Совещание как форма деловых коммуникаций

- место проведения - местные,  выездные;

- периодичность проведения - регулярные, постоянно действующие  (собираются периодически, но без  устойчивой регулярности);

- количество участников - в узком составе-до 5 человек,  в расширенном составе - до 20 человек, представительные - более 20 человек.

Деловые совещания могут классифицироваться по тематике рассматриваемых вопросов, по форме проведения, по основной задаче.

Совещания подразделяются на инструктивные, оперативные (диспетчерские), проблемные. 

Цели инструктивных совещаний - передача необходимых сведений и распоряжений сверху вниз по схеме управления для скорейшего их выполнения. До сведения участников совещания доводятся принятые руководителем предприятия или организации решения, распределяются задачи с соответствующим инструктажем, разъясняются неясные вопросы, определяются сроки и способы выполнения поручений.

Инструктивные совещания целесообразно использовать в случае отсутствия времени для письменных распоряжений или при желании руководителя эмоционально воздействовать па подчиненных.

Цели оперативных (диспетчерских) совещаний - получение информации о текущем состоянии дел. В отличие от инструктивных совещаний информация поступает снизу вверх по схеме управления. Участники такого совещания сообщают сведения о ходе работы на местах. Оперативные совещания проводятся регулярно, всегда в одно и то же время, список участников постоянный, специальной повестки дня не имеется, они посвящаются неотложным задачам текущего и последующих 2-3 дней.

Цели проблемных совещаний - поиск наилучших решений проблемы в кратчайшие сроки, вынесение на обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение организационных перспектив, обсуждение инновационных проектов.⁶

Оптимальное решение можно  получить, используя следующие способы:

- нахождение решения без  его предварительной подготовки  нл основе обсуждения всех предложений, внесенных участника ми в ходе заседания;

- выбрать оптимальное  решение из двух ил и нескольких  вариантов, заранее подготовленных  к обсуждению;

- принять решение, найденное  руководителем до заседания, посредством  убеждения сомневающихся в его правильности.

Проблемное совещание может включать такую форму группового принятия решений, как дискуссия, которая предполагает общение на основе доводов и аргументов с целью найти истину путем сопоставления различных мнений. Суть действий в дискуссии состоит в защите или опровержении тезиса.

Использование дискуссии  в проблемном совещании ставит перед руководителем три группы взаимосвязанных задач: задачи по отношению к проблеме, задачи по отношению к группе участников дискуссии, задачи по отношению к каждому отдельному участнику. В соответствии с этим функции ведущего дискуссии определяются типом решаемых задач.

Задачи по отношению к  проблеме: сформулировать цель и тему дискуссии; следить за регламентом, направлять дискуссию в русло; собрать  максимум предложений по обсуждаемой  проблеме, стараясь осветить все ее аспекты; анализировать поступающие  предложения и мнения; подвести итоги  дискуссии, сопоставив ее цели с полученными  результатами.

На качество решения, принятого  группой, заметное влияние оказывает  последовательность шагов в рассмотрении поставленного вопроса. В теории управления используется модель «рефлексивной рамки», которая представляет собой схему принятия группового решения, состоящую из нескольких взаимосвязанных блоков вопросов. Ответы на эти вопросы позволяют группе увеличить эффективность принимаемого решения. К базовым категориям вопросов относятся следующие:⁷

- В чем суть проблемы? Ясно она определена и понятно  сформулирована? Есть ли понимание  общей ситуации, в которой эта  проблема имеет место?

- Какова фактическая сторона  дела? Какова история проблемы? В  чем ее причины? Почему это  важно? На кого она влияет  и как?

- Каким критериям должно  соответствовать принимаемое решение?  По каким или чьим стандартам  должно оцениваться решение? Каковы  принципиальные требования к  решению: в какую сумму оно  должно уложиться, чьи интересы  нельзя затрагивать?

- Каковы возможные решения  проблемы?

- Какое решение является  наилучшим?

- Каким образом можно  исполнить решение? Какие этапы  необходимы для проведения решения  в жизнь? Какова их последовательность? Кто несет ответственность?

Задачи по отношению к  участникам совещания в целом:

- поддерживать высокий  уровень активности всей группы, сопоставляя различные мнения, вычленять  противоречия, спорные вопросы, формулировать  противоречие как проблему;

- поддерживать деловую  атмосферу, не допуская личной  конфронтации участников, препятствовать  некорректным действиям;

- помочь группе прийти  к согласованному мнению.

Задачи по отношению к  каждому участнику:

- уделять внимание каждому  участнику;

- активизировать пассивных;

- подчеркнуть вклад каждого  в общий итог, поблагодарить всех  членов группы за участие в  дискуссии.

Мозговой штурм. Проблемное совещание может включать мозговой штурм - способ работы группы, при котором первоочередной целью является нахождение новых вариантов решения задачи. Отправным моментом мозгового штурма является проблема, которая не нашла приемлемого решения. Для успешного проведения мозгового штурма члены группы должны придерживаться следующих правил:⁸

- временно отказаться  от оценки и критики идей  и принимать все взгляды;

- поощрять свободное течение  идей - чем шире круг предлагаемых  идей, тем лучше. На этом этапе  практические идеи не являются  ценностью;

- достраивать, улучшать, модифицировать идеи других. Работать, смешивая идеи, до тех пор, пока  не возникнет интересная комбинация; 

- записывать все идеи. 

Хотя мозговой штурм является способом работы творческой группы, он имеет шаблонные формы: сначала представляют проблему для рассмотрения; затем выдвигают идеи для решения или смягчения проблемы; лицо, излагающее проблему (клиент), выбирает несколько идей для дальнейшей разработки; на основе выбранных идей разрабатывают альтернативные варианты решений, действенные на практике. 

Более эффективно работает группа, в которой есть специалисты, и «профаны». Профанам, не знающим проблемы детально, значительно легче высказывать идеи именно по той причине, что они мыслят нестандартно и их идеи служат своеобразными катализаторами идей для специалистов.

Фактором, наиболее сильно препятствующим мозговому штурму, является критика. С одной стороны, лицо, высказывающее  критику, мыслит привычно; а с другой - это мешает другим искать решения, отличающиеся от стандартных.

Появлению новых идей препятствуют официальность и формальность; поиск правильных решений; разъяснение и обоснования; пассивность клиента.

В критической атмосфере  практически невозможно заставить  людей раскрыться в идеях. Успеху в появлении идей способствует безопасная и открытая атмосфера, активное воображение  и желание; развитие, переработка  и соединение высказанных идей; переработка, удивление и сомнение в имеющемся  решении; поиск аналогов соответствующих  проблем и действий и их применение к уже имеющимся; активность клиента.

Таким образом, деловое совещание  представляет собой форму групповой  деятельности; соответственно факторы, определяющие его эффективность, связаны  в первую очередь с умением  организовать работу труппы и управлять  групповым поведением. В отличие  от деловой беседы, когда собеседники  не могут не принимать во внимание особенности личности, мотивов, речевых  характеристик друг друга, речевое  поведение участников делового совещания  во многом обезличено, подчинено интересам  и ожиданиям той группы, представителями  которой они себя считают. 

 

3. Современные концепции проведения деловых совещаний 

Цель совещания это  описание ожидаемого результата, нужного  типа решения, желательного итога работы. Тема совещания это предмет обсуждения. Чем более точно и в нужном направлении сформулирован предмет  обсуждения, тем больше шансов получить нужный результат.  Тема должна быть актуальной, конкретно сформулированной и представляющей интерес для участников совещания. Очень важно выносить на совещание лишь те темы, которые не удается решить отдельным специалистам в рабочем порядке и требуется коллективное осмысление.

Повестка дня. Повестка совещания  — это, как правило, письменный документ, рассылаемый заранее участникам совещания и содержащий следующую  информацию:

- тема совещания;

- цель совещания;

- перечень обсуждаемых  вопросов;

- время начала и окончания  совещания;

- место, где оно будет  проходить;

- фамилии и должности  докладчиков, выступающих по основной информации людей и ответственных за подготовку вопросов;

- время, отведенное на  каждый вопрос;

- место, где можно ознакомиться  с материалами по каждому вопросу. 

Когда участники совещания  информированы заранее о предмете обсуждения, тогда они могут не только предварительно ознакомиться с  материалами, но и продумать конструктивные предложения по решению проблем. В тех случаях, когда люди превентивно не информированы, на совещаниях высказывают мнения, точки зрения, что провоцирует дискуссию и не способствует принятию эффективного решения.  

Время проведения.

Целесообразно проводить  деловые совещания в определенный день недели (за исключением внеплановых, экстренных заседаний), желательно в конце рабочего дня или во второй его половине.

Часто проводимые внеплановые  совещания выбивают людей из рабочего ритма, снижают культуру делового общения, вносят сумятицу в заранее спланированные сотрудниками мероприятия. Поэтому злоупотреблять такого рода оперативными встречами не следует. Длительность совещания не должна превышать полутора-двух часов (после двух часов непрерывной работы большинству участников по чисто физиологическим причинам становится безразлично, как решится вопрос).

Число участников. Оптимальное  число участников совместных обсуждений 6-7 человек. Увеличение числа приглашенных резко снижает средний коэффициент участия (или отдачи) присутствующих, одновременно удлиняя совещания.

Очень важно избавиться от стереотипа прошлых лет и приглашать на совещание по любому вопросу не весь административно-управленческий персонал, а лишь тех руководителей среднего звена и специалистов, в чьей компетентности находится обсуждаемая проблема и кто способен решать вопросы. Кроме того, следует разрешить уход с совещания тех работников, чей вопрос уже обсужден, и приходить специалистам не на все совещание, а согласно регламенту, на момент обсуждения их проблемы.

Важным условием эффективности  совещания является способность его участников играть разнообразные роли: «эксперта», «адвоката  дьявола»,   «оппонента:   черного,   белого»,   «генератора идей», «аналитика», «критика», «регистратора ценных мыслей» и пр.

Зарубежные менеджеры  широко практикуют опыт делегирования  полномочий по ведению совещания  тем специалистам, кто наиболее компетентен  по обсуждаемой проблеме. Во-первых, это способствует повышению ответственности за принимаемые решения у разных работников, а во-вторых, повышает активность участников по генерированию идей или конструктивных предложений. Замечено, что когда совещание ведет первый руководитель, да еще в привычном авторитарном стиле, то участники такого совещания стараются «не высовываться», думают не столько о проблеме, сколько о самосохранении и зачастую «одобряют» решение, предлагаемое руководителем, не считая его эффективным из-за отсутствия выбора.⁹

Организация пространственной среды  -  рекомендуется во время совещания рассаживать его участников таким образом, чтобы люди видели глаза, лицо, мимику, жесты друг друга. Это способствует наилучшему восприятию информации. Однако когда речь идет о внутрифирменных совещаниях, рекомендуют позаботиться о совместимости персонала.

Психологами установлено, что  при прочих равных условиях чаще начинают конфликтовать люди, сидящие друг против друга, и реже — те, которые сидят рядом. Организатор совещания, зная характеры и другие психологические особенности приглашенных, может, не привлекая внимания к этому, посадить участников так, чтобы не оказались напротив друг друга те, кто может сорваться и помешать рассмотрению вопроса.

Специально остановимся  на правилах проведения деловых совещаний. Деловое совещание - это обсуждение вопросов организации производства, управления фирмой, маркетинговой деятельности, проводимое первым лицом или заменяющим его специалистом. К обязательным требованиям, позволяющим сделать  деловые совещания действенным  инструментом создания команды единомышленников, относятся:

- регулярность проведения;