фирме обязательно  должна быть информационная система  обработки данных и разработана  соответствующая технология;

- решение только хорошо  структурированных задач, для  которых можно разработать алгоритм;

- выполнение стандартных  процедур обработки. Существующие  стандарты определяют типовые  процедуры обработки данных и  предписывают их соблюдение организациями  всех видов;

- выполнение основного  объема работ в автоматическом  режиме с минимальным участием  человека;

- использование детализированных  данных. Записи о деятельности  фирмы имеют подробный характер, допускающий проведение ревизий.  В процессе ревизии деятельность  фирмы проверяется хронологически  от начала периода к его  концу и от конца к началу;

- акцент на хронологию  событий;

- потребность в минимальной  помощи при решении проблем  со стороны специалистов других  уровней.

Представим основные компоненты информационной технологии обработки  данных и приведем их характеристики.

. Основные компоненты  информационной технологии обработки  данных

Сбор данных. По мере того как фирма производит продукцию  или услуги, каждое ее действие сопровождается соответствующими записями данных. Обычно действия фирмы, затрагивающие внешнее  окружение, выделяются особо как  операции, производимые фирмой.

Обработка данных. Для создания из поступающих данных информации, отражающей деятельность фирмы, используются следующие типовые операции:

- классификация или группировка.  Первичные данные обычно имеют  вид кодов, состоящих из одного  или нескольких символов. Эти  коды, выражающие определенные признаки  объектов, используются для идентификации  и группировки записей. Например, при расчете заработной платы  каждая запись включает в себя  код (табельный номер) работника,  код подразделения, в котором  он работает, занимаемую должность  и т.п. В соответствии с этими  кодами можно произвести разные  группировки;

- сортировка, с помощью  которой упорядочивается последовательность  записей;

- вычисления, включающие  арифметические и логические  операции. Эти операции, выполняемые  надданными, дают возможность получать  новые данные;

- укрупнение или агрегирование,  производимое для уменьшения  количества данных и реализуемое  в форме расчетов итоговых  или средних значений.

Хранение данных. Многие данные на уровне операционной Деятельности необходимо сохранять для последующего использования либо здесь же, либо на другом уровне. Для их хранения создаются  базы Данных.

Создание отчетов (документов). В информационной технологии обработки  данных необходимо создавать документы  для руководителей и работников фирмы, а также для внешних  партнеров. При этом документы могут  создаваться как по запросу или в связи с проведенной фирмой операцией, так и периодически в конце каждого месяца, квартала или года.

Существует ряд недостатков, из-за которых невозможно использовать полученные данные. К ним относятся  недостоверность данных, низкая производительность при нестандартных запросах, невозможность  преобразовать разнородные данные в единую информацию.

Для разных уровней управления организацией требуются определенные базы данных (табл. 2.1.)

 

 

 

Таблица 2.1. Характеристики данных по уровням управления

№ п/п	Уровень управления	Характеристика данных
1	Операционный	Данные детализированы. Приложения нацелены на обработку ежедневных операций. Хранятся только текущие значения. Высокая вероятность возникновения  запросов. Данные ориентированы на использующие их приложения
2	Корпоративный (тактический)	Данные обобщены. Все значения имеют метки времени. Данные интегрированы  и предметно ориентированы
3	Уровень подразделения (операционный и тактический)	Собраны данные, имеющие  отношение к данному подразделению. Частично данные относятся к примитивным, частично - к производным
4	Индивидуальный (операционный)	Данные временные. Запросы  нестандартные. Сбор данных происходит эвристически. Операции нерутинные

Данная технология предполагает создавать специальные, отдельные  от существующих баз хранилища данных - предметно-ориентированные, интегрированные, некорректируемые, зависящие от времени  коллекции данных, предназначенные  для поддержки принятия решения.

2.2 Информационные технологии автоматизированного офиса

По мере развития средств  коммуникации автоматизация офисных  технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели  в ней возможность повысить производительность своего труда.

Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с  ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить  ее.

Информационная технология автоматизированного офиса - организация  и поддержка коммуникационных процессов  как внутри организации, так и  с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств  передачи и работы с информацией.

Офисные автоматизированные технологии используются практически  всеми служащими организаций  на различных уровнях управления. Особенно они привлекательны для  группового решения проблем, т.к. они  позволяют повысить производительность труда секретарей и других офисных  работников, дают им возможность справляться  с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования  автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем, улучшение принимаемых менеджерами  решений в результате их более  совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

В настоящее время известно несколько десятков программных  продуктов для компьютеров и  некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации  офиса: текстовый процессор, табличный  процессор, электронная почта, электронный  календарь, аудиопочта, компьютерные и  телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности - ведения документов, контроля за исполнением  приказов и т.д. Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

Теоретически определяются три различные модели офиса: информационная, коммуникационная и системная.

Информационный процесс  включает в себя четыре вида деятельности: генерирование информации, ее хранение, распространение и восприятие. Начало процесса - генерирование информации (информационных документов), окончание - восприятие, интерпретация и связанные  с этим действия. Информация теряет смысл, если нет цикла интерпретации. Эти два процесса (генерирование  и интерпретация) вызывают изменение  и переработку информации. Передача в пространстве и во времени не должна менять содержания информации и предписанных информацией действий. Генерирование и интерпретация  содержат творческую, слабо алгоритмизируемую  и формализуемую функцию, выполняются  с участием человека, его разума и именно поэтому не могут быть полностью автоматическими.