Технологические аспекты компьютеризации задач

Введение

 

Переход на массовую компьютеризацию  задач, решаемых в управлении, обусловлен:

высокой динамичностью изменения  обстановки в новых экономических  условиях;

необходимостью учета  значительного числа факторов и  ограничений при решении вопросов обеспечения жизнедеятельности;

необходимостью обработки  больших объемов информации в  процессе изучения и оценки обстановки, подготовки и принятия управленческих решений.

Информатизация управленческой деятельности реализуется, как правило, в соответствии с разработанными концепциями создания автоматизированных информационных систем, в которых  определяются цели и основные положения  построения конкретной системы, ее организация, приоритетность и этапность выполнения работ. С учетом современных достижений в области информатизации управления ведутся разработка и внедрение в административно-хозяйственные структуры вычислительной техники, средств связи и новых информационных технологий.

Особое внимание уделяется  обеспечению информационной и интеллектуальной поддержки управленческой деятельности и оказанию информационных услуг. Этому  способствует тщательное изучение организационных  структур и основных этапов процесса управления, включающих планирование деятельности, контроль за складывающимися ситуациями, формирование по результатам их анализа управляющих воздействий. Управленческие функции реализуются специалистами и руководителями структурных подразделений постоянно, протекают в жестком временном ритме оперативного реагирования на меняющуюся обстановку, а потому требуют информационного сопровождения и выработки сценариев поведения специалистов на каждом AРМ как звене городской сетевой информационной среды.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Теоретическая часть

 

Интегрированные информационные технологии — объединение различных  типов ИТ в единый компьютерно-технологический комплекс. 

Современные КИС строятся на базе интегрированных информационных технологий.

Процесс управления включает пять основных функций (рисунок 1.): планирование (f1); учет (f2); контроль (f3); анализ (f4); регулирование (f5).

 

Рисунок 1. Принципиальная схема управления. A — управляемый объект, B — управляющий объект.X — входная информация, Y — выходная информация.

Планирование  представляет  собой  процесс  выработки  желаемого (требуемого)  состояния управляемого объекта (или процесса) Aпл(t) на период планирования (t0, tпл).

Учет (т.е.  измерение)  в  производственных  системах  заключается  в  определении  в  заданные моменты времени фактического состояния объекта (или процесса) Aф(t).

Контроль  позволяет  определить  отклонение  фактического  состояния  Aф(t)  от планируемогоAпл(t).

Регулирование  заключается  в  определении  скорректированного  плана  Ap(t),  т.е.  по существу является решением задачи планирования при новых начальных условиях.

Анализ — это подведение итогов осуществления плана за период управления, выявление факторов, повлиявших на степень достижения запланированных  результатов.

Приведенная выше упрощенная схема управления предприятием является универсальной и применима ко всем процессам производственных систем. Компонентами состояния A(t)  могут быть  показатели,  характеризующие ход производства,  в частности состояние доходов, расходов, мощностей, запасов и т.д.

Задачи  управления  отличаются  худшей  структурированностью  и  формализованностью по сравнению с  задачами, решаемыми с помощью  технологий обработки данных.

Информационные технологии управления предназначены для автоматизации  функций учета и контроля, а  также для удовлетворения информационных потребностей работников,  выполняющих  планирование,  анализ и  регулирование.  Предоставляемая  ими  информация содержит сведения о прошлом, настоящем  и вероятном будущем фирмы. Эта  информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчетов. 

Регулярные отчеты создаются  в соответствии с установленным  графиком, определяющим время их создания, например, месячный анализ продаж компании. Специальные отчеты создаются по запросам управленцев или когда  в компании произошло что-то незапланированное. 

И те, и другие виды отчетов  могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчетов.

В суммирующих отчетах  данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в  виде промежуточных и окончательных  итогов по отдельным полям. Сравнительные  отчеты содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные  по  различным  признакам  и  используемые  для  целей  сравнения.  Чрезвычайные отчеты содержат данные исключительного (чрезвычайного) характера[2].

Использование отчетов для  поддержки управления оказывается  особенно эффективным при реализации так называемого управления по отклонениям. Управление по отклонениям предполагает, что главным содержанием получаемых менеджером данных должны  являться  отклонения  состояния  хозяйственной  деятельности  от  некоторых  установленных  стандартов (например, от ее запланированного состояния). При использовании на фирме  принципов  управления  по  отклонениям  к  создаваемым  отчетам  предъявляются следующие  требования:

— отчет должен создаваться  только тогда, когда отклонение произошло;

— сведения  в  отчете  должны  быть  отсортированы  по  значению  критического  для данного  отклонения показателя;

— все отклонения желательно показать вместе, чтобы менеджер мог  уловить существующую между ними связь;

— в отчете необходимо показать количественное отклонение от нормы.

Создание автоматизированных информационных технологий управления представляет собой эволюционный процесс. Именно поэтому информационные технологии обычно разрабатывают и вводят в  эксплуатацию по этапам с добавлением  новых функций и задач к ранее введенным. На всех этапах должна соблюдаться целостность системы, обеспечиваться взаимосвязь между отдельными частями, в том числе вводимыми в эксплуатацию в разное время.

В соответствии с методологией системного анализа изучение любой системы начинают с выявления глобальной, или общей целиисследуемой системы. Общая цель системы определяется ее назначением (миссией). Для промышленного предприятия — это производство продукции определенной номенклатуры, для транспортной организации — перемещение грузов заданного характера, для высшего учебного заведения — выпуск специалистов установленного профиля и т. п. Назначение системы определяет ее основную функцию. Возможно наличие у системы нескольких функций, причем некоторые из них по значению близки к основной. Например, транспортная организация наряду с перевозкой грузов может перевозить людей, как для собственных нужд, так и для других организаций. При изучении системы следует выявить все выполняемые ею функции, установить их приоритет и взаимосвязи между ними [1].

Получив общее представление  о деятельности предприятия, движении материальных и информационных потоков, переходят к выявлению и формализации цели и критериев эффективности  управления. Надо определить, являются ли удовлетворительными достигнутые  значения показателей, характеризующих  работу предприятия — прибыли, рентабельности, фондоотдачи, выполнения договорных обязательств, себестоимости продукции и др. В результате изучения предприятия  в целом формулируют цели, критерии эффективности функционирования и  развития предприятия, существующие ограничения.

Важным этапом системного анализа является — локализация ее границ и выделение структурных составных частей. Для предприятия или организации это легче всего сделать с использованием штатного расписания, где указаны все работающие с разбивкой по подразделениям. Наиболее эффективным путем изучения процесса функционирования предприятия, технологии его деятельности для производственных систем является анализ движения материальных потоков, для непроизводственных систем — выявление последовательности операций по обработке входных заявок, документов, запросов потребителей и т. п.

Активно развивающаяся в  последние годы математическая теория сложных систем оперирует двумя  основными аспектами сложности  — структурной и динамической. Структурная сложность предполагает многообразие компонентов, их вертикальную и горизонтальную связанность, взаимодействие между различными компонентами системы. Динамическая сложность характеризует траекторию изменяющейся системы или развивающегося процесса.

Выделенную по определенному  признаку часть системы называют подсистемой. Совокупность действий, направленную на достижение определенной цели, называют функцией управления.Выполнение АИТУ функций, осуществляемое на действующем объекте управления и обеспечивающее достижение заданных целей, называют функционированием автоматизированной информационной технологии управления .

Развитие автоматизации  управления происходило по пути создания функциональных подсистем, аналогично функциональным подразделениям административно-организационного управления. Этим определяется и структура  системы и состав решаемых в подсистемах  задач. Этот подход к структуризации системы называется традиционным. В  настоящее время наметился переход  к принципиально иному подходу, когда в основу построения подсистем  положена структура технологического процесса, для которого создается  система управления.

Специалистами предприятия занимающихся стратегическим планированием проекта, анализом и формализацией требований к информационной системе, созданием системного проекта, иногда проектированием приложений фактически выполняется два вида работ:

• бизнес-анализ и реструктуризация предприятия (реинжинирингбизнес-процессов).  Это деятельность, направленная на то, чтобы разобраться в функционировании таких сложных организмов, как предприятие, построить соответствующие модели и на их основе выдвинуть предложения по поводу улучшения работы некоторых звеньев, а еще лучше бизнес-процессов (видов деятельности, имеющих ценность для потребителя);
• собственно системный анализ и проектирование, т. е. выявление и согласование требований заказчика, проектирование или выбор готовой системы так, чтобы она в итоге как можно в большей степени удовлетворяла требованиям заказчика. Так же сюда относится формирование и обучение рабочих групп, причем здесь имеется в виду не традиционная учеба, так как любые проекты должны кем-то сопровождаться, а то что сотрудники предприятия с самого начала должны участвовать в проекте: им передаются частично внутрифирменные технологии, по окончании работ они должны уметь анализировать бизнес-процессы и их улучшать.

В процессе разработки проектов преследуются следующие цели:

1. представление деятельности предприятия и принятых в нем технологий в виде иерархии диаграмм;
2. формирование новой организационной структуры управления на основе анализа предложений по реорганизации;
3. упорядочение информационных потоков, в том числе документооборота;
4. выработка рекомендаций по построению рациональных технологий работы подразделений предприятия и его взаимодействию с внешней средой;
5. анализ требований и проектирование спецификаций корпоративных информационных систем;
6. выработка рекомендаций и предложений по применимости существующих систем управления.

Этапы разработки проектов информационных технологий.

Этап 1. Анализ первичных требований и планирование работ. Этот этап включает предварительное изучение задачи (построение обзорной диаграммы потоков данных). Аналитик при этом должен: 1) разумно оценить преимущества внедрения данной системы; 2) оценить временные затраты; 3) обосновать стоимость следующего шага.

Этап 2. Проведение обследования деятельности предприятия. Этот этап включает определение организационной и топологической структур предприятия, анализ распределения функций по подразделениям и сотрудникам, определение перечня применяемых на предприятии средств автоматизации, предварительное выявление требований, предъявляемых к будущей системе, определение перечня целевых задач (функций) предприятия. При проведении обследования целесообразно применять следующие методы: 1) анкетирование; 2) сбор документов; 3) интервьюирование.

Этап 3. Построение и анализ моделей деятельности предприятия. Под моделью понимают описание проектируемой технологии (текстовое и графическое), которое должно дать ответ на некоторые заранее определенные вопросы. Наиболее удобным языком моделирования бизнес-процессов является IDEFO , предложенный более 20 лет назад Дугласом Россом. РанееэтотметодназывалсяSADT (Structured Analysis and Design Technique). На данном этапе осуществляется обработка результатов обследования и построения функциональных, информационных и, по необходимости, событийных моделей следующих двух видов:

• модели «как есть» ( as - is ), которая представляет собой « снимок» положения дел на предприятии на момент обследования;
• модели «как должно быть» ( to - be ), интегрирующей перспективные предложения руководства и сотрудников предприятия, экспертов и системных аналитиков по совершенствованию деятельности предприятия.