Коммуникации в организации

     Коммуникации  в ООО «Белые горы» осуществляются  как формально, так и неформально.  Формальные коммуникации имеют  важное значение в деятельности  предприятия. Они отражают связи, необходимые для выполнения функций и полномочий. Такие коммуникации существуют в виде письменного сообщения на бумажных, электронных носителях, с помощью факса и телефона, а также посредством ICQ. К ним относятся: инструкции, приказы, поощрения, санкции, распоряжения, доски объявлений, на которых размещается оперативная информация, поздравления с праздниками, вывешиваются фото лучших сотрудников. Данные коммуникации имеют определенные преимущества, так как могут быть сохранены как записи и источники ссылок, они более тщательно сформулированы, чем устные сообщения, и иногда экономят и время и деньги.

     Неформальные  коммуникации возникают в процессе  общения работников ООО «Белые  горы» по различным интересам:  житейским, психологическим, ситуационным. Данные коммуникации, не зафиксированы ни в каких организационных документах или официальных требованиях. Они играют важную роль в деятельности сотрудников, определяют социально-психологическую атмосферу работы. Такие коммуникации способствуют быстрому обмену информации.

     Коммуникации  между генеральным директором  и руководителями отделов на  предприятии происходит обычно  в форме совещаний и отчетов,  которые он проводит практически  ежемесячно.

     Периодичность  передачи информации у каждого  отдела своя, например, бухгалтерия информацию передает главному бухгалтеру ежедневно, а все остальные рассмотренные отделы каждую неделю.

     Как и  многие предприятия, ООО «Белые  горы» пользуется разнообразными  средствами для коммуникаций  с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися потенциальными потребителями они общаются с помощью рекламы, и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, “имиджа” предприятия. Организации приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах, как и любая компания, она сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т.п.

     Таким образом, ООО «Белые горы» уделяет большое внимание процессу управления системой коммуникаций на всех уровнях.

 

 

2.3. Программа  исследования системы коммуникаций 

ООО «Белые горы»

 

     Методологический раздел:

     Актуальность  выделенной проблемы состоит  в том, что коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем менеджмента. По существу это своего рода «кровеносная система» единого организма фирмы. Эффективно работающими руководителями считают тех, кто эффективен в коммуникациях. Коммуникация является одним из самых важных факторов интеграции управления (до 80% рабочего времени менеджеров всех уровней расходуется на те или иные виды общения).

     Предметом  исследования является система  коммуникаций на предприятии.

     Объект исследования – ООО «Белые горы».

     Цель исследования – проведение анализа системы коммуникаций предприятия и разработка экономически выгодных мероприятий по их совершенствованию.

     Для  достижения поставленной цели  необходимо решить ряд задач:

1. Изучить сущность  коммуникационного процесса в  современном предприятии;

2. Проанализировать систему  коммуникаций на основе фирмы  ООО «Белые горы»;

3. Дать экономически выгодные предложения и рекомендации по усовершенствованию коммуникационной политики предприятия.

     Гипотеза исследования заключается в предположении о том, что эффективные коммуникации являются фактором успеха деятельности всех предприятий.

     Логический анализ основных понятий:

1. Коммуникации – это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников организации.

2. Информация – это внешнее проявление коммуникации, ее результат.

3. Коммуникационный процесс – обмен информацией между двумя или более людьми.

4. Отправитель – лицо, генерирующее идею либо отбирающее информацию для передачи.

5. Сообщение – собственно информация, закодированная в символы.

6. Канал – средство передачи информации.

7. Получатель – лицо, которому предназначена информация и которое ее интерпретирует.

     Методический раздел:

1. Определение генеральной  и выборочной совокупности.

Генеральная совокупность – все сотрудники организации.

     Выборочная  совокупность представляет собой  следующее – это каждый пятый  сотрудник, отобранный в случайном  порядке.

2. Характеристика методов сбора и обработки информации.

Методы сбора информации:

- Наблюдение - представляет собой форму маркетинговых исследований, с помощью которых осуществляется систематическое, планомерное изучение поведения того или иного объекта или субъекта. Наблюдение - это процесс открытого или скрытого от наблюдаемого сбора и регистрации событий или особых моментов, связанных с поведением изучаемого объекта.

- Эксперимент - это исследование влияния одного фактора на другой при одновременном контроле посторонних факторов. Эксперименты подразделяются на лабораторные, проходящие в искусственной обстановке и полевые, протекающие в реальных условиях. В данном  исследовании использован метод полевого эксперимента.

- Панель - это повторяющийся сбор данных у одной группы опрашиваемых через равные промежутки времени. Панель - это вид непрерывной выборки. Она позволяет зафиксировать изменения наблюдаемых величин, характеристик. 

     Методы обработки информации:

- Сравнительный метод, предполагающий исследование различий между явлениями с целью проверки выдвинутых гипотез.

- Средняя арифметическая величина - частное от деления суммы всех значений признака на их число. Оно определяется как сумма значений, деленное на их количество.

- Контент-анализ (от англ. contens содержание) — метод качественно-количественного анализа содержания документов с целью выявления или измерения различных фактов и тенденций, отраженных в этих документах. 

3. Характеристика инструментариев исследования. В качестве инструмента исследования была использована анкета на выявление коммуникативных способностей, организаторских склонностей, которая состоит из следующих вопросов:

1. Вам предстоит ординарная  или деловая встреча. Выбивает  ли вас из колеи ее ожидание?

2.  Не откладываете ли вы срочные дела до последнего момента?

3. Вызывает ли у  вас смятение и неудовольствие  поручение выступать с докладом, сообщением, информацией на каком-либо совещании, собрании или тому подобном мероприятии?

4. Стремитесь  ли Вы при удобном случае  познакомиться и побеседовать  с новым человеком?

5. Любите ли вы делиться  своими переживаниями с кем  бы то ни было?

6. Трудно ли  Вам включаться в новые для Вас компании (коллективы)?

7. Много ли  у Вас коллег, с которыми Вы  постоянно общаетесь?

8. Испытываете  ли Вы затруднение, если приходится  познакомиться с новым человеком?

9. Чувствуете  ли Вы себя непринужденно, попав  в незнакомый коллектив?

Стремитесь ли Вы ограничить круг своих знакомых?

10. Долго ли  Вас беспокоит чувство обиды,  причиненной Вам кем-либо из  Ваших коллег?

11. Боитесь ли вы  участвовать в какой-либо комиссии  по рассмотрению конфликтных  ситуаций?

22. У вас есть собственные  сугубо индивидуальные критерии оценки и никаких чужих мнений на этот счет вы не приемлете. Это так?

13. Охотнее ли вы  излагаете свою точку зрения  в письменной форме, чем в  устной?

14. Собеседник передергивает  смысл Ваших слов и вкладывает  в них другое содержание. Так ли это?

     Данный  тест поможет выявить проблемы  в сфере коммуникаций на предприятии  и позволит разработать предложения  по совершенствованию методов  управления коммуникациями в  организации.

 

2.4. Диагностика  системы коммуникаций на предприятии

 

     Не смотря на, казалось бы, успешное функционирование системы коммуникаций ООО «Белые горы», повышение эффективности обмена информацией является одной из ключевых проблем в организации.

     Как и  в любом другом предприятии  в ООО «Белые горы» тоже  существуют различные препятствия и возникают различные затруднения в сфере коммуникаций. К этим затруднениям можно отнести, например, несвоевременное донесение информации к сотрудникам и аппарату управления, что может повлечь за собой материальные убытки или какие-то несогласованности.

     Еще одним  из недостатков является психологический  настрой. Это может быть следствием, например, плохого настроения или  отношения с сотрудниками по  отдельности, или боязни общаться  с директорами и начальниками.

     Другая  причина трудностей в организационных коммуникациях – перегрузка каналов связи, которая может быть вызвана, как элементарной нехваткой технических средств связи и обработки информации, так и избыточностью информационных потоков. Примером такого затруднения именно на предприятии ООО «Белые горы» может служить отдел снабжения и сбыта, потому что в данном отделе существует постоянная перегрузка, так как в этот отдел поступает не только информация от высшего руководства и из других отделов, но и одновременно из внешнего окружения, т. е. внешней среды предприятия.

     Также важной  проблемой на предприятии, которая  препятствует эффективному коммуникационному  процессу, является психологические  различия в восприятии. Люди интерпретируют  одну и ту же информацию  по-разному в зависимости от образования, жизненного опыта, круга интересов, потребностей, эмоционального состояния.

     Очень важен  также характер взаимоотношений  между руководителем и подчиненным.  В атмосфере доверия расширяются  информационные потоки, и повышается точность информации: если руководители честны и открыты, информируя своих подчиненных, последние отвечают им тем же. На данном предприятии отношения между руководителем и подчиненными чисто формальные, так что никакой атмосферы доверия между ними не существует.

     Другая  часть проблем межличностных  контактов в организации связана  с семантическими барьерами. Они проявляются в том, что слова-символы, используемые для кодирования информации, могут иметь разные значения для разных людей в зависимости от их профессии, социального статуса, национально-культурных различий, должности и т. д. Ситуация осложняется тем, что во многих организациях, а иногда даже в их структурных подразделениях, вырабатывается собственный жаргон, что также может служить источником смысловых искажений.

     Одна из  причин, вызывающих затруднения  в процессе коммуникации,- это  фильтрация. В организации существует  необходимость отбора или фильтрации  сведений, чтобы при обмене информацией  между подразделениями или уровнями  управления направлять получателю только те сообщения, которые его касаются. Для ускорения движения информации и придания сообщению большей ясности информацию определенным образом

 

сжимают: упрощают, обрабатывают, суммируют. Это может привести к  отсеиванию одних и акцентированию других сведений, искажающих содержимое информации. Отсюда следует и ещё одна проблема в процессе коммуникаций - проблема качества информации, а также ее достаточности, своевременности, точности.

     Все выделенные коммуникационные проблемы можно изобразить схематически двумя методами: методом дерева проблем (приложение 1) и методом графа проблем (приложение 2).

     Таким образом, выделенные проблемы говорят о том, что их нельзя оставлять без внимания и в данном направлении необходимо проводить большую работу, например, посредством тренингов, специальных уроков на улучшение у сотрудников коммуникативных качеств, т.к. подавляющее большинство ими не владеет.

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 3. ПРЕДЛОЖЕНИЕ  ПО УЛУЧШЕНИЮ КОММУНИКАЦИЙ ПРЕДПРИЯТИЯ  ООО «БЕЛЫЕ ГОРЫ»

3.1. Разработка мероприятий по улучшению коммуникаций на предприятии

 

     При анализе коммуникационной системы были выявлены некоторые недостатки. Эти недостатки неблагоприятно влияют на предприятие в целом, поэтому необходимо провести ряд изменений в системе коммуникаций.