Типовое приложение «Делопроизводство» на базе системы DocsVision

2.2 Типовое приложение «Делопроизводство» на базе системы

DocsVision

Система DocsVision "Делопроизводство" представляет собой законченное  приложение, предназначенное для  создания архивов документов, автоматизации  основных делопроизводственных процедур и бизнес процессов обработки  документов в организации:

1. Ведение картотеки документов.

Картотека документов обеспечивает следующие  возможности:

• Учетная информация о документах.
• Работа с файлами документов.
• Работа со ссылками.
• Фиксация заданий и средства контроля исполнения.
• Поиск и построение отчетов.

2. Создание электронного архива  документов компании.

Система также обеспечивает стандартные  функции управления архивом документов такие как:

• Хранение и организация доступа к файлам документов.
• Блокировки и контроль.
• Работа с версиями документов.
• Разграничение прав доступа на уровне:
• Папок документов
• Типов карточек, ассоциированных с папкой
• Экземпляров карточек в папках
• Доступ к представлениям в папках
• Структуры отчетов

3. Ведение справочников контрагентов  и сотрудников организации.

4. Организация циклов разработки  согласования документов.

5. Организация контроля исполнения  документов и заданий

С каждым документом может быть ассоциирован набор заданий по его исполнению.

• Структура задания, связанного с документом. Система поддерживает пять способов маршрутизации задания:
• off-line задание DocsVision
• обычное задание Microsoft Outlook
• обычное сообщение электронной почты
• сообщение с URL ссылки на карточку задания DocsVision по электронной почте
• размещение ярлыка на карточку задания DocsVision в персональной папке пользователя DocsVision.
• Средства автоматической рассылки и сбора информации об исполнении. В том случае, если задание имеет несколько исполнителей, то система определяет способ маршрутизации:
• Параллельный способ маршрутаризации подразумевает одновременную рассылку задания всем исполнителям,
• Последовательный - последовательную,
• Альтернативный - рассылку всем исполнителям с автоматическим отзывом задания при принятии его первым исполнителем.
• Управление рабочим временем пользователя.
• Контроль исполнения задания.
• Консолидированный контроль исполнительской дисциплины. Консолидированный контроль исполнительской дисциплины сводится к формированию отчетности по состоянию заданий. Примерами отчетов могут быть следующие:
• Все просроченные документы на сегодняшний день
• Все документы, не выполненные вовремя конкретным сотрудником за определенный период
• Задания в незавершенном состоянии на контроле у конкретного пользователя

6.  Маршрутизация документов в организации и вне её.

7. Автоматизация процессов обработки  документов.

8.  Организация процедур периодической обработки документов и широковещательной рассылки документов.

Таким образом, платформа DocsVision и базовый  набор модулей, предлагаемых сегодня, обеспечивает возможность создания в компании инфраструктуры автоматизации  административных процессов, которая  может расширяться в дальнейшем.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ