Типовое приложение «Делопроизводство» на базе системы DocsVision

Работа по автоматизации делопроизводственных процессов началась в России ещё  в начале 90-х годов. Существенным шагом в упорядочении работы со служебной  документацией стало внедрение  в 1997 году Системы автоматизации  документооборота и делопроизводства - САДД. Программный комплекс был  разработан по заказу Банка России на базе типового программного продукта одной из фирм, специализирующейся на автоматизации работы с документами.

Система электронного документооборота (СЭД) или EDMS (Electronic Document Management Systems) - это система автоматизации работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессов взаимодействия между сотрудниками. При этом под документами в первую очередь подразумеваются неструктурированные документы (файлы Word, Excel и пр.). Как правило, СЭД включает в себя электронный архив документов и систему автоматизации деловых процессов.

Эффективное управление документацией  на основе СЭД основано на трех составляющих системы:

• технология (на основе современных компьютерных комплексов).
• корпоративные правила создания и использования информационных ресурсов (и их закрепление в распорядительных документах).
• психология пользователей и их обучение (при необходимости индивидуальное).

В системах документооборота осуществляется регистрация нормативных документов, распорядительных документов (приказов, распоряжений), переписки с органами власти, учреждениями, кредитными организациями, другими учреждениями и предприятиями, а также гражданами. Помимо этого  в СЭД ведется работа с внутренней служебной перепиской и проектами  организационно-распорядительных документов, создаваемых структурными учреждений.

СЭД обеспечивает контроль за движением  и исполнением документов, содержит полную информацию о поручениях, данных руководством и действиях исполнителей. Важным элементом СЭД является система  формальных и семантических ссылок на взаимосвязанные документы и  поручения. Поиск в СЭД помимо традиционных делопроизводственных реквизитов базируется на системе классификаторов (в том числе тематических), позволяющих  осуществлять контекстный отбор  документов.

Процедура ведения классификаторов  строго регламентирована. Часть справочников формируется специалистами, ведущими регистрацию (например, классификатор организаций - корреспондентов). Внесение изменений в остальные - прерогатива администратора, кроме того, администратор осуществляет постоянный мониторинг новых позиций классификаторов и при необходимости корректирует их. Таким образом, устраняется возможное дублирование позиций справочников, и устраняются ошибки при регистрации документов. Эффективность работы системы может быть обеспечена только при условии регулярного обучения пользователей и “мягкого” контроля за их действиями в системе (исправление ошибок, соблюдение требований по заполнения обязательных информационных реквизитов и т.п.).

Создание СЭД связано и с  изменением роли службы документационного  обеспечения: определяются единые технологические  требования к организации документооборота с использованием СЭД, устанавливает  систему “административных рамок” в работе с документами, что фактически является методологической базой для  организации работы с информацией.

Таким образом, установление четкого  порядка использования системы  и правил работы с информацией  является одним из основных факторов, обеспечивших успешное внедрение СЭД  и её полноценное использование.

1.3 Автоматизация управления документооборотом:

 концепции и системы

     Увеличение объёмов информации и их движение в наше время уже подобны не снежному кому, катящемуся с горы, а лавине, несущейся с каждым днём всё стремительнее, становящейся всё больше и страшнее. И справиться с этим всё труднее даже при использовании современной техники и компьютеров. Наиболее характерным из основных недостатков бумажного документооборота («бумажного офиса»), слабо поддающихся «излечению» при относительно больших информационных потоках, можно назвать, пожалуй, синдром «мутной воды». Отсюда завышенная численность работников во вспомогательных и административно-управленческих службах, низкая исполнительская дисциплина и неадекватное представление о деятельности как отдельных служб, так и организации в целом. К этому можно добавить плохую управляемость, низкое качество труда, большие накладные расходы на ведение бумажного документооборота, т. е. затраты на бумагу, электроэнергию (механические пишущие машинки сегодня раритет), расходные материалы, на технику и её обслуживание (ПК, устройства для ксерокопирования и пр.), на площади для хранения, на дополнительные людские ресурсы и т. п.

Системы электронного документооборота (СЭД), появившиеся около двадцати лет назад, совершили подлинную  революцию в работе с документами, помогая справиться с этой разгулявшейся  бюрократической стихией.

Чтобы оценить, нужна ли какой-нибудь фирме, компании, организации система  электронного документооборота (особенно это важно для средних и  крупных компаний), необходимо ответить на вопросы:

1. Насколько сотрудников устраивает  объём бумаг, который занимает  место на их рабочем столе   и сколько времени они тратят  на поиск нужной информации? Не  раздражает ли такая ситуация?

2. Могут ли оперативно найти  нужный документ, получить необходимую  информацию, к примеру, беседуя  по телефону с важным для   компании клиентом или партнёром,  компаньоном? 

3. Осуществляется ли и как  (кем) процесс регистрации поручений,  указаний (подробности, исполнители,  сроки)?

4. Знает ли руководитель какие  из выданных им поручений, документов  и в какой стадии на текущий  момент находятся: выполняются  по графику; выполнены; не выполнены  (почему?); просрочены (каковы причины?) Кто ведёт контроль за их  «ходом»? 

5. Имеются ли в организации  регламенты по работе с документами? 

6. Проходят ли документы необходимые  стадии (регистрацию, рассмотрение, визирование, согласование, исполнение), получают ли эти документы определённый статус («категорию важности») и чётко ли контролируются сроки?

7. Создаётся ли положительный  имидж организации качеством  работы с документами? 

Если сотрудники пять раз дали отрицательный  ответ или не могут ответить на пять и более вопросов, то компании пора всерьёз задуматься о приобретении СЭД.

Утвердительные ответы на следующие  ниже приведенные вопросы должны окончательно развеять сомнения о необходимости  приобретения и внедрения СЭД  и помогут укрепить позиции в  компании и на рынке. Итак, хотят  ли сотрудники:

● ощутимо сократить непроизводительные затраты времени;

● увеличить прозрачность бизнес-процессов  организации;

● повысить исполнительскую дисциплину и ответственность;

● соответственно уменьшить расходы  и повысить качество выполнения работ;

● существенно улучшить процессы контроля и управления;

● увеличить конкурентные преимущества и поднять имидж  компании?

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ИССЛЕДОВАНИЯ

ИССЛЕДУЕМОЙ ПРОБЛЕМЫ

2.1 Система документооборота DocsVision

В настоящее время в России существует и развивается несколько систем документооборота. В их числе Lotus Notes, Documentum, DocsVision, Directum и пр.

Все они имеют как свои плюсы, так и минусы. Остановимся на системе DocsVision. Включающей в себя как платформу  для разработки приложений, так и  средства автоматизации бизнес-процессов.

DocsVision обеспечивает тесную интеграцию  приложений, созданных на базе  платформы, и единое пространство  управления документами и процессами  в организации.

Основные функции DocsVision:

• Автоматизация управления предприятием;
• Поддержка процессного подхода в организации управления;
• Автоматизация систем менеджмента качества;
• Автоматизация процессов согласования и утверждения документов;
• Средства контроля исполнения документов и заданий;
• Маршрутизация и доставка документов на рабочие места пользователей;
• Управление процессами обработки документов;
• Организация взаимодействия с контрагентами и заказчиками;
• Автоматизация канцелярии;
• Создание электронного архива документов.

Платформа DocsVision 3.0 позволяет внедрить в организации самые разнообразные  приложения, такие как:

• Автоматизация канцелярии и делопроизводства
• Автоматизация согласования и утверждения документов
• Системы автоматизированного контроля исполнения
• Создание электронных архивов документов с распределенным доступом
• Система управления конструкторской и проектной документацией
• Автоматизация системы управления качеством
• Создание баз знаний о продуктах, процессах (корпоративное хранилище регламентов и процедур)

Платформа DocsVision позволяет добавлять  функции управления процессом обработки  документов в приложения, уже используемые в организации, как, например:

• Автоматизация процесса подготовки и контроля исполнения бюджета
• Управление процессом публикаций и наполнения WEB сайта
• Архив документов и система контроля взаимодействий в приложении управления контактами
• Подсистема автоматизации документооборота при управлении проектами
• Подсистема утверждения платежных документов

В основу разработки идеологии системы DocsVision была положена концепция единой интегрированной системы автоматизации  управления и документооборота. Такая  система должна отвечать следующим  требованиям:

Обеспечивать единые механизмы  хранения и доступа к данным.

В приложениях автоматизации управления используются данные, представленные в разном виде - в виде структурированной  информации, файлов документов и их изображения, данных полнотекстовых индексов, справочной информации, а также записей  каталога пользователей.

Подобное разнообразие данных, хранящихся в системе, предъявляет особые требования к обеспечению целостности хранимых данных. В том случае, если данные приложений не хранятся в едином централизованном хранилище, и система не обеспечивает единого унифицированного интерфейса взаимодействия с данными, то существенно  усложняется обеспечение целостности  данных системы, увеличиваются расходы  на ее сопровождение, обеспечение резервного копирования и восстановления данных.

Система должна обеспечить единый механизм доступа ко всем данным системы. Все  данные должны быть доступны только прикладному  сервису системы и не могут  быть модифицированными пользователями и приложениями непосредственно.

Поддерживать единые механизмы  разграничения и управления правами  доступа.

Система должна поддерживать единые механизмы аутентификации и разграничения  прав доступа ко всей информации. В  противном случае пользователю понадобится  вводить множество паролей, а  администратору - вести большое количество списков пользователей для разных приложений. На практике система должна обеспечивать единые средства аутентификации, интегрированные со средствами аутентификации Windows, а также обеспечивать возможность  доступа к информации, как в  локальной сети, так и при соединении с системой через Интернет. 

С другой стороны, при раздаче прав на использование объектов системы, администраторы должны использовать унифицированный  интерфейс управления правами доступа, в идеале - стандартный диалог управления безопасностью Windows.

Предоставлять пользователям общие  средства навигации и доступа  к данным.

Особенностью системы управления является то, что она реализует  большое количество приложений на базе единой платформы. В связи с этим необходимо обеспечить пользователям  системы унифицированные средства доступа к приложениям. В качестве такового могут быть использованы, Microsoft Windows Explorer, Microsoft Outlook, Internet Explorer или  средства организации Internet портала, например Microsoft Share Point Portal Server.

Универсальное клиентское рабочее  место должно обеспечивать навигацию  по дереву папок приложений, средства поиска объектов системы, инициализацию обработки объектов, а также динамическое управление табличными представлениями данных и отчетов.

Поддерживать общую структуру  справочников.

Огромную проблему при внедрении  приложений автоматизации управления создает отсутствие в организации  единого репозитория справочной информации. Справочные данные, как  правило, дублируются в приложениях, внедряемых в компании, что приводит к существенному снижению эффективности  использования информации, содержащихся в базах данных. Например, информация о контрагентах компании накапливается  в системе управления контактами, базах данных рассылки, системе управления сбытом и бухгалтерской программе, что не позволяет воспользоваться  информацией, накапливаемой в данных системах с единой точки зрения, например, проанализировать зависимость  объема продаж от проведенной рекламной  компании. То есть, справочная информация не может быть использована как источник для поиска и структурирования информации в системе. Кроме того, при централизации  хранения и управления справочной информацией  существенно снижается стоимость  ее сопровождения.

Обеспечивать интегрированные  средства поиска.