Совещание как форма деловых коммуникаций

- сочетание обсуждения  стратегических и оперативных  вопросов;

- урегулирование на совещаниях  вопросов корпоративных отношений  (к таким вопросам можно отнести  изменение приоритетов внутрифирменных  отношений, уточнение функций  и полномочий исполнителей, выработка  новых идей, оценка результатов  предыдущих  программ);

- руководителю следует  помнить, что совещание оказывает  огромное влияние на его имидж  и стиль деловых отношений.

Руководителям и специалистам, готовящим совещание, необходимо руководствоваться  общим принципами организации такого рода мероприятий (конференций, приемов,  встреч):

- в организационной деятельности  нет мелочей;

- техническая сторона  организации (рабочие места участников, материалы, техническое обеспечение)  должны быть безупречными;

- должен быть подготовлен  ведущий (предусмотрена замена, помощники  ведущего и  другой вспомогательный персонал).

Особенность подготовки внутреннего  совещания - общение коллег по общим  для всего коллектива проблемам  это часть корпоративной культуры, поэтому, перед началом подготовки даже короткой оперативки (если это  не регулярная планерка) стоит ответить на вопросы:

- нужно ли проводить данное совещание;

- кто входит в круг лиц, без которых данное мероприятие будет невозможным;

- какие вопросы внести в повестку дня;

- нужен ли доклад руководителя, и с какими подразделениями или отдельными специалистами нужно проконсультироваться при его подготовке. Несколько почти очевидных рекомендаций, нарушение которых встречается почти всегда:

- совещание лучше проводить не в кабинете руководителя (лучше всего, за круглым столом, чтобы подчеркнуть равенство участников);

- ведущим может быть специально подготовленный спикер, а не руководитель;

- руководитель должен переключить на секретаря все телефоны, не общаться с лицами, не участвующими в совещании;

- совещание лучше проводить в дискуссионном ключе, но если проблема неординарна, возможно, применение «мозгового штурма»;

- нельзя допускать превращения интересного выступления в «литье воды»;

- неизбежные дискуссии не должны превращаться в столкновение принципов или амбиций и, тем паче, переходить «на личности», при этом, следует уважать право на несогласие и меньшинства, и отдельного человека.      

Решения, принятые на совещании, обязательно должны выполняться. С  этой целью:

- проанализировать ход  и результаты совещания;

- внимательно просмотреть  протокол результатов;

- контролировать ход и  выполнение решений;

- создать условия для  реализации намеченных мероприятий.¹⁰

Хочется отметить также  какие  существуют приемы для оценки  и контроля за ходом делового совещания: 

1. Сохранение единства  участников совещания:

- в случае возникновения  инцидента разрядить обстановку, сделать паузу; 

- не принимать чью-то сторону до окончательного подведения итогов; 
-не высказывать первым (если ты руководишь совещанием) свою точку зрения.

2. Для активизации участников делового совещания:

- иметь оптимальную стратегию  принятия решения;

- создать условия для  творческой работы;

- не использовать самому и не позволять другим оперировать деструктивной критикой;

- не давать участникам совещания возможности выключаться из работы;

- не оставлять без внимания даже самые незначительные предложения;

- умело осуществлять руководство групповым взаимодействием в 
процессе принятия решений. 

3. Для фокусирования внимания на обсуждаемой проблеме: актах и веских доказательствах;

- записывать все вносимые предложения;

- прогнозировать возможность внедрения предлагаемых идей, решений,   проектов:   наличие   времени,   ресурсов,   материально-технического обеспечения, финансовых затрат и пр. 

4. Для активизации обсуждения предложений:

- задавать основные вопросы и дополнительные по ходу ответов на них;

- высказывать одобрение тем участникам совещания, кто вносит конструктивные предложения;

- побуждать возникновение альтернативных точек зрения;

- не допускать резких  выпадов в чей-либо адрес;

- оказывайте всестороннюю поддержку новым прогрессивным идеям; 
-будьте готовы к отрицательному исходу коллективного обсуждения вопроса;

- если не выработать консенсусное решение, тогда идите на компромисс; не подавляйте мнение меньшинства, возможно, оно и есть перспективное.¹¹

Таким образом деловое совещание – это деятельность, связанная с принятием решения группой заинтересованных лиц, соответственно особенности такого поведения  распределения ролей в группе, отношения между членами группы, групповое давление, оказывают серьезное влияние на характер выступлений участников совещания и его результаты. В теории управления деловое совещание определяется как форма организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством обмена мнениями, а это своеобразный форум по выработке ключевых решений и способ координации активности людей и подразделений.

Мнение о современной  концепции проведения деловых совещаний  таково. Руководителю совещания  следует оставаться на нейтральных позициях, потому что это на 100 процентов воздействует на эмоциональное состояние присутствующих. Отклонять непродуманные решения. Только подкрепленные фактами решения должны приниматься во внимание.

 

 

Заключение

 

Сложно переоценить значение деловой и профессиональной коммуникации в современном обществе. Проблемы обучения стратегиям управления и технологиям  деловой коммуникации стали наиболее актуальными проблемами современного менеджмента.  
В условиях стремительного развития общества и жесткой конкуренции на рынке российским компаниям необходимо постоянно развиваться, приспосабливаться к изменяющимся внешним условиям, обучать персонал и управленческий аппарат в соответствии с требованиями прогресса. Только в этом случае компании будут конкурентоспособными и эффективными. 

Поэтому в данной работе были проанализированы особенности  деловой коммуникации как одного из наиболее значимых видов социальной коммуникации. Также была дана характеристика основных форм деловой коммуникации: деловых переговоров и делового совещания. Кроме этого, в рамках работы была предпринята попытка  сформулировать основные приемы, способствующие повышению эффективности деловой  коммуникации.

Данная работа показала, что любая форма деловой коммуникации (в частности, деловые переговоры и деловое совещание) имеет свои особенности, структуру, условия и  этапы организации, а также методы и средства ее реализации. Только при  учете этих факторов возможно создание эффективной коммуникации, которая, в свою очередь, способствует повышению  эффективности деятельности всей организации  в целом. 

 

Список использованной литературы

 

1. Адаир Д. Эффективная коммуникация. – М.: Эксмо, 2006.
2. Артемов В. Л. Массовая коммуникация и массовое сознание: сборник научных статей. Выпуск 4. – М.: МГИМО, 2005.
3. Бориснев С. Социология коммуникации. – М.: ЮНИТИ-Дана, 2003.
4. Борисова Е. А. Эффективные коммуникации в бизнесе. – СПб.: Питер, 2005.
5. Василик М. А. Основы теории коммуникаций: Учебник. – М.: Гардарики, 2005.
6. Горфинкель В. Я., Торопцов В. С., Швандер В. А. Коммуникации и корпоративное управление. – М.: ЮНИТИ, 2005.
7. Моисенко Е. Коммуникации в бизнесе. – М.: Феникс, 2007.
8. Науменко Т. В. Социология массовой коммуникации. – СПб.: Питер, 2005.
9. Панфилова А. Деловая коммуникация в профессиональной деятельности. – М.: Знание, 2005.
10. Покровская Е. А., Лобанов И. Б. Бизнес-коммуникации. – М.: Издат. Дом «Дашков и К», 2006.
11. Резник С. Г. Всегда выигрывай деловые переговоры. – М.: Феникс, 2006.
12. Садохин А. П. Межкультурная коммуникация. – М.: Инфра-М, 2004.
13. Соколов А. В. общая теория социальной коммуникации. – М.: Профиздат, 2002.
14. Соколов А. В. Социальные коммуникации. Часть II. – М.: Профиздат, 2003.
15. Соловьев Э. Я. Искусство проведения переговоров. – М.: Ось-89, 2006.
16. Стародубцев В. Ф. Деловое взаимодействие – путь к успеху: проблемы межкультурной коммуникации в сфере бизнеса и предпринимательства. – М.: Экономика, 2007.
17. Унт И. Искусство ведения переговоров: Пошаговое руководство и технологии проведения коммерческих переговоров. – М.: Баланс Бизнес-Букс, 2004.
18. Филатова О. Г. Социология массовой коммуникации: Учебное пособие. – М.: Гардарики, 2006.
19. Энциклопедия социологии. / Сост. А. А. Грицанов, В. А. Абушенко, Г. М. Евелькин, Г. Н. Соколова, О. В. Терещенко. – Мн.: Книжный Дом, 2003.
20. Яковлев И. П. Ключи к общению. Основы теории коммуникации. – М.: Азбука-классика, 2006.
21. Нарушак В.Б. Психология внутрифирменного менеджмента: Практическое руководство для менеджеров по персоналу / В.Б. Нарушак, Л.А. Степанова. - М.: Экзамен, 2008.
22. Психология и этика делового общения / под ред.В.Н. Лавриненко. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009.
23. Психология делового преуспевания / под ред.А.Н. Колесникова. - М.: ВЛАДОС-ПРЕСС, 2008.

¹ Нарушак В.Б. Психология внутрифирменного менеджмента: Практическое руководство для менеджеров по персоналу / В.Б. Нарушак, Л.А. Степанова. - М.: Экзамен, 2008. - 196 с.

² Психология и этика делового общения / под ред.В.Н. Лавриненко. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009. - 327с.

³ Психология делового преуспевания / под ред.А.Н. Колесникова. - М.: ВЛАДОС-ПРЕСС, 2008. - 304 с.

⁴ Панфилова А. Деловая коммуникация в профессиональной деятельности. – М.: Знание, 2005.

⁵ Унт И. Искусство ведения переговоров: Пошаговое руководство и технологии проведения коммерческих переговоров. – М.: Баланс Бизнес-Букс, 2004.

⁶ Василик М. А. Основы теории коммуникаций: Учебник. – М.: Гардарики, 2005.

⁷ Артемов В. Л. Массовая коммуникация и массовое сознание: сборник научных статей. Выпуск 4. – М.: МГИМО, 2005.

⁸ Стародубцев В. Ф. Деловое взаимодействие – путь к успеху: проблемы межкультурной коммуникации в сфере бизнеса и предпринимательства. – М.: Экономика, 2007.

⁹ Унт И. Искусство ведения переговоров: Пошаговое руководство и технологии проведения коммерческих переговоров. – М.: Баланс Бизнес-Букс, 2004.

¹⁰ Горфинкель В. Я., Торопцов В. С., Швандер В. А. Коммуникации и корпоративное управление. – М.: ЮНИТИ, 2005.

¹¹ Резник С. Г. Всегда выигрывай деловые переговоры. – М.: Феникс, 2006.