База данных

 

 

• 1 Описание базы данных.

База данных «Студенты» содержит в себе данные о студентах, обучающихся в некотором ВУЗе. В ней хранятся как личные данные студента (ФИО, дата рождения), так и  данные, касающиеся процесса обучения (аттестация по различным предметам), а также данные, необходимые для обеспечения досуговой деятельности студентов. Разработанная база данных (БД) призвана автоматизировать работу с различными данными, например контроль успеваемости студентов, а также оптимизировать работу над многими задачами, с которыми сталкиваются сотрудники ВУЗа.

• 2 Функции и задачи базы данных.

Как уже отмечалось выше, главная задача при разработке БД – автоматизировать и максимально  оптимизировать работу сотрудников  ВУЗа, работающих со студентами. В разработанной базе данных рассмотрены три основных направления деятельности специалистов по учебной части:

1. Ведение списка обучающихся в данном ВУЗе,
2. Контроль успеваемости студентов,
3. Обеспечение досуговых мероприятий (например, спортивных межвузовских соревнований).

В связи с этим в БД содержатся различные данные о студентах: ФИО, дата рождения студента, в какой группе он обучается, хранятся ведомости оценок, полученных студентами на экзаменах, с возможностью отслеживания отрицательных отметок и контроля количества дней, оставшихся для получения зачета по различным предметам, а также какими видами спорта занимается тот или иной студент. При работе с БД возможны следующие операции над данными:

• Добавление данных различными способами,
• Редактирование уже имеющихся данных,
• Выборка данных из общих таблиц по запросу пользователя,
• Группировка данных по запрашиваемому признаку,
• Работа с датами,
• Вычисления в полях таблиц,
• Сортировка данных,
• Вывод данных на печать.

• 3 Создание базы данных

• 3.1 Разработка и создание таблиц

В нашей базе данных будет содержаться несколько таблиц: в одну таблицу будем вносить все данные студента (Номер зачетной книжки, номер группы, ФИО, дата рождения), в отдельных таблицах будем хранить данные об отметках студента по разным предметам, и в отдельную таблицу внесем данные о том, кто какими видами спорта занимается.

При создании  таблиц в режиме конструктора обращаем особое внимание на типы хранящихся данных (текстовые  данные, числовые, дата) и на ключевые поля. Поскольку поле «номер зачетной книжки» уникально для каждого студента, будем использовать именно это поле в качестве ключевого. Пример создания одной из таблиц представлен на рисунке ниже:

• 3.2 Создание форм

После того, как все  необходимые таблицы созданы, переходим  к заполнению таблиц данными. Это можно делать двумя способами: непосредственным редактированием таблиц или через специальные формы. Для удобства пользователя, а также для более наглядного представления данных, создадим форму для таблицы «Список студентов». Выберем в меню «Создание формы с помощью мастера», укажем таблицу, для которой создается форма, и далее отредактируем внешний вид формы в режиме конструктора:

В итоге получим вот  такую форму, через которую можно  вносить или редактировать данные в таблице «Список студентов»:

• 3.3 Схема данных

Простое создание таблиц еще не обеспечивает работоспособность  базы данных в целом. Необходимо установить связи между таблицами. Сделаем  это, нажав на пиктограмму  . В открывшемся окне «Схема данных» разместим все таблицы нашей БД и соединим их по полю «Номер зачетной книжки». Так получилось, что в этой БД все таблицы содержат это поле, и во всех таблицах оно является ключевым. Вообще говоря, чаще всего на практике такого не бывает, и разные таблицы связываются друг с другом посредством разных полей.

Итак, схема данных для  нашей БД выглядит следующим образом:

• 3.4 Создание запросов

Сначала создадим простой запрос на выборку: отберем из всего списка студентов только студентов из определенной группы (например, 1261). В конструкторе запросов добавляем нужную таблицу, переносим в запрос поля ФИО, дата рождения и номер группы, ставим условие отбора «1261», сохраняем запрос. В режиме конструктора данный запрос будет выглядеть так:

 

А после запуска запроса  мы получим следующую таблицу  данных:

Далее, создадим более  сложный запрос – запрос, в результате работы которого мы получим список студентов, имеющих неудовлетворительную оценку за зачет по математике, и в отдельном столбце вычислим количество дней, которое осталось до последней пересдачи. На практике такого типа запросы могут быть очень полезны для кураторов групп, чтобы извещать нерадивых студентов о том, что уже очень мало времени осталось до конца сессии.

Для того, чтобы создать  этот запрос, нам понадобится провести вычисления в результирующей таблице, причем мы будем иметь дело с разницей дней, т.е. будем работать с типом  данных «дата». Назовем это поле таблицы «осталось дней», и в  режиме конструктора запросов выберем «Построитель выражений», а в открывшемся окне введем следующую команду:

Здесь DateDiff – стандартная функция MS Access, вычисляющая разницу между двумя датами, Date() – стандартная функция определения текущей даты. Таким образом, мы вычисляем количество дней между крайним сроком сдачи зачета и сегодняшним днем.

В результате работы данного  запроса мы получили такой список должников:

 

Теперь создадим запрос с параметром, который пользователь будет вводить с клавиатуры. Допустим, в нашем ВУЗе есть традиция поздравлять именинников с днем рождения. Тогда нам просто необходима функция, благодаря которой мы сможем получить список студентов, которые родились в конкретном месяце, ведь данные в начальных таблицах сортируются по ФИО и номеру группы, но не по дате рождения.

Итак, в режиме конструктора мы откроем таблицу «Список студентов», добавим в запрос необходимые  поля, а в поле «Дата рождения»  введем команду: [Введите месяц:], и  поставим условие отбора по номеру месяца, введенного пользователем. В результате этих действий в начале работы запроса появится диалоговое окно:

и система будет ожидать  отклика пользователя. Если ввести номер месяца «10», то мы получим список именинников октября:

И, наконец, последним  запросом в нашей базе данных будет  запрос, помогающий организаторам спортивных мероприятий определить, какие студенты занимаются тем или иным видом  спорта. Если таких студентов будет  слишком много, то можно отобрать наиболее подходящие кандидатуры, ориентируясь на количество лет, которое студент посвятил данному виду спорта. Этот запрос так же будет запросом с параметром; в качестве параметра выступает на этот раз вид спорта. Запросив список студентов, занимающихся волейболом, получим следующий список студентов:

• 3.5 Создание отчета

Довольно часто пользователю бывает неудобно работать с итоговой информацией в электронном виде, или таблицы с большим количеством  информации просто трудны для восприятия. Или же в результате работы какого-то запроса пользователь получает список, который необходимо предоставить начальству в качестве отчета, или просто распечатать для других людей. В таких случаях на помощь приходят отчеты.

В нашей базе данных мы создадим отчет на основе запроса «ДР студентов». Было бы очень удобно сформировать список именинников этого месяца, и тут же распечатать его на красивом бланке и прикрепить на доску объявлений.

Итак, создаем отчет  с помощью мастера отчетов. Выбираем запрос, на основе которого должен быть получен отчет, добавляем необходимые поля, выбираем внешний вид отчета, и потом редактируем его в конструкторе отчетов. В результате получим следующий отчет:

 

Вывод: в результате проделанной работы создана база данных, которая не только хранит, но и обрабатывает информацию, согласно запросу пользователей. Работоспособность системы проверена с помощью нескольких запросов и отчета.

• 4 Инструкция по работе с базой данных

Открытие базы данных

Для открытия базы данных щелкните на ее значке. Если при открытии базы система безопасности спросит, заблокировать ли некоторые выражения, нажмите «нет», потом нажмите «Открыть». Перед вами база данных «Студенты».

Работа с  таблицами

Для просмотра списка таблиц выберите в меню базы данных подпункт «Таблицы». Чтобы открыть интересующую вас таблицу, дважды щелкните левой кнопкой мыши по ее названию. Таблица открылась для просмотра и редактирования.

Для изменения макета таблицы, а также добавления в  нее новых полей откройте таблицу  в режиме конструктора. Внимание! Это действие может привести к непредвиденным последствиям, таким, как потеря данных или нарушение целостности хранимой информации.

Не забывайте, что добавлять  записи в основную таблицу «Список  студентов» можно при помощи специальной формы, которая позволяет визуализировать эту таблицу.

Работа с  запросами

Чтобы открыть список имеющихся запросов, выберите вкладку  «Запросы».

Запросы «Студенты группы 1261» и «Долги по математике» являются простыми запросами на выборку, чтобы  просмотреть список студентов по этим запросам, необходимо просто вызвать запрос, дважды щелкнув по нему левой кнопкой мыши.

Два других запроса формируются  каждый раз по-новому, в зависимости  от ваших требований. В запросе  «ДР в заданном месяце» нужно  в диалоговом окне ввести номер месяца (целое число от 1 до 12), в запросе «Спортсмены» нужно ввести вид спорта. Если запрос «Спортсмены» не дал никакого результата, проверьте по таблицам, скорее всего, в ВУЗе нет студентов, занимающихся требуемым видом спорта.

Работа с отчетом

Для того, чтобы открыть  список отчетов, нужно выбрать в  меню пункт «Отчеты». Вызвать отчет  можно двойным кликом левой кнопкой  мыши по его названию. Чтобы распечатать  отчет, выберите в меню «Файл-Печать», или нажмите сочетание клавиш [Ctrl+P].

Добавление  или редактирование запросов и отчетов

Эти действия крайне нежелательно проводить самостоятельно. При попытке  редактирования существующих запросов вы можете потерять нужные данные, нарушить работу некоторых запросов (как следствие  – и отчетов) и даже всей системы в целом. Для добавления новых запросов или редактирования старых обратитесь к проектировщику данной БД или к вашему системному администратору.

Желаем вам  приятной бесперебойной работы с  нашей БД!

12