Совещание как форма деловых коммуникаций

Содержание

 

Введение………………………………………………………………..…………3

1. Общая характеристика делового совещания………………………….….5

2. Виды деловых  совещаний…………………………………………………..11

3. Современные концепции проведения деловых совещаний……………16

Заключение……………………………………………………………………...23

Список использованной литературы………………………………………..24

 

 

 

Введение

Одной из важнейших  сторон корпоративной культуры является корректное деловое общение. Деловое  общение - это искусство, позволяющее  войти в контакт с партнерами по бизнесу, преодолеть личные предубеждения, неприятие того или иного контрагента, достичь желаемого коммерческого  результата. Под деловым общением понимается любое общение, способствующее решению коммерческих задач. К принципам  делового общения относятся: признание  равенства и неповторимости каждого  из партнеров, априорное признание  существования того или иного  «зерна истины» в каждой точке зрения; взаимное обогащение участников общения.

Служебные совещания - один из эффективных способов привлечения  сотрудников к процессу принятия решений, один из инструментов управления причастностью сотрудников к  делам своего подразделения или  организации в целом.

В мировой практике управления персоналом открытость информационной системы организации и причастность сотрудников к решению ее проблем  становятся одними из наиболее важных факторов мотивации трудовой деятельности. Проведение служебных совещаний  может рассматриваться как один из способов управления мотивацией. Поэтому  пренебрежение совещаниями является характерной ошибкой руководителя. В современных условиях, несомненно, важное значение имеет правильное проведение служебных совещаний. Всё вышесказанное определяет актуальность данной темы контрольной работы.

Объектом исследования в работе является деловое (служебное) совещание. Предмет исследования: особенности  подготовки и проведения служебного совещания.

Цель работы заключается в том, чтобы рассмотреть правила подготовки и проведения служебных совещаний. В соответствии с указанной целью  при выполнении курсовой работы поставлены следующие задачи:

1. дать общую характеристику  деловых совещаний, понятие, виды  и принципы их организации;

2. рассмотреть особенности подготовки  к служебному совещанию;

3. проанализировать основные аспекты  процесса проведения делового  совещания, стили поведения руководителя  на совещании.

В контрольной работе были использованы следующие методы: изучение и анализ учебной, научной литературы; метод анализа, наблюдения.

В современной литературе проблема подготовки и проведения служебных  совещаний разрабатывается очень  активно. В зависимости от жанра  в большей или меньшей степени  прослеживаются стремления и приоритеты авторов. В одних источниках - высокий  уровень абстракций и теоретические  модели, что, как правило, влечет за собой ограничения для практики. В других - описание житейского опыта, конкретных инструкций, правил и тактических  приемов. Эти работы претендуют на широкое  практическое применение, развитие возможности  добиваться успеха в бизнесе. В этих работах такими авторами как Курбатов В.И., Мокшанцев Р.И., Морозов А.В., Руденский Е.В., Семенов А.К., Шейнов В.П. и др. исследован обширный теоретический и практический материал по вопросам подготовки и эффективного проведения деловых (служебных) совещаний.

 

1. Общая характеристика делового совещания

Кроме деловых  бесед и коммерческих переговоров  в предпринимательской практике широко распространены деловые (служебные) совещания, которые представляют собой  способ открытого коллективного  обсуждения тех или иных вопросов. Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее тех, что принимаются  узким кругом управленцев. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию  и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений.

Таким образом, деловое (служебное) совещание - это обсуждение вопросов организации производства, управления фирмой, маркетинговой деятельности, проводимое первым лицом или заменяющим его специалистом.

К обязательным требованиям, позволяющим сделать деловые  совещания действенным инструментом создания команды единомышленников, относятся:¹

- регулярность проведения;

- сочетание обсуждения стратегических и оперативных вопросов;

- урегулирование на совещаниях вопросов корпоративных отношений (к таким вопросам можно отнести изменение приоритетов внутрифирменных отношений, уточнение функций и полномочий исполнителей, выработка новых идей, оценка результатов предыдущих программ);

- руководителю следует помнить, что совещание оказывает огромное влияние на его имидж и стиль деловых отношений.

В вопросе организации  служебных совещаний следует  остерегаться крайности - их чрезмерного  количества и длительности. Как известно, любую хорошую идею можно дискредитировать формальным отношением к ее реализации.

Действенность совещания  должна восприниматься в качестве этической  нормы работы в коллективе, существенным актом внимания и уважительного  отношения к сотрудникам со стороны  организаторов совещания, которые, в свою очередь, должны:

- четко определить  целевую направленность и предмет  совещания; 

- выбрать его  оптимальный регламент (причем  в данном случае понятие «регламент» можно трактовать достаточно широко, включая тематику, время, состав участников совещания и ответственных за его проведение);

- не сводить  совещание к решению частных  вопросов, которые можно решить  «в рабочем порядке». При этом следует помнить, что служебное совещание

- это, как правило, работа коллективного разума. Поэтому на него следует выносить вопросы, требующие совместных интеллектуальных усилий всех участников рассмотрения той или иной проблемы.

Руководителям и  специалистам, готовящим совещание, необходимо руководствоваться общими принципами организации деловых совещаний:²

- в организационной деятельности нет мелочей;

- техническая сторона организации (рабочие места участников, материалы, техническое обеспечение) должны быть безупречными;

- должен быть подготовлен ведущий (предусмотрена замена, помощники ведущего и другой вспомогательный персонал).

Особенность подготовки внутреннего совещания:

- общение коллег  по общим для всего коллектива  проблемам - это часть корпоративной  культуры, поэтому, перед началом  подготовки даже короткой оперативки (если это не регулярная планерка) стоит ответить на вопросы:  нужно ли проводить данное  совещание; 

- кто входит в круг лиц, без которых данное мероприятие будет невозможным;

- какие вопросы внести в повестку дня;

- нужен ли доклад руководителя, и с какими подразделениями или отдельными специалистами нужно проконсультироваться при его подготовке.

При установлении цели совещания следует избегать расплывчатых, неконкретных формулировок. Это вызывает снижение интереса к  предлагаемой проблеме и подсознательно ведет к ощущению необязательности ее предметного решения. Формулировка цели должна отражать черты предполагаемого  результата обсуждения вопросов.

Ведущий совещания  обычно выбирает один из двух основных стилей его ведения: дипломатический  или авторитарный.

Дипломатический стиль предполагает учет мнений всех участников совещания, а также то, как различные идеи согласуются  между собой. При этом неизбежны  компромиссы.

При авторитарном стиле руководства некоторые  участники стремятся «протащить» свои проекты, действуют напористо. При таком ведении совещания руководитель уверенно держит бразды правления, подает множество предложений, сообщает новую информацию, формирует свое мнение категорично, не допуская возражений.

Авторитарное  ведение совещание допустимо, если по каким-либо причинам нельзя обратиться к помощи партнеров. Это возможно в том случае, если необходимо как  можно быстрее принять решение.

Психологи утверждают, что оба стиля поведения - дипломатический  и авторитарный - могут приводить  к успеху. Однако авторитарное ведение  совещания следует отнести к  нежелательным исключениям, особенно если с его участниками придется работать и дальше.³

Совещания необходимы для  ускорения принятия решений и  повышения их обоснованности, для  эффективного обмена мнениями и опытом, более быстрого доведения конкретных задач до исполнителя и эмоционального воздействия на персонал организации. 

В теории управления деловое  совещание определяется как форма  организованного, целенаправленного  взаимодействия руководителя с коллективом  посредством обмена мнениями. Поскольку  деловое совещание - это деятельность, связанная с принятием решений  группой лиц, на характер выступлений  его участников и на его результаты серьезное влияние оказывают  такие особенности группового поведения, как распределение ролей в  группе, отношения между членами  группы, групповое давление.

Непродуктивные совещания могут вызвать материальные потери в результате принятых неправильных решений. Совещания - это средство управления и оно должно быть использовано для правильных целей и надлежащим образом, чтобы достичь желаемого результата.

Успех совещания зависит от того, как его участники приходят к пониманию задачи. Тщательное планирование таких элементов, как цели, состав участников, повестка дня и место проведения, - ключ к продуктивному совещанию. 

На этапе определения  цели важно продумать, действительно  ли требуется принятие группового решения. Опыт показывает, что решение проблем  группой целесообразно в случаях, когда: 

- проблема является сложной,  а вероятность, что один человек  обладает всей информацией, необходимой  для решения, невелика; 

- разумно разделение ответственности  за решение этой проблемы; 

- желательны также и  потенциальные решения, а не  только одно; 

- полезна проверка различных  взглядов; 

- руководитель желает, чтобы  подчиненные почувствовали себя  частью демократического процесса, или хочет получить их доверие; 

- членам группы необходимо  получше узнать друг друга.⁴ 

Эффективность совещаний зависит от руководства ими. На всех этапах совещания необходимо воздействовать на участников с тем, чтобы они отождествляли себя с обсуждаемой проблемой и стремились к ее решению. Благодаря этому возникает откровенная и доброжелательная конструктивно-критическая атмосфера, способствующая укреплению доверия.

На практике эффективность  совещания уменьшается из-за нечетко  сформулированной цели совещания; недостаточно ответственного отношения участников совещания к своим обязанностям; безапелляционного изложения руководителем  своей позиции, не оставляющего места  для развертывания творческой дискуссии. 

Избежать этих ошибок позволит учет следующих рекомендаций:⁵

- обеспечение начала работы  совещания в точно назначенное  время, представление участников, объявление повестки дня и  изложение предмета и цели  совещания; 

- четкое и понятное  всем присутствующим изложение  выдвинутой на обсуждение проблемы, постановка вопросов, выделение  основных моментов, что способствует  возникновению на совещании творческой  дискуссии;

- тщательная фиксация  выступлений участников совещания,  вскрывающих трудности и препятствия  и показывающих пути их преодоления.  Относящиеся к этому определения,  вопросы, требования, аргументы,  альтернативные решения следует  формулировать так, чтобы побудить  участников к разбору данной  проблемы и поискам путей ее  решения; стремление к достижению цели совещания с позиции экономии времени;

- корректное прерывание  тех выступлений, которые повторяют  в общих чертах уже изложенные  факты, носят нерациональный, пространный,  противоречивый и поверхностный  характер или лишены конкретности; 

- периодические обобщения  уже достигнутого, четкая формулировка  задач, которые еще предстоит  решить, немедленное выяснение всех  недоразумений, возникающих между  участниками совещания; 

- обобщение результатов  в заключении совещания, определение вытекающих из него задач, указание лиц, ответственных за их исполнение, благодарность сотрудникам за участие в работе совещания. 

 

 

2. Виды деловых  совещаний

 

Деловые совещания классифицируются по следующим основаниям:

- принадлежность к сфере  общественной жизни: деловые административные, научные или научно-технические  (семинары, симпозиумы, конференции,  съезды), собрания и заседания  политических, профсоюзных и других  общественных организаций, объединенные  совещания;

- масштаб привлечения  участников - международные, республиканские,  отраслевые, региональные, областные,  городские, районные, внутренние (в  масштабе одной организации или  ее подразделений);