Организация пресс-тура как формы подачи новостной информации

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

В практике PR используются различные инструменты взаимодействия со СМИ такие как: пресс-конференции, выставки, презентации, фестивали, дни открытых дверей и множество других инструментов. Данная работа посвящена теоретическому изучению и практическому использованию такого инструмента взаимодействия со СМИ как пресс-тур.

Выстраивание отношений  со СМИ – вещь трудоемкая и требует  ежедневного внимания. Формы, методы, приемы работы PR-агентов со СМИ хорошо известны – это создание информационных поводов, регулярное распространение  пресс-релизов, приглашение журналистов  на место события, организация и  проведение пресс-конференций, конференций, пресс-туров, брифингов, «круглых столов», выставок, эксклюзивных интервью, подготовка материалов для размещения в теле-, радиоэфире, для публикаций в прессе. Однако всегда ли они приносят ожидаемый  результат? Как определить успешность выбранного пути?

Конечно, существует определенный алгоритм работы со СМИ. Однако по-настоящему эффективным его использование  будет только в случае исключительно  творческого подхода к решению PR задач. Вот формула качественного PR: мечтать и творить с оглядкой на свод правил, поскольку в основе качественного творчества должны лежать определенные теоретические знания.

СМИ – это зеркало, в  котором отражается коммуникационная работа РR-специалистов. Зеркало, без сомнений, многогранное, возможностей отражения – масса – от газет районного масштаба до центральных телеканалов и Интернета. СМИ создает фон нашей жизни: расширяет наш кругозор, меняет привычки, привлекает к обсуждению различных проблем, формирует общественное сознание. И средства массовой информации продолжают развиваться, как в техническом отношении, так и в содержательном. Общая тенденция современного мира – ничего не развивается быстрее информационного пространства и каналов распространения информации.

Актуальность темы курсовой работы «Пресс-тур как форма подачи новостной информации» заключается  в том, что организация новостных  событий является одним из наиболее существенных инструментов PR, который направлен на получение не одноразового эффекта, а долговременного процесса в формировании имиджа предприятия, его влиянии на общественные интересы и потребности. Причем в сферу влияния попадают не только местные, но и республиканские сообщества.

Целью данной работы является организация пресс-тура как формы подачи новостной информации.

В нашей работе мы можем  поставить несколько задач:

1. Изучение и анализ  теоретической основы организации  пресс-тура.

2. Проанализировать работу PR отдела фабрики .

3. Охарактеризовать основные  формы подачи информационных  материалов.

4. Непосредственно организация пресс-тура для редакторов и ведущих журналистов региональных, республиканских изданий.

Объектом исследования будет  являться такой PR инструмент как пресс-тур.

Предметом исследования являются технологии организации и проведения пресс-тура.

Структура работы: введение, 2 главы, заключение, библиографический  список.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ  СУЩНОСТИ И СПЕЦИФИКИ ОРГАНИЗАЦИИ  ПРЕСС-ТУРА

1.1 Пресс-тур как PR мероприятие

Итак, мы решили начать данный параграф с научного определения понятия. Пресс-Тур – экскурсия для журналистов по заводу-производителю или торговому предприятию с целью широкого и достоверного информирования потенциальных покупателей о компании и ее товаре; часто служит самостоятельным информационным поводом для появления информации в средствах массовой информации. [21]

Можно сказать, что пресс-тур  это маркетинговое или PR-мероприятие (или серия таковых) для работников СМИ. Иногда само это мероприятие генерирует интерес журналистов к продукту и превращается в информационный повод для репортажей и статей. Как правило, с коммерческой точки зрения такие мероприятия в контексте грамотной работы априори выгодны, так как затраты на организацию пресс-тура во много раз ниже, чем реклама в тех же СМИ, которые бесплатно опубликуют статьи своих корреспондентов. [10]

Специалисты PR призваны дирижировать отношениями между своей организацией и СМИ, поддерживать информационный баланс двустороннего информационного  взаимодействия. В долгосрочной перспективе, как организация, так и СМИ  заинтересованы в поддержании такого взаимодействия. Технология проведения пресс-туров характеризуется тем, что приглашающая сторона (предприятие, компания, турагентство, министерство) обеспечивает поездку репортёров, покрывая, как правило, большинство расходов. Иногда взамен на гарантированное (договор  с редакцией) размещение информации о мероприятии.

Многие руководители –  от директоров завода до мэров городов  и губернаторов – удивляются: почему журналисты пишут о них в газетах  (говорят по радио, показывают по телевидению) так мало? Хочется ответить: а вы пригласите их в гости, покажите им сове хозяйство, посадите за свой стол – тогда и получите желаемый результат. Пресс тур позволяет сформировать заведомо лояльный настрой журналистов, что повышает вероятность появления позитивных материалов и частого упоминания о вашей компании в СМИ. В ходе пресс тура налаживается конструктивное общение с журналистами. [1]

Главное отличие и преимущество пресс тура - его менее официальный  характер, журналисты являются участниками  события и видят все происходящее изнутри. Пресс тур – это прогрессивный  инструмент современного PR, позволяющий  не только рассказать на словах, но и  показать на деле Ваши идеи, новый бренд  и т.д. [17]

Пресс-тур – уникальная возможность показать журналистам  на месте то, о чем вам хотелось бы рассказать как можно большему числу людей и при этом получить широкий резонанс в ведущих и  специализированных СМИ. [7]

Можно, конечно, и самостоятельно предоставить журналистам свои материалы. Однако, чаще всего, подобные материалы  публикуются на правах рекламы, что  дорого и значительно снижает  степень доверия читателей. Ведь рекламе принято не доверять. Значительно  эффективнее, когда журналисты являются участниками события и, видя происходящее, самостоятельно пишут статьи о том, что они увидели.

После возвращения из пресс-тура переполненные впечатлениями журналисты готовят редакционные материалы  о том, что им удалось увидеть  и услышать.

При правильной организации  пресс-тур является чрезвычайно  эффективным инструментом в PR-работе. Немаловажным фактором, особенно в настоящих условиях, является тот факт, что затраты на организацию пресс-тура во много раз ниже, чем реклама в тех же СМИ, которые бесплатно опубликуют статьи своих корреспондентов. [3]

Таким образом, пресс-тур  дает уникальную возможность заявить  о себе и позволяет с наименьшими  затратами объединить усилия журналистов  из различных видов СМИ.

2.2 Этапы и особенности организации пресс-тура

Иногда, чтобы привлечь внимание желаемой прессы к продукту, пресс-релиза бывает недостаточно. Поэтому для  того, чтобы сделать это, а также  сформировать лояльное отношение журналистов  из целевых СМИ используется такой PR-инструмент, как пресс-тур. Его  отличительная особенность в  том, что он совмещает в себе и  пресс-конференцию, где можно получить комментарий из первых уст представителя  компании, и презентацию продукта, и фуршет с развлекательной программой, и часто экскурсию. Учитывая сложность  и многогранность мероприятия, складывается специфика организации пресс-тура. [6]

Организовывая пресс-тур, стоит  помнить, что журналисты ждут от поездки  эксклюзивную и интересную информацию, которую можно получить только в  режиме поездки. Причем по итогам мероприятия  важно, чтобы они получили весь этот материал как в печатном виде, так  и на цифровом носителе. [19]

Пресс-тур включает в себя несколько  этапов подготовки:

Первый – определение целей  и задач поездки, формирование информационного  повода, утверждение программы мероприятия, решение организационных вопросов (место и время сбора журналистов, трансфер, размещение на месте пребывания и пр.), формирование списка релевантных  СМИ и их приглашение.

Второй – само мероприятие. Этот этап показывает, насколько тщательно  была проведена подготовка. Если все  продумано до мелочей, то пресс-тур  пройдет без заминок и оставит  только положительное впечатление  как у журналистов, так и у  организаторов, и послужит дополнительным фактором при подготовке материала  журналистом.

Третий этап является заключительным и включает в себя общение с  журналистами, ездившими в пресс-тур, и сбор публикаций по его итогам. [21]

Чтобы желаемое мероприятие прошло идеально, важно доверить работу профессионалам (специализированным PR-компаниям), которые  предложат оптимальный список СМИ, возьмут на себя все организационные  моменты и предоставят все  необходимые материалы – от пресс-релизов  и пресс-китов до сувенирной продукции. Что касается формирования списка СМИ, то нужно знать особенности работы с тем или иным изданием, редакционную политику и интересующие темы –  это не только обеспечит выход  материала, но также и гарантирует  интересующие упоминания и нужный формат публикации. Удачно проведенный пресс-тур  – это гарантия перспективной  работы с журналистами! [16]

При организации полномасштабного пресс-тура следует продумать следующие  блоки мероприятий, не забыв определить ответственных за их проведение:

• встреча на вокзале или в аэропорту, размещение, инструктивная встреча с изложением деталей пребывания в республике, области, городе;
• сопровождение журналистов по всему маршруту пресс-тура;
• питание, вечерний досуг, культурная программа;
• встреча с представителями исполнительной и законодательной ветвей власти;
• посещение профильных для тематики пресс-тура и наиболее интересных объектов республики, области, города; знакомство с их социально экономическим развитием;
• встреча с подведением итогов поездки, проводы на вокзал или в аэропорт.

 

Будите ли вы приглашать журналистов поодиночке, обратитесь ли за помощью в структуры Союза журналистов или PR-агентство, все ровно готовьтесь отвечать на следующие вопросы:

• количество журналистов, которых вы можете принять в ходе пресс-тура;
• место сбора журналистов перед отъездом;
• транспорт и маршрут следования;
• место и условие резмещения;
• даты и время приезда и отьезда;
• гарантии безопасности (если речь идет о «горячем» регионе);
• тема и уточненная программа пресс-тура.

Вместе с тем если вы заказываете пресс-тур и финансируете его организацию, то в праве поставить  и свои вопросы:

• как будет осуществляться маркетинг СМИ и подбор журналистов?
• кто сопровождает журналистов и координирует их деятельность со стороны организаторов поездки?
• способны ли организаторы предложить дополнительное информационное обеспечение пресс-тура(подготовка и распространение по широкому кругу СМИ отчетных материалов о поездке, проведение пресс-конференции по итогам пресс-тура и т.д)?

Непосредственной работе с журналистами в день проведения пресс-тура предшествует достаточно трудоемкий период подготовки, включающий длительные переговоры как  внутри организации, так и со СМИ. Отдел по связям с общественностью  уточняет с руководством цели проведения пресс-тура. Это означает, что пресс-тур  следует посвящать либо чему-то значительному, уже достигнутому, либо перспективному развитию организации (района, научного направления). [5]

В последнем случае (пресс-тур, работающий на перспективу) важно ознакомление общественности через средства массовой коммуникации с этими планами, а  также, возможно, поиск партнеров  и инвесторов. Для специалиста  по связям с общественностью важно  сразу же после принятия решения  о проведении пресс-тура получить от руководства документы (приказы), в  которых определены цели и дата пресс-тура, а также указаны фамилии лиц, отвечающих за его подготовку и проведение. [20]

Далее (также по согласованию с  руководством) определяются объекты  осмотра для журналистов и  назначаются специалисты, которые  будут давать пояснения на каждом из объектов. Выбирается маршрут пресс-тура, и назначаются ответственные  за проведение мероприятия в каждой из запланированных остановок тура. Все обязанности по обеспечению  эффективной работы и осуществлению  контактов с сотрудниками административно-хозяйственного сектора компании осуществляют специалисты  отдела по связям с общественностью. Этот же отдел занимается налаживанием и поддержанием регулярной связи  со средствами массовой коммуникации на основании имеющейся в организации  базы данных СМИ и регулярных контактов  с ними, составляет начальный поименный  список журналистов, присутствие которых в указанный день было бы желательно и полезно. [18]

Следует учесть, что, как показывает практика, примерно 50% журналистов, первоначально  включенных в список, по разным причинам не смогут посетить организацию в  этот день. Часть из них, поблагодарив за приглашение и выразив сожаление  по поводу невозможности принять  его, тем не менее проявляют заинтересованность и просят прислать все материалы, связанные с этим событием. Конечно, такую просьбу всегда следует  удовлетворить. Теперь самое время  остановиться на тех печатных материалах, которые готовит отдел по связям с общественностью, когда планирует  пресс-тур. Все решения и договоры, которые заключаются благодаря  мероприятию, оформляются на бумаге. [8]