Типовое приложение «Делопроизводство» на базе системы DocsVision

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………

ГЛАВА 1. СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗИРОВАННОГО  УПРАВЛЕНИЯ

И ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ДЛЯ ПРЕДПРИЯТИЯ…

1.1 Зачем нужна система автоматизации административных процессов…

1.2 Необходимость автоматизированных систем документооборота........

1.3 Автоматизация управления документооборотом: концепции и

системы……………………………………………………………………….

ГЛАВА 2. ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ИССЛЕДОВАНИЯ

ИССЛЕДУЕМОЙ ПРОБЛЕМЫ…………………………………………….

2.1. Система документооборота DocsVision……………………………….

2.2 Типовое приложение «Делопроизводство» на базе системы

DocsVision……………………………………………………………………...

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………..

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ………………………….

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

    В последнее время все больше предприятий сталкиваются с проблемой улучшения управляемости компании: улучшение контроля и ускорение бизнес-процессов, улучшение возможности их отслеживания и возможности получение метрик, характеризующих качество исполнения бизнес-процессов. Единственным способом реализации подобных задач является внедрение автоматизированной системы, выполняющие вышеуказанные функции. Однако в настоящее время попытка решения задачи внедрения такой системы наталкивается на существенные сложности, связанные с отсутствием на рынке адекватного предложения.

      В современной организации руководитель сталкивается с необходимостью решать множество  задач в условиях дефицита рабочего времени. Среди основных источников проблем в работе современного менеджера можно выделить следующие:

• Большое количество процессов, в которых задействован руководитель, исполняющий при этом разные роли: инициатора, ответственного исполнителя, контролера.
• Огромное количество документов, которые требуют согласования, уточнения, реакции, отслеживания, исполнения.
• Необходимость контролировать своевременное исполнение заданий и отслеживание взятых на себя обязательств.
• Постоянно растущие объемы дополнительной информации, необходимой  для принятия управленческих решений.

        С каждым днем все большее значение приобретает оперативность в принятии решений, контроль исполнения решений, рациональное использование накопленной информации и предыдущего опыта. ой для принятия управленческих решений.

        Таким образом, актуальность данной работы обусловлена, тем, что все больше компаний достигая высокого уровня зрелости, приходит к необходимости формализации бизнес процессов и внедрения средств для их автоматизации. С другой стороны к настоящему моменту компании прошли длительный путь по созданию своих информационных систем, что обеспечивает потенциальные возможности для реализации задач подобного уровня сложности. Однако менеджеры информационных систем сталкиваются с большими проблемами определении методики и выборе программного обеспечения, которое способно обеспечить адекватные средства для реализации задач данного класса. Таким образом, проект посвящен рассмотрению систем автоматизации управления предприятием.

      Объектом исследования данной работы является специфика значимости автоматизации управления предприятием и электронного документооборота.

       Предмет  же исследования -  системы электронного  управления и электронного документооборота.

      Метод исследования данного вопроса – анализ автоматизации управления как средство улучшения контроля и ускорения бизнес-процессов предприятия.

      С учетом актуальности данного курсового исследования сформулирована его цель: анализ, классификация, всестороннее рассмотрение систем автоматизации управления и электронного документооборота предприятия, поиск путей совершенствования исследуемой проблемы.

    Для достижения поставленной цели необходимо решение следующих  задач:

• раскрыть значимость систем автоматизации бизнес-процессов;
• Рассмотреть необходимость автоматизации документооборота;
• Рассмотреть концепции и сиостемы автоматизации системы управления документооборотом;
• Рассмотреть систему документооборота DocsVision;
• Ознакомиться с Типовое приложение «Делопроизводство» на базе системы DocsVision

      Рассмотрение вопросов связанных с данной тематикой носит как теоретическую, так и практическую значимость.

      Теоретическое значение изучения видов и внедрения систем автоматизированного управления и электронного документооборота заключается в том, что сегодня все больше предприятий сталкиваются с проблемой усовершенствования управляемости компании, улучшения контроля и ускорения бизнес-процессов, что влияет на качество эффективность предприятия.

      Практическое значение  данного вопроса заключается в анализе эффективности внедрения автоматизации.

     Структура, план и  логика изложения настоящего  курсового проекта составлена  с учетом специфики рассматриваемого  вопроса, цели и задач исследования. По структуре работа состоит  из введения, двух глав, пяти параграфов, заключения и  списка использованной литературы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗИРОВАННОГО  УПРАВЛЕНИЯ

И ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ДЛЯ  ПРЕДПРИЯТИЯ 

1.1 Зачем нужна система автоматизации административных процессов

В настоящее время на рынке информационных систем наблюдается потребность  в решении проблемы автоматизации  бизнес-процессов обработки документов. Прежде всего, это связано с изменением стиля управления в новых условиях для отечественного бизнеса. Традиционное директивное управление, опирающееся  на контроль отдельных фактов управленческого  процесса и не содержащего механизмов детального контроля за его ходом, сменяются  на более современные методики процессного  управления, при котором  деятельность организации воспринимается как композиция взаимосвязанных процессов. Подобный подход, помимо большей формализации и соответственно более детализированного контроля, позволяет поддержать возможность непрерывного выявления слабых мест в структуре организационных процессов, и соответственно обеспечивает механизмы их непрерывного улучшения.

Подобный подход (получивший на западе название Total Quality Management  тотальное управление качеством) закреплен в стандарте ISO 9000, приобретающем в последнее время все большую популярность в отечественных компаниях.

Однако для реализации на практике подобного подхода к управлению, требуется наличие инструментов моделирования бизнес-процессов, протекающих  в организации, а также инструментов их реализации. При этом крайне важна  возможность непрерывного улучшения  и внесения изменений в их структуру.

С другой стороны, информационные системы  достигли необходимой степени зрелости, что позволило задуматься об автоматизации  не только очевидных участков деятельности (например, расчетные операции в  бухгалтерии), но и процессов, связанных  с общим управлением организацией. Но данный класс задач выдвигает специфические требования, такие, как высокая степень гибкости приложений, возможность внесения изменений  в уже внедренные в компании приложения без остановки их работы, накопление консолидированной статистики по различным процессам, интеграция функций большого количества приложений в рамках единого рабочего пространства.

Современная информационная система  более или менее крупной организации  может быть весьма условно разделена  на три базовые функциональные компоненты:

• Подсистема управления ресурсами. Эта подсистема обеспечивает автоматизацию сопровождения основного процесса производства и оптимизацию ресурсов, используемых в этом процессе. С автоматизации такого участка деятельности, как правило, и начинается внедрение информационной системы предприятия. В минимальном варианте это может быть набор изолированных модулей, таких как бухгалтерия, склад, управление персоналом, в идеальном случае это комплексное внедрения интегрированной ERP-системы.
• Подсистема управления взаимодействиями. Подсистема включает в себя задачи информационного обмена с контрагентами (SCM (Supply Chain Management) системы) и покупателями (CRM (Customer Relationship Management) системы), а также разного рода порталы, обеспечивающие непосредственное взаимодействие организации с внешним  миром.
• Подсистема управления административными процессами. В функциональность этой подсистемы входит автоматизация общего контура управления организацией. Обычно такая подсистема представлена приложениями, автоматизирующими канцелярский документооборот и разного рода системами контроля исполнительской дисциплины (АСКИД).

Вот краткий перечень задачи, автоматизация  которых может быть реализована  с помощью подсистемы управления административными процессами:

• Традиционное делопроизводство
• Контроль исполнения распоряжений
• Автоматизация реализации управленческих регламентов
• Автоматизация бюджетного процесса
• Автоматизация договорного процесса
• Автоматизация менеджмент качества
• Процедуры современных управленческих практик (Management by Objective, Balanced Score Cards и т.д.)
• Средства создания интегрированного архива документов компании
• И пр.

Все вышеперечисленные задачи имеют  определенную технологическую специфику, а именно:          

• Документоцентричность – основным объектом обработки в них является документ в различных формах представления (бумажный, образ документа, электронный документ), и, как следствие:
• Большое количество работы с неструктурированными данными
• «Полубумажные» технологии, то есть находящиеся на стыке работы с бумагой и компьютерными данными
• Необходимость процессного подхода к автоматизации и технологической гибкости, в силу высокой изменчивости автоматизируемых процессов
• Активность приложений. Пользователи подсистемы могут участвовать в большом количестве процессов и играть в них разные роли, в связи с чем, приложение само должно информировать пользователя о необходимости выполнения работы и предоставить пользователю данные в необходимом контексте.
• Процессы данной группы могут включать необходимость интеграции обработки данных из других подсистем (например, финансовых модулях).
• Отсутствие стандартов организации подобного рода процессов

Таким образом, система для автоматизации  подобных задач должна соответствовать  следующим требованиям:          

• Поддерживать высокоуровневый инструментарий для автоматизации различных бизнес процессов,
• Содержать компоненты необходимые для работы со слабоструктурированной информацией,
• Обеспечивать возможность быстрой модификации процессов без остановки системы,
• Реализовывать принцип единой очереди заданий для различных процессов обработки информации,
• Обеспечивать возможность интеграции для обработки данных из подсистем информационной системы,
• Содержать стандартные блоки для автоматизации типовых бизнес  процессов

1.2 Необходимость автоматизированных систем документооборота

     Управление информационными  ресурсами имеет для деятельности  любого учреждения особое значение. В современном мире учреждения  сталкиваются с необходимостью  обработки колоссального объема  информации. Независимо от правового  статуса или организационных  форм деятельности учреждения  призваны активно взаимодействовать  с органами исполнительной и  законодательной власти, структурами,  участвующими в регулировании  экономики. Все это в свою  очередь порождает специфический  документооборот.

Таким образом, учреждения остро ощущают  необходимость организации эффективного управления информационными ресурсами  и предпринимают активные шаги по использованию компьютерных технологий в сфере управления документационными потоками (и информацией в широком смысле).

К сожалению, применение компьютерных программ в сфере работы с управленческой (организационно-распорядительной) документацией  в ряде случаев не сопровождается структурной перестройкой работы с  документацией, что существенно  снижает эффект от применения даже самых многофункциональных специализированных (и соответственно дорогостоящих) программных  комплексов. Нередки ситуации, когда  внедрение компьютерных систем носит  формальный характер и не сопровождается сколь-нибудь существенной оптимизацией и унификацией документационных процессов.

В большинстве учреждений со сложной  структурой важное значение имеет уровень  организации взаимодействия подразделений  и порядок обмена информацией. Большая  часть информации передается в виде документов на бумажном носителе (обмен  служебной документацией и отчетностью).

Следует также отметить, что на протяжении ряда лет достаточно четко  прослеживается тенденция увеличения объемов информационных потоков, проходящих через современные учреждения. Характерно, что происходит рост не только документооборота на традиционных носителях, но и информации, проходящей по электронным каналам, а также документов, связанных  с функционированием компьютерных систем.