Выбор и внедрение информационной системы для сети магазинов «ЛЕВ»

Так же кризис вынуждает руководителей малых предприятий снижать издержки всеми возможными способами, в том числе за счет сокращения штата сотрудников или использования услуг аутсорсинга.

Предприятия малого и среднего размера наиболее часто  подвержены динамике изменения особенно в кризис: могут вырасти (а значит потребует наращивание мощностей ИТ - инфраструктуры, что повлечёт за собой значительные затраты), а могут ликвидироваться (значит попытка продать «нажитое непосильным трудом»). Для того, чтобы попытка вырасти и нарастить собственную ИТ - инфраструктуру не привела к ликвидации можно будет легко воспользоваться ИТ - аутсорсингом. В дополнение существует множественное мнение, что аутсорсинг на больших предприятиях не практикуется, потому что у них уже создана вся необходимая инфраструктура, отлажены бизнес-процессы и менять их очень неоправданно дорого.

Особенно привлекательной  может оказаться возможность  прибегнуть к услугам компании, оказывающей  определенный набор аутсорсинговых услуг по поддержке сети компьютерной техники и комплекса программного обеспечения. Тем более, что за последние несколько лет этот рынок в России уже вполне сформировался, хотя и находится все еще в стадии роста.

Аутсорсинг для малого бизнеса имеет ряд  преимуществ, что делает в последнее время это решение все более популярным для небольших компаний. Об этом будет говорится в следующем пункте диплома.

1.4.Аутсорсинг для малого бизнеса - снижение затрат

Динамично развивающийся  рынок ежедневно ставит перед  бизнесом новые задачи. Чтобы обеспечить хороший уровень прибыли, предпринимателям приходится снижать издержки. Один из способов сэкономить - поручить часть работ внешним исполнителям - аутсорсинговым фирмам.

Aутсо́рсинг (от  англ. outsourcing: внешний источник) —  передача организацией определённых  бизнес-процессов или производственных функций на обслуживание другой компании, специализирующейся в соответствующей области [36], проще говоря аутсорсинг — от outsourcing — обслуживание внешними силами[47].

На Западе технологии аутсорсинга сначала вызвали  жесткую критику профсоюзов, госструктур и общества. Но когда выяснилось, что аутсорсинговые услуги - реальная потребность рынка, их приняли и законодательно оформили. По данным Boston Consulting Group (из доклада главы московского офиса BCG Штефана Дертнинга «Аутсорсинг бизнес-процессов в глобальном мире»), за 2002-2008 годы ежегодные темпы роста объема услуг аутсорсинга бухгалтерского учета составят примерно 10% по всему миру.

В России аутсорсинг сегодня в основном востребован  западными компаниями, малым и  средним российским бизнесом, а также предприятиями, находящимися на этапе становления или бурного роста. Наиболее востребована такая разновидность аутсорсинга, как аутсорсинг в сфере юриспруденции, финансов и бухгалтерского учета.

Аутсорсеры  предлагают свои услуги в области  постановки, ведения, восстановления бухгалтерского и налогового учета, составления отчетности, ведения дел с налоговыми инспекциями, вплоть до судебных разбирательств с привлечением юристов. За счет передачи функций внешнему подрядчику снижаются операционные издержки, а менеджмент не отвлекается на непрофильные виды деятельности. Компания не тратит время и усилия своих сотрудников на ведение юридических дел, кадрового делопроизводства, бухгалтерского и налогового учета, обеспечение операционных расходов, организацию социального обеспечения. Происходит оптимизация численности персонала и, как следствие, уменьшение накладных расходов, связанных со стоимостью рабочих мест, обучением сотрудников, информационной поддержкой. Причины использования аутсорсинга для компании. Ни для кого не секрет, что дефицит качественных кадров уже властвует в бизнес - среде, вынуждая организации уделять огромное внимание работе с персоналом, инвестируя огромные средства не только в подбор, но и в адаптацию, развитие, оценку, ротацию, мотивацию, удержание персонала. Это замкнутый круг, который вновь и вновь возникает в каждом отдельном случае.

Аутсорсинговые  агентства решают вопрос немалых  издержек, связанных с подобным круговоротом, в пользу организации. Организации-заказчику  предоставляются «идеальные сотрудники». Они не занимают рабочего пространства на предприятии, им не нужны больничные и отпускные, их деятельность ведется непрерывно, повышение квалификации идет не из вашего кармана. И, затраты на аутсорсинг в отличие от зарплаты обычных работников, списываются в расход предприятия.        

Аутсорсинг  позволяет компаниям использовать передовой мировой опыт в обеспечении  непрофильных процессов. Услуги аутсорсинга  предоставляются непрерывно. Практически  полностью ликвидируется зависимость от объективных и необъективных причин замедления или приостановки бизнес-процессов. При работе с аутсорсинговыми компаниями процедура прохождения налоговых проверок не превращается для компании в стрессовую ситуацию. Как правило, при проведении налоговой проверки предприятия, бухгалтерский учет которого передан на аутсорсинг, налоговые инспекторы работают напрямую с представителями компании-провайдера. Это позволяет не отрывать руководство предприятия от более важных задач. Аутсорсинговые компании инвестируют в совершенствование своих собственных технологий, методологий, а также в свой персонал. В первую очередь они исследуют и внедряют у себя новейшие мировые инновационные методы управления бизнес-процессами. По словам генерального директора «Первого консалтингового агентства бизнес - сопровождения» Константина Долгова, на сегодняшний день развитие рынка аутсорсинговых услуг тормозит менталитет российских компаний. Предприниматели стремятся организовать все сами, даже если у них недостаточно опыта. Они теряют время и деньги, пытаясь решать все самостоятельно. Но зачем «изобретать велосипед», когда все технологии уже отработаны, и фирма может быть прибыльной с самого своего основания [27].

Все «плюсы» и «минусы» аутсорсинга попробуем структурировать в таблице 1.4.

Таким образом, интерес малого бизнеса к аутсорсингу вызван причинами:

• попытка найти более квалифицированных специалистов, что часто подразумевает, более ответственных и коммуникабельных сотрудников;
• желание получить не столько ИТ-сервис в чистом виде, сколько ИТ-консалтинг и руководство службой ИТ;
• проектный режим работы, большинство реорганизационных задач аутсорсерами делаются на проектной основе: запланировал, сделал, сдал, получил оплату. Причем чем быстрее и качественней сделана работа, тем выгодней обеим сторонам. Все остальное время идет процесс сопровождения, требующий гораздо меньших ресурсов. Такой способ работы в итоге заметно экономит средства клиента.

Таблица 1.4.

«Плюсы» и «минусы» аутсорсинга

   1.5.Особенности  автоматизации бизнес – процессов в малом бизнесе

Не смотря на все сложности стоящие перед малым бизнесом, его развитие не стоит на месте и шагает в ногу со временем. В последнее десятилетие 20-го века информационно - коммуникационные технологии стали одним из важнейших факторов, влияющих на развитие общества, а так же малого бизнеса. Их революционное воздействие касается государственных структур и институтов гражданского общества, экономической и социальной сфер, предпринимательства, науки и образования, культуры и образа жизни людей. Многие развитые и развивающиеся страны в полной мере осознали те колоссальные преимущества, которые несет с собой развитие и распространение информационно- коммуникационных технологий. Не у кого не вызывает сомнения тот факт, что движение к информационному развитию общества, бизнеса, мира - это путь в будущее человеческой цивилизации. Именно это фиксирует Окинавская хартия глобального информационного общества, которая подписана руководителями 7 ведущих стран и Президентом России В.В.Путиным в августе 2000 г.[30].

Современная торговля не мыслима без систем автоматизации. Будь то небольшие магазины, оптовые базы или крупные розничные сети - все они ищут возможности для упрощения ежедневного труда кассиров-операторов, работников склада, менеджеров и торговых представителей. Кроме этого всё более актуальной становится идея уменьшения затрат на исправление случайных ошибок сотрудников. Грамотная автоматизация торговых предприятий позволяет свести саму возможность подобных ошибок к минимуму и может существенно облегчить учёт торговых операций. Спрос рождает предложение, и сегодня достаточно много производителей представляют на рынке систем автоматизации торговли свои продукты.

В 2006 году в России, согласно данным Market-Visio/Gartner, было свыше 19 тыс. малых  предприятий, из них более 65% не имели автоматизированных систем управления (доля таких предприятий в мире не превышает 30%). Около 40% компаний, внедривших автоматизированные решения, обновляют или заменяют их каждые пять лет.

Эксперты считают, что  основная масса малых предприятий  находится на стадии решения вопросов выживания, а не построения правильной информационные технологии-инфраструктуры для повышения управляемости бизнеса и получения конкурентных преимуществ. Проблемы, которые беспокоят сегмент в целом — это взаимоотношения с властью, возможность получения заемных средств и помещения для ведения бизнеса.

По данным ВЦИОМ, 53% таких предприятий расценивают  свое финансовое состояние как «не достаточное для развития», и лишь 25% имеют для этого источники. В течение 2006 года 35% предприятий малого бизнеса осилили закупку оргтехники для нужд бизнеса и 22% приобретали крупную технику.

Большая часть  экспертов оптимистично оценивает  рост расходов на информационные технологии малыми компаниями (от 1 до 99 сотрудников). На 2006 г., например, прогнозировали увеличение расходов на информационные технологии малых предприятий на 16%, а к 2009 г. — примерно на 11%. Правда, есть и более сдержанные оценки. Исследования IDC говорят о том, что расходы на информационные технологии в малом бизнесе из-за осторожного подхода таких компаний к применению высоких технологий выросли в 2005 году «ниже среднего» — на 3,4%. Аналитики компании утверждают, что к 2009 г. рост расходов  на информационные технологии  увеличится лишь до 4,2%.

По данным IDC, 55% всех расходов на информационные технологии - предприятий России относятся именно к сектору малого бизнеса. Современные технологии становятся все более дешевыми и, соответственно, доступными для малых предприятий — наряду с повышением их производительности и функциональности.

В настоящее  время российский малый бизнес ежегодно расходует на информатизацию, по оценкам  аналитиков, примерно 45 млрд руб. в год. При этом лишь около 12% из них тратится на программное обеспечение.

По данным Economist Intelligence Unit, 68% топ-менеджеров российских предприятий сектора малого бизнеса  расценивали информационные технологии как одно из средств получения  конкурентных преимуществ. В то же время, по данным исследования SAP СНГ, в России основным фактором, сдерживающим инвестирование в информационные технологии предприятий сектора малого бизнеса, остается стоимость новых систем и внедрений. Несмотря на то, что цены на аппаратное и программное обеспечение продолжают падать, такого мнения придерживаются 58% респондентов.

Если вопрос необходимости высоких технологий для бизнес - задач среднего и тем более крупного бизнеса представляется рынку давно решенным, то применение информационных технологий совсем небольшими компаниями - тема до сих пор не всегда очевидная руководителям таких фирм. Эту статью расходов многие из них продолжают считать неоправданной. В то же время, большинство производителей придерживается совершенно противоположного мнения. Они уверены, что работать абсолютно без информационных технологий  проблематично всем, даже малой компании.

Информационные  системы и на этом рынке уже являются фактором выживания. При их отсутствии даже компания из пяти человек не сможет развиваться, а с уходом любого сотрудника будет наживать большие проблемы на ровном месте. Если под информационными технологиями понимать не только автоматизацию, но и такие простые средства взаимодействия с клиентами, как электронная почта, телефония и интернет-портал, то в настоящее время эта столь же необходимое условие для ведения бизнеса как, к примеру, наличие мебели в офисе. Небольшие предприятия сектора малого бизнеса вынуждены мгновенно отвечать на изменения рыночной ситуации, а это невозможно без высокой степени управляемости бизнесом.

Впрочем, значение высоких технологий для малых  предприятий все же не стоит преувеличивать: часто малое предприятие вполне может ограничиться работой в  простых электронных таблицах.

Согласно данным исследования Microsoft, проведенного в 2007 году, 87% малых предприятий используют компьютеры для ведения бухгалтерии, 85% — для доступа в интернет, 80% — для работы с электронной почтой и 70% — для ведения баз данных клиентов [46].

Перечень приоритетных задач автоматизации у малых  предприятий, разумеется, несколько меньше, чем у среднего бизнеса. Аналитики «Форс» считают, что эти малые предприятия ограничиваются ведением бухгалтерского учета, оперативным финансовым управлением, логистикой, управлением договорами и взаимоотношениями с клиентами. Как правило, полноценный workflow в малом бизнесе не требуется, поскольку один сотрудник обрабатывает свой тип документов от начала до конца, но список программных средств все равно получается внушительный.